הגדרת דרישות להשלמת משימה ברשימת משימות

חוויית צוות הנמען 

כאשר משתמש בצוות הנמען - בדרך כלל עובד בחזית או מנהל - פותח את המשימה, הוא רואה את פריטי רשימת הפעולות לביצוע, עם סימן לכך שהפריטים ברשימת הפעולות לביצוע נדרשים. אין להם אפשרות לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה עד שכל פריטי רשימת הפעולות לביצוע יסומנו כמשימה שהושלמה. כאשר כל הדרישות עומדות בדרישות, כל עובד בחזית יכול לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה. 

הצג תגובות לטופס

לאחר פרסום רשימת המשימות, מומלץ להציג את התגובות לטופס מתוך נמעני המשימה.

פתח את הטופס ועבור אל הכרטיסיה תגובות. מכאן, תוכל לבצע פעולות אלה:

• ראה מידע סיכום אודות הטופס והתגובות שלך.

• בחר הצג תוצאות כדי לראות את פרטי התגובה של כל משיב.

• בחר פרטים נוספים תחת כל שאלה כדי לראות את השם של כל משיב ואת התגובה שלו.

• בחר פתח ב- Excel כדי להציג תגובות בחוברת עבודה של Excel. חוברת העבודה מספקת תמונה של נתוני התגובה הנוכחיים.

  עצה: בעת הצגת תגובות ב- Excel, מיין לפי תאריך השלמה או שינוי (או לפי המזהה ולאחר מכן תאריך השלמה או שינוי) כדי לסקור את התגובות האחרונות מכל מיקום. במקרים מסוימים, מיקום עשוי לשלוח יותר מתגובה אחת.

לקבלת מידע נוסף, ראה בדיקה ושיתוף של תוצאות הטופס.

תגובות לטופס עם קבצים שהועלו

אם הטופס שלך כולל שאלה אחת או יותר להעלאת קבצים, באפשרותך להציג את התמונות שהועלו זו אחר זו מהכרטיסיה תגובות, כמתואר לעיל. אם תרצה, תוכל גם לגשת לתיקיה שאליה הקבצים מועלים. קבצים שהועלו מאוחסנים תחת קבצי SharePoint של צוות הפרסום.

תיקיות SharePoint נוצרות כאשר הקובץ הראשון מועלה כחלק מהגשת תגובה לטופס.

בעת קבלה של שליחת העלאת הקבצים הראשונה, ספריית המסמכים של הצוות תכלול תיקיית יישומים. בתוכה, תיקיה Forms Microsoft מכילה תיקיה עם שם הטופס. בתוך תיקיה זו נמצאת תיקיה עבור כל שאלה בטופס שהעלית קבצים.

לדוגמה, אם הוספת טופס בשם "Store opening survey" הכולל שלוש שאלות להעלאת קבצים, הקבצים שהועלו נמצאים בתיקיות הבאות עבור הקבוצה ב- SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store פותח סקר\שאלה 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store פותח סקר\שאלה 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store פותח סקר\שאלה 2

כל שם קובץ שהועלה כולל את שם הצוות שבו נמצאת המשימה, את שם התמונה המקורית ואת שם התצוגה של חשבון המשתמש שהעלית את הקובץ והגיש את הטופס.

לדוגמה, שם הקובץ של התמונה שהועלה על-ידי ג'וני שרמן בשם צוות Seattle Store 121 הוא Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

כדי לראות תמונות ממוזערות במקום רשימה של התמונות, עבור אל כל המסמכים >האריחים. 

(אופציונלי) עזור לצוותי הנמענים לראות את התמונות שהועלו

עשויים להיות מקרים שבהם חבר אחד בצוות השלים את הסקר, ומנהל או עמית אחר בצוות זה מעוניין לסקור את מה שנשלח על-ידי חבר הצוות שלו. 

מסיבה זו, אנו מספקים למישהו בצוות חוויה כדי לראות את התגובות לטופס שנשלחו עבור המיקום שלו. פעולה זו פועלת ללא כל הגדרה נוספת עבור שאלות שאינן דורשות העלאת קובץ. עבור שאלות הדורשות העלאת קובץ, הקבצים שנשלחו מועלים לתיקיה בצוות הפרסום, שאליהם לחברי צוותי הנמענים אין בדרך כלל גישה. אם משתמש מציג את התגובות לטופס שנשלחו על-ידי הצוות שלו, שאין לו גישה לקובץ שהועלה, הוא רואה קישור לקובץ, אשר מעביר אותן לאתר SharePoint המאפשר לו לבקש הרשאות.

באפשרותך גם לשתף את התיקיה של הקבצים שהועלו עם כל המשתמשים בארגון שלך. אם אתה מרגיש בנוח לשתף את התיקיה עם כל האנשים בארגון שלך, באפשרותך להשלים שלב זה באופן יזום, והמשתמשים יראו גם את התמונות שהועלו על-ידי חברי הצוות שלהם כחלק מהגשת התגובה לטופס.

כדי לשתף את תיקיית SharePoint המכילה את הקבצים שהועלו:

1. עבור אל התיקיה Documents\Apps\Microsoft Forms שלך בקובצי צוות הפרסום.

   עצה: זכור כי תיקיה זו לא תופיע עד שתישלח תגובה לטופס עם שאלת העלאת קובץ. 

2. אתר ובחר בלחצן שתף עבור התיקיה. אם תרצה, בחר את סמל העיפרון כדי לשנות את ההרשאות מ יכול לערוך לאפשרותיכול להציג.

3. בתיבה להוספת שמות או קבוצות, הזן כולם למעט משתמשים חיצוניים.
   
   

4. בחר קבוצה זו ולאחר מכן בחר שלח.

לאחר השלמת שלבים אלה, התיקיה וכל תיקיות המשנה שלה משותפות עם קבוצה זו, שאמורה לכלול את החברים בצוותי הנמענים. מאחר שכל הטפסים הבאים יעלו גם קבצים תחת התיקיה Microsoft Forms, השלמת שלב זה פעם אחת אמורה לפעול עבור כל הטפסים בעבר ובעתיד המשמשים כדרישות השלמה על-ידי צוות פרסום זה.

לקבלת מידע נוסף אודות שיתוף תיקיית SharePoint, ראה שיתוף קבצים או תיקיות של SharePoint.

חוויית צוות הנמען

כאשר משתמש בצוות הנמען - בדרך כלל עובד בחזית או מנהל - פותח את המשימה, הוא רואה שנדרשת הגשה של הטופס. הם יכולים לפתוח את הטופס ולהשלים את השאלות מבלי לצאת מהמשימה. זכור שצילום תמונה להעלאה כחלק מהגשת טפסים דורש הרשאות מכשיר כדי לגשת למצלמה. לאחר שליחת הטופס, הפעילות משקפת כי דרישת הטופס נקבעה. כל חבר בצוות שמהצג את המשימה יכול גם להציג את התגובות שנשלחו על-ידי הצוות שלו. כאשר כל הדרישות עומדות בדרישות, כל עובד בחזית יכול לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה.

חוויית צוות הנמען

כאשר משתמש בצוות הנמען - בדרך כלל עובד או מנהל בחזית העסק - פותח את המשימה, הוא רואה שהוא חייב לבקש ולקבל אישור עבור העבודה על המשימה לפני שהוא יוכל לסמן אותה כמשימה שהושלמה.

עובד חזיתי זה יכול לבחור חבר בצוות ממנו ברצונך לבקש אישור. בדרך כלל, זהו המנהל שלו. עם זאת, העובד יכול לבחור חבר אחר בצוות, מה שעשוי להיות שימושי אם המנהל שלו נמצא בחופשה. המשימה משקפת את המשתמש שביצע את הבקשה ואת המשתמש שממנה הוא ביקש אישור, כך שלצוות יש ניראות לבקשה שלו. המאשר המיועד מקבל הודעה מהיישום 'אישורים', והוא יכול להעניק אישור בעת הצגת המשימה עצמה או מתוך האפליקציה 'אישורים'.

עובד בחזית התצוגות של המשימה יכול לראות את המצב הנוכחי של בקשת האישור. אין להם אפשרות לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה עד לבקשת האישור שתשקף שהיא אושרה. במידת הצורך, עובד בחזית יכול לבטל בקשה ולבצע בקשה חדשה. כאשר בקשת האישור המשויכת לפעילות מוצגת כ'אושר', דרישה זו נקבעה. כאשר כל הדרישות עומדות בדרישות, כל עובד בחזית יכול לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה.