הגדרת תבנית מותאמת אישית עבור ספריה של SharePoint

בעת יצירת ספריית מסמכים של SharePoint, באפשרותך להגדיר סוג קובץ המהווה ברירת מחדל שייפתח בעת יצירת קובץ חדש (לדוגמה, באפשרותך להגדיר קובץ PowerPoint כסוג הקובץ המוגדר כברירת מחדל לפתיחה). באפשרותך גם להתאים אישית את תבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל עבור ספריה זו. לדוגמה, באפשרותך ליצור תבנית Word עם כותרות עליונות ותחתונות מותאמות אישית, או תכונות מותאמות אישית אחרות, ולהפוך אותה לתבנית ברירת המחדל עבור ספריה זו. לאחר מכן, כאשר אתה או המשתמשים שלך יוצרים קובץ חדש, הוא נפתח בתוכנית המתאימה עם התכונות המותאמות אישית שלך.

הגדרת סוג קובץ המהווה ברירת מחדל בעת יצירת ספריה

כדי להגדיר סוג קובץ לפתיחת קובץ ריק בתוכנית המתאימה, בצע את השלבים הבאים.

1. נווט אל האתר שבו ברצונך ליצור את הספריה שלך.
2. בחר הגדרות ' ולאחר מכן בחר 'הוסף יישום'.
3. בחר 'ספריית מסמכים'.
4. בחר אפשרויות מתקדמות.
5. הוסף שם, תיאור אופציונלי, ניהול גירסאות, ואם רלוונטי, האם ברצונך שהספריה תקבל דואר אלקטרוני.
6. בחר את התבנית והגירסה של קובץ היישום המהוות ברירת מחדל מהתפריט הנפתח 'תבנית מסמך '.
   
7. בחר באפשרות צור.

התאמה אישית של תבנית ברירת המחדל עבור ספריית מסמכים

כדי להתאים אישית את תבנית ברירת המחדל, בצע שלבים אלה. ניתן לשנות את תבנית ברירת המחדל בשתי דרכים:

• אם ספריית המסמכים או הטפסים שלך כוללת תבנית קובץ המהווה ברירת מחדל עבור תוכנית התואמת ל- SharePoint, תוכל לערוך את תבנית ברירת המחדל.
• עבור תוכניות אחרות, לא ניתן לערוך ישירות את תבנית ברירת המחדל, אך באפשרותך להעתיק קובץ תבנית חדש לתיקיה 'טפסים ' של הספריה כדי לציין תבנית מותאמת אישית.

עריכת תבנית הקובץ המהווה ברירת מחדל

1. נווט אל האתר שבו ממוקמת הספריה שלך.

2. ב- SharePoint Server, ברצועת הכלים, בחר את הכרטיסיה 'ספריה ' ולאחר מכן בחר 'הגדרות ספריה'.
   עבור SharePoint ב- Microsoft 365, בחר הגדרות ולאחר מכן בחר הגדרות ספריה.

3. ב- SharePoint Server, תחת הגדרות כלליות, בחר הגדרות מתקדמות.

   

   עבור SharePoint ב- Microsoft 365, בחר 'הגדרות ספריה נוספות'. לאחר מכן בחר 'הגדרות מתקדמות'.

4. במקטע תבנית מסמך , תחת השדה כתובת URL של תבנית , בחר ערוך תבנית. אחד מהמצבים הבאים קורה:
   אם האתר שלך הוא חלק ממנוי Microsoft 365, בשלב זה, ייתכן שתתבקש להזין את שם המשתמש והסיסמה של מנוי Microsoft 365 שלך.

   • ספריית מסמכים התבנית נפתחת ביישום התואם ל- SharePoint והמשויך לסוג הקובץ של התבנית הנוכחית. לדוגמה, Word נפתח אם תבנית ברירת המחדל היא תבנית Word, או Excel נפתח אם תבנית ברירת המחדל היא גליון עבודה של Excel.

   • ספריית טפסים התבנית נפתחת בתוכנית התואמת ל- SharePoint, תוכנית עיצוב טפסים מבוססת XML, כגון InfoPath, או עורך XML.

     

   הערה

   אם אנשים באתר שלך כבר מילאו טפסים שהתבססו על התבנית המקורית, שקול כיצד שינויים בתבנית עשויים להשפיע על טפסים אלה. לדוגמה, הוספת שדה שמשתמשים נדרשים למלא עלולה לגרום להופעת שגיאות בטפסים המקוריים שמולאו לפני הוספת השדה.

5. בצע את השינויים הרצויים ולאחר מכן שמור את התבנית. עבור SharePoint ב- Microsoft 365, שמור את התבנית עם שם קובץ חדש. סגור את התוכנית, אם אין לך עוד צורך לפתוח אותה, או עבור לאתר שלך.

   הערה

   עבור SharePoint ב- Microsoft 365, התבנית המותאמת אישית חייבת לכלול שם קובץ שונה משם ברירת המחדל. השתמש בתכונה 'שמירה בשם' של הלקוח כדי לשמור את הקובץ בתיקיה 'טפסים' עם שם קובץ חדש. לדוגמה, עבור Word, אל תשתמש בשם הקובץ המהווה ברירת מחדל template.dotx.

6. בהתאם לתוכנית עיצוב הטופס שלך, ייתכן שיהיה עליך לפרסם מחדש את התבנית בספריה באתר שלך מתוך התוכנית שלך.

7. באתר שלך, בחלק התחתון של הדף 'הגדרות מתקדמות' של ספריית מסמכים או טפסים , בחר 'אישור'.

ציון תבנית קובץ מותאמת אישית

1. צור ושמור את התבנית המותאמת אישית שלך בתוכנית התואמת ל- SharePoint. רשום לעצמך את המיקום ולאחר מכן עבור ל- SharePoint.

   הערה

   אם תבנית המסמך המהווה ברירת מחדל נקראת בשם שונה מ - template.dotx, לא יופיעו תבניות ברירת מחדל ברשימה או בספריה.

2. נווט אל האתר המכיל את הספריה שעבורה ברצונך לציין תבנית מותאמת אישית.

   אפשרות 1: (מחוויית המשתמש המודרנית של הספריה)
   הוספת תבנית חדשה >

   

   אפשרות 2:

3. לשלב זה, עליך להשתמש ב- Internet Explorer. ב- SharePoint ב- Microsoft 365, בפינה השמאלית העליונה, בחר כל המסמכים ולאחר מכן בחר הצג בסייר סייר הקבצים.
   עבור SharePoint Server, בחר את הכרטיסיה 'ספריה ' ברצועת הכלים ובקבוצה 'התחבר & לייצא ', בחר 'פתח באמצעות הסייר'.

   חשוב

   אם סייר הקבצים לא נפתח או אם אתה רואה הודעת שגיאה, ייתכן שעליך להוסיף את האתר כאתר מהימן בהגדרות הדפדפן שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה 'פתיחה בסייר' או הצגה עם סייר הקבצים ב- SharePoint.

4. ב'סייר הקבצים', עיין כדי לאתר את התבנית המותאמת אישית שיצרת.

5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ, ובתפריט הקיצור בחר העתק.

6. בחר את לחצן 'הקודם' עד שתחזור אל הספריה ולאחר מכן בחר את תיקיית הטפסים כדי לפתוח אותה.

7. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני באזור ריק בחלון התיקיה, ובתפריט הקיצור, בחר הדבק.

8. סגור את סייר הקבצים וחזור לאתר.

9. בצד ימין, בחר תוכן אתר.

10. אתר את ספריית המסמכים תחת 'תוכן', רחף מעל השם, בחר את שלוש הנקודות (...) ולאחר מכן בחר 'הגדרות'.
    אם אינך רואה פקודות אלה, ייתכן שאתה נמצא ב- SharePoint קלאסי. במקרה זה, עבור אל ספריית המסמכים שלך, וברצועת הכלים, בחר את הכרטיסיה ספריה ולאחר מכן בחר הגדרות ספריה.

11. תחת הגדרות כלליות, בחר הגדרות מתקדמות.

12. במקטע תבנית מסמך , בצע אחת מהפעולות הבאות:
    ספריית מסמכים הזן את הכתובת של התבנית המותאמת אישית בשדה כתובת URL של תבנית . המיקום הוא כתובת האינטרנט של התבנית באתר, יחסית לשם האתר. לדוגמה, אם התבנית שלך נקראת Watermark.dotx ואתה מוסיף אותה לתיקיה 'טפסים ' בספריית המסמכים ' מסמכים משותפים ', עליך להזין:
    מסמכים משותפים/טפסים/Watermark.dotx
    ספריית טפסים הזן את הכתובת של התבנית המותאמת אישית שבה ברצונך להשתמש בשדה כתובת URL של תבנית . המיקום הוא כתובת האינטרנט של התבנית באתר, יחסית לשם האתר. לדוגמה, אם התבנית נקראת Orders.xml ואתה מוסיף אותה לתיקיה 'טפסים ' בספריית טפסי הרכישות , עליך להזין:
    רכישות/טפסים/הזמנות.xsn

    הערה

    אם ההגדרות בתיבה 'תבנית מסמך ' אינן זמינות, ייתכן שמנהל מערכת הגדיר סוגי תוכן מרובים. כדי לראות אם סוגי תוכן מרובים זמינים, ודא שהאפשרות 'כן ' נבחרה תחת 'האם ניהול של סוגי תוכן? ' במקטע 'סוגי תוכן ' הנמצא ממש מעל המקטע 'תבניות מסמך '. אם הוא מזויף, עליך לערוך את התבנית עבור סוג התוכן.

מידע נוסף אודות תבניות קובץ בספריית מסמכים או טפסים

הנה כמה עצות והנחיות ליצירה ושימוש בתבניות.

סוגי הקבצים שניתן או לא ניתן לאחסן בספריית SharePoint

בהתאם לקובץ השמור בספריה, ייתכן שתיתקל באחד מהמצבים הבאים:

Files התואמים לטכנולוגיות SharePoint כדי שמשתמש ייצור קובץ באמצעות הפקודה 'חדש' בספריית מסמכים, יש ליצור את תבנית הקובץ מתוכנית התואמת ל- SharePoint, כגון Microsoft Office Word. בעת יצירת קובץ חדש בספריית טפסים, תוכנית ברירת המחדל יכולה להיות תוכנית עיצוב טפסים מבוססת-XML התואמת ל- SharePoint, כגון Microsoft InfoPath.

קבצי תוכניות אחרים עבור רוב התוכניות האחרות, עדיין תוכל לאחסן ולנהל את הקובץ בספריה. אך במקום ליצור את הקובץ ישירות מספריית המסמכים, באפשרותך ליצור את הקובץ בתוכנית שלך ולאחר מכן להעלות אותו לספריה במועד מאוחר יותר.

קבצי תוכניות חסומים מטעמי אבטחה, סוגי קבצים מסוימים של תוכניות, כגון .exe, חסומים בפני אחסון בספריה. לקבלת מידע נוסף, ראה סוגי קבצים שלא ניתן להוסיף לרשימה או לספריה.

שני סוגי הספריות המשתמשות בתבניות קובץ

שני סוגי הספריות המשתמשות בתבניות הם ספריות מסמכים וטפסים.

ספריות מסמכים השתמש בספריית מסמכים כדי לאחסן ולנהל סוגי קבצים שונים רבים, כולל מסמכים, גליונות אלקטרוניים, מצגות, קבצי טקסט וסוגים אחרים של קבצים. ספריית מסמכים היא לעתים קרובות המיקום הנפוץ ביותר באתר שבו ניתן ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם חברי צוות ולשתף אותם עם עמיתים אחרים ברחבי העסק או הארגון. באפשרותך להשתמש בספריית מסמכים כמאגר קבצים למטרות כלליות או להשתמש בה למטרה ספציפית. לדוגמה, לצוות שיווק עשויה להיות ספריית מסמכים משלו לחומרי תכנון, הודעות חדשות ופרסומים.

ספריות טפסים ספריית טפסים מספקת דרך פשוטה לשתף ולעקוב אחר טפסים מבוססי XML המשמשים לאיסוף מידע. לדוגמה, באפשרותך ליצור ספריית טפסים עבור טפסי דוח ההוצאות של המחלקה שלך. תבנית הטופס של דוח ההוצאות מאוחסנת כתבנית הקובץ המהווה ברירת מחדל בספריית הטפסים. בכל פעם שמישהו יוצר דוח הוצאות, הוא פותח את התבנית כטופס ריק, המכיל את הפריסה, השדות והחישובים של דוח ההוצאות. כאשר מישהו ממלא את הטופס, נתוני דוח ההוצאות (ורק הנתונים) נשמרים כקובץ XML בספריית הטפסים. על-ידי הפרדת הנתונים מהטופס, קל הרבה יותר לעבד כל דוח הוצאות בנפרד על-ידי מערכות אחרות, למזג את הנתונים או לייצא אותם לצורך עיבוד וניתוח נוספים.

המקום שבו מאוחסנות תבניות הקבצים בספריה

כאשר לספריית מסמכים או טפסים יש תבנית קובץ המוגדרת כברירת מחדל, היא מאוחסנת בתיקיה 'טפסים' של הספריה.

פתח את הספריה דרך סייר הקבצים כדי לראות את התיקיה 'טפסים' המכילה את תבנית הקובץ עבור הספריה.

כברירת מחדל, לספריית מסמכים יש תבנית קובץ הנקראת template.dotx, אך באפשרותך לשנות קובץ זה במידת הצורך. כדי לציין תבנית אחרת, תחילה עליך ליצור אותה בתוכנית התואמת ל- SharePoint, כגון Word, ולאחר מכן לשמור אותה בתיקיה 'טפסים' של ספריה. לאחר מכן, מתוך הספריה, ציין את הכתובת של התבנית המותאמת אישית.

כברירת מחדל, ספריית טפסים מגיעה עם קובץ מציין מיקום, הנקרא template.xml שעליך להחליף בתבנית טופס שאתה יוצר.

יצירת תבנית קובץ עבור ספריית טפסים

כדי ליצור או להתאים אישית תבנית בספריית טפסים, באפשרותך להשתמש בתוכנית עיצוב טפסים מבוססת-XML התואמת ל- SharePoint, כגון InfoPath. השימוש בתוכנית עיצוב טפסים יכולים להיות יתרונות נוספים. לדוגמה, בעת שימוש ב- InfoPath, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• צור את ספריית הטפסים והתבנית ישירות מ- InfoPath.
• ערוך ופרסם מחדש את תבנית הטופס בספריית הטפסים בצורה נוחה.
• מיזוג קבצי נתוני XML בודדים שנוצרו מתבניות טפסים מסוימות לצורך עיבוד נוסף.
• קידום השדות של נתוני XML לעמודות הספריה בספריית הטפסים.

כאשר משתמש יוצר טופס, הוא נפתח כברירת מחדל בתוכנית עריכת הטופס התואמת ל- SharePoint במחשב הלקוח של המשתמש. אם לא מותקנת תוכנית תואמת, הטופס, אם הוא מיועד להיפתח בדפדפן, יכול להיפתח בדפדפן. אם תרצה, תוכל לציין שטופס שנועד להיפתח בדפדפן ייפתח תמיד בדפדפן. באפשרותך לשנות את אופן הפעולה המוגדר כברירת מחדל בהגדרה פתיחת מסמכים בדפדפן בהגדרות המתקדמות של הספריה.

ב- SharePoint Online, בחר הגדרות ולאחר מכן בחר הגדרות ספריה.

ב- SharePoint Server, בחר 'הגדרות ספריה' בכרטיסיה 'ספריה' ברצועת הכלים

הגדרות עבור ספריית מסמכים.

פתח מסמכים בהגדרת דפדפן.

שימוש בסוגי תוכן להגדרת תבניות של מסמכים או ספריות טפסים

אם סוגי תוכן מרובים זמינים וצוינו תבניות עבור סוגי תוכן אלה, הספריה משתמשת בתבניות שצוינו על-ידי סוגי התוכן, ולא בתבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל. במקרה זה, אם ברצונך להתאים אישית את התבניות עבור הספריה, עליך לשנות את סוגי התוכן. לקבלת מידע נוסף אודות סוגי תוכן, ראה מבוא לסוגי תוכן ופרסום סוגי תוכן.