יש שתי דרכים לאיפוס המקבל הודעת דואר אלקטרוני של הערה עבור פעילות ספציפית:
-
העתק את המשימה ולאחר מכן מחק את המשימה המקורית.
-
הוספת הערות למשימה שהועתקה תיצור רצף תגובות של דואר אלקטרוני קבוצתי חדש, שאינו כולל חברים שנמצאים מחוץ לקבוצה.
-
העתקת משימה אינה מעתיקה הערות משימה, ולכן המשימה שהועתקה לא תציג הערות בפעילות שהתרחשה לפני שההעתקה התקיימה. ניתן עדיין למצוא הערות עבור המשימה המקורית, שנמחקו בתיבת הדואר של הקבוצה על-ידי חיפוש הליך המשנה של הדואר האלקטרוני המשויך לפעילות זו.
-
-
אתר את רצף התגובות של הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויכות לפעילות בתיבת הדואר של הקבוצה ומחק אותה.
אזהרה: מחיקת שרשורי הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויכת למשימה תמחק גם את כל ההערות הקיימות עבור הפעילות.
-
ההערה הראשונה על המשימה לאחר מחיקה זו תיצור רצף תגובות דואר אלקטרוני קבוצתי חדש שלא יכלול חברים מחוץ לקבוצה.
-
אם ברצונך לאחסן בארכיון את ההערות המקוריות לפני מחיקת הליך המשנה, העבר את רצף התגובות של הדואר האלקטרוני לתיבת הדואר של הקבוצה תחילה.
-
כיצד פועלים הערות הפעילות?
הערות משימה מאוחסנות בתיבת הדואר של הקבוצה של הקבוצה המשויכת לתוכנית. כל פעילות כוללת רצף שרשור של הודעות דואר אלקטרוני של קבוצה אחת. כאשר מישהו מגיב לפעילות בלוח התכנון, הם מתווספים כאדם כלשהו לשורה "עד" של רצף התגובות של הדואר האלקטרוני המשויך ולאחר מכן מקבל הודעת דואר אלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס שלהם בכל פעם שאתה מוסיף הערה לפעילות.
כל הערה על המשימה היא "השב לכולם" לרצפי הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויכים לה, כלומר כל האנשים ברצף התגובות יקבלו הודעת דואר אלקטרוני כאשר הערה מופיעה בפעילות.
אילו מצבים גורמים לחברים שאינם קבוצות לקבל הודעות דואר אלקטרוני של הערות משימה?
המצבים הבאים יכולים לגרום למשתמשים מחוץ לקבוצה לקבל הודעת דואר אלקטרוני כאשר הערה של פעילות מתפרסמת:
-
משתמשים מוסיפים את הנמענים להליכי המשנה של הדואר האלקטרוני המשויכים לפעילות ב-Outlook, אשר יגרמו לנמענים נוספים אלה לקבל דואר אלקטרוני בכל פעם שתתפרסם הערה בפעילות המשויכת.
-
משתמשים שהוסיפו משימה נתונה, אך לאחר מכן יוסרו מהקבוצה ימשיכו לקבל הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שתתפרסם הערה בפעילות זו מכיוון שהיא מופיעה בשורה ' אל ' של הליך המשנה של הדואר האלקטרוני המשויכת לפעילות זו.
כיצד ניתן לבדוק אם חברים שאינם בקבוצה מקבלים הודעות דואר אלקטרוני של הערות עבור פעילות נתונה?
באפשרותך להיכנס לתיבת הדואר של הקבוצה עבור הקבוצה המשויכת לתוכנית ולאתר את הליך המשנה של הדואר האלקטרוני של הקבוצה המשויכת לפעילות (באפשרותך לחפש אותה על-ידי חיפוש בתיבת הדואר של הקבוצה עבור כותרת הפעילות, שאליה יש לבצע הפניה בשורת נושא הדואר האלקטרוני)
השורה "עד" עבור הליך המשנה של הדואר האלקטרוני מציגה את כל הנמענים שיקבלו הודעת דואר אלקטרוני עבור כל הערה שפורסמה בפעילות. באפשרותך להשוות נמענים ברצף התגובות של הדואר האלקטרוני עם רשימת חברי הקבוצה כדי לקבוע אילו נמענים אינם חברים בקבוצה.
