הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint הן תכונות שבהן ניתן להשתמש כדי להפוך את התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים, מה שהופך אותם לעקביים ויעילים יותר. באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של SharePoint איסוף משוב כדי לנתב מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים במוצרי sharepoint לאדם אחד או יותר עבור המשוב שלהם. ובאמצעות זרימת עבודה של SharePoint המטפלת בתהליך עבורך, יש לך יותר זמן לבצע את כל הדברים האחרים שעליך לבצע.

הערה: זרימות עבודה של SharePoint 2010 פרשו מאז ה-1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מדיירים קיימים ב-1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לבצע העברה ל-Power אוטומטיות או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישה של זרימת עבודה של SharePoint 2010.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על זרימות עבודה הכלולות ב-SharePoint.

חשוב: כברירת מחדל, זרימת העבודה של איסוף משוב אינה מופעלת ואינה מופיעה בתיבת הרשימה בחר תבנית זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותו לזמין לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותם ברמת אוסף האתרים.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטית

זרימות עבודה של SharePoint הן:

  • יעיל ועקבי    זרימת עבודה של איסוף משוב מנתבת באופן אוטומטי את המסמך או הפריט, מקצה משימות סקירה ועוקב אחר ההתקדמות שלו ושולחת תזכורות והודעות בעת הצורך. ניתן לנטר את הפעילות בזרימת עבודה ולכוונן אותה מתוך דף מצב מרכזי, וההיסטוריה של אירועים בהפעלת זרימת העבודה תישמר במשך 60 ימים לאחר השלמתה.

  • פחות עבודה עבורך    זרימת עבודה של איסוף משוב חוסכת לך ולעמיתיך זמן ובעיות, ובו מייעלת ומתקינה את תהליך המשוב.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה מאוד של זרימת העבודה של איסוף משוב.

דיאגרמה של זרימת עבודה פשוטה של איסוף משוב

עצות לשימוש במאמר זה

המידע במאמר זה מוצג בעשרה מקטעים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות להשגת המרב ממאמר זה

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לנטר ולשמור זרימות עבודה    אם אינך מכיר כבר את הפעילויות האלה, ייתכן שיהיה לך שימושי לעשות זאת באמצעות מאמר זה, מקטע לפי מקטע, בפעם הראשונה שתעצב ותוסיף זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע ואת פריסת המאמר, תוכל לעבור ישירות למקטע הדרוש לך בביקורי החזרה.

הערה בגרפיקה    תמונות מסך ודיאגרמות מושגית בסידרה זו של מאמרי זרימת עבודה מבוססות בדרך כלל על סוג זרימת עבודה של אישור. בכל מקום הנחוץ לבהירות מושגית או הדרכה, עם זאת, תמונות ודיאגרמות במאמר זה הותאמו אישית עבור זרימות עבודה של איסוף משוב.

מילה לגבי הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס מקטעים נבחרים בלבד, ודא שרק מקטעים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (בנוסף, אם ברצונך לכלול את הגרפיקה המלאה בעותק המודפס, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך).

ומילה לגבי חיפוש    לפני שתחפש טקסט או מונח במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבהם ברצונך לבצע חיפוש מורחבים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

סמל מושגי עבור המקטע 'קבלת מידע נוסף'

למד עוד אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

למד עוד אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

זרימת עבודה של איסוף משוב היא תכונה של SharePoint המנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסן ברשימה או בספריה של SharePoint לאדם אחד או יותר עבור המשוב שלהם. זרימת העבודה מתבצעת באופן אוטומטי, מייעל ומתקנן את התהליך כולו.

פריט ניתוב של זרימת עבודה למשתתפים

זרימת העבודה הבסיסית ' איסוף משוב ' הכלולה בפונקציות מוצרי SharePoint כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות של איסוף משוב לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה הבסיסית ' איסוף משוב ', שכל אחת מהן מתמחה בעבודה מקצועית משלה, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

מקטעים במקטע זה

  1. מה ניתן לעשות עבורי זרימת עבודה של איסוף משוב?

  2. מה לא ניתן לעשות זרימת עבודה של איסוף משוב?

  3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

  4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

1. מה ניתן לעשות עבורי זרימת עבודה של איסוף משוב?

  • כאשר אתה מוסיף תחילה זרימת עבודה של איסוף משוב לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, באפשרותך לציין כמה משתתפים לכלול, ולציין אם הפעילויות שלהם מוקצות אחת אחרי השניה (באופן טורי) או כולן בו (במקביל). באפשרותך גם להחליט אם לחלק את משימות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את הזמן המותר עבור כל פעילות שברצונך להשלים. ובכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני בפריט, באפשרותך לשנות הגדרות אלה.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף יבחר בין כמה תגובות אפשריות: כדי לשלוח משוב לגבי הפריט, כדי לבקש שינוי בפריט, כדי להקצות מחדש את המשימה, או כדי למחוק את המשימה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך לנטר את ההתקדמות ולערוך התאמות (במידת הצורך) מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית אחת.

  • עבור 60 ימים לאחר השלמת זרימת העבודה, רשימת כל אירועי זרימת העבודה שהתרחשו במהלך הפעלה זו (או מופעזה) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף ' מצב זרימת עבודה ', עבור הפניה בלתי פורמלית.

לראש המקטע

2. מה לא ניתן לעשות זרימת עבודה של איסוף משוב?

זרימת העבודה של איסוף משוב אינה מיועדת לאיסוף אישורים ודחיות עבור פריט, או כדי לשלוט בפרסום באינטרנט עבור אתר אינטרנט. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מאשרים או דוחים את הפריט שהוא סוקר, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של אישור, בסעיף למידע נוסף .

בנוסף, זרימות עבודה של איסוף משוב אינן מיועדות לאיסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי לאסוף חתימות במסמך Microsoft Word, חוברת עבודה של Microsoft Excel או טופס Microsoft InfoPath, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות, בסעיף למידע נוסף .

לקבלת מידע נוסף על האופן שבו באפשרותך להשתמש בMicrosoft Office SharePoint Designer 2013 כדי להתאים אישית את כל זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint, עיין במערכת העזרה של Network SOFTWARE Developer Network (MSDN).

לראש המקטע

3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

כדי להוסיף    זרימת עבודה כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' מבקרים ' אינם מופיעים.)

כדי להפעיל    זרימת עבודה גם כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' בעלים ' מכילים את ההרשאה ' עריכת פריטים ' כברירת מחדל; הקבוצה ' מבקרים ' אינה מתבקשת.)

לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כדי שניתן יהיה להפעיל אותן רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '. (כדי לעשות זאת, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו , בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

לראש המקטע

4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

אלה הם השלבים הבסיסיים:

  • לפני שזרימת העבודה פועלת (תוכנית, הוספה, התחלה)   
    לפני שתוסיף זרימת עבודה, תתכנן היכן ברצונך להוסיף אותה (עבור רשימה או ספריה אחת, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת הפרטים של אופן הפעולה שלהם. לאחר שהוספת וקבעת את התצורה של זרימת העבודה, כל אדם עם ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה בפריט ספציפי. ניתן גם להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי. ניתן להפעיל את ההפעלה האוטומטית בהתבסס על אחד משני האירועים המפעילים או את שניהם: כאשר פריט כלשהו נוסף לרשימה או שנוצר ברשימה או בספריה, או כאשר פריט כלשהו ברשימה או בספריה משתנה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת (השלמה, ניטור, התאמה)   
    כאשר זרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים משלימים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות למשתתפים שאינם עומדים בתאריכי היעד של הפעילות. בינתיים, ניתן לנטר את ההתקדמות של זרימת העבודה מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית עבור מופע ספציפי זה של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות לזרימת העבודה בזמן שהיא מופעלת מאותו עמוד; ובמידת הצורך, ניתן לבטל את זרימת העבודה או לסיים אותה משם.

  • לאחר שזרימת העבודה פועלת (סקירה, דוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של ההפעלה (או המופע) עבור עד 60 ימים בדף ' מצב זרימת עבודה '. מאותו עמוד, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים של גירסת זרימת עבודה זו. לבסוף, אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה של פונקציות זרימת העבודה, באפשרותך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר הוספת את זרימת העבודה בפעם הראשונה.

תרשים הזרימה הבא ממחיש שלבים אלה מנקודת המבט של האדם המוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

מה השלב הבא?

לפני שתתכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, סקור תחילה את המקטע אפשר במאמר זה ולאחר מכן עבור למקטע תוכנית .

לראש המקטע | לראש המאמר


סמל הרחבה עבור המקטע 'אפשר'

אפשר משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט

אפשר משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט

שתי השאלות הבאות יכולות לעזור לך להגיע להחלטה בסיסית אחת לגבי זרימת העבודה שלך:

  • האם המשתתפים רשאים לשלוח משוב רק בשדה ' הערות ' בטופס המשימה, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו?

  • אם המשתתפים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, האם הם עושים זאת בסביבה שיתופית , שבה כמה משתתפים יכולים לערוך את המסמך בו, או האם כל משתתף מוצא את המסמך ומקבל זכויות עריכה בלבד למשך הסקירה שלהם?

להלן דיאגרמה שעשויה לסייע בהבהרת חלופות אלה.

מצבים שונים שבהן ניתן לאפשר ולספק משוב

כאשר תמשיך לקרוא, זכור נקודות אלה:

  • לא ניתן להפעיל זרימת עבודה בפריט שהוצא כעת.

  • סוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לביטול זרימת העבודה באופן מיידי אם כל שינוי מתבצע בפריט שנסקרו.

  • באפשרותך להוסיף רק שינויים מסומנים והערות בפריט כאשר הוא פתוח בגירסה המותקנת של התוכנית שבה היא נוצרה, ולא כאשר היא פתוחה בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

מקטעים במקטע זה

  1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

  2. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסה שיתופית)

  3. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (בגירסה הבלעדית של access)

1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

להסדר זה יש את היתרון של היותה הפשוטה ביותר בצורה מכנית. למשתתפים יש רק שתי דרכים להציע שינויים, שניהם כרוכים בטופס המשימה:

  • שליחת הערות.

  • בקש לבצע שינוי בפריט בזמן שזרימת העבודה עדיין פועלת.

החיסרון העיקרי, כמובן, הוא שהמשתתפים אינם יכולים לציין שינויים ספציפיים ישירות בפריט. ככל שתגדיל את מספר השינויים המוצעים, סביר להניח שהמשתתפים שלך ירצו לפעול ישירות בפריט.

הערה לגבי הגנה על פריטים מפני שינויים    הדרך הפשוטה ביותר לוודא שהמשתתפים אינםמבצע שינויים בפריט עצמו היא לבדוק את הפריט למשך הזמן של ההפעלה. אך כאשר אנו מדברים על הדרך הקלה לחזור, זרימות עבודה אינן יכולות להתחיל לעבוד על פריט כלשהו שהוצא.

קיימות שתי דרכים לעקוף את הבעיה:

  • באפשרותך להמתין עד שזרימת העבודה תתחיל ולאחר מכן לסמן את הפריט למשך הזמן של ההפעלה. (אם זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, ודא שאתה מופיע בשדה עותק בעמוד השני של טופס השיוך. לאחר מכן, כאשר תקבל הודעה על כך שזרימת העבודה החלה על פריט, בדוק את הפריט.) מגבלה אחת של שיטה זו היא שאין זרימת עבודה אחרת שתוכל להתחיל באותו פריט בזמן שהוצאת אותו.

  • לחלופין, באפשרותך להשאיר את הפריט מוכנס, אך לוודא שהמשתתפים יודעים שחשוב שלא להוציא את הפריט ולא לבצע בו שינויים. זהו רעיון טוב, כמובן, לכלול הוראה זו בין ההערות שאתה כולל בהודעות הפעילות. אם המשתתפים שלך חדשים לאיסוף זרימות עבודה של משוב, ייתכן שיהיה זה רעיון טוב להפוך את הנקודה לבהירה עוד יותר – על-ידי שליחת דואר אלקטרוני נפרד לפני שזרימת העבודה תופעל, ייתכן, או על-ידי דיבור עם המשתתפים שלך באופן אישי.

לראש המקטע

2. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסה שיתופית)

סידור זה משאיר את הפריט זמין לכל המשתתפים בכל עת. אף אחד לא צריך להמתין שמישהו אחר יסיים את הסקירה שלו לפני שהוא מתחיל בעצמו. גמישות זו הופכת לאפשרית על-ידי תכונות שיתוף הפעולה במוצרי SharePoint.

רק ודא שהמשתתפים שלך יודעים שעליהם לבצע את הפעולות הבאות:

  • השאר את הפריט מוכנס בזמן שהם מבצע את השינויים שלהם.

  • פתח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה היא נוצרה, ולא בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

  • הפעלת מעקב אחר שינויים לפני ביצוע שינויים כלשהם או הוספת הערות.

  • שמור את השינויים שלהם בשרת.

זכור שסוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לביטול זרימת העבודה באופן מיידי אם כל שינוי מתבצע בפריט שנסקרו. אם אפשרות זו נבחרה, בפעם הראשונה שמשתתף כלשהו שומר שינויים בפריט – אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות-זרימת העבודה תבוטל באופן מיידי.

כמו כן, אם בכוונתך לאפשר שינויים בפריט עצמו, ודא שבהגדרות ניהול הגירסאות עבור הרשימה או הספריה, דרושות הוצאה של מסמכים לפני שניתן לערוךאותם מוגדרים כלא.

לראש המקטע

3. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (בגירסה הבלעדית של access)

בהסדר זה, רק משתתף אחד מורשה להוציא את הפריט ולבצע בו שינויים בכל פעם:

  • אם המשימות בזרימת העבודה מוקצות אחת בכל פעם (באופן טורי), סביר להניח שלא תהיה בעיה.

  • אם המשימות מוקצות בבת אחת (במקביל), ייתכן שהמשתתפים יצטרכו לעתים להמתין לגישה לפריט בזמן שמשתתף אחר מסיים לעבוד עליו.

מאחר שזרימת העבודה אינה יכולה להתחיל בפריט כאשר הפריט הוצא, עליך לוודא שפריטים מוכנסים לפני הפעלת זרימת עבודה זו.

הודע למשתתפים שעליהם לבצע את הפעולות הבאות:

  • סמן את הפריט לפני פתיחתו.

  • פתח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה היא נוצרה, ולא בגירסת יישום אינטרנט של תוכנית זו.

  • הפעלת מעקב אחר שינויים לפני ביצוע שינויים כלשהם או הוספת הערות.

  • שמור את השינויים שלהם בשרת ובדוק את הפריט בחזרה ברגע שהוא מסיים לעבוד איתו.

שוב, זכור כי סוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לביטול זרימת העבודה באופן מיידי אם כל שינוי מתבצע בפריט שנסקרו. אם אפשרות זו נבחרה, בפעם הראשונה שמשתתף כלשהו שומר שינויים בפריט – אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות-זרימת העבודה תבוטל באופן מיידי.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן לתכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, עבור למקטע תכנון במאמר זה.

לראש המקטע | לראש המאמר


סמל מושגי עבור המקטע 'תכנון'

תכנון זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

תכנון זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

במקטע זה, אנו מזהים את ההחלטות שעליך לקבל ואת המידע שעליך לאסוף לפני הוספת גירסה של זרימת העבודה של איסוף משוב.

אם אתה כבר מכיר את האופן שבו ניתן להוסיף סוג זה של זרימת עבודה ואתה זקוק לתזכורת לגבי השלבים הספציפיים, באפשרותך לעבור ישירות למקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

מקטעים במקטע זה

  1. תבניות וגירסאות

  2. היכרות עם טופס השיוך

  3. שתיים עשר שאלות לענות עליהן

1. תבניות וגירסאות

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint פועלות כתבניות בסיס שבהן זרימות העבודה הספציפיות והיחידות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך מבוססות.

בכל פעם שתוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב, לדוגמה, אתה למעשה מוסיף גירסה של תבנית זרימת העבודה ' איסוף משוב כללי '. אתה מעניק לכל גירסה שם והגדרות משלה, שאתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה מסוימת זו. בדרך זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, את כל הגירסאות בהתבסס על תבנית הבסיס של זרימת העבודה של איסוף משוב, אך כל גירסה בשם והמותאמת אישית עבור הדרך הספציפית שבה תשתמש בה.

באיור זה, שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה של אישור נוספו — אחת עבור כל סוגי התוכן בספריה בודדת, אחת עבור סוג תוכן יחיד בספריה אחת, ואחת עבור סוג תוכן יחיד באוסף אתריםשלם.

שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה אישור

לראש המקטע

2. הצגת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסה חדשה של זרימת עבודה המבוססת על אחת מתבניות זרימת העבודה הכלולות, עליך למלא טופס שיוך כדי לציין את האופן שבו ברצונך שהגירסה החדשה תפעל.

במקטע הבא, תוכל למצוא רשימה של שאלות שיכינו אותך כדי להשלים את טופס השיוך. תחילה, בכל זאת, קח רגע או שניים כדי להסתכל על הטופס והשדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

הדף הראשון של טופס האתחול

העמוד השני של טופס השיוך

הדף השני של טופס השיוך עם שדות טופס האתחול שזוהו

הערה: השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, המוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותה שם עבור הפעלה בודדת זו.

לראש המקטע

3. שתיים עשר השאלות לתשובה

ברגע שתקבל את התשובות לכל השאלות במקטע זה, תהיה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

  1. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

  2. רשימה או ספריה אחת, או את אוסף האתרים כולו? ו סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

  3. מהו שם טוב?

  4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

  5. כיצד (ומתי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

  6. האם סוגי תוכן שיורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

  7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

  8. איזה מידע נוסף דרוש למשתתפים?

  9. משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט?

  10. מתי יש להגיש משימות?

  11. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?

  12. מי צריך לקבל הודעה?

01. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

מאמר זה נוגע לתבנית זרימת העבודה שמופיעה בתפריט כאיסוף משוב – SharePoint 2010. אם אינך בטוח שסוג זרימת עבודה זה הוא הבחירה הטובה ביותר עבורך, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה. לקבלת מידע נוסף על תבניות זרימת העבודה האחרות הזמינות, עיין במאמר, אודות זרימות העבודה הכלולות ב-SharePoint, בסעיף למידע נוסף .

לראש המקטע

02. רשימה או ספריה אחת, או את אוסף האתרים כולו? ו סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

באפשרותך להגדיר את הגירסה החדשה של זרימת העבודה ' איסוף משוב ' זמינה ברשימה או בספריה אחת בלבד, או לאפשר לה להיות זמינה בכל אוסף האתרים כולו.

  • אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה אחת, באפשרותך להגדיר אותה לפעול בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם תוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו , עליך להגדיר אותה כך שתפעל בסוג תוכן של אתר יחיד בלבד.

3 דרכים להוספת מפת אוסף האתרים

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסנים ברשימה או בספריה של SharePoint שייכים לסוג תוכןאחד או אחר. סוג תוכן יכול להיות בסיסי וכללי כגיליון אלקטרוני שלמסמך או Excel, או כגון מפרט מיוחד של חוזה משפטי או עיצוב מוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך להתאים אישית אלה ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך.

לראש המקטע

03. מהו שם טוב?

תן לגירסה של זרימת העבודה שם:

  • מציין בבירור למה הוא משמש.

  • מבדיל אותה בבירור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

תאר לעצמך שאתה חבר בקבוצה של עורכים. הקבוצה שלך רוצה להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של איסוף משוב:

  • תפעיל את זרימת העבודה הראשונה בכל מסמך שנשלח על-ידי חבר בקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב רק ממנהלmanager הקבוצה שלך.

  • תפעיל את זרימת העבודה השניה בכל מסמך שנשלח על-ידי אנשים מחוץ לקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב מכלחבר בקבוצה שלך.

אתה עשוי להכנות לזרימת העבודה הראשונה בתוך משוב שליחה והשני מחוץ לתור משוב שליחה.

עצה: כרגיל, מומלץ לקבוע מוסכמות עקביות למתן שמות, ולוודא שכל המעורבים בזרימות העבודה שלך מכירים את המוסכמות האלה.

לראש המקטע

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה שלך ברשימת המשימות המוגדרת כברירת מחדל של האתר וברשימת ההיסטוריה, להשתמש ברשימות קיימות אחרות , או לבקש רשימות חדשות עבור זרימת עבודה זו בלבד.

  • אם האתר שלך כולל זרימות עבודה רבות, או אם זרימות עבודה מסוימות כוללות משימות רבות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות באורך ארוך הוא אחד הדברים שיכולים להאט את הביצועים. היא מהירה וקלה יותר עבור המערכת כדי לשמור על כמה רשימות קצרות יותר מאשר אחת ארוכה מאוד.)

  • אם המשימות וההיסטוריה של זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או סודיים שברצונך להפריד מהרשימות כלליות, עליך לציין בוודאות שברצונך להפריד רשימות חדשות עבור זרימת עבודה זו. (לאחר הוספת זרימת העבודה, ודא שהרשאות מתאימות מוגדרות עבור הרשימות החדשות).

לראש המקטע

05. כיצד (ומתי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

ניתן להגדיר זרימת עבודה כך שתופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • בעת הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב באופן ידני במסמך או פריט ספציפי, טופס אחר, טופס האתחולמוצג. טופס האתחול מכיל את רוב ההגדרות מהעמוד השני של טופס השיוך . בדרך זו, אם האדם שמפעיל את זרימת העבודה מעוניין לשנות הגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יכול לעשות זאת לפני שתלחץ על התחל.

  • עם התחלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, כך שהגדרות ברירת המחדל שצוינו בטופס השיוך ישמשו ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית לבין הפעלה אוטומטית.

השוואת טפסים להפעלה ידנית ולהפעלה אוטומטית

כל השינויים שתבצע בטופס האתחול יוחלו רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את ההגדרות הקבועות, המוגדרות כברירת מחדל של זרימת העבודה, עליך לערוך את טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר במקטע שינוי של מאמר זה.

הפעלה ידנית

אם תאפשר הפעלה ידנית, כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות יוכל להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט זכאי בכל עת.

היתרונות של התחלה ידנית הם שאתה והעמיתים שלך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק מתי ואם תבחר, ושבכל פעם שתפעיל אותה תהיה לך הזדמנות לשנות הגדרות מסוימות באמצעות טופס האתחול.

דוגמה מהירה    אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה שלך רק על פריטים המיוצרים על-ידי סופר מחוץ לצוות שלך, ולאחר מכן הפעלת היישום באופן ידני תאפשר לו לפעול באופן אוטומטי על פריטים שחוברו על-ידך ועם חברי הצוות שלך. (פתרון חלופי: שמור רשימה או ספריה אחת עבור פריטים מעורכים בצוות שלך, ורשימה או ספריה נפרדת עבור פריטים מכל העורכים האחרים. בדרך זו, באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימת המחברים החיצוניים.)

החיסרון העיקרי של התחלה ידנית הוא שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שהוא מתאים.

הפעלה אוטומטית

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי על-ידי אחד מהאירועים הבאים או כל אחד מהם:

  • פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה.

  • פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של התחלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא פועלת בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

דוגמה מהירה    תאר לעצמך שרואת החשבון של הארגון שלך צריכה לסקור כל תקציב שמועלה או נוצר בספריית התקציבים שלך. באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב לספריה זו ולציין את רואה החשבון שלך כמשתתף היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי בכל פעם שפריט חדש נוסף ל ("נוצר ב") ברשימה. בדרך זו, רואה החשבון שלך יהיה מעודכן תמיד.

שני חסרונות להפעלה אוטומטית:

  • לא ניתן להפסיק את ההפעלה של זרימת העבודה בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

  • לא ניתן לשנות הגדרות בתחילת מופע בודד.

לראש המקטע

06. האם סוגי תוכן שיורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך האפשרות להוסיף גם את זרימת העבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים היורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה. (אם אתה מוסיף זרימת עבודה עבור רשימה או ספריה אחת, אפשרות זו לא תופיע בטופס השיוך.)

הערות

  • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

לראש המקטע

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני עבור כל אדם שאליו יוקצו משימות סקירה.

שלב אחד או שלבים מרובים    ? באפשרותך לבחור לבצע שלב אחד בלבד של משימות סקירה, או כדי לקבל שלבים מרובים. אם יש לך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו אחד אחרי השני.

סקירות מקבילות או סקירות טוריות    ? עבור המשתתפים בשלב אחד, באפשרותך לבחור להקצות את משימות הסקירה שלו בו (באופן מקבילי) או כדי להקצות את משימות הסקירה שלהם אחת אחרי השניה (באופן טורי) בסדר שאתה מציין. האפשרות הטורית יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, להגדיר את זרימת העבודה להסתיים לאחר הדחייה הראשונה – או אם ברצונך שהמשתתפים יוכלו להסתכל על הערות ממשתתפים קודמים כחלק מההקשר של הביקורות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של שלבים מרובים וסקירות טוריות:

תאר לעצמך שפרנק מוסיף זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב. הוא מעוניין שחבריו לעבודה של אנה ושון יבדקו כל פריט תחילה, לפני שהוא יסקור אותו. בדרך זו, הוא יוכל לראות את ההערות שלו לפני שהוא יתחיל סקירה משלו. פרנק יכול להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית    , פרנק מגדיר סקירה טורית של שלב אחד שבה משתתפים אנה ושון הם שני המשתתפים הראשונים והוא השלישי.
    בהסדר זה, אנה צריכה לשלוח את המשוב שלה לפני הקצאת הפעילות של שון; ולאחר מכן שון חייב לשלוח את המשוב שלה לפני הקצאת הפעילות של פרנק.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה הטורית בשלב אחד.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב טורי

  • על-ידי שימוש בשני    שלבים אם פרנק מעוניין שאנה ושון ישלחו את הביקורות שלהם בו, כך ששון לא יצטרך להמתין עד שאנה תסיים לפני שתוכל להתחיל, הוא יוכל להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: השלב המקבילי הראשון לסקירות של אנה ושון בלבד. אם השלב הראשון אינו מושלם, השלב השני אינו מופעל.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה המקבילית של שני השלבים.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב מקבילי

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

זרימת עבודה טורית וזרימת עבודה בעלת שני שלבים זו לצד זו

משתתפים חיצוניים    קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כשרת proxy עבור המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה, או אחת לכל חבר בקבוצה?    אם אתה כולל כתובת קבוצה או רשימת תפוצה בין משתתפי זרימת העבודה שלך, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה תקצה משימה אחת לכל חבר בקבוצה, או להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה כולה (אך עדיין לשלוח הודעה על משימה בודדת זו לכל חבר). כאשר רק משימה אחת מוקצית לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו. (תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

לראש המקטע

08. איזה מידע נוסף דרושים למשתתפים?

קיים שדה טקסט בטופס השיוך שבו באפשרותך לספק הוראות, פרטים אודות דרישות, משאבים וכן הלאה.

שאלות שעשויות להיות כתובות בשדה טקסט זה:

  • אם למשתתפים יש קשיים או שאלות, למי עליהם לפנות?

  • האם בודקים יכולים לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט itself?

  • אם הבודקים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, האם הם צריכים להוציא את הפריט לפני ביצוע שינויים, או להשאיר אותו מוכנס כדי שבודקים מרובים יוכלו לעבוד עליו בו?

  • אם זרימת העבודה שלך תקצה משימה אחת בלבד לכל קבוצה או רשימת תפוצה, ציין כאן שחבר בודד מכל קבוצה כזו אמור לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. בדרך זו, חברים אחרים בקבוצה אינם מבזבזים זמן על-ידי התחלת אותה פעילות. (תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

לראש המקטע

09. משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט?

יש כמה שיקולים הקשורים לשאלה חשובה זו. אם טרם עשית זאת כבר, פתח וקרא את המקטע אפשר במאמר זה לקבלת מידע נוסף.

לראש המקטע

10. מתי משימות היעד?

באפשרותך לציין מתי משימות זרימת העבודה אמורות להיות באחת משתי הדרכים הבאות:

לפי תאריך לוח שנה    באפשרותך לציין תאריך בודד בלוח השנה שלפיו מגיעים כל הפעילויות.

  • אם תגדיר את זרימת העבודה שלך לפעול באופן אוטומטי , בדרך כלל לאתצטרךלהשתמש באפשרות זו. הסיבה לכך היא שערך התאריך שאתה מציין אינו מכוונן את עצמו באופן אוטומטי ביחס לתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי.

לפי משך הפעילות    באפשרותך לציין מספר ימים, שבועות או חודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות, החל ממועד ההקצאה של פעילות זו.

  • תאריך יעד ללוח שנה עוקף משך פעילות שצוין. כלומר: אם היום הוא 10 ביוני, והיום אני מוקצה לפעילות הכוללת משך של שלושה ימים, אך הפעילות כוללת גם תאריך יעד ללוח שנה של 11 ביוני, המשימה אמורה לנבוע מ-11 ביוני (תאריך היעד של לוח השנה) ולא ב-13 ביוני (היום האחרון של משך שלושה ימים)

לראש המקטע

11. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?

כדי למנוע זמן מבוזבז על סקירות מיותרות, באפשרותך לבחור לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם כל שינוי מתבצע בפריט.

אם תבחר באפשרות זו, המשתתפים יוכלו לספק משוב רק בטפסי המשימה שלהם. כלומר, לא ניתן להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, מכיוון שהוא משנה את הפריט, שיאפשר ביטול זרימת העבודה. אם תבחר באפשרות זו, הקפד לכלול הערה בשדה בקשה , ולהורות למשתתפים לא לבצע שינויים ישירות בפריט לסקירה.

הערה: זרימת עבודה אינה יכולה להתחיל בפריט שהוצא כעת. לאחר שזרימת העבודה מתחילה ניתן להוציא את הפריט לסקירה, כדי להגן עליו מפני שינויים. (למרות שהפריט הוצא, אך לא ניתן להפעיל אותה זרימת עבודה אחרת.)

לראש המקטע

12. מי צריך לקבל הודעה?

בשדה עותק , בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה החדשה של איסוף משוב לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, עבור אל המקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוספה'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

הוספת זרימת עבודה
של איסוף משוב (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שתצטרך לסקור את המקטעים הקודמים ' למד', ' אפשר' ותכנן מאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

לראש המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שעבורן ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', ציין סוג תוכן יחיד שזרימת העבודה תפעל או כולה (עבור כל סוגי התוכן) ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.
    הוספת דף זרימת עבודה עם האפשרויות 'כל סוגי התוכן' ו'הוספת זרימת עבודה' מוצגות

  5. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

הדף הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

סוג תוכן

שמור את בחירת ברירת המחדל כולה, או בחר סוג תוכן ספציפי.

הסבר מספר שתיים

זרימת עבודה

בחר את התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010 .

הערה: אם התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

הסבר מספר שלוש

Name

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשי רשימה או ספריה זו.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על משימות (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר חמש

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בטופס זה הן באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    הערה: מוצרי SharePoint מציגים לך את האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך — מספרים אחד עד שבעה באיור הבא, מתוך הקצאה ל - CC -בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כדי שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה רק באותו מופע אחד.

הדף השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה ל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

  • כדילהקצות משימה אחתבלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

קשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

  • איש קשר לשאלות ולבעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע אפשר מאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות יחידות שהוקצו לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות.
    תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

  • אם זרימת עבודה זו מופעלת באופן אוטומטי, מומלץ להשאיר את תאריך היעד עבור השדה ' כל הפעילויות ' ריקה ולהשתמש בשני שדות המשך בלבד כדי לשלוט בתאריך היעד. באפשרותך תמיד לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

הסבר מספר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תופסק ותבוטל ברגע שיבוצע שינוי כלשהו בפריט שמתבצע סקירה, בחר באפשרות זו.

זכור שאם תבחר באפשרות זו, בודקים לא יוכלו להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מוצרי SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע התחלה במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוספה'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור אוסף אתרים שלם)

הוספת זרימת עבודה
של איסוף משוב (עבור אוסף אתרים שלם)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שתצטרך לסקור את המקטעים הקודמים ' למד', ' אפשר' ותכנן מאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור האתר שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל של SharePoint מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

לראש המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא על דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה: יש להוסיף זרימת עבודה שנוספה לאוסף האתרים כולו עבור פריטים מסוג תוכן יחיד בלבד.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה .
      הוספת קישור זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

הדף הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

זרימת עבודה

בחר את התבנית אישור – SharePoint 2013 .

הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2013 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל המערכת של SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותו עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

הסבר מספר שתיים

Name

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים באוסף אתרים זה.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על משימות (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר חמש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שש

עדכון סוגי תוכן של רשימה ואתר?

ציין אם יש להוסיף זרימת עבודה זו ל-(משויכת ל) כל סוגי תוכן האתר והרשימה האחרים היורשים מסוג תוכן זה .

  • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מוגדרות באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    הערה: מוצרי SharePoint מציגים לך את האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך — מספרים אחד עד שבעה באיור הבא, מבודקים באמצעות CC — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כדי שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה בלבד למופע אחד זה.

הדף השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה ל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות בשלב זה אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

קשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

  • איש קשר לשאלות ולבעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע אפשר מאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות יחידות שהוקצו לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות.
    תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

  • אם זרימת עבודה זו מופעלת באופן אוטומטי, מומלץ להשאיר את תאריך היעד עבור השדה ' כל הפעילויות ' ריקה ולהשתמש בשני שדות המשך בלבד כדי לשלוט בתאריך היעד. באפשרותך תמיד לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

הסבר מספר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תופסק ותבוטל ברגע שיבוצע שינוי כלשהו בפריט שמתבצע סקירה, בחר באפשרות זו.

זכור שאם תבחר באפשרות זו, בודקים לא יוכלו להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מוצרי SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע התחלה במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הפעלה'

הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב

הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב

ניתן להגדיר זרימת עבודה כך שתופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הנחוצות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שמתרחשת מאורע של הגורם המפעיל – כלומר, בכל פעם שפריט נוסף לרשימה או לספריה ו/או בכל פעם שפריט כלשהו נמצא ברשימה משתנה באופן כלשהו.
    (האירוע או האירועים המפעילים מצוינים בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך ההוספה והקביעת התצורה המקוריים של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

הערה: לא ניתן להפעיל זרימת עבודה בפריט כלשהו שהוצאה כעת. (ניתן להוציא פריט לאחר שזרימת עבודה הופעלה עליו; אך לאחר מכן, לא ניתן להפעיל זרימות עבודה נוספות על פריט זה עד לבדיקה חוזרת.)

מקטעים במקטע זה

  1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

  2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

  3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית Microsoft Office

1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

אם זרימת העבודה מוגדרת לפעול באופן אוטומטי, ולאחר מכן, בכל פעם שיתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה תפעל על הפריט שהפעיל אותה.

כאשר היא מופעלת, זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל הקצאה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות התחלה (הנבדלות מהודעות הפעילות) לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור ולכל מי שמופיע בשדה עותק של העמוד השני של טופס השיוך.

הערה: כאשר זרימת עבודה חדשה שתופעל באופן אוטומטי מתווספת לראשונה, תאריך היעד של השדה ' כל הפעילויות ' (בעמוד השני של טופס השיוך) אמור להיות ריק בדרך כלל, מכיוון שכל ערך תאריך מפורש שצוין שם אינו מכוונן את עצמו באופן אוטומטי ביחס לתאריך שבו זרימת העבודה מתחילה בכל פעם. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

לראש המקטע

2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

הערה בנושא הרשאות    בדרך כלל, עליך להיות בעל הרשאת ' עריכת פריטים ' כדי להפעיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, הקבוצה ' חברים ' וקבוצת הבעלים הם בעלי הרשאה זו, אך הקבוצה ' מבקרים ' אינה מקבלת. עם זאת, בעלים יכול גם לבחור, בבסיס זרימת עבודה-לפי-זרימת עבודה, כדי לדרוש את ההרשאה ' ניהול רשימות ' עבור אנשים שמפעילים את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים יכולים למעשה לציין שרק הם ובעלים אחרים יכולים להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה.

שני מקומות שבהם יש להתחיל

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מאחד משני מקומות:

  • מתוך הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן

  • מתוך הפריט עצמו, נפתח בתוכנית Microsoft Office שבה היא נוצרה. (שים לב שזוהי חייבת להיות התוכנית המלאה, המותקנת ולא גירסת יישום אינטרנט.)

שני המקטעים הנותרים במקטע זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

לראש המקטע

3. התחל באופן ידני מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים ברצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה , לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור להפעלת זרימת עבודה

  4. בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

טופס אתחול עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה ל

בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא שהמפרטים הנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולם בבת אחת (במקביל) הם האופן שבו אתה מעוניין בכך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

קשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

  • איש קשר לשאלות ולבעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע אפשר מאמר זה.

  • אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות יחידות שהוקצו לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות.
    תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק

צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

לראש המקטע

4. התחל באופן ידני מתוך תוכנית Microsoft Office

  1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור & Sendולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל על הפריט.

  3. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המציינת שזרימת העבודה צריכה להיות מסומנת, לחץ על לחצן הכנס .

  4. לחץ על לחצן ' הפעל זרימת עבודה גדולה '.

  5. בדף ' שינוי זרימת עבודה ', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

    טופס אתחול עם הסברים ממוספרים

הסבר מספר אחת

הקצה ל

בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא שהמפרטים הנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולם בבת אחת (במקביל) הם האופן שבו אתה מעוניין בכך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

קשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

  • איש קשר לשאלות ולבעיות

  • אם ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, אם בודקים יכולים להוציא את המסמך או להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע אפשר מאמר זה.

אם ישים, הערה לגבי דרישת משימות יחידות שהוקצו לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות.
תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק

צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

  • אם זו הפעם הראשונה שזרימת עבודה זו מופעלת, האם המשתתפים האחרים זקוקים למידע ולסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם? (הם עשויים למצוא את המקטע השלם במאמר זה שימושי.)

  • כמו כן, מומלץ לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובמיוחד שהדיווחים אינם מטופלים על-ידי מסנני דואר הזבל שלהם.

  • וכמובן, ייתכן שתצטרך להשלים משימות זרימת עבודה אחת או יותר. עבור אל המקטע השלם במאמר זה עבור הפרטים.

  • בינתיים, כדי לגלות כיצד באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל מקטע הצג במאמר זה.

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מושגי עבור הסעיף 'השלמה'

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

אם זו הפעם הראשונה שהקצית לך משימה בזרימת עבודה של איסוף משוב, ייתכן שתצטרך לסקור קטע זה של המאמר במלואו לפני שתשלים את המשימה. באופן זה, תהיה מודע לכל האפשרויות שעשויות להיות פתוחות עבורך.

הערה: אם ידוע לך שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה, אך הודעת ההודעה לא הופיעה בתיבת הדואר הנכנס של הדואר האלקטרוני שלך, ודא שההודעה לא misrouted על-ידי מסנן דואר הזבל שלך. אם כן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שקיבלת את המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של פעילויות.

לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימת זרימת עבודה של איסוף משוב, ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט נא עיין בכל אחד מהמיקומים הבאים:

  • בשורת הנושא של הודעת המשימה
    נא אשר טקסט בשורת הנושא של הודעת משימה

  • בסרגל ההודעות בפריט שברצונך לסקור
    נא אשר טקסט בסרגל ההודעות בפריט

  • בכותרת המשימה בדף ' מצב זרימת עבודה '
    נא סקור טקסט בשמות משימות בדף המצב

אם אינך רואה את הטקסט סקור את הטקסט במיקומים אלה, פנה לאדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לברר באיזו תבנית זרימת עבודה היא מבוססת — או אם היא זרימת עבודה מותאמת אישית. תמצא קישורים למאמרים לגבי אופן השימוש בסוגים אחרים של זרימות עבודה הכלולות במוצרי SharePoint בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימת איסוף משוב, המשך לקרוא!

מקטעים במקטע זה

  1. מבט כולל על התהליך

  2. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח על המשימה

  3. מעבר לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

  4. סקירת הפריט

  5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

  6. הודעות שלא נענו

  7. דרישת משימה קבוצתית לפני שתשלים אותה (אופציונלי)

  8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

  9. הקצאה מחדש של המשימה למישהו אחר (אופציונלי)

  10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. מבט כולל על התהליך

כאשר מוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מגלה אודות הפעילות באחת משלוש הדרכים הבאות:

  • אתה מקבל הודעה על משימת דואר אלקטרוני.

  • אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המיידע אותך על כך שהקצית לך משימה קשורה.

  • אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר מוקצית לך כעת.

כאשר אתה מגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של איסוף משוב, בדרך כלל אתה מבצע שתי פעולות:

  • סקירת הפריט    אתה פותח ומסקור את הפריט.

  • השלמת המשימה    השתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הסקירה.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בהשלמת המשימה:

  • הודעת הדיווח (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)

  • הפריט שנשלח לסקירה שלך (שאתה פותח ומסקור)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ושולח)

כך נראים שלושת הפריטים האלה.

הודעת דיווח המשימה, הפריט לסקירה וטופס המשימה

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

לראש המקטע

2. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח על המשימה

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעת הודעת המשימה, בהוראות המשימה כדי להשלים את המשימה , לחץ על הקישור לפריט.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח בדואר אלקטרוני

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

לראש המקטע

3. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה הפריט שיש לסקור מאוחסן, לחץ על הקישור בביצוע המשויך לפריט ולזרימת העבודה.

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', לחץ על הכותרת של המשימה.

  3. בטופס המשימה, בתוך משימת זרימת עבודה זו חלה על סרגל ההודעות, לחץ על הקישור לפריט.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך רשימה או ספריה

לראש המקטע

4. סקור את הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך Microsoft Word.

עצה: אם זוהי משימה קבוצתית – כלומר, פעילות בודדת שהוקצתה לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שלמה, כך שחבר קבוצה בודד יוכל להשלים את המשימה עבור הקבוצה כולה – לאחר מכן מומלץ לדרוש את המשימה לפני שתבחן את הפריט. באופן זה, תקטין את הסיכוי שחבר נוסף בקבוצה שלך יעיין גם במאמר. לקבלת הוראות, ראה סעיף 7 במקטע זה, לדרוש משימה קבוצתית לפני שתשלים אותה.

פריט לסקירה עם שני סרגלי הודעות צהובים

שים לב לשני סרגלי ההודעות הצהובים בחלק העליון של המסמך:

שרת לקריאה-   רק מסמך זה פתוח במצב לקריאה בלבד – כלומר, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך לא ניתן לבצע בו שינויים.

לאדם המפעיל את זרימת העבודה יש אפשרות לאפשר משוב בטופס המשימה בלבד , או גם לאפשר שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו. אם אינך בטוח אם אתה אמור לעבוד בפריט עצמו, פנה לאדם שהפעיל את זרימת העבודה, או לאדם שהוסיף אותו במקור. אם אתה אמור להוסיף שינויים מסומנים והערות, לחץ על לחצן ערוך מסמך .

כמה דברים שעליך לוודא:

  • ודא שאתה יודע אם אתה אמור לבדוק את המסמך לפני שאתה מוסיף שינויים מסומנים והערות, או אם אתה אמור להשאיר אותו מוכנס כדי שבודקים מרובים יוכלו לעבוד עליו בו.

  • הקפד להפעיל מעקב אחר שינויים לפני הוספת שינויים או הערות. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע אפשר במאמר זה.

  • הקפד לשמור את השינויים שביצעת בשרת כאשר תסיים לעבוד בפריט. אם בדקת את הפריט, בדוק את הפריט בחזרה.

זרימת עבודה    משימה כאשר אתה מוכן להשלים ולשלוח את טופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו .

לראש המקטע

5. השלם ושלח את טופס המשימה

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של איסוף משוב נראה בערך כך.

טופס משימה של איסוף משוב עם הסברי שדות

שים לב ששני הפקדים הראשונים (מחיקת פריטומשימת זרימת עבודה זו חל על כותרת הפריט) אינם מופיעים בטופס המשימה כאשר הוא נפתח מתוך הפריט לסקירה.

הסבר מספר אחת

מחיקת פריט

כדי למחוק משימה זו מהמופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור כאן.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט שברצונך לסקור.

  • משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, המחיקה עדיין מוקלטת באזור ההיסטוריה של הדף.)

הערה: אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, מומלץ לבדוק עם האדם שהתחיל אותו לפני שתמחק את המשימה.

הסבר מספר שתיים

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט

כדי לפתוח את הפריט לסקירה, לחץ על הקישור כאן.

הסבר מספר שלוש

מצב, מבוקש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך יעד

אין באפשרותך לערוך או לשנות ערכים בארבעת השדות האלה, אך ייתכן שתמצא את המידע המשמש אותם.

שים לב שהתיבה הערות מאוחדות אינה מכילה רק הוראות נוספות לגבי האופן שבו ניתן להשלים את המשימה, אך גם את כל ההערות שנשלחו בטופס על-ידי משתתפים שכבר השלימו את הפעילויות שלהם באותו מופע של זרימת העבודה.

באותו אופן, לאחר שליחת טופס משלך, כל טקסט שאתה כולל בתיבה הערות (4) יופיע גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

הקלד או הדבק את המשוב שלך כאן.

כל טקסט שתזין כאן יירשם בהיסטוריית זרימת העבודה ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר חמש

שלח משוב

לאחר שהקלדת את כל המשוב שברצונך לתרום בשדה הערות (4) ו/או שהוספת כל שינוי מסומן והערות בפריט עצמו, לחץ על לחצן זה כדי לשלוח את המשוב שלך ולהשלים את המשימה.

הערה: לפני שתבצע שינויים כלשהם ב-i, ודא שאתהאמור לעשותזאת. לקבלת מידע נוסף, ראהמקטע 4במקטע זה, סקור את הפריט.

הסבר מספר שש

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר לא מלאה ותוקצה לך.

הסבר מספר שבע

בקשת שינוי

כדי לבקש שינוי בפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הטופס שבו תזין את פרטי הבקשה שלך, ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 8 במקטע זה, בקש שינוי בפריט.

הערה: ייתכן שאפשרות זו מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

הסבר מספר שמונה

הקצאה מחדש של משימה

כדי להקצות משימה זו לאדם אחר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 9 במקטע זה, הקצה מחדש את המשימה לאדם אחר.

הערה: ייתכן שאפשרות זו מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

לראש המקטע

6. הודעות שלא הוחזרו

אם השלמת משימה או מופע של זרימת עבודה שלמה מתקבלת ממועד הסיום, הודעות נשלחות באופן אוטומטי אל:

  • האדם שאליו הוקצה הפעילות.

  • האדם שהפעיל את זרימת העבודה (או, אם ההתחלה הייתה אוטומטית, לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור).

לראש המקטע

7. דרוש משימה קבוצתית לפני שתשלים אותה (אופציונלי)

אם רק משימה בודדת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה שייך, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני שתבחן את הפריט. ברגע שאתה תובע את המשימה, היא מוקצית לך, ואין חבר אחר בקבוצה יכול להשלים אותה. (בדרך זו, רק אדם אחד מבצע את העבודה הנדרשת).

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', הצבע על שם המשימה שהוקצתה לקבוצה שלך עד להופעת חץ.

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן משימת תביעה .
    כיצד לדרוש משימה קבוצתית

כאשר הדף ' מצב זרימת עבודה ' עובר רענון, באפשרותך לראות שהמשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אך כעת באופן ספציפי עבורך.

מאוחר יותר, אם ברצונך לשחרר שוב את הפעילות לקבוצה מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן המשימה הפצה .

לחצן 'שחרר משימה' בטופס המשימה

חזרה כדי לסקור את הפריט

8. בקש שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל בתהליך זה, שים לב שייתכן שזרימת העבודה מוגדרת להסתיים מיד אם כל שינוי מתבצע בפריט. ייתכן שיהיה זה רעיון טוב לבדוק עם האדם שהתחיל או הוסיף את זרימת העבודה במקור כדי לוודא שהוא מתאים לשינוי שיבוצע ושזרימת העבודה תסתיים בנקודה זו.

אנו נדגים את האפשרות לבקשת שינוי על-ידי הצבת התסריט בתרחיש:

תחילה, דמיין ששמך הוא פרנק.

לאחר מכן, תאר לעצמך שעמית לעבודה בשם Anna התחיל זרימת עבודה של איסוף משוב במסמך שהיא יצרה.

בעת סקירת המסמך החדש של Anna, אתה מרגיש שהמבוא ארוך מדי.

אתה לוחץ על לחצן בקש שינוי בחלק התחתון של טופס משימת זרימת העבודה ולאחר מכן משלים טופס זה.

טופס לבקשת שינוי בפריט

הסבר מספר אחת

בקשת שינוי מ-

הזן את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שממנו אתה מבקש את השינוי.

(כדי לשלוח את בקשתך לאדם שהפעיל את ההפעלה הזאת של זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו של איסוף משוב-ניתן גם להשאיר שדה זה ריק.)

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

תאר את השינוי שברצונך לבצע וספק את כל המידע שהאדם שביצע את השינוי זקוק לו.

(כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור ההערות המאוחדות .)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים השאר    שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד    כולו, הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    , הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד עם זאת, שני הערכים מזהים את התקופה לפני שהמשימה ' שינוי ' מגיעה לתוקף.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה ' משך חדש ' כדי לזהות את התקופה לפני שהמשימה מגיעה ליעד. (לדוגמה: שלושה ימים או חודש אחד או שבועיים או חודשיים.)

כאשר כל ערכי הטופס מופיעים באופן הרצוי לך, לחץ על שלח, והפעילות הנוכחית שלך מסומנת כמשימה שהושלמה. (אך עדיין לא סיימת. תוקצה לך משימת סקירה שוב לאחר שאנה תשלים את המשימה לשינוי.)

בינתיים, אנה מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

הודעה נשלחת כאשר נדרש שינוי בפריט

אנה יכולה להבחין רק לאחר מבט מהיר בשורת הנושא (מספר 1 באיור) שזוהי אינה הודעת משוב רגילה של איסוף משוב, אלא בקשה לשינוי משהו לגבי הפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי שנדרש בשינוי הנדרש לטקסט (מספר 2).

אנה בודקת את הפריט, מבצעת את השינויים המבוקשים (או לא), ולאחר מכן שומרת את השינויים שלה (אם קיימים) ובודקת את הפריט בחזרה. (זכור שאם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים ברגע שיבוצע שינוי כלשהו בפריט, פעולה זו תגרום לזרימת העבודה להסתיים.)

לאחר מכן, אנה מעבירה לדף ' מצב זרימת עבודה ' ופותחת את משימת בקשת השינוי שלה מהאזור ' משימות '.


טופס נשלח כאשר השינוי המבוקש הושלם

אנה מוסיפה את כל המידע שהיא רוצה בשדה הערות ולאחר מכן לוחצת על שלח תגובה. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

  • היא מסמנת את משימת בקשת השינוי של Anna כמשימה שהושלמה.

  • היא מקצה לך משימת סקירה חדשה (עם ההערות של Anna שנוספו באזור הערות מאוחדות ) ושולחת לך הודעה אודות פעילות זו.

כעת באפשרותך להמשיך ולהשלים את הסקירה של הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות האלה מסומנות וגלויות במקטע היסטוריית זרימת העבודה של הדף ' מצב זרימת עבודה ', כפי שמוצג באיור הבא.

היסטוריית זרימת עבודה מציגה פעולות מבקשת השינוי

להלן דיאגרמה של התהליך כולו.

תרשים זרימה עבור בקשת השינוי

לראש המקטע

9. הקצאה מחדש של המשימה שלך למישהו אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצה מחדש משימה בטופס המשימה של זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס הקצאה מחדש של משימה

הסבר מספר אחת

הקצאה מחדש של משימה ל

הזן את השם או הכתובת של האדם שברצונך להקצות לו משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו-השאר שדה זה ריק.

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

ספק את כל המידע שהאדם שאליו אתה מקצה את המשימה יצטרכו להשלים את המשימה. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור ההערות המאוחדות .)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים השאר    שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד    כולו, הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    , הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד עם זאת, שני הערכים מזהים את התקופה לפני שהמשימה ' שינוי ' מגיעה לתוקף.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה ' משך חדש ' כדי לזהות את התקופה לפני שהמשימה מגיעה ליעד. (לדוגמה: שלושה ימים או חודש אחד או שבועיים או חודשיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה מסומנת כמשימה שהושלמה, משימה חדשה מוקצית לאדם האחראי כעת למשימה, והודעת משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט שהוקצה על-ידי הודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור המשימה המוקצית מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו מסומנים וגלויים במקטעים משימותוהיסטוריה של הדף ' מצב זרימת עבודה ', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המשימה המוקצית מחדש

לראש המקטע

10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כשרת proxy עבור המשתתף החיצוני:

  1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצאה מתאימה לשלב בעמוד השני של טופס השיוך.

  2. זרימת העבודה מקצה למעשה את הפעילות של המשתתף החיצוני לחבר האתר שמפעיל את זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף את זרימת העבודה במקור. אדם זה שאליו המשימה מוקצית בפועל כשרת ה-proxy עבור המשתתף החיצוני.

  3. חבר באתר זה מקבל הודעת משימה, עם הוראות לשליחת עותק של הפריט לעיון במשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, שיכולה לפעול כהתראה שימושית או כאזהרה.)

  4. חבר האתר שאליו המשימה מוקצית למעשה שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.

  5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח את התגובה שלו לחבר האתר.

  6. כאשר מגיעה תגובת המשתתף החיצוני, חבר האתר משלים את המשימה במוצרי SharePoint בשם המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של התהליך.

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מקטע 'ניטור'

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה של איסוף משוב שפועלת

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה של איסוף משוב שפועלת

המיקום המרכזי שממנו באפשרותך לנטר, להתאים או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה של זרימת העבודה.

תחילה נראה לך כיצד להגיע לדף זה, ולאחר מכן נראה לך כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, נראה לך שני עמודים אחרים שבהם תוכל לקבל מידע נוסף על ניטור.

מקטעים במקטע זה

  1. היכנס לדף ' מצב זרימת עבודה '

  2. שימוש בדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לנטר התקדמות של זרימת עבודה

  3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

  4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

  5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו

  6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

  7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. היכנס לדף ' מצב זרימת עבודה '

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור בביצוע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא ' אישור 3 '.

לחיצה על קישור מצב זרימת עבודה

הדף ' מצב זרימת עבודה ' נפתח.

הערות: 

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילות מספר גדול של פריטים, באפשרותך להשתמש במיון ו/או בסינון כדי למצוא את הפריט שאתה מחפש במהירות רבה יותר. אם אתה מגלה שאתה ממיין שוב ושוב או מסנן באותו אופן, ייתכן שתוכל ליצור תצוגה מותאמת אישית שתהפוך את הסידור לאוטומטי.

  • כדי להגיע לדף ' מצב זרימת עבודה ', באפשרותך גם ללחוץ על האפשרות הצג את המצב של קישור זרימת עבודה זה ב-"התחלת" הודעת דואר אלקטרוני או הצגת הקישור ' היסטוריית זרימת עבודה ' בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי שאתה מעוניין בו.

לראש המקטע

2. השתמש בדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לנטר התקדמות של זרימת עבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע של הדף ' מצב זרימת עבודה ', תוכל למצוא את שאלות הניטור שהמקטע עונה עליהן.

המקטע ' פרטי זרימת עבודה '

מקטע 'מידע זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • מי התחיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי התחיל מופע זה?

  • מתי הפעולה האחרונה במופע זה מתרחשת?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

המקטע ' משימות '

אזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו משימות כבר נוצרו והוקצו ואת מצבם הנוכחי?

  • אילו משימות כבר הושלמו, ומה הייתה התוצאה עבור כל אחת מהמשימות?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצתה?

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו אינן מופיעות במקטע זה.

המקטע ' היסטוריית זרימת עבודה '

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שמשימות שלא הועברו במועד והודעות שמועד היעד שלהן חלף אינן מופיעות באזור זה.

לראש המקטע

3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי משימות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

  • שינוי משימה פעילה בודדת

  • שינוי כל הפעילויות הפעילות

שינוי משימה פעילה בודדת

הרשאות לביצוע שינויים בפעילות בודדת המוקצית לאדם שאינו עצמך, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות '. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. כך שזה אפשרי, לדוגמה, לקבלת הרשאות המאפשרות לך להתחיל זרימת עבודה, אך לא לבצע שינויים בפעילות של משתתף אחר.)

אם יש לך את ההרשאות הנחוצות:

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', לחץ על כותרת המשימה ברשימה משימות .
    לחיצה על כותרת של משימה ברשימה

  2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את המשימה, או כדי לבקש שינוי בפריט.

לקבלת הוראות מפורטות יותר לגבי אופן השימוש בטופס המשימה, עיין במקטע השלם במאמר זה.

שינוי כל הפעילויות הפעילות

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישורסיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. doesn’t (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של איסוף משוב .

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים המוקצים כעת לפעילויות בהפעלה זו.

    • משימות שכבר הושלמו או נמחקו, והמשימות שעדיין לא הוקצו, אינן מושפעותn’t מהשינויים שתבצע בטופס זה.

    • אם ברצונך לבצע שינויים במשימות שעדיין לא הוקצו, עיין בסעיף הבא במקטע זה, שינוי משימות עתידיות.

      שינוי טופס עבור משימות פעילות

הסבר מספר אחת

משך לכל משימה, יחידות משך זמן

כדי להשאיר את תאריך היעד הקיים משאיר   משך לכל פעילות ריק ואין לשנות את יחידות המשך.

כדי להסיר את תאריך היעד כך שלא יהיה    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

כדי להעביר את תאריך היעד החוצה על-ידי הרחבת משך הפעילות השתמש    בשני שדות המשך כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהן ברצונך להאריך את משך הזמן.

הסבר מספר שתיים

קשה

כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים הרצויים בתיבת הטקסט.

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנות.

לראש המקטע

4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישורסיים זרימת עבודה זואינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור הוספה או עדכון של סוקרים של ' איסוף משוב '.

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על עדכן.

    הערה: משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

שינוי טופס עבור משימות עתידיות

הסבר מספר אחת

משתתפים, סדר, הרחבת קבוצות

  • כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר הפעילויות    הוספה, הסרה ו/או סידור מחדש של הסדר של שמות או כתובות משתתפים בשדהמשתתפים .

  • כדי להסיר שלב שלם לחץ בשדההקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL + DELETE.

הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון 'הרחב קבוצות ' כדי לציין אם קבוצות תפוצה מפורטות מוקצות משימה אחת בלבד עבור הקבוצה כולה או משימה אחת לכל חבר.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשדות אלה, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

הסבר מספר שתיים

קשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים הרצויים בטקסט בתיבה.

הסבר מספר שלוש

תאריך יעד עבור כל הפעילויות, משך לכל משימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשנות או להסיר את תאריך היעד של לוח השנה    , מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן ספק אחד חדש או, כדי להסיר את תאריך היעד הספציפי לגמרי, השאר את השדה ריק. (Don 't הקלד אפס בשדה זה. שדה זה חייב להכיל ערך תאריך בלוח השנה או להיות ריק.)

  • כדי להשאיר את משך הזמן הקיים ביציאה   לכל פעילות ריקה ואין לשנות את יחידות המשך.

  • כדי להסיר את המשך כך שלא יהיה    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להרחיב את משך הפעילות השתמש בשני השדות    ' משכי זמן ' כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהן ברצונך להאריך את משך הזמן. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריכי יעד ומשכי זמן, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שביצעת.

לראש המקטע

5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו

קיימות שתי דרכים שבהן באפשרותך להפסיק מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתה הרגילה:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '.

  • סיום זרימת עבודה זו    כל המשימות מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, הם משתקפים עדיין באזור היסטוריית זרימת העבודה).

הוראות עבור שתי השיטות עוקבות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות ברשימת המשימות ובהיסטוריה)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישורסיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. doesn’t (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

אם המופע הנוכחי של זרימת עבודה אינו נדרש או רצוי עוד, ניתן לעצור אותו.

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות איסוף המשוב .

כל הפעילויות הנוכחיות מבוטלות וזרימת העבודה מסתיימת במצב מבוטל. המשימות שבוטלו עדיין מפורטות הן באזור המשימות והן באזור היסטוריית זרימת העבודה .

סיום (כל המשימות נמחקות מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישורסיים זרימת עבודה זו אינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. doesn’t (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ואינה מגיבה, ניתן לסיים אותה.

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור סיים זרימת עבודה זו .

כל המשימות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה ', אך הן עדיין משתקפות באזור היסטוריית זרימת העבודה . זרימת העבודה מסתיימת במצב ' מבוטל'.

לראש המקטע

6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

בדף ' זרימות עבודה ' עבור כל פריט, תוכל למצוא רשימה של זרימות העבודה הפועלות כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים ברצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה , לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה פועלות, תוכל למצוא רשימה של מופעי זרימת עבודה שפועלים כעת בפריט.

הערה: שים לב שמופעים מרובים של גירסת זרימת עבודה יחידה אינם יכולים לפעול באותו פריט בו. לדוגמה: שתי זרימות עבודה, שתיהן מבוססות על התבנית ' איסוף משוב ', נוספו. האחת נקראת ' משוב תוכנית ' והאחר נקרא ' משוב בתקציב '. בכל פריט אחד בכל פעם, ניתן להפעיל מופע אחד שכל אחד מהם מקבל משוב תוכנית ומשוב תקציב, אך לא שני מופעים של זרימת העבודה.

לראש המקטע

7. נטר זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה קיימות כעת באוסף האתרים.

  • אם כל תבנית זרימת עבודה עצמה פעילה או לא פעילה כעת באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה המבוססים על כל תבנית זרימת עבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת ניהול האתר, לחץ על זרימות עבודה.

הדף ' זרימות עבודה ' נפתח, ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זוהי הפעם הראשונה שבה מופעלת גירסת זרימת עבודה זו, מומלץ להשתמש בהוראות במקטע ' סקירה ' של מאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם הפונקציות של זרימת העבודה בהתאם לרצונך.

לראש המקטע | לראש המאמר

סמל מושגי עבור הסעיף 'סקירה'

סקירת תוצאות זרימת העבודה של איסוף משוב ויצירת דוחות

סקירת תוצאות זרימת העבודה של איסוף משוב ויצירת דוחות

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, באפשרותך לסקור את האירועים המתועדים בהיסטוריה שלו. (באפשרותך לגשת לרשומה עבור כל מופע של עד 60 ימים לאחר השלמת המופע.)

חשוב: שים לב שהיסטוריית זרימת העבודה מוצעת לעיון בלתי פורמלי בלבד. לא ניתן להשתמש בו עבור ביקורת רשמית או עבור מטרה משפטית אחרת כלשהי.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

מקטעים במקטע זה

  1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

  2. היסטוריית מופעים של Access עד 60 ימים

  3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה, וכאשר אותה זרימת עבודה מופעלת שוב על אותו פריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע העדכני ביותר מתוך הרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור המופע האחרון ביותר של זרימת עבודה המופעלת על פריט כלשהו:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחץ על קישור מצב זרימת עבודה

בדף ' מצב זרימת עבודה ', המקטע היסטוריית זרימת העבודה ממוקם ליד החלק התחתון.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

לראש המקטע

2. היסטוריית מופעים של Access עד 60 ימים

מה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר שהפעלת את אותה זרימת עבודה שוב באותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 ימים, מאחת משתי נקודות הכניסה: הרשימה או הספריה או הודעת ההשלמה של זרימת העבודה. (60 ימים מייצג את משך הזמן שבו מוצרי SharePoint שומרים על היסטוריית פעילויות עבור זרימות עבודה.)

מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים ברצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה , לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
    רשימת זרימות עבודה שהושלמו בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט
    הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

מתוך הודעת ההשלמה של זרימת העבודה

  • פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה .

הודעה על השלמת זרימת העבודה עם סימון קישור היסטוריה
הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל הודעות ההשלמה שלך, ייתכן שתרצה ליצור כלל של Outlook. הגדר את הכלל להעתקת כל ההודעות הנכנסות שבהן הטקסט הושלם בשורת הנושא בתוך התיקיה הנפרדת שלו. (ודא שכלל Outlook שלך מעתיק את ההודעות הנכנסות ואינו פשוט מעביר אותן, או שהוא לא מופיע גם בתיבת הדואר הנכנס.) לקבלת מידע נוסף אודות יצירת כללים של Outlook, עיין במאמר ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.

לראש המקטע

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מתבצעת באופן כללי – לאורך זמן ולאורך מופעים מרובים — באפשרותך ליצור אחד משני הדוחות המוגדרים מראש או את שניהם:

  • הדוח ' משך פעילות '    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שהוא מקבל עבור כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן את משך הזמן שנדרש לכל ההפעלה או המופע של זרימת העבודה המלאה.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על קישור מידע אודות מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף התאמה אישית, שמור או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ
    הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים וסגור את תיבת הדו. (מאוחר יותר, כשתהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק כפי שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בו.

אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

לראש המקטע | לראש המאמר

גרפיקה מושגית עבור המקטע 'התאמה'

שינוי, השבתה או מחיקה של זרימת עבודה של איסוף משוב

שינוי, השבתה או הסרה של זרימת עבודה של איסוף משוב

לאחר שתפעיל את המופע הראשון של זרימת העבודה החדשה של איסוף משוב ותבחן את התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן שבו מוגדרת זרימת העבודה.

בנוסף, ייתכן שתרצה לבצע שינויים נוספים בתצורה בזמנים שונים בעתיד.

לבסוף, ייתכן שתרצה להפוך את זרימת העבודה לבלתי זמינה לפרק זמן קצר או ארוך יותר, אך לא להסיר אותה — או שאכן, באפשרותך לבחור להסיר אותה לחלוטין.

מקטעים במקטע זה

  1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

  2. השבתה או הסרה של זרימת עבודה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות של זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך ששימש במקור להוספתו.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

    הערה: אם זרימת העבודה של איסוף משוב שאתה מעוניין בה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת לסוג תוכן אחד בלבד. אילו זרימות עבודה מופיעות ברשימה זו נשלטות על-ידי הצגת שיוכי זרימת העבודה של פקד סוג זה , הממוקמת ממש מעל הרשימה. (עיין באיור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות איזה מהם מציג את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שם זרימת העבודה.

  5. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

  7. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

לראש המקטע

2. השבתה או הסרה של זרימת עבודה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסרת זרימת עבודה .
    הדף 'הגדרות זרימת עבודה' עם הקישור 'הסר זרימת עבודה' מוצג

  5. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מהרשימה או מהספריה לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינה הפיכהt .)

לראש המקטע

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסרת זרימת עבודה .

  7. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מאוסף האתרים לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו היאn't הפיך.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק כפול את ההשפעות של השינויים.

לראש המקטע

התאמה אישית נוספת

קיימות מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס.

באפשרותך להשתמש בכל אחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

  • Microsoft Office SharePoint Designer 2013    התאמה אישית של טפסי זרימת עבודה, פעולות ואופני פעולה.

  • Microsoft Visual Studio    בניית פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network (MSDN).

לראש המקטע | לראש המאמר

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×