בעת הגדרת SharePoint ב- Microsoft 365 ב- Microsoft 365, סביר להניח שיש לך מסמכים וקבצים שברצונך להוסיף לאתר הצוות שלך. הנה כמה דרכים להוספת סוגים שונים של תוכן לאתר שלך.
הערה
לקבלת מאמר המסביר כיצד להגדיר את OneDrive לעבודה או לבית הספר ואתרים של צוות כדי שתוכל להשתמש בהם יחד, ראה הגדרת Office 365 קבצים ושיתוף קבצים.
במאמר זה
- לפני שתתחיל
- יצירת תיקיות, ספריות ואתרי משנה
- העלאת מסמכים, תמונות וקבצים
- שקול ליצור רשימות SharePoint עבור אנשי קשר, לוחות שנה וגליונות אלקטרוניים
- שקול פתרונות SharePoint לצרכים עסקיים רגילים
- עזור למשתמשים באתר למצוא את התוכן שלך
לפני שתתחיל
לפני שתתחיל להעביר קבצים, בדוק כמה שטח אחסון יש לך עבור SharePoint ב- Microsoft 365 ב- Microsoft 365. לקבלת מידע אודות מגבלות אחסון עבור SharePoint ב- Microsoft 365, ראה מגבלות SharePoint.
עצה
חשוב לזכור כי ב- Microsoft 365, מגבלות האחסון עבור SharePoint ב- Microsoft 365 (אתר הצוות שלך) שונות ממגבלות האחסון של Exchange Online (עבור חשבונות דואר אלקטרוני). לקבלת מידע נוסף אודות מגבלות האחסון של תיבת הדואר, ראה נמענים, בתיאורי השירות של Microsoft 365 עבור Exchange Online.
השלב הבא הוא לנתח את התוכן הנוכחי שלך. הדבר כולל מסמכים, תמונות, טפסים וכן הלאה.
עצה
ב סייר הקבצים, חפש את הקבצים הקיימים לפי גודל ותאריך. הדבר יכול לעזור לך לזהות במהירות את הקבצים שבהם נעשה שימוש לאחרונה, או קבצים גדולים מאוד.
חשוב על כמות התוכן שנמצא בשימוש באופן קבוע, ואם ברצונך לאחסן את כל התוכן ב- Microsoft 365. בדיוק כפי שהיית עובר לבית קטן יותר, המטרה היא להחליט מה יתאים לאתר החדש. לדוגמה, אם הארגון שלך משתמש כעת באחסון גדול יותר ממגבלת Microsoft 365 עבור SharePoint ב- Microsoft 365, עליך לקבל החלטות כגון אלה:
- אילו קבצים ברצונך להעביר?
- האם ברצונך לרכוש שטח אחסון נוסף?
- האם בכוונתך לפנות מקום לאתר שלך כדי שהאתר שלך יגדל? (זה בהחלט יהיה)
אם הארגון שלך גדול או מורכב, שקול להזמין מומחה שסייע לך. תוכל למצוא סיוע מהותי ב- Microsoft Pinpoint. Pinpoint הוא דרך מהירה וקלה לחברות בכל רחבי העולם למצוא מומחים מוסמכים של Microsoft ושירותים מקצועיים
יצירת תיקיות, ספריות ואתרי משנה
לאחר שתזהה את התוכן שברצונך להעביר, חשוב על האופן שבו ברצונך לארגן אותו. ייתכן שתרצה להתחיל על-ידי העלאת קבצים לספריית המסמכים באתר הצוות שלך. מומלץ לארגן את התוכן, במיוחד אם אתה מצפה שבסופו של דבר יהיו לך קבצים רבים. ככל שנפח התוכן גדל, באפשרותך ליצור ספריות מסמכים, ספריות טפסים וספריות תמונות נוספות כדי לאחסן תוכן זה. באפשרותך גם ליצור אתרי משנה עבור סוגים שונים של מסמכים או פרוייקטים.
לקבלת מידע נוסף אודות תכנון מבנה לארגון התוכן באתר שלך, ראה תכנון התוכן עבור אתר הצוות שלך.
העלאת מסמכים, תמונות וקבצים
כדי להעלות קבצים, Word מסמכים, קבצי PDF או תמונות JPG, העלה אותם לספריה או לתיקיה בספריה.
הערה
גודל הקובץ המרבי עבור קובץ יחיד שניתן להעלות ל- SharePoint בספריית Microsoft 365 הוא כעת 2GB. בנוסף, באפשרותך להעלות רק 100 קבצים או פחות בכל פעם.
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת תלויה במספר הקבצים. תחילה אתר את ספריית היעד ולאחר מכן השתמש בטבלה זו כדי לבחור שיטה:
| מספר קבצים | שיטת העלאה |
|---|---|
| מסמך בודד | בחר קובץ קיים>להעלאת מסמך חדש ולאחר מכן אתר את הקובץ במחשב שלך. |
| מסמכים ותיקיות רבים | בחר בלחצן פתח באמצעות הסייר בכרטיסיה ספריה של רצועת הכלים. לאחר מכן, גרור ושחרר את הקבצים באמצעות סייר הקבצים. |
לקבלת מידע נוסף, ראה העלאה, יצירה או מחיקה של קבצים בספריה.
הערה
קיימים סוגי קבצים מסוימים שלא ניתן להעלות לספריה. לקבלת רשימה של קבצים אלה, עיין במאמר סוגי קבצים שלא ניתן להוסיף לרשימה או לספריה.
שקול ליצור רשימות SharePoint עבור אנשי קשר, לוחות שנה וגליונות אלקטרוניים
לכל עסק יש נתונים בטפסים רבים, כגון לוחות שנה, משימות וגליונות אלקטרוניים. עבור נתונים מסוג זה, באפשרותך להעביר או להמיר תוכן זה לרשימה באתר שלך. לדוגמה, באפשרותך להמיר את רשימת אנשי הקשר העסקיים שלך לרשימת אנשי קשר. בנוסף, ניתן לעתים קרובות להמיר לוחות שנה Calendar SharePoint, שהוא סוג מיוחד של רשימה.
- כדי ללמוד כיצד ליצור לוח שנה של קבוצה ב- SharePoint ב- Microsoft 365, צפה בסרטון וידאו זה : וידאו: יצירת לוח שנה משלך.
אם אתה משתמש כעת בגליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel כדי לעקוב אחר מידע, באפשרותך להעלות גליונות אלקטרוניים אלה ישירות לספריית מסמכים ב- SharePoint ב- Microsoft 365. לחלופין, באפשרותך לייבא גיליון אלקטרוני כרשימות SharePoint. מאחר שאנשים רבים יכולים לעדכן רשימה בו-זמנית, רשימות SharePoint עוזרות לעודד שיתוף פעולה. באפשרותך ליצור תצוגות שונות של רשימות כדי לחשוף בדיוק את המידע הרצוי.
- לקבלת מידע נוסף על עבודה עם רשימות, ראה הדרכה: יצירה והגדרה של רשימה.
שקול פתרונות SharePoint לצרכים עסקיים רגילים
דרך נוספת להעברת תוכן היא להשתמש בפתרון SharePoint כדי לנהל משימה קיימת בצורה טובה יותר. לדוגמה, רוב הארגונים רוצים ללכוד ולשתף את הידע היום-יום של האנשים שבהם הם עובדים שם. Wiki באתר שלך עשוי להיות מצוין לשיתוף מסוג זה בדיוק.
טבלה זו מתארת תכונות של SharePoint שעשויות לעזור לך לנהל תהליכים עסקיים.
| תהליך עסקי | תיאור |
|---|---|
| השתמש ב- Wiki כדי לשתף ידע של צוות ולשתף פעולה | דפי Wiki הם אתרים מיוחדים שבהם קהילת משתמשים יוצרת ושומרת מידע. דפי Wiki יכולים להיות כלי נהדר ללכידה ולשיתוף של מידע אודות תהליך או מידע עזר כללי החשוב לעבודה שלך.
|
| העברת תזמון משאבים ללוחות תאריכים של קבוצת SharePoint | לוח שנה של קבוצה יכול להיות דרך טובה לתזמון משאבים נפוצים, כגון חדרי ישיבות, ציוד שמע וכן הלאה. מאחר שלוח שנה של קבוצה נמצא באתר של SharePoint ב- Microsoft 365, כל חברי הצוות יכולים להציג אותו בקלות ב- SharePoint או ב- Outlook. |
| המרת תוכניות מסד נתונים ליישום של Access | באפשרותך להשתמש Microsoft Access 2013 עיצוב ופרסום של מסד נתונים ולאחר מכן ליצור יישום Access לשימוש במסד הנתונים באתר הצוות שלך. |
| הפיכת תהליכים עסקיים לאוטומטיים באמצעות זרימות עבודה | זרימות עבודה הופך את המשימות העיקריות בתהליך עסקי לאוטומטיות ומעקב אחריהן. הן נהדרות עבור משימות כגון תהליכי אישור או איסוף משוב. |
עזור למשתמשים באתר למצוא את התוכן שלך
לאחר שתעביר את המסמכים והקבצים שלך אל אתר הצוות שלך, ספר על כך למשתמשים אחרים באתר. באפשרותך להציע כמה דרכים שונות שבהן הם יכולים להשתמש כדי למצוא תוכן באתר.
טבלה זו מתארת שיטות שונות שניתן להשתמש בהן.
| שיטה | תיאור |
|---|---|
| שימוש בחיפוש לאיתור תוכן | הדרך הקלה ביותר לאתר תוכן ב- SharePoint באתר Microsoft 365 היא להשתמש בתכונת החיפוש.
|
| קביעת תצורה של תצוגות ברשימות ובספריות כדי להפוך תוכן לניתן לגילוי | באפשרותך לבחור את הרכיבים המופיעים בתצוגה. לדוגמה, בתצוגה אחת, תוכל להציג את הכותרת ואת המחבר. בתצוגה אחרת, ייתכן שתרצה להציג רק את הפריטים שנוספו לאחר תאריך מסוים. |
| התאמה אישית של ניווט באתר | באפשרותך להתאים אישית את הניווט עבור אתר הצוות שלך כדי להקל על משתמשי האתר לאתר תוכן. |
| חיפוש תוכן מקוון כאשר אתה במצב לא מקוון | באפשרותך להשתמש ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר או ל- Outlook כדי לחפש תוכן הזמין באתר SharePoint ב- Microsoft 365 כאשר אתה במצב לא מקוון |
| מעקב אחר עדכוני תוכן |
לקבלת מידע נוסף על דרכים שבהן באפשרותך לעזור למשתמשי האתר למצוא תוכן בקלות, עיין במאמר מדריך התכנון תכנון תכנון התוכן עבור אתרי הצוות שלך .
ספק לנו משוב
האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. אנו נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.