הפיכת הצעות מחיר לחשבוניות ששולמו באמצעות התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

תבנית מסד הנתונים האינטרנט של Access 2010 Services יוצרת מסד נתונים מוכן לשימוש המאפשר לך לעקוב אחר הצעות מחיר, חשבוניות, לקוחות ונתונים אחרים המשויכים להפעלת עסקי שירות.

סרטון הווידאו הבא מציג תרחיש קצר לגבי אופן השימוש בתבנית זו.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

אם טרם עשית זאת, הורד את התבנית Services.

המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש בתבנית כדי ליצור מסד נתונים משלך ולהתחיל להשתמש בו כדי לעזור לנהל את העסק שלך.

במאמר זה

הפעלת מסד הנתונים בפעם הראשונה

תחילת העבודה: הוספת נתונים קיימים למסד הנתונים ' שירותים '

לוח מחוונים: מעקב אחר הצעות מחיר פעילות וחשבוניות

הצעות מחיר: ניהול כל הצעות המחיר שלך

חשבוניות: ניהול כל החשבוניות שלך

מרכז הדיווח: הצגה והדפסה של דוחות

מתקדם: ניהול שירותים, מוצרים, עובדים ולקוחות

השלבים הבאים

הפעלת מסד הנתונים בפעם הראשונה

מופיעה תיבת דו-שיח המאפשרת לך לבחור אם לשמור את הנתונים לדוגמה או למחוק אותה כדי שתוכל להתחיל להזין נתונים משלך:

טופס ההפעלה של התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

1. לחץ על הכפתור מימין כדי לפתוח את מסד הנתונים ולעבוד עם הנתונים לדוגמה. Access מאכלס את מסד הנתונים של שירותים עם נתונים מתוך החברה הבדיונית Northwind traders.

2. לחץ על הכפתור בצד שמאל כדי למחוק את הנתונים לדוגמה כדי שתוכל להתחיל להזין את עצמך.

מחיקת הנתונים לדוגמה גם מונעת את ההופעה של תיבת הדו ' הפעלה ' מאוחר יותר.

3. נקה את תיבת הסימון כדי למנוע מתיבת הדו להופיע שוב מאוחר יותר.

הערה: כל השדות והפקדים בתבנית ' שירותים ' שמציגים נתוני מטבע משתמשים בסימן דולר ($) כסמל המטבע. אם האזור שלך משתמש בסמל מטבע אחר, עליך לשקול לכוונן את השדות והפקדים המושפעים לפני הסרת הנתונים לדוגמה.

תחילת העבודה: הוספת נתונים קיימים למסד הנתונים ' שירותים '

הכרטיסיה ' תחילת העבודה ' כוללת את הכרטיסיות האחרות הבאות כדי לעזור לך להעביר את הנתונים העסקיים שלך ולבצע את הפעולות הבאות:

הכרטיסיות ' תחילת העבודה '

תכונות

ברוך הבא

קישורים למשאבים שימושיים

מידע אודות החברה

שדות לאחסון מידע אודות החברה שלך לשימוש בחשבוניות ובדוחות אחרים

עובדים

תצוגת גליון נתונים של עובדים. העובד המחובר נרשם בהצעות מחיר ובחשבוניות חדשות

שירותים

תצוגת גליון נתונים של השירותים שניתן להוסיף להצעות מחיר וחשבוניות

מוצרים

תצוגת גליון נתונים של חומרים שאתה משווק או משתמש בהם. באפשרותך להוסיף מוצרים אלה להצעות מחיר וחשבוניות

הצעות מחיר של & חשבוניות

שתי תצוגות גליון נתונים: הצעות המחיר והחשבוניות שלך

בעת לחיצה על התחל להזין את הנתונים שלי בתיבת הדו הפעלה, Access מעביר אותךלכרטיסיההתחלהשל ' תחילת העבודה ', שבה תוכל להתחיל את תהליך הזנת הנתונים במסד הנתונים החדש של השירותים.

הכרטיסיה 'תחילת העבודה' של התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

אין צורך להשתמש בכרטיסיה ' תחילת העבודה ' כדי להזין את כל הנתונים שלך. הכרטיסיה נמצאת שם לנוחיותך בתחילת העבודה במהירות. ניתן גם להזין את רוב המידע שניתן להזין בכרטיסיות הבאות של תחילת העבודה בכרטיסיות הראשיות, כגון הכרטיסיה ' ציטוטים ' או הכרטיסיה ' חשבוניות '. עם זאת, באפשרותך להזין רק את פרטי החברה שלך (שיופיעו בהצעות מחיר וחשבוניות) באמצעות הכרטיסיה ' פרטי חברה '.

הכרטיסיה ' ברוך הבא ': עזרה ומשאבים אחרים

הקישורים בכרטיסיה ' ברוך הבא ' מצביעים על המשאבים העדכניים ביותר שיעזרו לך להפיק את מרבית מסד הנתונים של השירותים. למרות שהקישורים אינם משתנים, יעדי הקישור מתעדכנים כאשר משאבים חדשים הופכים לזמינים.

  • לאחר שתסיים להציג את המידע בכרטיסיה ' ברוך הבא ', לחץ על ' הבא ' כדי להמשיך לכרטיסיה ' פרטי חברה '.

הכרטיסיה ' פרטי חברה ': הזן את פרטי החברה שלך

בכרטיסיה פרטי חברה , באפשרותך להזין מידע אודות החברה שלך, כגון שם, מיקום, טלפון וכתובת דואר אלקטרוני. מידע זה יוצג בחשבוניות ובדוחות אחרים שנוצרו על-ידי מסד הנתונים.

הכרטיסיה 'מידע אודות החברה' בתבנית מסד נתונים של השירותים

  • הקלד את המידע של החברה שלך בתיבות ולאחר מכן לחץ על הבא.

הכרטיסיה ' עובדים ': הזנת מידע אודות עובדים

בכרטיסיה Employees , באפשרותך להתחיל להוסיף עובדים למסד הנתונים. פעולה זו תסייע לך לעקוב אחר העובד שעשה את מה שעשה. לדוגמה, בעת יצירת הצעת מחיר חדשה, העובד שנרשם נרשם נרשם כחלק מהצעת המחיר החדשה.

  • הקלד את המידע של כל עובד בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.

    באפשרותך גם להציג, לערוך ולהוסיף עובדים בכרטיסיה ' עובדים ראשיים '.

הכרטיסיה ' שירותים ': הזן פרטי שירות

בכרטיסיה שירותים , הוסף מידע אודות השירותים שאתה מספק, כגון תעריף לשעה עבור כל אחד מהם. באפשרותך גם להסיר שירותים על-ידי מחיקתם או סימון הופסק. באפשרותך למחוק שירות רק אם הוא אינו מופיע בהצעות מחיר או בחשבוניות.

בעת הוספת שירות להצעת מחיר או לחשבונית, התעריף המוגדר כברירת מחדל עבור שירות זה נוסף להצעת המחיר או לחשבונית. עם זאת, באפשרותך להתאים את התעריף לשעה עבור כל שירות לפני שליחת הצעת מחיר או חשבונית מסוימת. התאמת הקצב של הצעת מחיר או חשבונית לא תשפיע על התעריף המוגדר כברירת מחדל עבור השירות.

הוספת נתוני שירותים שאחסנת ב-Excel

באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מ-Excel לתוך גליון נתונים של Access. העתקה והדבקה של נתונים אלה יכולים לחסוך לך זמן, במיוחד אם הנתונים ב-Excel כבר נמצאים בשורות או בעמודות זהים או דומים מאוד לעמודות בגליון הנתונים.

קיימים שני שיקולים עיקריים כאשר אתה מתכונן להעתיק נתוני Excel ולהדביק אותו ב-Access:

חשוב: קוד שירות העמודות חייב לכלול ערך עבור כל שירות, והערך חייב להיות ייחודי-כלומר, שני שירותים או יותר אינם יכולים להיות בעלי שם זהה.

הערה: השלבים בסעיף זה מניחים שיש לך נתונים עבור כל ארבע העמודות בגליון הנתונים ' שירותים '. אם אין לך נתונים עבור כולם, באפשרותך להעתיק את הנתונים שברשותך. העמודה היחידה הנדרשת והיא חייבת לכלול ערכים ייחודיים היא קוד שירות.

חילופי נתוני Excel משורות לעמודות

עצה: אם הנתונים שלך אינם מסודרים בדיוק כמו העמודות בגליון הנתונים של Access, שקול להוסיף גליון עבודה ב-Excel ולביצוע חילוף את הנתונים אל גליון העבודה החדש. שימוש בגליון עבודה חדש עשוי להקל על סידור הנתונים באותו הסדר כמו העמודות בגליון הנתונים של Access.

  1. ב-Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL + C.

    עצה: כדי לבחור כמה קבוצות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL לחוץ בעת בחירה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא שנמצא מחוץ לנתונים שבחרת (לדוגמה, תא מתחת לשורה הנמוכה ביותר של הקטע הנבחר), ותחת אפשרויות הדבקה, לחץ על לחצן ' בצע חילוף ':
    הדבקה תוך ביצוע חילוף

סידור מחדש של עמודות של נתוני Excel הנמצאים בסדר שונה מגליון הנתונים ' שירותים '
  1. פתח את חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים אודות השירותים שלך.

  2. הוספת גליון עבודה חדש. לקבלת עזרה בשלב זה, עיין במאמר Excel הוספה או מחיקה של גליון עבודה.

  3. בגליון העבודה החדש:

    1. הקלד או הדבק קוד שירות בתא A1.

    2. הקלד או הדבק תיאור שירות בתא B1.

    3. הקלד או הדבק תעריף ברירת מחדל לשעה בתא C1.

    4. הקלד או הדבק הערות בתא D1.

  4. העתק את השמות או הקודים של השירותים שלך לעמודה A:

    1. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה שבו מפורטים השמות או הקודים.

    2. בחר את רשימת השמות או הקודים ולאחר מכן הקש CTRL + C

    3. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה החדש.

    4. בחר תא A2 ולאחר מכן הקש CTRL + V.

  5. העתק את תיאורי השירותים שלך לעמודה B:

    1. לחץ על תא B2 ולאחר מכן הקלד סימן שוויון (=).

    2. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה שבו מפורטים התיאורים.

    3. לחץ על התא המכיל את התיאור הראשון ולאחר מכן הקש ENTER.
      Excel מדביק את ההפניה לתא בתא B2 בגליון העבודה החדש.

    4. בגליון העבודה החדש, לחץ שוב על תא B2 ולאחר מכן לחץ פעמיים על נקודת אחיזה למילוי נקודת האחיזה למילוי .
      Excel מדביק את ההפניות לתאים עבור שאר הרשימה לעמודה B.

  6. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה C והעתק את התעריפים המוגדרים כברירת מחדל עבור השירותים שלך.

  7. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה D והעתק את ההערות עבור השירותים שלך.

הדבקת נתונים מעמודות הנמצאות באותו הסדר כמו העמודות בגליון הנתונים ' שירותים '
  1. ב-Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL + C.

    כדי לבחור קבוצות מרובות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. ב-Access, בכרטיסיה שירותים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכוכבית בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הדבק.
    תפריט הקיצור בגליון הנתונים 'שירותים'

הוספת שירותים אחת בכל פעם

  • לחץ על הוסף שירות חדש כדי לפתוח את הטופס פרטי שירות ולהזין מידע אודות שירות.
    או

  • הזן נתונים בגליון הנתונים בכרטיסיה שירותים .

הכרטיסיה ' מוצרים ': הזן מידע אודות מוצרים

בכרטיסיה products , הוסף מידע אודות מוצרים שאתה משווק או משתמש בהם במהלך השירות.

בעת הוספת מוצר להצעת מחיר או לחשבונית, מחיר היחידה נרשם כחלק מהצעת המחיר או החשבונית. עם זאת, באפשרותך להתאים את מחיר היחידה עבור כל מוצר לפני שתשלח הצעת מחיר או חשבונית מסוימת. התאמת המחיר להצעת מחיר או חשבונית לא תשפיע על מחיר היחידה עבור המוצר.

הוספת נתוני מוצר שאחסנת ב-Excel

באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מ-Excel לתוך גליון נתונים של Access. העתקה והדבקה של נתונים אלה יכולים לחסוך לך זמן, במיוחד אם הנתונים ב-Excel כבר נמצאים בשורות או בעמודות זהים או דומים מאוד לעמודות בגליון הנתונים.

קיימים שני שיקולים עיקריים כאשר אתה מתכונן להעתיק נתוני Excel ולהדביק אותו ב-Access:

חשוב: קוד המוצר של העמודה חייב לכלול ערך עבור כל שירות, והערך חייב להיות ייחודי-כלומר, שני שירותים או יותר אינם יכולים להיות בעלי אותו שם.

הערה: השלבים בסעיף זה מניחים שיש לך נתונים עבור כל ארבע העמודות בגליון הנתונים products . אם אין לך נתונים עבור כולם, באפשרותך להעתיק את הנתונים שברשותך. העמודה היחידה הנדרשת והיא חייבת לכלול ערכים ייחודיים היא קוד מוצר.

חילופי נתוני Excel משורות לעמודות

אם הנתונים שלך נמצאים בשורות (בניגוד לעמודות), בצע חילוף של הנתונים ב-Excel לפני שתדביק אותו ב-Access.

עצה: אם הנתונים שלך אינם מסודרים בדיוק כמו העמודות בגליון הנתונים של Access, שקול להוסיף גליון עבודה ב-Excel ולביצוע חילוף את הנתונים אל גליון העבודה החדש. שימוש בגליון עבודה חדש עשוי להקל על סידור הנתונים באותו הסדר כמו העמודות בגליון הנתונים של Access.

  1. ב-Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL + C.

    כדי לבחור כמה קבוצות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL לחוץ בעת בחירה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא שנמצא מחוץ לנתונים שבחרת (לדוגמה, תא מתחת לשורה הנמוכה ביותר של הקטע הנבחר), ותחת אפשרויות הדבקה, לחץ על לחצן ' בצע חילוף ':
    הדבקה תוך ביצוע חילוף

סידור מחדש של עמודות Excel הנמצאות בסדר שונה מגליון הנתונים Products
  1. פתח את חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים אודות המוצרים שלך.

  2. הוספת גליון עבודה חדש. לקבלת עזרה בשלב זה, עיין במאמר Excel הוספה או מחיקה של גליון עבודה.

  3. בגליון העבודה החדש:

    1. הקלד או הדבק קוד מוצר בתא A1.

    2. הקלד או הדבק תיאור מוצר בתא B1.

    3. הקלד או הדבק מחיר יחידה בתא C1.

    4. הקלד או הדבק כמות לכל יחידה בתא D1.

    5. הקלד או הדבק הערות בתא E1.

  4. העתק את השמות או הקודים עבור המוצרים שלך לעמודה A:

    1. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה שבו מפורטים השמות או הקודים.

    2. בחר את רשימת השמות או הקודים ולאחר מכן הקש CTRL + C

    3. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה החדש.

    4. בחר תא A2 ולאחר מכן הקש CTRL + V.

  5. העתק את התיאורים של המוצרים שלך לעמודה B:

    1. לחץ על תא B2 ולאחר מכן הקלד סימן שוויון (=).

    2. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה שבו מפורטים התיאורים.

    3. לחץ על התא המכיל את התיאור הראשון ולאחר מכן הקש ENTER.
      Excel מדביק את ההפניה לתא בתא B2 בגליון העבודה החדש.

    4. בגליון העבודה החדש, לחץ שוב על תא B2 ולאחר מכן לחץ פעמיים על נקודת אחיזה למילוי נקודת האחיזה למילוי .
      Excel מדביק את ההפניות לתאים עבור שאר הרשימה לעמודה B.

  6. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה C והעתק את מחיר היחידה עבור המוצרים שלך.

  7. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה D והעתק את הכמות לכל יחידה עבור המוצרים שלך.

  8. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה E והעתק את ההערות עבור המוצרים שלך.

הדבקת נתונים מעמודות הנמצאות באותו הסדר כמו העמודות בגליון הנתונים Products
  1. ב-Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL + C.

    כדי לבחור קבוצות מרובות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. ב-Access, בכרטיסיה מוצרים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכוכבית בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הדבק.
    תפריט הקיצור בגליון הנתונים 'שירותים'

הוספת מוצרים אחד בכל פעם

  • לחץ על הוסף מוצר חדש כדי לפתוח את טופס פרטי המוצר ולהזין את פרטי המוצר.
    או

  • הזן נתונים בגליון הנתונים בכרטיסיה products .

הכרטיסיה ' הצעות מחיר & חשבוניות ': הזן הצעות מחיר וחשבוניות

אם כבר יש לך כמה ציטוטים וחשבוניות בהישג יד, באפשרותך להזין אותם בגליונות הנתונים בכרטיסיה הצעות מחיר של חשבוניות & .

  1. כדי להזין הצעת מחיר, לחץ על הוסף הצעת מחיר חדשה. כדי להזין חשבונית, לחץ על הוסף חשבונית חדשה.

  2. בטופס הפרטים שנפתח, הזן את המידע שברשותך, כגון המצב, העובד שיצר את הצעת המחיר או החשבונית ואת הלקוח.

  3. אם תזין לקוח שאינו מופיע במסד הנתונים, Access יבקש ממך להזין את הלקוח החדש. לחץ על כןולאחר מכן מלא את המידע שברשותך אודות הלקוח החדש. כאשר תסגור את גליון הנתונים, הלקוח יהיה זמין ברשימה הנפתחת של הלקוח .

  4. לחץ על Save _AMP_ Close לאחר שתסיים כל הצעת מחיר או חשבונית. הנתונים נשמרים והטופס נסגר.

  5. לאחר שתסיים להוסיף הצעות מחיר וחשבוניות קיימות, לחץ על הבא.

לראש הדף

לוח מחוונים: מעקב אחר הצעות מחיר פעילות וחשבוניות

הכרטיסיה ' לוח מחוונים ' מספקת מקום נוח למעקב אחר הצעות מחיר פתוחות וחשבוניות שלא שולמו, ולהוספת הצעת מחיר חדשה או חשבונית חדשה.

'לוח מחוונים' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

הצגת פרטים אודות הצעת מחיר או חשבונית

  • לחץ על ערך תחת הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

    באפשרותך לערוך את פרטי הצעת המחיר לפני השליחה – כלומר, אם המצב הוא חדש.

  • לחץ על ערך תחת חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית עבור חשבונית זו

יצירת הצעת מחיר חדשה או חשבונית חדשה

  • לחץ על הצעת מחיר חדשה או על חשבונית חדשהולאחר מכן מלא את הטופס שמופיע.

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת Salesperson כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר או לחשבונית.

לראש הדף

הצעות מחיר: ניהול כל הצעות המחיר שלך

הכרטיסיה ' הצעות מחיר ' מספקת תצוגות שיסייעו לך לנהל הצעות מחיר בהתבסס על מצבם.

הכרטיסיה 'הצעות מחיר' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

הצעות מחיר מופיעות בכרטיסיות הבאות:

  • פעילה    רשימות הצעות מחיר שלא חויבו, נדחו או פגו.

  • אושר    רשימות הצעות מחיר שאושרו או הוגשה להן חשבונית.

  • וגשו    פירוט של הצעות מחיר שחויבו. באפשרותך להציג את החשבונית של הצעת מחיר מופיעה.

  • פג    פירוט של הצעות מחיר שתוקפן פג מבלי לקבל חשבונית.

  • נדחתה    פירוט הצעות מחיר אשר נדחו. באפשרותך לאשר הצעת מחיר שנדחתה כדי שתהיה זמינה להפקת חשבונית.

הצגת פרטים אודות הצעת מחיר

  • לחץ על ערך תחת הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

    באפשרותך לערוך את פרטי הצעת המחיר לפני השליחה – כלומר, אם המצב הוא חדש.

הטופס 'פרטי הצעת מחיר'

הטופס 'פרטי הצעת מחיר'

1. מספר הצעת המחיר ומצבה יופיעו בפינה הימנית העליונה של הטופס פרטי הצעת מחיר .

2. השתמש בלחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר כדי לשלוח, לאשר, לדחות או להכניס חשבונית להצעת מחיר, כדי ליצור שכפול של הצעת מחיר ולהציג הצעת מחיר בהכנה להדפסה.

3. מידע כללי אודות הצעת מחיר מופיע בתיבות הנמצאות ממש מתחת ללחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר .

4. הכרטיסיות באמצע הטופס פרטי הצעת מחיר מפורטות לקבלת פרטים אודות הצעת המחיר: פריטי קו (שירותים ומוצרים), מיקום שירות, מיסים ומונחים והערות. באפשרותך להתאים את התעריפים ואת מחירי היחידות עבור פריטי שורה בכל הצעת מחיר מבלי להשפיע על ערך ברירת המחדל עבור השירות או המוצר המשויכים.

5. סך כל הסכומים עבור שירותים, מוצרים ומיסים מוצגים בפינה השמאלית התחתונה של הטופס פרטי הצעת מחיר . אם תעדכן את הפרטים בכרטיסיה פריטי שורה או בכרטיסיה מיסים & תנאים , לחץ על רענן סכומים כדי לעדכן את הסכומים המוצגים באזור זה.

יצירת הצעת מחיר חדשה

  • בכרטיסיה הצעות מחיר , לחץ על הצעת מחיר חדשהולאחר מכן מלא את הטופס פרטי הצעת מחיר .

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת Salesperson כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר.

שליחת הצעת מחיר לאישור

הצעות מחיר שלא הוגשו אינן כוללות מספר מירכאות; הערך [...] מוצג תחת הצעת מחיר.

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר , לחץ על [. ..] בשורה המכילה את הצעת המחיר שברצונך לשלוח.
    Access פותח את הטופס פרטי הצעת מחיר ומציג את הצעת המחיר.

  2. סקור את המידע הכללי והפרטים עבור הצעת המחיר ובצע את השינויים הדרושים, כגון הוספה או הסרה של פריטי שורה, כוונון הקצב או מחיר היחידה עבור פריט שורה או הוספת הערות.

  3. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר , לחץ על שלח.

אישור או דחייה של הצעת מחיר שנשלחה

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר , לחץ על ערך תחת הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר ולהציג את הצעת המחיר.

  2. סקור את פרטי הצעת המחיר ובצעו אחת מהפעולות הבאות:

    • אם הצעת המחיר מקובלת, לחץ על אשר בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר .

    • אם הצעת המחיר מקובלת על שינויים משניים, לחץ על שכפל בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר . Access יוצר הצעת מחיר חדשה בהתבסס על המקור. לאחר מכן תוכל לתקן ולשלוח את הצעת המחיר החדשה ולאחר מכן לאשר אותה.

    • אם הצעת המחיר אינה מקובלת, לחץ על דחה בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר .

הפעלת הצעת מחיר שאושרה לחשבונית

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר , לחץ על הכרטיסיה אושר .
    Access מציג הצעות מחיר שאושרו, כולל הצעות מחיר שכבר חויבו.

  2. לחץ על ערך תחת הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

  3. סקור את פרטי הצעת המחיר.

    הערה: לא ניתן לשנות פרטים של הצעת מחיר שאושרה. עם זאת, באפשרותך לבצע מירכאות כפולות על-ידי לחיצה על שכפל, תיקון ושליחה של הצעת המחיר הכפולה ולאחר מכן אישור ושימוש בהצעת מחיר זו כדי ליצור חשבונית.

  4. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר , לחץ על חשבונית.

הדפסה או הודעת דואר אלקטרוני של הצעת מחיר

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר , לחץ על ערך תחת הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר ולהציג את הצעת המחיר.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר , לחץ על הצג הצעת מחיר.
    Access פותח את הצעת המחיר בטופס שבו הוא יודפס.

    הערה: הלחצנים בחלק העליון של הצעת המחיר אינם מופיעים בעותק הסופי.

  3. לחץ על הלחצן המתאים בחלק העליון של הצעת המחיר.

לראש הדף

חשבוניות: ניהול כל החשבוניות שלך

בכרטיסיה חשבוניות , באפשרותך ליצור חשבוניות חדשות ולסקור חשבוניות לפי מצב.

הכרטיסיה 'חשבוניות' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

החשבוניות מופיעות בכרטיסיות הבאות:

  • שלא שולמו    פירוט חשבוניות שלא שולמו, אך עדיין לא הגיעו למועד היעד.

  • המועד האחרון   פירוט חשבוניות שלא התקבלו בתשלום ולמועד היעד שלהן עבר.

  • שולם   פירוט חשבוניות ששולמו.

הצגת פרטים אודות חשבונית

  • לחץ על ערך תחת חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית עבור חשבונית זו.

    באפשרותך לערוך את פרטי החשבונית לפני השליחה – כלומר, אם המצב הוא חדש.

הטופס 'פרטי חשבונית'

הטופס 'פרטי חשבונית'

1. מספר החשבונית והמצב מופיעים בפינה הימנית העליונה של הטופס פרטי חשבונית .

2. השתמש בלחצנים בחלק העליון של טופס פרטי החשבונית כדי לשלוח חשבונית או לסמן אותה בתשלום, כדי ליצור שכפול של חשבונית, כדי להציג את המראה של החשבונית בעת ההדפסה, ולשמור שינויים בחשבונית ולסגור את הטופס פרטי חשבונית .

3. מידע כללי אודות חשבונית מופיע בתיבות הנמצאות ממש מתחת ללחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית . אם החשבונית נוצרה מהצעת מחיר היא יורשת מידע זה מתוך הצעת מחיר זו, אך באפשרותך לבצע שינויים בחשבונית מבלי להשפיע על הצעת המחיר שמקורה.

4. הכרטיסיות במרכז טופס פרטי החשבונית מיבאות לקבלת פרטים אודות החשבונית: פריטי קו (שירותים ומוצרים), מיקום שירות, מיסים ומונחים והערות. אם החשבונית נוצרה מהצעת מחיר היא יורשת פרטים אלה מהצעת המחיר, אך באפשרותך לבצע שינויים בפרטי החשבונית מבלי להשפיע על הצעת המחיר שמקורה. באפשרותך גם להתאים את התעריפים ואת מחירי היחידות עבור פריטי שורה בכל חשבונית מבלי להשפיע על ערך ברירת המחדל עבור השירות או המוצר המשויכים.

5. סך כל הסכומים עבור שירותים, מוצרים ומיסים מוצגים בפינה השמאלית התחתונה של הטופס פרטי חשבונית . אם תעדכן את הפרטים בכרטיסיה פריטי שורה או בכרטיסיה מיסים & תנאים , לחץ על רענן סכומים כדי לעדכן את הסכומים המוצגים באזור זה.

יצירת חשבונית חדשה

  • לחץ על חשבונית חדשהולאחר מכן מלא את הטופס פרטי חשבונית .

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת Salesperson כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר.

שליחת חשבונית לתשלום

לחשבוניות שטרם הוגשו אין מספר חשבונית; הערך [...] מוצג תחת חשבונית.

  1. בכרטיסיה חשבוניות , לחץ על [...] בשורה המכילה את החשבונית שברצונך לשלוח לתשלום.
    Access פותח את הטופס פרטי חשבונית ומציג את החשבונית.

  2. סקור את המידע הכללי והפרטים הכלליים עבור החשבונית ובצע את השינויים הדרושים, כגון הוספה או הסרה של פריטי שורה, כוונון הקצב או מחיר היחידה עבור פריט שורה או הוספת הערות.

  3. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית , לחץ על שלח.

הדפסה או שליחת חשבונית בדואר אלקטרוני

  1. בכרטיסיה חשבוניות , לחץ על ערך תחת חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית ולהציג את החשבונית.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית , לחץ על הצג חשבונית.
    Access פותח את החשבונית בטופס שבו היא תודפס.

    הערה: הלחצנים בחלק העליון של החשבונית אינם מופיעים בעותק הסופי.

  3. לחץ על הלחצן המתאים בחלק העליון של החשבונית.

סימון חשבונית ששולמה

  1. בכרטיסיה חשבוניות , בכרטיסיה לא בתשלום , לחץ על ערך תחת חשבונית מס ' כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית ולהציג את החשבונית.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית , לחץ על סמן בתשלום.

לראש הדף

מרכז הדיווח: הצגה והדפסה של דוחות

תבנית מסד הנתונים ' שירותים ' כוללת ארבע דוחות: רשימת לקוחות ושלושה דוחות מכירות (חודשי, רבעוני ושנתי).

הכרטיסיה 'מרכז הדיווח' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

כדי להציג דוח בתצוגה מקדימה:

  • לחץ על הכרטיסיה מרכז הדיווח ולאחר מכן, תחת בחר דוח, לחץ על הדוח שברצונך להציג.
    Access מציג את הדוח בחלונית התצוגה המקדימה.

באפשרותך להתאים אישית את התצוגה המקדימה באמצעות האפשרויות המופיעות בחלק העליון של חלונית התצוגה המקדימה. האפשרויות המופיעות תלויות בדוח שאתה מציג בתצוגה מקדימה.

כדי להדפיס דוח:

  1. הצג תצוגה מקדימה של הדוח שברצונך להדפיס.

  2. בכרטיסיה מרכז הדיווח , לחץ על פתח בכרטיסיה חדשהולאחר מכן הקש CTRL + P.

מתקדם: ניהול שירותים, מוצרים, עובדים ולקוחות

הכרטיסיה ' מתקדם ' מספקת מקום נוח לניהול הרשימות הבאות:

  • Customers

  • עובדים

  • מוצרים

  • שירותים

כל רשימה מוצגת כגליון נתונים, כאשר קל יותר לאתר חוסר עקביות ולבצע שינויים בצובר בנתונים.

הכרטיסיה 'מתקדם' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

השלבים הבאים

כאשר אתה מתחיל להשתמש במסד הנתונים של שירותים כדי לנהל את העסק שלך, סביר להניח שתחשוב על דרכים חדשות שבהן ברצונך לבצע שאילתה או לסנן את הנתונים שלך. ייתכן גם שתגלה שברצונך לשנות את מסד הנתונים כך שיתאים יותר לצרכיך. הקישורים בסעיף זה מעבירים אותך למידע נוסף אודות הפעילויות והשינויים האופייניים שבאפשרותך לבצע.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×