מאפייני מסמך, שנקראים גם מטה-נתונים, הם פרטים אודות קובץ המתארים או מזהים אותו. הם כוללים פרטים כגון כותרת, שם מחבר, נושא ומילות מפתח המזהים את הנושא או את תוכן המסמך.
אם תכלול את מאפייני המסמך עבור הקבצים שלך, תוכל לארגן ולזהות אותם בקלות מאוחר יותר. כמו כן, באפשרותך לחפש מסמכים בהתבסס על המאפיינים שלהם או להוסיף אותם למסמכים.
קבלת מידע נוסף אודות מאפייני המסמך
קיימים ארבעה סוגים של מאפייני מסמך:
- Standard אישית - כברירת מחדל, מסמכי Microsoft 365 משויכים לערכה של מאפיינים רגילים, כגון מחבר, כותרת ונושא. באפשרותך לציין ערכי טקסט משלך עבור מאפיינים אלה כדי להקל על ארגון וזיהוי המסמכים. לדוגמה, ב- Word, באפשרותך להשתמש במאפיין מילות מפתח (הנקראות גם תגיות) כדי להוסיף את מילת המפתח "לקוחות" למסמכי המכירות שלך. לאחר מכן תוכל לחפש את כל מסמכי המכירות באמצעות מילת מפתח זו.
- מאפיינים המעודכנים אוטומטית - מאפיינים אלה כוללים הן מאפייני מערכת קבצים (לדוגמה, גודל קובץ או תאריכים שבהם קובץ נוצר או השתנה לאחרונה) והן סטטיסטיקה המנוהלת עבורך על-ידי תוכניות Microsoft 365 (לדוגמה, מספר המילים או התווים במסמך). לא ניתן לציין או לשנות את המאפיינים המעודכנים אוטומטית.
באפשרותך להשתמש במאפיינים המעודכנים אוטומטית כדי לזהות או לחפש קבצים. לדוגמה, באפשרותך לחפש את כל הקבצים שנוצרו לאחר ה- 3 באוגוסט 2015, או את כל הקבצים שהשינוי האחרון שלהם בוצע אתמול. -
מאפיינים מותאמים אישית - באפשרותך להגדיר מאפיינים מותאמים אישית נוספים עבור מסמכי Microsoft 365 שלך. באפשרותך להקצות ערך מסוג טקסט, שעה או מספר למאפיינים מותאמים אישית, וכן באפשרותך להקצות להם את הערכים כן או לא. באפשרותך לבחור מתוך רשימה של שמות מוצעים או להגדיר שם משלך.
למידע נוסף, ראה הצגה או יצירה של מאפיינים מותאמים אישית עבור קובץ - מאפייני ספריית מסמכים - מאפיינים אלה משויכים למסמכים בספריית מסמכים באתר אינטרנט או בתיקיה ציבורית. בעת יצירת ספריית מסמכים חדשה, ניתן להגדיר מאפיין ספריית מסמכים אחד או יותר ולהגדיר כללים בנוגע לערכים שלהם. בעת הוספת מסמכים לספריית המסמכים, תתבקש לכלול את הערכים של כל המאפיינים הנדרשים, או לעדכן את כל המאפיינים השגויים. לדוגמה, ספריית מסמכים שבה נאספים רעיונות למוצרים עשויה לבקש מהמשתמש להזין מאפיינים כגון 'נשלח על-ידי', 'תאריך', 'קטגוריה' ו'תיאור'. בעת פתיחת מסמך מספריית מסמכים ב- Word, Excel או PowerPoint, באפשרותך לערוך ולעדכן מאפיינים אלה של ספריית מסמכים על-ידי בחירת פרטי>קובץ. כל המאפיינים הנדרשים מספריית המסמכים מחולקים לרמות עם גבולות אדומים בכרטיסיה מידע ב- Word, Excel ו- PowerPoint.
אם ברצונך להוסיף כל אחד מהמאפיינים האלה למסמך Word, ראה הוספת שם הקובץ, התאריך, המחבר או מאפייני מסמך אחרים לכותרת העליונה או לכותרת התחתונה.
הצגה ושינוי של המאפיינים הרגילים עבור הקובץ הנוכחי
באיזו תוכנית של Office אתה משתמש?
Access
- בחר את הכרטיסיה קובץ.
- בחר מידע.
- בחר את הקישור הצג וערוך מאפייני מסד נתונים בחלק העליון של הדף.
- בתיבת הדו-שיח מאפיינים, בחר את הכרטיסיות כדי לבחור את המאפיינים שברצונך להציג או לעדכן.
- בחר אישור. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
- בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור למסד הנתונים שלך.
Excel
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר מידע כדי להציג את מאפייני חוברת העבודה.
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור לחוברת העבודה. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:- כדי לראות מאפיינים נוספים, בחר את הקישור הצג את כל המאפיינים בתחתית הדף.
- כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית, להציג מידע ונתונים סטטיסטיים לגבי המסמך, בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
PowerPoint
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר מידע כדי להציג את מאפייני המצגת.
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור למצגת. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:- כדי לראות מאפיינים נוספים, בחר את הקישור הצג את כל המאפיינים בתחתית הדף.
- כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית, להציג מידע ונתונים סטטיסטיים לגבי המסמך, בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
Project
- בחר את הכרטיסיה קובץ.
- בחר מידע כדי להציג את מאפייני הפרוייקט.
- כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
- בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרוייקט שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
כדי לראות מאפיינים או נתונים סטטיסטיים נוספים , בחר מידע אודות פרוייקט בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים אוסטטיסטיקת פרוייקט.
בכרטיסיה סיכום בתיבת הדו-שיח מאפיינים, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
Publisher
- בחר את הכרטיסיה קובץ.
- בחר מידע כדי להציג את המאפיינים.
- בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרסום שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:
כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בבת אחת, להציג מידע ונתונים סטטיסטיים לגבי המסמך, בחר מאפייני פרסום בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
Visio
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר מידע כדי להציג את המאפיינים.
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע.
בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור לפרסום שלך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:- כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית להציג פרטי מסמך, בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך מאפיינים כגון כותרת, נושא, מחבר, מנהל, חברה, קטגוריה, מילות מפתח (נקראות גם תגיות) והערות. - כדי להוסיף קישור למסמכים קשורים, בחר מסמכים קשורים בתחתית הדף מידע ובחר הוסף קישור למסמך קשור.
- כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בו-זמנית להציג פרטי מסמך, בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
Word
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר מידע כדי להציג את מאפייני המסמך.
כדי להוסיף או לשנות מאפיינים, רחף עם המצביע מעל המאפיין שברצונך לעדכן והזן את המידע. שים לב כי עבור חלק מהמטה-נתונים, למשל מחבר, יהיה עליך ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המאפיין ולבחור הסר או ערוך.
בחר שוב בכרטיסיה קובץ כדי לחזור למסמך. כל השינויים שביצעת יישמרו באופן אוטומטי.
שלבים אופציונליים:- כדי לראות מאפיינים נוספים, בחר את הקישור הצג את כל המאפיינים בתחתית הדף.
- כדי לפתוח תיבת דו-שיח של מאפיינים שבה באפשרותך להוסיף או לערוך את כל המאפיינים בבת אחת, להציג מידע ונתונים סטטיסטיים של המסמך, בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
בכרטיסיה סיכום, באפשרותך להוסיף או לערוך את הכותרת, הנושא, המחבר, המנהל, החברה, הקטגוריה, מילות המפתח (נקראות גם תגיות) וההערות.
הצגה או יצירה של מאפיינים מותאמים אישית עבור הקובץ הנוכחי
מאפיינים מותאמים אישית הם מאפיינים שאתה מגדיר עבור מסמך של Microsoft 365. באפשרותך להקצות ערך מסוג טקסט, שעה או מספר למאפיינים מותאמים אישית, וכן באפשרותך להקצות להם את הערכים כן או לא. באפשרותך לבחור מתוך רשימה של שמות מוצעים או להגדיר שם משלך.
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר מידע.
בחר מאפיינים בחלק העליון של הדף ולאחר מכן בחר מאפיינים מתקדמים.
הערה
- ב- Access, עליך לבחור הצגה ועריכה של מאפייני מסד נתונים
- ב- Project עליך לבחור מידע אודות פרוייקט
- ב- Publisher, עליך לבחור מאפייני פרסום
- בשלב זה, לא ניתן להציג או ליצור מאפיינים מותאמים אישית עבור קבצי Visio
בחר בכרטיסיה התאמה אישית.
- בתיבה שם, הקלד שם עבור המאפיין המותאם אישית או בחר שם מתוך הרשימה.
- ברשימה סוג, בחר את סוג הנתונים עבור המאפיין שברצונך להוסיף.
- בתיבה ערך, הקלד ערך עבור המאפיין. הערך שתקליד חייב להתאים לבחירה ברשימה סוג. לדוגמה, אם תבחר במספר ברשימה סוג, יהיה עליך להקליד מספר בתיבה ערך. ערכים שאינם תואמים לסוג המאפיין מאוחסנים כטקסט.
בחר באפשרות אישור.