הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint הן תכונות בהן ניתן להשתמש כדי להפוך את התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים, כך שהם עקביים ויעילים יותר. באפשרותך להשתמש בזרימת SharePoint איסוף משוב כדי לנתב מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים במוצרי SharePoint אחד או יותר עבור המשוב שלהם. ובזרימות עבודה SharePoint שלך בתהליך שלך, יש לך זמן רב יותר עבור כל שאר הדברים שאתה צריך לעשות.

הערה: SharePoint זרימות עבודה של 2010 יצאו משימוש מאז ה- 1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מהדיירים הקיימים ב- 1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה SharePoint 2010, מומלץ לעבור ל- Power Automate או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה SharePoint זרימת העבודה 2010.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על זרימות עבודה הכלולות ב- SharePoint.

חשוב: כברירת מחדל, זרימת העבודה 'איסוף משוב' אינה מופעלת והיא אינה מופיעה בתיבת הרשימה בחר תבנית זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותו לזמין לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותו ברמת אוסף האתרים.

אם כל מה שאתה צריך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע COMPLETE והרחב אותו. ייתכן שלא תצטרך אף אחד מהקטעים האחרים מעתה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטית

SharePoint זרימות עבודה הן:

  • יעיל ועקבי    זרימת עבודה של איסוף משוב מנתבת באופן אוטומטי את המסמך או הפריט, מקצה משימות סקירה ומעוקבת אחר התקדמותן ושולחת תזכורות והודעות בעת הצורך. ניתן לעקוב אחר הפעילות בזרימת עבודה ולהתאים אותה מעמוד מצב מרכזי, והיסטוריית האירועים בזרימת עבודה נשמרת במשך 60 יום לאחר השלמתה.

  • פחות עבודה בשבילך    זרימת עבודה של איסוף משוב חוסך לך ולעמיתים שלך הן זמן וגם בעיות, ובמקביל מייעלת ותקנית את תהליך המשוב שלך.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה מאוד של זרימת העבודה 'איסוף משוב'.

דיאגרמה של זרימת עבודה פשוטה של איסוף משוב

עצות לשימוש במאמר זה

המידע במאמר זה מוצג ב- 10 מקטעים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות לגבי קבלת המ המיטב של מאמר זה

אם כל מה שאתה צריך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע COMPLETE והרחב אותו. ייתכן שלא תצטרך אף אחד מהקטעים האחרים מעתה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לנטר ולתחזק זרימות עבודה    אם אינך מכיר משימות אלה עדיין, ייתכן שיהיה שימושי עבורך לעבור במאמר זה, במקטע אחר מקטע, בפעם הראשונה שתעצב ותוסף זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע ואת פריסת המאמר, תוכל לעבור ישירות למקטע הדרוש לך בכל ביקורי החזרה.

הערה על הגרפיקה    תמונות מסך ודיאגרמות מושגיות בסידרה זו של מאמרי זרימת עבודה מבוססים בדרך כלל על סוג זרימת העבודה 'אישור'. עם זאת, בכל מקום הנחוץ לבהירות מושגית או הדרכה, תמונות ודיאגרמות במאמר זה הותאמו אישית עבור זרימות עבודה של איסוף משוב.

מילה אודות הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס רק מקטעים שנבחרו, ודא שרק מקטעים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (כמו כן, אם ברצונך לכלול את הגרפיקה שלמה בהעתקה המודפסת, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך.)

ומילה אודות חיפוש    לפני שתחפש טקסט או מונח כלשהו במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבו ברצונך לחפש מורחבים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

סמל מושגי עבור המקטע 'קבלת מידע נוסף'

קבל מידע נוסף על זרימות עבודה של איסוף משוב

קבל מידע נוסף על זרימות עבודה של איסוף משוב

זרימת עבודה של איסוף משוב SharePoint תכונה המנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסן ברשימה או SharePoint ספריה לאנשים אחד או יותר לקבלת המשוב שלהם. זרימת העבודה הפיכה לאוטומטית, מייעלת ותקנית את התהליך כולו.

פריט ניתוב של זרימת עבודה למשתתפים

זרימת העבודה הבסיסית של איסוף משוב הכלולה במוצרי SharePoint מתפקדת כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות של איסוף משוב לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה הבסיסית 'איסוף משוב', כל אחת עם דרך עבודה מיוחדת משלה, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

מקטעים במקטע זה

  1. מה זרימת עבודה של איסוף משוב יכולה לעשות עבורי?

  2. מה לא ניתן לעשות זרימת עבודה של איסוף משוב?

  3. מי להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

  4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

1. מה זרימת עבודה של איסוף משוב יכולה לעשות עבורי?

  • בעת הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב לראשונה לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, באפשרותך לציין כמה משתתפים לכלול ולציין אם המשימות שלהם מוקצות זו אחרי זו (בסידרה) או בבת אחת (במקביל). באפשרותך גם להחליט אם לחלק את הפעילויות של המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את הזמן המותר עבור כל משימה להסתיים. בכל פעם שאתה מתחיל את זרימת העבודה באופן ידני בפריט, באפשרותך לשנות כל אחת מהגדרות אלה.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף בוחר בין כמה תגובות אפשריות: כדי לשלוח משוב לגבי הפריט, לבקש שינוי בפריט, להקצות מחדש את הפעילות או למחוק את הפעילות.

  • בזמן שזרימת העבודה פועלת, באפשרותך לנטר את ההתקדמות ולבצע התאמות (אם יש צורך) בדף אחד מרכזי של מצב זרימת עבודה.

  • עבור 60 יום לאחר השלמת זרימת העבודה, הרשימה של כל אירועי זרימת העבודה שהתרחשו במהלך הפעלה זו (אומופע) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף 'מצב זרימת עבודה', לעיון בלתי רשמי.

החלק העליון של המקטע

2. מה לא ניתן לעשות זרימת עבודה של איסוף משוב?

זרימת העבודה 'איסוף משוב' אינה מיועדת לאסוף אישורים ודחייות עבור פריט, או לשלוט בפרסום דפי אינטרנט עבור אתר אינטרנט. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מאשרים או דוחים את הפריט שהם סוקרים, עיין במאמר הכל אודותזרימות עבודה של אישור, בסעיף למידע נוסף.

כמו כן, זרימות עבודה של איסוף משוב אינן מיועדות לאסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי לאסוף חתימות במסמך Microsoft Word, בחוברת עבודה של Microsoft Excel או בטופס Microsoft InfoPath, עיין במאמר הכל אודות איסוף זרימותעבודה של חתימות, בסעיף למידע נוסף.

כדי ללמוד כיצד ניתן להשתמש ב- Microsoft Office SharePoint Designer 2013 להתאמה אישית נוספת של כל אחת מזרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint, עיין במערכת העזרה Microsoft Software Developer Network (MSDN).

החלק העליון של המקטע

3. מי להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

כדי להוסיף זרימת    עבודה כברירת מחדל, עליך להיות בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה. (הקבוצה 'בעלים' כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצה 'מבקרים' קיימות.)

כדי להתחיל זרימת    עבודה גם כברירת מחדל, עליך להיות בעל ההרשאה עריכת פריטים כדי להתחיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הקבוצה חברים והקבוצה בעלים הן בעלי ההרשאה 'עריכת פריטים' כברירת מחדל; הקבוצה 'מבקרים' אינה משתמשת.)

לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כך שהם יכולים להיות מופעלים רק על-ידי חברים בקבוצה בעלים. (לשם כך, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו, בעמוד הראשון של טופס השיוך).

החלק העליון של המקטע

4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

אלה השלבים הבסיסיים:

  • לפני הפעלת זרימת העבודה (תכנון, הוספה, התחלה)   
    לפני הוספת זרימת עבודה, אתה מתכנן היכן ברצונך להוסיף אותה (עבור רשימה או ספריה בודדת, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת הפרטים של אופן עבודתו. לאחר הוספת זרימת העבודה והגדרת את תצורתה, כל מי שיש לו ההרשאות הדרושות יכול להפעיל את זרימת העבודה בפריט ספציפי. ניתן גם להגדיר את זרימת העבודה להפעלה אוטומטית. ניתן להפעיל הפעלה אוטומטית בהתבסס על שני אירועים מפעילים או שניהם: כאשר פריט כלשהו נוסף לרשימה או בספריה או נוצר, או כאשר פריט כלשהו ברשימה או בספריה משתנה.

  • בזמן שזרימת העבודה פועלת (הושלם, נטר, התאם)   
    בזמן שזרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים משלימים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות למשתתפים להיכשל בעמידה בלוחות זמנים של פעילויות. בינתיים, ניתן לנטר את התקדמות זרימת העבודה בדף 'מצב זרימת עבודה' מרכזי עבור מופע מסוים זה של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות בזרימת העבודה בזמן שהיא פועלת מאותו דף; ו, במקרה הצורך, ניתן לבטל או לסיים את זרימת העבודה משם.

  • לאחר הפעלת זרימת העבודה (סקירה, הדוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של הפעלה זו (או מופע)עבור עד 60 יום בדף 'מצב זרימת עבודה'. מאותו דף, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים של גירסת זרימת עבודה זו. לבסוף, אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי האופן בו פועלות זרימת העבודה, באפשרותך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר הוספת לראשונה את זרימת העבודה.

תרשים הזרימה הבא מדגים שלבים אלה מנקודת המבט של האדם שמוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

מה השלב הבא?

לפני תכנון זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, סקור תחילה את המקטע ALLOW של מאמר זה ולאחר מכן עבור אל המקטע PLAN.

החלק העליון של | ראש המאמר


סמל הרחבה עבור המקטע 'אפשר'

אפשר משוב בטופס משימה בלבד, או גם בפריט

אפשר משוב בטופס משימה בלבד, או גם בפריט

שתי השאלות הבאות יכולות לעזור לך להגיע להחלטה בסיסית אחת לגבי זרימת העבודה שלך:

  • האם המשתתפים מורשים לשלוח משוב רק בשדה הערות בטופס הפעילות, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות לפריט עצמו?

  • אם המשתתפים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות לפריט עצמו, האם הם עושים זאת בסביבה שיתופית, שבה כמה משתתפים יכולים לערוך את המסמך בו-זמנית, או האם כל משתתף בודק את המסמך ויש לו זכויות עריכה בלעדיות למשך הביקורות שלו?

הנה דיאגרמה שעשויה לעזור להבהיר חלופות אלה.

מצבים שונים שבהן ניתן לאפשר ולספק משוב

כאשר תמשיך לקרוא, זכור נקודות אלה:

  • לא ניתן להתחיל זרימת עבודה בפריט שהו יצא כעת.

  • סוג זרימת העבודה 'איסוף משוב' כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם נערך שינוי כלשהו בפריט שנ לסקור אותו.

  • באפשרותך להוסיף שינויים מסומנים והערות לפריט רק כאשר הוא פתוח בגירסה המותקנת של התוכנית שבה היא נוצרה, ולא כאשר היא פתוחה בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

מקטעים במקטע זה

  1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

  2. אפשר משוב הן בטופס המשימה ובפריט (גירסה שיתופית)

  3. אפשר משוב הן בטופס המשימה ובפריט (גירסת גישה בלעדית)

1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

סידור זה כולל את היתרון של היותו הפשוט ביותר מבחינה מכנית. למשתתפים יש שתי דרכים בלבד להציע שינויים, ששניהם כוללים את טופס המשימה:

  • שלח הערות.

  • בקש שינוי לפריט בזמן שזרימת העבודה עדיין פועלת.

החסרונות העיקריים, כמובן, הם שהמשתתפים לא יכולים לציין שינויים ספציפיים ישירות בפריט. מספר השינויים המוצעים גדול יותר, כך סביר שהמשתתפים שלך יוכלו לעבוד ישירות בפריט.

הערה על הגנה על פריטים מפני שינויים    הדרך הפשוטה ביותר לוודא שהמשתתפים לא יתבצעו שינויים בפריט עצמו היא להוציא את הפריט למשך הזמן של הריצה. אך כפי שאמרנו מעט אחורה, זרימות עבודה לא יכולות להתחיל בפריט שהוחזר כעת.

יש שתי דרכים לעקוף זאת:

  • באפשרותך להמתין עד להפעלה של זרימת העבודה ולאחר מכן להוציא את הפריט למשך הזמן של הריצה. (אם זרימת העבודה מתחילה באופן אוטומטי, ודא שאתה מופיע בשדה CC בעמוד השני של טופס השיוך. לאחר מכן, כאשר אתה מקבל הודעה על כך שזרימת העבודה התחילה בפריט, עיין בפריט זה.) מגבלה אחת של שיטה זו היא שלא זרימת עבודה אחרת לא תוכל להתחיל באותו פריט בזמן שהו להוציא אותה.

  • לחלופין, באפשרותך להשאיר את הפריט במצב מסוים, אך ודא שהמשתתפים יודעים שחשוב שהם לא יבדקו את הפריט ולא יבצעו בו שינויים. זה רעיון טוב, כמובן, לכלול הוראה זו בין ההערות שאתה כולל בהודעות המשימה. אם המשתתפים שלך חדשים בזרימות עבודה של איסוף משוב, כדאי להפוך את הנקודה לברורה עוד יותר - על-ידי שליחת הודעת דואר אלקטרוני נפרדת לפני שזרימת העבודה מתחילה, אולי, או על-ידי דיבורים עם המשתתפים שלך באופן אישי.

החלק העליון של המקטע

2. אפשר משוב הן בטופס המשימה ובפריט (גירסה שיתופית)

סידור זה שומר את הפריט זמין לכל המשתתפים בכל עת. אף אחד לא צריך להמתין עד שמישהו אחר יסיים את הביקורות שלו לפני שהוא מתחיל את הביקורות שלו. גמישות זו אפשרית על-ידי תכונות שיתוף הפעולה SharePoint המוצרים.

רק ודא שהמשתתפים שלך יודעים שהם חייבים לבצע את הפעולות הבאות:

  • השאר את הפריט במצב מסוים כאשר הוא יבצע את השינויים שלו.

  • פתח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה הוא נוצר, ולא בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

  • הפעל מעקב אחר שינויים לפני שהם יתבצעו שינויים או הוסף הערות.

  • שמור את השינויים שלהם בשרת.

זכור שסוג זרימת העבודה 'איסוף משוב' כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם נערך שינוי כלשהו בפריט שנ לסקור אותו. אם אפשרות זו נבחרת, בפעם הראשונה שכל משתתף שומר שינויים בפריט - אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות - זרימת העבודה תבוטל באופן מיידי.

כמו כן, אם בכוונתך לאפשר שינויים בפריט עצמו, ודא שבהגדרות ניהול גירסאות עבור הרשימה או הספריה, דרוש להוציא מסמכים לפני שתוכל לערוך אותם מוגדר ללא .

החלק העליון של המקטע

3. אפשר משוב הן בטופס המשימה ובפריט (גירסת גישה בלעדית)

בסידור זה, רק משתתף אחד רשאי להוציא את הפריט ולבצע בו שינויים בכל עת:

  • אם המשימות בזרימת העבודה מוקצות אחת בכל פעם (בסידרה) סביר להניח שלא תהיה בעיה.

  • אם הפעילויות מוקצות בבת אחת (במקביל), משתתפים עשויים לפעמים להמתין לגישה לפריט בזמן שמשתתף אחר מסיים לעבוד עליו.

מאחר שזרימת העבודה אינה מתחילה בפריט כאשר הפריט יוצא, עליך לוודא שהפריטים נבחרים לפני הפעלת זרימת עבודה זו עליהם.

תן למשתתפים שלך לדעת שהם צריכים לעשות את הפעולות הבאות:

  • להוציא את הפריט לפני שהוא פותח אותו.

  • פתח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה הוא נוצר, ולא בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

  • הפעל מעקב אחר שינויים לפני שהם יתבצעו שינויים או הוסף הערות.

  • שמור את השינויים שלהם בשרת והחזר את הפריט ברגע שהם סיימו לעבוד איתו.

שוב, זכור כי סוג זרימת העבודה 'איסוף משוב' כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם נערך שינוי כלשהו בפריט שנ לסקור אותו. אם אפשרות זו נבחרת, בפעם הראשונה שכל משתתף שומר שינויים בפריט - אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות - זרימת העבודה תבוטל באופן מיידי.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן לתכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, עבור למקטע תכנון במאמר זה.

החלק העליון של | ראש המאמר


סמל מושגי עבור המקטע 'תכנון'

תכנון זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

תכנון זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

במקטע זה, אנו מזהים את ההחלטות הדרושות לך ואת המידע שתצטרך להרכיב לפני הוספת גירסה של זרימת העבודה 'איסוף משוב'.

אם אתה כבר מכיר את אופן ההוספה של זרימת עבודה מסוג זה ואתה זקוק רק לתזכורת לגבי השלבים הספציפיים, באפשרותך לעבור ישירות למקטע ADD המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים)של מאמר זה.

מקטעים במקטע זה

  1. תבניות וגירסאות

  2. הצגת טופס השיוך

  3. שתים-עשרה שאלות לתשובה

1. תבניות וגירסאות

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint מתפקדות כתבניות בסיס איתם מבוססות זרימות העבודה הספציפיות והבודדות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב, לדוגמה, אתה מוסיף למעשה גירסה של תבנית זרימת העבודה הכללית 'איסוף משוב'. אתה נותן לכל גירסה שם משלה והגדרות משלה, שאתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה מסוימת זו. באופן זה, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כל הגירסאות המבוססות על תבנית הבסיס של זרימת העבודה 'איסוף משוב', אך כל גירסה בשם ותפורה עבור האופן הספציפי שבה תשתמש בה.

באיור זה, שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה 'אישור' נוספו - אחת עבור כל סוגי התוכן בספריה בודדת, אחת עבור סוג תוכן יחיד בספריה בודדת ואחד עבור סוג תוכן יחיד באוסף אתרים שלם.

שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה אישור

החלק העליון של המקטע

2. הצגת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסה חדשה של זרימת עבודה המבוססת על אחת מתבניות זרימת העבודה הכלולות, עליך למלא טופס שיוך כדי לציין את אופן עבודתו של הגירסה החדשה.

בסעיף הבא, תמצא רשימה של שאלות שיכינו אותך כדי להשלים את טופס השיוך. תחילה, אם כי, קח רגע או שניים כדי להביט מעל הטופס ועל השדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

הדף הראשון של טופס האתחול

העמוד השני של טופס השיוך

הדף השני של טופס השיוך עם שדות טופס האתחול שזוהו

הערה: השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס ההתחלה ,המוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וזמינים לעריכה שם עבור אותה הפעלה בודדת.

החלק העליון של המקטע

3. שנים עשר שאלות כדי לענות

ברגע שיש לך את התשובות לכל השאלות בסעיף זה, אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

  1. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

  2. רשימה או ספריה אחת, או אוסף האתרים כולו? (and) סוג תוכן אחד או כל סוגי התוכן?

  3. מהו שם טוב?

  4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיים או חדש?

  5. כיצד (ועל-ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

  6. האם סוגי תוכן היורשים מזרימת עבודה זו מקבלים גם הם זרימת עבודה זו?

  7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

  8. איזה מידע נוסף המשתתפים צריכים?

  9. משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט?

  10. מתי הפעילויות אמורות לתאריך היעד?

  11. מתי זרימת עבודה זו תיגמר?

  12. מי צריך לקבל הודעה?

01. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

מאמר זה נוגע לתבנית זרימת העבודה המופיעה בתפריט כאיסוף משוב – SharePoint 2010. אם אינך בטוח שסוג זרימת עבודה זה הוא הבחירה הטובה ביותר בשבילך, עיין בסעיף LEARN במאמר זה. לקבלת מידע נוסף אודות תבניות זרימת העבודה האחרות הזמינות, עיין במאמר אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint, בסעיף למידע נוסף.

החלק העליון של המקטע

02. רשימה או ספריה אחת או אוסף האתרים כולו? (and) סוג תוכן אחד או כל סוגי התוכן?

באפשרותך להפוך את הגירסה החדשה של זרימת העבודה 'איסוף משוב' לזמין ברשימה או בספריה בודדת בלבד, או להפוך אותה לזמינים בכל אוסף האתרים כולו.

  • אם תוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה בודדת, תוכל להגדיר אותה לפעול בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם תוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו, עליך להגדיר אותה לפעול בסוג תוכן אתר יחיד בלבד.

3 דרכים להוספת מפת אוסף האתרים

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסן SharePoint או ספריה שייכים לסוג תוכן זה או אחר. סוג תוכן יכול להיות בסיסי וגנרי כמו מסמךאו Excel אלקטרוני, או התמחה מאוד כמו חוזה משפטי או מפרט עיצוב מוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך להתאים אישית אותם ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך.

החלק העליון של המקטע

03. מהו שם טוב?

תן לגירסת זרימת העבודה שלך שם:

  • מציין בבירור למה הוא משמש.

  • מבחין אותו בבירור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

תאר לעצמך שאתה חבר בקבוצת עורכים. הקבוצה שלך רוצה להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של איסוף משוב:

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה הראשונה בכל מסמך שהגיש חבר בקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב רקמהמנהל של הקבוצה שלך.

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה השניה בכל מסמך שנשלחו על-ידי אנשים מחוץ לקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משובמכל חבר בקבוצה שלך.

באפשרותך לתן שם לזרימת העבודה הראשונה 'משוב בתוך הגשה' ואת המשוב השני של 'הגשה מחוץ'.

עצה: כרגיל, זהו רעיון טוב להקים מוסכמות עקביות למתן שמות, ולהוודא שכל המעורבים בזרימות העבודה שלך מכירים מוסכמות אלה.

החלק העליון של המקטע

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיים או חדש?

באפשרותך שזרימת העבודה תשתמש ברשימת המשימות וברשימת ההיסטוריה המוגדרת כברירת מחדל של האתר, להשתמש ברשימות קיימות אחרות או לבקש רשימות חדשות רק עבור זרימת עבודה זו.

  • אם באתר שלך יהיו זרימות עבודה רבות, או אם זרימות עבודה מסוימות כרוכות במשימות רבות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות ארוכות מדי הוא אחד הדברים ה יכולים להאט את הביצועים. המערכת מהירה וקלה יותר לשמור כמה רשימות קצרות יותר מרשימות ארוכות מאוד.)

  • אם המשימות וההיסטוריה עבור זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור מופרדים מהרשימות הכלליות, עליך לציין בוודאות שברצונך שרשימות חדשות ונפרדות עבור זרימת עבודה זו. (לאחר הוספת זרימת העבודה, ודא שההרשאות המתאימות מוגדרות עבור הרשימות החדשות.)

החלק העליון של המקטע

05. כיצד (ועל-ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

ניתן להגדיר זרימת עבודה לתחילת העבודה באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד או בכל מקרה:

  • בעת הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב באופן ידני במסמך או בפריט ספציפיים, מוצג טופסאתחול אחר. טופס ההתחלה מכיל את רוב ההגדרות מהעמוד השני של טופס השיוך. כך, אם האדם שמתחילה את זרימת העבודה מעוניין לשנות אחת מהגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יכול לעשות זאת לפני שהוא לוחץ על התחל.

  • עם התחלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, ולכן הגדרות ברירת המחדל שצוינו בטופס השיוך משמשות ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית להפעלות אוטומטיות.

השוואת טפסים להפעלה ידנית ולהפעלה אוטומטית

כל השינויים שתבצע בטופס ההתחלה יחולו רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את הגדרותברירת המחדל הקבועות של זרימת העבודה, עליך לערוך את טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר במקטע CHANGE במאמר זה.

הפעלה ידנית

אם תאפשר הפעלה ידנית, כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות יוכל להתחיל את זרימת העבודה בכל פריט זכאי בכל עת.

היתרונות של התחלה ידנית הם שאתה ועמיתיך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק כאשר וכאשר תבחר לעשות זאת, וש בכל פעם שתריץ אותה, תהיה לך הזדמנות לשנות הגדרות מסוימות באמצעות טופס ההתחלה.

דוגמה מהירה    אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה רק על פריטים שסופר על-ידי כותב מחוץ לצוות שלך, הפעלתה באופן ידני בלבד ת למנוע את הפעלתה באופן אוטומטי על פריטים שאתה וחבריך לקבוצה מחברים. (פתרון חלופי: שמור רשימה או ספריה אחת עבור פריטים ממחברים בצוות שלך, ורשימה או ספריה נפרדת עבור פריטים מכל המחברים האחרים. כך, תוכל להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימת המחברים החיצוניים.)

החסרונות העיקריים של הפעלות ידניות הוא שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שנכון לעשות זאת.

הפעלה אוטומטית

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לתחילת העבודה באופן אוטומטי על-ידי אחד מהאירועים הבאים או על-ידי אחד מהאירועים הבאים:

  • פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה או מועלה.

  • פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של התחלה אוטומטית הוא שלא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. הוא פועל בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

דוגמה מהירה    דמיין שרואה החשבון של הארגון שלך צריך לסקור כל תקציב שהועלה לספריית התקציבים שלך או נוצר בה. באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב לספריה זו ולציין את רואה החשבון שלך כמשתתף היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך שתפעל באופן אוטומטי בכל פעם שפריט חדש נוסף לרשימה ("נוצר ב"). כך, רואה החשבון שלך תמיד יהיה עדכני.

שני חסרונות להפעלות אוטומטיות:

  • לא ניתן למנוע את הפעלת זרימת העבודה בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

  • לא ניתן לשנות הגדרות כלשהן בתחילת מופע בודד.

החלק העליון של המקטע

06. האם סוגי תוכן היורשים מזה מקבלים גם זרימת עבודה זו?

בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך האפשרות גם להוסיף את זרימת העבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים היורשים מסוג התוכן שאתה מוסיף לו את זרימת העבודה. (אם אתה מוסיף זרימת עבודה עבור רשימה או ספריה בודדת, אפשרות זו לא תופיע בטופס השיוך.)

הערות

  • השלמת הפעולה המבצעת את כל ההוספה הנוספות יכולה להוסיף זמן רב.

  • אם הירושה נותקת עבור אתרים או אתרי משנה שתרצה שזרימת עבודה זו תתווסף לסוגי תוכן בירושה, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה לפני הפעלת פעולה זו.

החלק העליון של המקטע

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני עבור כל אדם שאליו יוקצו משימות סקירה.

שלב אחד או שלבים    מרובים? באפשרותך לבחור לבצע שלב אחד בלבד של פעילויות סקירה, או לשלבים מרובים. אם יש לך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו אחד אחרי השני.

ביקורות מקבילות או ביקורות    טוריות? עבור המשתתפים בשלב אחד, באפשרותך לבחור להקצות את משימות הביקורות שלהם בו-זמנית (במקביל) או להקצות את משימות הביקורות שלהם זו אחרי זו (בסידרה) בסדר שתציין. האפשרות הסידורית יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, אתה מגדיר את זרימת העבודה להסתיים לאחר הדחייה הראשונה - או אם ברצונך שהמשתתפים יוכלו להתקדם ולחפש הערות ממשתתפים הראשונים כחלק מההקשר של הביקורות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של שלבים מרובים וביקורות סידוריות:

תאר לעצמך ש- Frank מוסיף זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב. הוא רוצה ששותפים לעבודה שלו, אנה ושון, י לסקור תחילה כל פריט, לפני שהוא עצמו י לסקור אותו. בדרך זו, הוא יוכל לראות את ההערות שלהם לפני שהוא יתחיל את הביקורות שלו. פרנק יכול להגדיר זאת בשתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית,    פרנק מגדיר סקירה סידורית של שלב אחד שבה אנה ושון הם שני המשתתפים הראשונים והוא השלישי.
    בסידור זה, אנה חייבת לשלוח את המשוב שלה לפני הקצאת המשימה של שון; ולאחר מכן, על שון לשלוח את המשוב שלה לפני הקצאת המשימה של פרנק.
    כך פרנק מגדיר את הביקורות הסדרתיות שלו בשלב אחד.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב טורי

  • באמצעות שני שלבים    אם פרנק רוצה שאנה ושון יוקצו לביקורות שלהם בו-זמנית, כך ששון לא יסיים את הביקורות של אנה לפני שתוכל להתחיל, הוא יכול להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: השלב המקביל הראשון עבור הביקורות של אנה ושון, והשלב השני בנפרד לביקורות שלו בלבד. אם השלב הראשון לא הושלם, השלב השני לעולם לא מתחיל.
    כך פרנק מגדיר את הביקורות המקבילות דו-שלביות שלו.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב מקבילי

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

זרימת עבודה טורית וזרימת עבודה בעלת שני שלבים זו לצד זו

משתתפים חיצוניים    יש תהליך מיוחד עבור כולל משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כ- Proxy עבור המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

האם להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה, או משימה אחת לכל חבר בקבוצה?    אם תכלול כתובת קבוצה או רשימת תפוצה בקרב משתתפי זרימת העבודה שלך, זרימת העבודה תקצה משימה אחת לכל חבר בקבוצה,או להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה כולה (אך עדיין תשלח הודעה על משימה יחידה זו לכל חבר). כאשר רק משימה אחת מוקצית לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו. (תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

החלק העליון של המקטע

08. איזה מידע נוסף המשתתפים צריכים?

יש שדה טקסט בטופס השיוך שבו באפשרותך לספק הוראות, פרטים אודות דרישות, משאבים וכן הלאה.

שאלות שאתה עשוי לטפל הבאות בשדה טקסט זה:

  • אם למשתתפים יש קשיים או שאלות, למי הם צריכים ליצור קשר?

  • האם בודקים יכולים לשלוח משוב רק בטופס המשימה, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט itself?

  • אם בודקים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות לפריט עצמו, האם הם צריכים להוציא את הפריט לפני ביצוע שינויים בו, או שהם צריכים להשאיר אותו מוכנס כך שבודקים מרובים יכולים לעבוד בו בו-זמנית?

  • אם זרימת העבודה שלך תקצה משימה אחת בלבד לכל קבוצה או רשימת תפוצה, ציין כאן כי חבר יחיד בכל קבוצה כזו צריך לדרוש את המשימה לפני השלמתה. כך, חברים אחרים בקבוצה לא יבזבזו זמן על-ידי התחלת אותה משימה. (תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

החלק העליון של המקטע

09. משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט?

ישנם כמה שיקולים הקשורים לשאלה חשובה זו. אם עדיין לא עשית זאת, פתח וקרא את המקטע ALLOW במאמר זה לקבלת מידע נוסף.

החלק העליון של המקטע

10. מתי יש לבצע משימות?

באפשרותך לציין מתי יש לבצע משימות זרימת עבודה בשתי דרכים או בשתי דרכים:

לפי תאריך לוח שנה    באפשרותך לציין תאריך לוח שנה בודד לפיו יש לתאריך היעד של כל הפעילויות.

  • אם הגדרת את זרימת העבודה שלך לתחילת העבודה באופן אוטומטי, בדרך כלל לאכדאי להשתמש באפשרות זו. זאת משום שערך התאריך שתציין לא התאים את עצמו באופן אוטומטי ביחס לתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה באופן אוטומטי.

לפי משך פעילות    באפשרותך לציין מספר ימים, שבועות או חודשים המותרים להשלמת כל פעילות, החל כאשר פעילות זו מוקצית.

  • תאריך יעד בלוח השנה עוקף משך פעילות שצוין. כלומר: אם היום הוא 10 ביוני, והיום מוקצה לי פעילות בעלת משך של שלושה ימים, אך יש לה גם תאריך יעד בלוח השנה של 11 ביוני, הפעילות תתאריך היעד של לוח השנה הוא 11 ביוני (תאריך היעד של לוח השנה) ולא ב- 13 ביוני (היום האחרון של משך שלושת הימים).

החלק העליון של המקטע

11. מתי זרימת עבודה זו תיגמר?

כדי להימנע ממבוזבז של זמן שהוקדש לביקורות לא נחוצות, באפשרותך לבחור לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם נעשה שינוי כלשהו בפריט.

אם תבחר באפשרות זו, המשתתפים יכולים לתת משוב בטפסים שלהם בלבד. כלומר, הם לא יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות לפריט עצמו, מכיוון שזה ישנה את הפריט, מה שבתמורה יבטל את זרימת העבודה. אם תבחר באפשרות זו, הקפד לכלול הערה בשדה בקשה, והורה למשתתפים לא לבצע שינויים ישירות בפריט ל סקירה.

הערה: זרימת עבודה אינה יכולה להתחיל בפריט שהו יצא כעת. לאחר הפעלת זרימת העבודה, ניתן להוציא את הפריט לביקורות, כדי להגן עליו מפני שינויים. (למרות שהפריט יוצא, עם זאת, לא ניתן להפעיל עליו זרימת עבודה אחרת.)

החלק העליון של המקטע

12. מי צריך לקבל הודעה?

בשדה CC, בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל מי שיש לקבל הודעה בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה התוצאה של הקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמתחילה אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההתחלה מבלי שתצטרך לציין בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההעצורה מבלי שצוין בשדה זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה החדשה 'איסוף משוב' לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, עבור אל מקטע ADD המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוספה'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב
(עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות עבודה, ייתכן שיהיה שימושי לסקור את המקטעים הקודמים של LEARN, ALLOWו- PLAN במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

שני נושאים צריכים להיות מסודרים כדי שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות ותזכורות בדואר אלקטרוני, יש להפוך דואר אלקטרוני לזמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח ש פעולה זו כבר התבצעה, פנה למנהל המערכת SharePoint שלך.

הרשאות    הגדרות ברירת המחדל דורשות הרשאת ניהול רשימות כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה 'בעלים' כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע LEARN במאמר זה.)

החלק העליון של המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה עשוי להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על זרימת הגדרות.

  4. בדף זרימת הגדרות, ציין סוג תוכן יחיד להפעלה של זרימת העבודה או הכל (עבור כל סוגי התוכן) ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.
    הוספת דף זרימת עבודה עם האפשרויות 'כל סוגי התוכן' ו'הוספת זרימת עבודה' מוצגות

  5. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
    (הוראות בצע את האיור.)

הדף הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

סוג תוכן

שמור את בחירת ברירת המחדל כ'הכל'או בחר סוג תוכן ספציפי.

הסבר מספר שתיים

זרימת עבודה

בחר את התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010.

הערה: אם התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל המערכת של SharePoint כדי לברר אם היא מופעלת עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

הסבר מספר שלוש

שם

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים ברשימה או בספריה זו.

לקבלת הצעות לגבי מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על פעילויות (חדש) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות סיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימת משימות קיימת), עיין במקטע PLAN במאמר זה.

הסבר מספר חמש

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות סיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימת היסטוריה קיימת), עיין במקטע PLAN במאמר זה.

הסבר מספר שש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בטופס זה נמצאות בדרך הרצויה, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות בצע את האיור.)

    הערה: SharePoint כוללים את מספר האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך - מספרים 1 עד 7 באיור הבא, החל מהקצאה ל- CC – בכל פעם שאתה מתחיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור מופע אחד בלבד.

הדף השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה אל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם הפעילויות יוקצו אחת בכל פעם (בסידרה)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל הפעילויות יוקצו בו-זמנית (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות אינו משנה.

  • אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך   
    לקבלת מידע נוסף אודות כולל משתתפים חיצוניים, עיין במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את הפעילויות אחת בכל פעם (בסידרה) או את כולם בו-זמנית (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים סידוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה הגדרת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחב קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו.)

  • כדי להקצות משימה אחתבלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה יחידה בשם הקבוצה כולה. תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

בקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שייתכן שהמשתתפים עשויים לכלול, כולל:

  • איש קשר עבור שאלות ובעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב רק בטופס המשימה, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו במצב מסוים.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע ALLOW במאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה.
    תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהשעה שהוקצתה לה.

  • אם זרימת עבודה זו תתחיל אי פעם באופן אוטומטי, בדרך כלל יהיה זה רעיון טוב להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל הפעילויות ריק ולהשתמש רק בשני שדות משך הזמן כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס ההתחלה אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מועד השימוש בתכיכי יעד ומתי להשתמש בממשכי פעילויות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

CC

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש להזין הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה התוצאה של המטלה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמתחילה אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההתחלה מבלי שתצטרך לציין בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההעצורה מבלי שצוין בשדה זה.

הסבר מספר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תיעצר ותבוטל ברגע ששינוי כלשהו יפורסם בפריט שנ לסקור אותו, בחר באפשרות זו.

זכור שאם תבחר באפשרות זו, סוקרים לא יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר יש לך את כל ההגדרות בדף זה באופן הרצוי, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור אל מקטע ההתחלה של מאמר זה והתחל את המופע הראשון כדי מחשב זרימת העבודה החדשה שלך.

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוספה'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור אוסף אתרים שלם)

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב
(עבור אוסף אתרים שלם)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות עבודה, ייתכן שיהיה שימושי לסקור את המקטעים הקודמים של LEARN, ALLOWו- PLAN במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

שני נושאים צריכים להיות מסודרים כדי שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות ותזכורות בדואר אלקטרוני, יש להפוך דואר אלקטרוני לזמין עבור האתר שלך. אם אינך בטוח ש פעולה זו כבר התבצעה, פנה למנהל המערכת SharePoint שלך.

הרשאות    הגדרות SharePoint ברירת המחדל דורשות את ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה 'בעלים' כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע LEARN במאמר זה.)

החלק העליון של המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא אל דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות סמל לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online מכן לחץ על אתר הגדרות.

  3. בדף אתר הגדרות, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה: יש להוסיף זרימת עבודה לאוסף האתרים כולו עבור פריטים מסוג תוכן יחיד בלבד.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות , לחץעל זרימת הגדרות.
      הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

    2. בדף זרימת הגדרות, לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה.
      הוספת קישור זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות בצע את האיור.)

הדף הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

זרימת עבודה

בחר את התבנית אישור – SharePoint 2013.

הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2013 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל המערכת SharePoint כדי לברר אם היא מופעלת עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

הסבר מספר שתיים

שם

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים באוסף אתרים זה.

לקבלת הצעות לגבי מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על פעילויות (חדש) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות סיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימת משימות קיימת), עיין במקטע PLAN במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות סיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימת היסטוריה קיימת), עיין במקטע PLAN במאמר זה.

הסבר מספר חמש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שש

האם לעדכן סוגי תוכן של רשימה ואת האתר?

ציין אם יש להוסיף זרימת עבודה זו (המשויכת) לכל סוגי תוכן האתר והרשימה האחרים היורשים מסוג תוכן זה.

  • השלמת הפעולה המבצעת את כל ההוספה הנוספות יכולה להוסיף זמן רב.

  • אם הירושה נותקת עבור אתרים או אתרי משנה שתרצה שזרימת עבודה זו תתווסף לסוגי תוכן בירושה, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה לפני הפעלת פעולה זו.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה נמצאות בדרך הרצויה, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות בצע את האיור.)

    הערה: SharePoint מציגים את מספר האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך - מספרים 1 עד 7 באיור הבא, מתוך סוקרים עד עותק - בכל פעם שאתה מתחיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור מופע אחד בלבד.

הדף השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה אל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם הפעילויות יוקצו אחת בכל פעם (בסידרה)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל הפעילויות יוקצו בו-זמנית (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות אינו משנה.

  • אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך   
    לקבלת מידע נוסף אודות כולל משתתפים חיצוניים, עיין במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את הפעילויות בשלב זה אחת בכל פעם (בסידרה) או את כולם בו-זמנית (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים סידוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה הגדרת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחב קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה יחידה בשם הקבוצה כולה. תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

בקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שייתכן שהמשתתפים עשויים לכלול, כולל:

  • איש קשר עבור שאלות ובעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב רק בטופס המשימה, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו במצב מסוים.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע ALLOW במאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה.
    תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהשעה שהוקצתה לה.

  • אם זרימת עבודה זו תתחיל אי פעם באופן אוטומטי, בדרך כלל יהיה זה רעיון טוב להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל הפעילויות ריק ולהשתמש רק בשני שדות משך הזמן כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס ההתחלה אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מועד השימוש בתכיכי יעד ומתי להשתמש בממשכי פעילויות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

CC

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש להזין הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה התוצאה של המטלה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמתחילה אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההתחלה מבלי שתצטרך לציין בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההעצורה מבלי שצוין בשדה זה.

הסבר מספר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תיעצר ותבוטל ברגע ששינוי כלשהו יפורסם בפריט שנ לסקור אותו, בחר באפשרות זו.

זכור שאם תבחר באפשרות זו, סוקרים לא יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר יש לך את כל ההגדרות בדף זה באופן הרצוי, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור אל מקטע ההתחלה של מאמר זה והתחל את המופע הראשון כדי מחשב זרימת העבודה החדשה שלך.

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הפעלה'

התחלת זרימת עבודה של איסוף משוב

התחלת זרימת עבודה של איסוף משוב

ניתן להגדיר זרימת עבודה לתחילת העבודה באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד או בכל מקרה:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל שצוין – זאת, בכל פעם שפריט נוסף לרשימה או לספריה ו/או בכל פעם שפריט כבר נמצא ברשימה משתנה בכל דרך.
    (האירוע או האירועים המופעלים שצוינו בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך ההוספה וקביעת התצורה המקוריים של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון של מאמר זה.)

הערה: זרימת עבודה אינה יכולה להתחיל בכל פריט שהו יצא כעת. (ניתן להוציא פריט לאחר שזרימת עבודה הופעלה עליו; אך לאחר מכן, לא ניתן להפעיל זרימות עבודה נוספות בפריט זה עד לחזרתה.)

מקטעים במקטע זה

  1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

  2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

  3. התחל באופן ידני מהרשימה או מהספריה

  4. התחל באופן ידני מתוך תוכנית Microsoft Office אחרת

1. הפעל את זרימת העבודה באופן אוטומטי

אם זרימת העבודה מוגדרת לתחילת העבודה באופן אוטומטי, בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה פועלת בפריט שהפעיל אותה.

בעת הפעלתה, זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל מקצה. בינתיים, הוא גם שולח הודעות התחלה (נפרדות מהודעות משימה) לאדם שהוסיף במקור את זרימת העבודה ולכולם המפורטים בשדה עותק של העמוד השני של טופס השיוך.

הערה: כאשר זרימת עבודה חדשה שתפעל באופן אוטומטי מתווספת לראשונה, השדה תאריך יעד עבור כל הפעילויות (בעמוד השני של טופס השיוך) אמור להיות ריק בדרך כלל, מאחר שכל ערך תאריך מפורש שצוין לא יתכוונן באופן אוטומטי ביחס לתאריך שבו זרימת העבודה מתחילה בכל פעם. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

החלק העליון של המקטע

2. הפעל את זרימת העבודה באופן ידני

הערה על הרשאות    בדרך כלל, עליך לקבל את ההרשאה 'עריכת פריטים' כדי להתחיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, לקבוצה חברים ולקבוצה בעלים יש הרשאה זו, אך לקבוצה 'מבקרים' אין הרשאה זו. עם זאת, בעלים יכול גם לבחור, על בסיס זרימת עבודה אחר זרימת עבודה, כדי לדרוש את ההרשאה 'ניהול רשימות' עבור אנשים שמתחילה את זרימת העבודה. על-ידי בחירת אפשרות זו, הבעלים יכולים למעשה לציין שרק הם ובעלי אחרים יכולים להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין במקטע למד במאמר זה.)

שני מקומות לתחילתם

באפשרותך להתחיל זרימת עבודה באופן ידני משני מקומות:

  • מהרשימה או מהספריה שבה הפריט מאוחסן

  • מתוך הפריט עצמו, נפתח בתוכנית Microsoft Office שבה הוא נוצר. (שים לב כי זו חייבת להיות התוכנית המלאה, המותקנת ולא גירסת יישום אינטרנט.)

שני המקטעים הנותרים במקטע זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

החלק העליון של המקטע

3. התחל באופן ידני מהרשימה או מהספריה

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה מאוחסנת הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים של רצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה, לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת התחל זרימת עבודה חדשה,לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור להפעלת זרימת עבודה

  4. בטופס ההתחלה, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס ההתחלה, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים החלים בכל פעם שזרימת העבודה פועלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שלא מופיעות בטופס זה, עיין במקטע Change במאמר זה.

טופס אתחול עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה אל

בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם הפעילויות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את הפעילויות.

  • אם כל הפעילויות יוקצו בו-זמנית   
    סדר השמות או הכתובות אינו משנה.

  • אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך   
    לקבלת מידע נוסף אודות כולל משתתפים חיצוניים, עיין במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא כי המפרטים הנוגעים להקצאת הפעילויות בכל מקטע אחד בכל פעם (טורי) או כולם בו-זמנית (במקביל) הם האופן הרצוי.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים סידוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את השלבים הרצויים מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחב קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה יחידה בשם הקבוצה כולה. תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

בקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שייתכן שהמשתתפים עשויים לכלול, כולל:

  • איש קשר עבור שאלות ובעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב רק בטופס המשימה, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו במצב מסוים.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע ALLOW במאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה.
    תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהשעה שהוקצתה לה.

לקבלת מידע נוסף אודות מועד השימוש בתכיכי יעד ומתי להשתמש בממשכי פעילויות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

CC

בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינה התוצאה של המטלה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמתחילה אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההתחלה מבלי שתצטרך לציין בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההעצורה מבלי שצוין בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את כל ההגדרות בטופס ההתחלה כפי שאתה רוצה, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות התחלה לך ולכולם המפורטים בשדה עותק של טופס ההתחלה.

החלק העליון של המקטע

4. התחל באופן ידני מתוך תוכנית Microsoft Office אחרת

  1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ,לחץ על שמור & שלחולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל בפריט.

  3. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המצי על כך שזרימת העבודה זקוקה לתיבת הדואר האלקטרוני, לחץ על לחצן המחאה.

  4. לחץ על לחצן התחל זרימת עבודה גדול.

  5. בדף שינוי זרימת עבודה, בטופס ההתחלה, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס ההתחלה, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים החלים בכל פעם שזרימת העבודה פועלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שלא מופיעות בטופס זה, עיין במקטע Change במאמר זה.

    טופס אתחול עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה אל

בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם הפעילויות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את הפעילויות.

  • אם כל הפעילויות יוקצו בו-זמנית   
    סדר השמות או הכתובות אינו משנה.

  • אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך   
    לקבלת מידע נוסף אודות כולל משתתפים חיצוניים, עיין במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא כי המפרטים הנוגעים להקצאת הפעילויות בכל מקטע אחד בכל פעם (טורי) או כולם בו-זמנית (במקביל) הם האופן הרצוי.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים סידוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את השלבים הרצויים מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחב קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזנ בשדה הקצה ל,נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה יחידה בשם הקבוצה כולה. תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

בקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שייתכן שהמשתתפים עשויים לכלול, כולל:

  • איש קשר עבור שאלות ובעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב רק בטופס המשימה, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו במצב מסוים.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע ALLOW במאמר זה.

אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה.
תמצא הוראות לתביעת משימה קבוצתית במקטע COMPLETE במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהשעה שהוקצתה לה.

לקבלת מידע נוסף אודות מועד השימוש בתכיכי יעד ומתי להשתמש בממשכי פעילויות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

CC

בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינה התוצאה של המטלה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמתחילה אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההתחלה מבלי שתצטרך לציין בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההעצורה מבלי שצוין בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את ההגדרות בטופס ההתחלה כפי שאתה רוצה, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות התחלה לך ולכולם המפורטים בשדה עותק של טופס ההתחלה.

מה השלב הבא?

  • אם זוהי הפעם הראשונה שזרימת עבודה זו תרוץ, האם המשתתפים האחרים יתוצו למידע ולסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם? (ייתכן שהקטע COMPLETE במאמר זה יהיה שימושי.)

  • כמו כן, זה רעיון טוב לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובפרט שהודעות אלה אינן מטופלות באופן שגוי על-ידי מסנני דואר הזבל שלהם.

  • וכמובן, ייתכן שיש לך משימת זרימת עבודה אחת או יותר כדי להשלים את עצמך. עבור אל המקטע COMPLETE במאמר זה לקבלת הפרטים.

  • בינתיים, כדי לגלות כיצד תוכל לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל המקטע MONITOR במאמר זה.

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מושגי עבור הסעיף 'השלמה'

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

אם זו הפעם הראשונה שהוקצתה לך משימה בזרימת עבודה של 'איסוף משוב', ייתכן שיהיה שימושי לסקור מקטע זה במאמר במלואו לפני השלמת המשימה. בדרך זו, תהיה מודע לכל האפשרויות הפתוחות לך.

הערה: אם אתה יודע שמשימה של זרימת עבודה הוקצתה לך, אך הודעת ההודעה לא הופיעה בתיבת הדואר הנכנס של הדואר האלקטרוני שלך, ודא שמסנן דואר הזבל שלך לא ניתב באופן שגוי את ההודעה. אם כן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שיש לך את המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות משימה שונות.

לכן, לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה היא אכן משימת זרימת עבודה של איסוף משוב, ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט עיין בכל אחד מהמיקוםים הבאים:

  • בשורה נושא של הודעת
    המשימה נא אשר טקסט בשורת הנושא של הודעת משימה

  • סרגל ההודעות בפריט ל נא אשר טקסט בסרגל ההודעות בפריט

  • בכותרת המשימה בדף 'מצב זרימת עבודה'
    נא סקור טקסט בשמות משימות בדף המצב

אם אינך רואה את הטקסט נא סקור טקסט ב מיקומים אלה, פנה לאדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לגלות על איזו תבנית זרימת עבודה היא מבוססת - או אם זו זרימת עבודה מותאמת אישית. תמצא קישורים למאמרים אודות אופן השימוש בסוגים האחרים של זרימות עבודה הכלולות במוצרי SharePoint בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימת איסוף משוב, המשך לקרוא!

מקטעים במקטע זה

  1. מבט כולל על התהליך

  2. עבור אל הפריט ואל טופס המשימה מתוך הודעת ההודעה של המשימה

  3. עבור אל הפריט ואל טופס המשימה מהרשימה או מהספריה

  4. סקירת הפריט

  5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

  6. הודעות שזיכונו הסתיים

  7. דרישת משימה קבוצתית לפני השלמתה (אופציונלי)

  8. בקשת שינוי לפריט (אופציונלי)

  9. להקצות מחדש את המשימה שלך למישהו אחר (אופציונלי)

  10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. מבט כולל על התהליך

כאשר מוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה לברר אודות המשימה באחת משלוש דרכים:

  • אתה מקבל הודעת משימה בדואר אלקטרוני.

  • פתח מסמך Microsoft Office ו תראה סרגל הודעות המודיע לך שהוקצתה לך משימה קשורה.

  • בדוק את SharePoint ותגלה שמשימות אחד או יותר מוקצות לך כעת.

כאשר תגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של איסוף משוב, בדרך כלל אתה עושה שני דברים:

  • סקירת הפריט    פתח ו סקור את הפריט.

  • השלמת המשימה    השתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הביקורות שלך.

לעתים קרובות, לכן, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בהשלמת המשימה:

  • הודעת ההודעה (שאתה מקבל כהודעות דואר אלקטרוני)

  • הפריט שנשלחו עבור הביקורות שלך (שאתה פותח ו סוקר)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ומגיש)

כך שלושה פריטים אלה נראים.

הודעת דיווח המשימה, הפריט לסקירה וטופס המשימה

הערה: לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעה של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access.

החלק העליון של המקטע

2. להגיע לפריט ולצורה של המשימה מתוך הודעת ההודעה של המשימה

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעה של הודעת המשימה, בהוראות להשלמת משימה זו, לחץ על הקישור לפריט.

  2. בפריט שנפתח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח בדואר אלקטרוני

הערה: לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעה של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access.

החלק העליון של המקטע

3. להגיע לפריט ולצורה של המשימה מהרשימה או מהספריה

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה הפריט לביקורות מאוחסן, לחץ על הקישור בביצוע המשויך לפריט ולזרימת העבודה.

  2. בדף מצב זרימת עבודה, לחץ על כותרת המשימה שלך.

  3. בטופס המשימה, במשימה זרימת עבודה זו חלה על סרגל ההודעות, לחץ על הקישור לפריט.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך רשימה או ספריה

החלק העליון של המקטע

4. סקירת הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא Microsoft Word המסמך.

עצה: אם זוהי משימה קבוצתית - זוהי משימה בודדת שהוקצתה לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שלמה כדי שקבוצה אחת תוכל להשלים את המשימה עבור הקבוצה כולה - כדאי לדרוש את המשימה לפני שתס לסקור את הפריט. באופן זה, תצמצם את הסיכוי ש חבר אחר בקבוצה שלך י לסקור גם את המאמר. לקבלת הוראות, ראה סעיף 7 במקטע זה, דרישת משימה קבוצתית לפני השלמתה.

פריט לסקירה עם שני סרגלי הודעות צהובים

שים לב לשני הסורגים הצהובים בחלק העליון של המסמך:

קריאת שרת-   רק מסמך זה פתוח במצב קריאה בלבד – לדוגמה, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך לא ניתן לבצע בו שינויים.

לאדם שפועלת זרימת העבודה יש אפשרות לאפשר משוב רק בטופס המשימה, או גם לאפשר שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו. אם אינך בטוח אם אתה אמור לעבוד בפריט עצמו, בדוק עם האדם שהתחיל את זרימת העבודה או האדם שהוסיף אותה במקור. אם אתה אמור להוסיף שינויים מסומנים והערות, לחץ על לחצן ערוך מסמך.

כמה דברים שיש לוודא:

  • ודא שאתה יודע אם אתה אמור להוציא את המסמך לפני הוספת שינויים מסומנים והערות, או אם אתה אמור להשאיר אותו מוכנס כך שבודקים מרובים יכולים לעבוד עליו בו-זמנית.

  • הקפד להפעיל מעקב אחר שינויים לפני הוספת שינויים או הערות. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע ALLOW במאמר זה.

  • הקפד לשמור את השינויים בשרת לאחר שתסיים לעבוד בפריט. אם בדקת את הפריט, בדוק אותו שוב.

זרימת עבודה    משימה כאשר תהיה מוכן להשלים ולשלוח את טופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו.

החלק העליון של המקטע

5. השלם ושלח את טופס המשימה

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של איסוף משוב נראה כך.

טופס משימה של איסוף משוב עם הסברי שדות

שים לב ששתי הפקדים הראשונים( מחק פריט ומשימה זו של זרימת עבודה חלות על כותרת פריט )לא יופיעו בטופס המשימה כאשר היא נפתחת מתוך הפריט למבט.

הסבר מספר אחת

מחיקת פריט

כדי למחוק משימה זו מהמופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור כאן.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט שברצונך לסקור.

  • משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, המחיקה עדיין מוקלטת באזור היסטוריה של הדף.)

הערה: אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, ייתכן שתרצה לבדוק עם האדם שהפעיל אותה לפני מחיקת המשימה.

הסבר מספר שתיים

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת פריט

כדי לפתוח את הפריט ל סקירה, לחץ על הקישור כאן.

הסבר מספר שלוש

מצב, המבוקש לפי, הערות מאוחדות, תאריך יעד

לא ניתן לערוך או לשנות ערכים בארבעה שדות אלה, אך ייתכן שתמצא את המידע בהן שימושי.

שים לב שהתיבה הערות מאוחדות מכילה לא רק הוראות נוספות להשלמת המשימה, אלא גם את כל ההערות שנשלחו בטופס על-ידי משתתפים שכבר השלימו את המשימות שלהם באותו מופע של זרימת העבודה.

באותו אופן, לאחר שליחת טופס משלך, כל הטקסט שתכלול בתיבה הערות (4) יופיע גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

הקלד או הדבק את המשוב שלך כאן.

כל טקסט שתלהזין כאן יירשם בהיסטוריית זרימת העבודה, והוא יופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר חמש

שלח משוב

לאחר שתקליד משוב שברצונך לתרום בשדה הערות (4) ו/או הוספת שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, לחץ על לחצן זה כדי לשלוח משוב ולהשלים את המשימה.

הערה:  לפני שתבצע שינויים כלשהםב- item עצמו, ודא שאתהאמור לעשות זאת. לקבלת מידע נוסף, ראהמקטע 4במקטע זה, סקור את הפריט.

הסבר מספר שש

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר לא שלמה ותוקצה לך.

הסבר מספר שבע

בקש שינוי

כדי לבקש שינוי בפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הטופס שבו תלהזין את פרטי הבקשה שלך, לקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 8 במקטע זה, בקש שינוי בפריט.

הערה: אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות מסוימות של זרימת עבודה.

הסבר מספר שמונה

להקצות מחדש משימה

כדי להקצות מחדש משימה זו למישהו אחר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הדף שבו תלהזין את הפרטים של ההקצה מחדש, ולהוראות נוספות, עבור אל מקטע 9 במקטע זה, להקצות מחדש את המשימה שלך למישהו אחר.

הערה: אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות מסוימות של זרימת עבודה.

החלק העליון של המקטע

6. הודעות שתאריך ההתאריך שלהם הסתיים

אם תם מועד הסיום של משימה או מופע זרימת עבודה שלם, הודעות יישלחו באופן אוטומטי אל:

  • האדם שאליו מוקצית המשימה.

  • האדם שהתחיל את זרימת העבודה (או, אם ההתחלה היתה אוטומטית, לאדם שהוסיף במקור את זרימת העבודה).

החלק העליון של המקטע

7. דרוש משימה קבוצתית לפני השלמתה (אופציונלי)

אם רק משימה אחת מוקצית לקבוצה שלמה שאתה שייך לה, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני שת לסקור את הפריט. ברגע שתדרוש את המשימה, היא מוקצית לך, ולא יוכל אף חבר אחר בקבוצה להשלים אותה. (בדרך זו, רק אדם אחד עושה את העבודה הדרושה.)

  1. בדף מצב זרימת עבודה, הצבע על שם המשימה שהוקצתה לקבוצה עד להופיע חץ.

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן דרישת משימה.
    כיצד לדרוש משימה קבוצתית

לאחר רענון הדף 'מצב זרימת עבודה', באפשרותך לראות שהמשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אך כעת ספציפית לך.

מאוחר יותר, אם ברצונך לשחרר את המשימה לקבוצה שוב מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס הפעילות, אך כעת לחץ על לחצן שחרר משימה.

לחצן 'שחרר משימה' בטופס המשימה

חזור ל סקירת הפריט

8. בקש שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל בתהליך זה, שים לב שזרימת העבודה עשויה להיות מוגדרת להסתיים באופן מיידי אם נעשה שינוי כלשהו בפריט. ייתכן שיהיה זה רעיון טוב לבדוק עם האדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לוודא שזרימת העבודה תיגמר בנקודה זו.

אנו נדגים את אפשרות הבקשה לשינוי על-ידי הצבתה בתרחיש:

תחילה, דמיין תחילה את שמך פרנק.

לאחר מכן, דמיין עמיתה בשם אנה התחילה זרימת עבודה של איסוף משוב במסמך שהיא יצרה.

כאשר אתה סוקר את המסמך החדש של אנה, אתה מרגיש שהמסמך 'מבוא' ארוך מדי.

לחץ על לחצן בקש שינוי בחלק התחתון של טופס משימת זרימת העבודה ולאחר מכן מלא טופס זה.

טופס לבקשת שינוי בפריט

הסבר מספר אחת

בקשת שינוי מ

הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם ממנו אתה מבקש את השינוי.

(כדי לשלוח את הבקשה לאדם שהתחיל הפעלה זו של זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו של איסוף משוב – באפשרותך גם להשאיר שדה זה ריק.)

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

תאר את השינוי שברצונך לבצע, וספק את כל המידע הדרוש לאדם ביצוע השינוי.

(כל טקסט שתלהזין כאן יתווסף באזור הערות מאוחדות.)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

עשה אחד משלושת הדברים האלה:

  • כדי להשאיר את תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד    לחלוטין הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד    חדש הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות משך הזמן בשדה הבא. יחד, שני הערכים מזהים את התקופה לפני תאריך היעד של פעילות השינוי.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה 'משך חדש' כדי לזהות את התקופה לפני תאריך היעד של הפעילות. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

כאשר יש לך את כל ערכי הטופס כפי שאתה רוצה אותם, לחץ על שלח והפעילות הנוכחית שלך מסומנת כמשימה שהושלמה. (אך עדיין לא סיימת. יוקצו לך שוב משימת סקירה לאחר ש- Anna תשלים את משימת השינוי.)

בינתיים, Anna מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

הודעה נשלחת כאשר נדרש שינוי בפריט

אנה יכולה לדעת לאחר מבט מהיר בשורה נושא (מספר 1 באיור) שהיא אינה הודעת איסוף משוב רגילה, אלא בקשה לשנות משהו לגבי הפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי שהתבקש בטקסט Change Requested of text (מספר 2).

Anna תבדוק את הפריט, תבצע את השינויים המבוקשים (או לא), ולאחר מכן תשמור את השינויים שלה (אם יש) ותבדוק שוב את הפריט. (זכור שאם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים ברגע ששינוי כלשהו נעשה בפריט, פעולה זו ת לגרום לזרימת העבודה להסתיים.)

לאחר מכן, אנה תטוס לדף 'מצב זרימת עבודה' ותפתח את משימת הבקשה לשינוי מהאזור 'משימות' שם.


טופס נשלח כאשר השינוי המבוקש הושלם

Anna מוסיפה כל מידע שהיא רוצה בשדה הערות ולאחר מכן לוחץ על שלח תגובה. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

  • הוא מסמן את משימת בקשת השינוי של אנה כמשימה שהושלמה.

  • היא מקצה לך משימת סקירה חדשה (עם ההערות של Anna שנוספו באזור הערות מאוחדות) ושולחת לך הודעה על משימה זו.

כעת תוכל להמשיך ולהשלים את הביקורות על הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות הללו מסומנות וגלויות במקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג באיור הבא.

היסטוריית זרימת עבודה מציגה פעולות מבקשת השינוי

הנה דיאגרמה של התהליך כולו.

תרשים זרימה עבור בקשת השינוי

החלק העליון של המקטע

9. להקצות מחדש את המשימה שלך למישהו אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצה מחדש משימה בטופס משימת זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס הקצאה מחדש של משימה

הסבר מספר אחת

להקצות מחדש משימה ל

הזן את השם או הכתובת של האדם שאליו ברצונך להקצות משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהתחיל את זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו - השאר שדה זה ריק.

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

ספק כל מידע שהאדם שאליו אתה מקצה את המשימה תצטרך להשלים את המשימה. (כל טקסט שתלהזין כאן יתווסף באזור הערות מאוחדות.)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

עשה אחד משלושת הדברים האלה:

  • כדי להשאיר את תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד    לחלוטין הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד    חדש הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות משך הזמן בשדה הבא. יחד, שני הערכים מזהים את התקופה לפני תאריך היעד של פעילות השינוי.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה 'משך חדש' כדי לזהות את התקופה לפני תאריך היעד של הפעילות. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה שלך מסומנתכמשימה שהושלמה , משימה חדשה מוקצית לאדם שאחראי כעת לפעילות, ונשלחת הודעת משימה.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט שהוקצה על-ידי בהודעה החדשה על המשימה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור המשימה המוקצית מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו מסומנים וגלויים במקטעים משימות והיסטוריה של הדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המשימה המוקצית מחדש

החלק העליון של המקטע

10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

יש תהליך מיוחד עבור כולל משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כ- Proxy עבור המשתתף החיצוני:

  1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצה ל המתאים בעמוד השני של טופס השיוך.

  2. זרימת העבודה למעשה מקצה את המשימה של המשתתף החיצוני לחבר האתר שמתחילה את זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה מתחילה באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף במקור את זרימת העבודה. אדם זה שעבורו המשימה מוקצית בפועל פועל כ- Proxy עבור המשתתף החיצוני.

  3. חבר אתר זה מקבל הודעת משימה, עם הוראות לשליחת עותק של הפריט לביקורות למשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, אשר יכול לפעול כהתראה שימושית או התראה מראש.)

  4. חבר האתר שאליו מוקצית המשימה למעשה שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.

  5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח בחזרה את התגובה שלו לחבר האתר.

  6. כאשר התגובה של המשתתף החיצוני מגיעה, חבר האתר משלים את המשימה במוצרי SharePoint בשם המשתתף החיצוני.

הנה דיאגרמה של התהליך.

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מקטע 'ניטור'

צג, התאמה או עצירה של זרימת עבודה פועלת של איסוף משוב

ניטור, התאמה או עצירה של זרימת עבודה פועלת של איסוף משוב

המיקום המרכזי שמנו ניתן לנטר, להתאים או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה של זרימת העבודה.

תחילה נראה לך כיצד להגיע לדף זה, לאחר מכן נראה לך כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, נראה לך שני עמודים אחרים בהם תוכל לקבל מידע נוסף אודות ניטור.

מקטעים במקטע זה

  1. מעבר לדף 'מצב זרימת עבודה'

  2. שימוש בדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לנטר את התקדמות זרימת העבודה

  3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

  4. שינוי משימות עתידיות (משימות שלא הוקצו עדיין)

  5. ביטול או סיום הפעלה של זרימת עבודה זו

  6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

  7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. מעבר לדף 'מצב זרימת עבודה'

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור מתבצע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם 'טיוטה של הערת מפתח' וזרימת העבודה היא אישור 3.

לחיצה על קישור מצב זרימת עבודה

הדף 'מצב זרימת עבודה' נפתח.

הערות: 

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילות מספר גדול של פריטים, באפשרותך להשתמש במיון ו/או בסינון כדי למצוא את הפריט שאתה מחפש במהירות רבה יותר. אם תגלה שאתה ממיין ו/או מסנן שוב ושוב באותו אופן, ייתכן שיהיה שימושי ליצור תצוגה מותאמת אישית שהפיכה לאוטומטית של סידור מסוים זה.

  • כדי להגיע לדף 'מצב זרימת עבודה', באפשרותך גם ללחוץ על הקישור הצג את המצב של זרימת עבודה זו בהודעת דואר אלקטרוני "הופעלה" או על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי שאתה מעוניין בו.

החלק העליון של המקטע

2. השתמש בדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לנטר את התקדמות זרימת העבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע בדף 'מצב זרימת עבודה', תמצא את שאלות הניטור שהסעיף עונה עליהן.

המקטע 'פרטי זרימת עבודה'

מקטע 'מידע זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות נענו:

  • מי להפעיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי הופעל מופע זה?

  • מתי התרחשה הפעולה האחרונה במופע זה?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

המקטע 'משימות'

אזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות נענו:

  • אילו פעילויות כבר נוצרו והוקצו, ומה המצב הנוכחי שלהן?

  • אילו פעילויות כבר הושלמו, ומה היתה התוצאה עבור כל אחת מפעילויות אלה?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצה?

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו הבאות לא יופיעו במקטע זה.

המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה'

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות נענו:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שמשימות שהסתיים תם והודעות על משימות שהסתיים תם לא יופיעו באזור זה.

החלק העליון של המקטע

3. שינוי פעילויות פעילות (פעילויות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי פעילויות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

  • שינוי משימה פעילה יחידה

  • שינוי כל המשימות הפעילות

שינוי משימה פעילה יחידה

הרשאות כדי לבצע כל שינוי במשימה בודדת שהוקצתה למישהו אחר מלבדך, עליך להיות בעל ההרשאה 'ניהול רשימות'. (הקבוצה 'בעלים' כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות. כך שניתן, לדוגמה, לקבל הרשאות המאפשרות לך להתחיל זרימת עבודה, אך לא לבצע שינויים במשימה של משתתף אחר.)

אם יש לך את ההרשאות הדרושות:

  1. בדף מצב זרימת עבודה, לחץ על כותרת המשימה ברשימה משימות.
    לחיצה על כותרת של משימה ברשימה

  2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את הפעילות, או כדי לבקש שינוי בפריט.

לקבלת הוראות מפורטות יותר אודות אופן השימוש בטופס המשימה, עיין במקטע COMPLETE במאמר זה.

שינוי כל המשימות הפעילות

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של כל מי שיש לו הרשאת 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם לאדם זה יש גם הרשאת ניהול רשימות. (שוב, הקבוצה בעלים כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות.)

  1. בדף מצב זרימת עבודה, באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של איסוף משוב.

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים שהוקצו להם כעת משימות בהפעלה זו.

    • משימות שכבר הושלמו או נמחקו, ומשימות עדיין לא הוקצו, לא יושפעו מהשינויים שתבצע בטופס זה.

    • אם ברצונך לבצע שינויים בפעילויות שלא הוקצו עדיין, עיין בסעיף הבא במקטע זה, שינוי משימות עתידיות.

      שינוי טופס עבור משימות פעילות

הסבר מספר אחת

משך לכל פעילות, יחידות משך זמן

כדי להשאיר את תאריך היעד הקיים    השאר את משך זמן לכל פעילות ריק ולא לבצע שינוי ביחידות משך זמן.

כדי להסיר את תאריך היעד כך שלא יהיה    אף אחד הקלד את המספר 0משך לכל פעילות.

כדי להעביר את תאריך היעד החוצה על-ידי הרחבת    משך הפעילות השתמש בשני שדות משך הזמן כדי לציין את המספר וסוג היחידות שברצונך להאריך את משך הזמן.

הסבר מספר שתיים

בקשה

כדי לשנות את טקסט    הבקשה בצע את השינויים הרצויים בתיבת הטקסט.

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס כפי שאתה רוצה, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנים.

החלק העליון של המקטע

4. שינוי משימות עתידיות (משימות עדיין לא הוקצו)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של כל מי שיש לו הרשאת 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם לאדם זה יש גם הרשאת ניהול רשימות. (שוב, הקבוצה בעלים כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות.)

  1. בדף מצב זרימת עבודה, באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור הוסף או עדכן סוקרים של איסוף משוב.

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על עדכן.

    הערה: משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

שינוי טופס עבור משימות עתידיות

הסבר מספר אחת

משתתפים, סדר, הרחב קבוצות

  • כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר המשימות    הוסף, הסר ו/או סדר מחדש את סדר שמות המשתתפים או הכתובות בשדה משתתפים.

  • כדי להסיר שלב שלם לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון הרחב קבוצות כדי לציין אם יש להקצות קבוצות תפוצה מפורטות לפעילות אחת בלבד עבור הקבוצה כולה או פעילות אחת לכל חבר.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשדות אלה, עיין במקטע תכנון ובקטע ADD המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

הסבר מספר שתיים

בקשה

  • כדי לשנות את טקסט    הבקשה בצע את השינויים הרצויים בטקסט בתיבה.

הסבר מספר שלוש

תאריך יעד עבור כל הפעילויות, משך לכל פעילות, יחידות משך זמן

  • כדי לשנות או להסיר את תאריך היעד    של לוח השנה מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן ספק תאריך יעד חדש או, כדי להסיר את תאריך היעד הספציפי לחלוטין, השאר את השדה ריק. (אלתקליד אפס בשדה זה. שדה זה חייב להכיל ערך תאריך לוח שנה או להיות ריק.)

  • כדי להשאיר את משך הזמן    הקיים ריק להשאיר את משך הפעילות ללא שינוי ביחידות משך זמן.

  • כדי להסיר את משך הזמן כך שלא יהיה    אף אחד הקלד את המספר 0משך לכל פעילות.

  • כדי להרחיב את משך    הפעילות השתמש בשני שדות המשכים כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שברצונך להאריך את משך הזמן. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריכי יעד ומשכי זמן, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס כפי שאתה רוצה, לחץ על אישור.

כל המשימות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שלך.

החלק העליון של המקטע

5. ביטול או סיום הפעלה של זרימת עבודה זו

יש שתי דרכים שבהן באפשרותך להפסיק מופע פועל של זרימת עבודה לפני השלמתו הרגילה:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'.

  • סיים זרימת עבודה זו    כל המשימות מבוטלות ונמחקות מהאזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, הם עדיין משתקפים באזור 'היסטוריית זרימת עבודה').

בצע הוראות עבור שתי השיטות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות הן ברשימת המשימות וגם בהיסטוריה)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של כל מי שיש לו הרשאת 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם לאדם זה יש גם הרשאת ניהול רשימות. (שוב, הקבוצה בעלים כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות.)

אם המופע הנוכחי של זרימת עבודה אינו נדרש עוד או מבוקש, ניתן להפסיק אותו.

  • בדף מצב זרימת עבודה, באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות איסוף המשוב.

כל המשימות הנוכחיות מבוטלות, וזרימת העבודה מסתיימת במצב 'מבוטל'. המשימות המבוטלות עדיין מפורטות הן באזור 'משימות' ובאזור 'היסטוריית זרימת עבודה'.

סיום (כל המשימות שנמחקו מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של כל מי שיש לו הרשאת 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם לאדם זה יש גם הרשאת ניהול רשימות. (שוב, הקבוצה בעלים כוללת את ההרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; הקבוצה 'חברים' והקבוצות 'מבקרים' קיימות.)

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ולא מגיבה, ניתן לסיים אותה.

  • בדף מצב זרימת עבודה, באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור סיים זרימת עבודה זו.

כל המשימות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מבוטלות ונמחקות מהאזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה', למרות שהן עדיין משתקפות באזור 'היסטוריית זרימת עבודה'. זרימת העבודה מסתיימת במצב 'בוטל'.

החלק העליון של המקטע

6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

בדף זרימות עבודה עבור כל פריט, תמצא רשימה של זרימות העבודה הפועלות כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים של רצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה, לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת זרימותעבודה פועלות, תמצא רשימה של מופעי זרימת עבודה הפועלים כעת בפריט.

הערה: שים לב כי מופעים מרובים של גירסה בודדת של זרימת עבודה אינם יכולים לפעול באותו פריט בו-זמנית. לדוגמה: נוספו שתי זרימות עבודה, שתיהן מבוססות על התבנית 'איסוף משוב'. אחד נקרא 'משוב תוכנית' והשני נקרא 'משוב תקציב'. בכל פריט אחד בכל פעם, מופע אחד של משוב תוכנית ומשוב תקציב יכול לפעול, אך לא שני מופעים של כל זרימת עבודה.

החלק העליון של המקטע

7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה מבוססות על כל תבנית זרימת עבודה קיימות כעת באוסף האתרים.

  • בין אם כל תבנית זרימת עבודה עצמה פעילה כעת או אינה פעילה באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה פועלות כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות סמל לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online מכן לחץ על אתר הגדרות.

  3. בדף אתר הגדרות, תחת ניהול אתר, לחץ על זרימות עבודה.

הדף זרימות עבודה נפתח ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זו הפעם הראשונה שגירסה זו של זרימת עבודה זו תרוץ, ייתכן שתרצה להשתמש בהוראות במקטע סקירה של מאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם זרימת העבודה מתפקדת כפי שתרצה.

החלק העליון של | ראש המאמר

סמל מושגי עבור הסעיף 'סקירה'

סקירת תוצאות זרימת העבודה של איסוף משוב ויצירה של דוחות

סקירת תוצאות זרימת העבודה של איסוף משוב ויצירה של דוחות

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, באפשרותך לסקור את האירועים שהוקלטו בהיסטוריה שלו. (באפשרותך לגשת אל הרשומה עבור כל מופע עד 60 יום לאחר השלמת המופע.)

חשוב: שים לב שהיסטוריית זרימת העבודה מסופקת לעיון בלתי רשמי בלבד. לא ניתן להשתמש בו עבור ביקורות רשמיות או לכל מטרה משפטית או משפטית אחרת.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

מקטעים במקטע זה

  1. סקירת אירועים במופע האחרון

  2. Access מופעים של עד 60 יום

  3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה ועד להפעלה חוזרת של אותה זרימת עבודה באותו פריט, ניתן לגשת אל ההיסטוריה של המופע האחרון מהרשימה או מהספריה.

כדי להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המופע העדכני ביותר של זרימת עבודה לפעול בכל פריט:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך שכותרתו טיוטה של Keynote וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחץ על קישור מצב זרימת עבודה

בדף 'מצב זרימת עבודה', המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' ממוקם בסמוך לחלק התחתון.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

החלק העליון של המקטע

2. Access היסטוריית מופעים של עד 60 יום

מה קורה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר הפעלת אותה זרימת עבודה שוב באותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 יום, בין שתי נקודות כניסה: הרשימה או הספריה או הודעת השלמת זרימת העבודה. (שישים יום הוא הזמן SharePoint היסטוריית המשימות עבור זרימות עבודה.)

מהרשימה או מהספריה

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים של רצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה, לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת זרימות עבודהשהושלמו, לחץ על השם או המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.

    רשימת זרימות עבודה שהושלמו בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה נפתח.

מתוך הודעת השלמת זרימת העבודה

  • פתח את הודעת השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה.


הודעה על השלמת זרימת העבודה עם סימון קישור היסטוריה הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור על כל הודעות ההשלמה, ייתכן שתרצה ליצור כלל Outlook. הגדר את הכלל כדי להעתיק את כל ההודעות הנכנסות שהטקסט הושלם בשורה נושא לתיקיה נפרדת משלהן. (ודא שכלל Outlook מעתיק את ההודעות הנכנסות ולא פשוט להזיז אותן, או שהן לא יופיעו גם בתיבת הדואר הנכנס שלך.) לקבלת מידע נוסף אודות יצירת כללי Outlook, עיין במאמר ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.

החלק העליון של המקטע

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מבצעת בדרך כלל - לאורך זמן ומופיעות מופעים מרובים - באפשרותך ליצור אחד משני דוחות מוגדרים מראש או שניים מהם:

  • דוח משך פעילות    השתמש הדוח כדי לראות ממוצעים של הזמן שנדרש להשלמת כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן כמה זמן נדרש להשלמת כל הפעלה או מופע של זרימת עבודה זו.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש הדוח כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או נתקלה בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בקישור מצב עמודה זרימת עבודה זו, לחץ על כל קישור מידע מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף מצב זרימת עבודה, תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג הדוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף התאמה אישית, השאר או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.

    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ מאפיין הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים ולסגור את תיבת הדו-שיח. (מאוחר יותר, כאשר תהיה מוכן להציג את הדוח, תמצא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך מתפקדת בדיוק כפי שאתה רוצה, אתה מוכן להתחיל להשתמש בה.

אם ברצונך לשנות משהו לגבי אופן העבודות, עיין במקטע Change במאמר זה.

החלק העליון של | ראש המאמר

גרפיקה מושגית עבור המקטע 'התאמה'

שינוי, הפיכת זרימת עבודה של איסוף משוב ללא זמינה או מחיקה

שינוי, הפיכת זרימת עבודה של איסוף משוב ללא זמינה או הסרה

לאחר הפעלת המופע הראשון של זרימת העבודה החדשה 'איסוף משוב' ובדיקות התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן קביעת התצורה של זרימת העבודה.

כמו כן, ייתכן שתרצה בזמנים שונים בעתיד לבצע שינויים נוספים בתצורה.

לבסוף, ייתכן ש בשלב מסוים תרצה להפוך את זרימת העבודה ללא זמינה לתקופה קצרה או ארוכה יותר, אך לא להסיר אותה – או שאתה עשוי, אכן, לבחור להסיר אותה לחלוטין.

מקטעים במקטע זה

  1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

  2. הפיכת זרימת עבודה ללא זמינה או הסרה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות עבור זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך ששימש במקור להוספתו.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה עשוי להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על זרימת הגדרות.

  4. בדף זרימת הגדרות, תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שברצונך לשנות הגדרות עבורה.

    הערה: אם זרימת העבודה 'איסוף משוב' הרצויה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת לסוג תוכן אחד בלבד. אילו זרימות עבודה מופיעות ברשימה זו נשלטות על-ידי הצג שיוכי זרימת עבודה של פקד סוג זה, הממוקם ממש מעל הרשימה. (עיין באיור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות אילו מהם מציגים את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שם זרימת העבודה.

  5. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע PLAN ובקטע ADD המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים)של מאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות סמל לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online מכן לחץ על אתר הגדרות.

  3. בדף אתר הגדרות, תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן אתר.

  4. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על שם סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על זרימת הגדרות.

  6. בדף זרימת הגדרות, תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שברצונך לשנות הגדרות עבורה.

  7. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע PLAN ובקטע ADD המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים)של מאמר זה.

החלק העליון של המקטע

2. הפיכת זרימת עבודה ללא זמינה או הסרה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה עשוי להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על זרימת הגדרות.

  4. בדף זרימת הגדרות, לחץ על הקישור הסר זרימת עבודה.
    הדף 'הגדרות זרימת עבודה' עם הקישור 'הסר זרימת עבודה' מוצג

  5. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפעיל מחדש או להסיר זרימות עבודה.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה הפועלת כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים הפועלים כעת של זרימת העבודה, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה כדי להפעיל מופעים חדשים. (פעולה זו הפיכה. כדי להפוך מחדש את זרימת העבודה לזמינה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מהרשימה או מהספריה לחלוטין. כל המופעים הפועלים מסתיימות באופן מיידי, עמודה עבור זרימת עבודה זו לא מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינההפיכה.)

החלק העליון של המקטע

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות סמל לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online מכן לחץ על אתר הגדרות.

  3. בדף אתר הגדרות, תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן אתר.

  4. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על שם סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות , לחץעל זרימת הגדרות.

  6. בדף זרימת הגדרות, לחץ על הקישור הסר זרימת עבודה.

  7. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפעיל מחדש או להסיר זרימות עבודה.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה הפועלת כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים הפועלים כעת של זרימת העבודה, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה כדי להפעיל מופעים חדשים. (פעולה זו הפיכה. כדי להפוך מחדש את זרימת העבודה לזמינה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מאוסף האתרים לחלוטין. כל המופעים הפועלים מסתיימות באופן מיידי, עמודה עבור זרימת עבודה זו לא מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זואינההפיכה.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע מחשב של זרימת העבודה כדי לבדוק שוב את ההשפעות של השינויים.

החלק העליון של המקטע

התאמה אישית נוספת

יש מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint אחרים.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס.

באפשרותך להשתמש בכל אחת מהתוכניות הבאות או בכל אחת מהתוכניות הבאות:

  • Microsoft Office SharePoint Designer 2013    התאם אישית טפסים, פעולות והתנהגויות של זרימת עבודה.

  • Microsoft Visual Studio    בנה פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network (MSDN).

החלק העליון של | ראש המאמר

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתה מרוצה מאיכות התרגום?
מה השפיע על החוויה שלך?

תודה על המשוב!

×