בנוסף ליצירת משימות משלך, באפשרותך ליצור משימות להקצאה לאחרים.
משימות עוזרות לעקוב אחר משימות שעליך לבצע. באפשרותך גם להקצות משימות לאנשים אחרים.
-
בכרטיסיה סרגל ניווט, לחץ על משימות ולאחר מכן לחץ על משימה חדשה, או פתח משימה קיימת.
קיצור מקשים כדי ליצור משימה, הקש Ctrl+Shift+K.
-
לחץ על הקצה משימה.
-
בתיבה אל, הזן שם או כתובת דואר אלקטרוני.
-
הזן נושא, תאריך התחלהותאריך יעד.
-
אם ברצונך שהמשימה תחזור על עצמה, לחץ על מופע חוזר, בחר את האפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
-
לחץ על שלח.
הערה: אם אתה מקצה משימה שחוזרת על עצמה, עותק של המשימה נשאר ברשימת המשימות שלך, אך לעולם אינו מתעדכן. אם תסמן את התיבה שלח לי דוח מצב לאחר השלמת משימה זו, תקבל דוחות מצב עבור כל מופע שהושלם של המשימה.
בעת פתיחת משימה שהקצית, באפשרותך לסקור את ההתקדמות של פעילויות שהוקצו באמצעות התיבה % ביצוע, שאתה או הנמען יכולים לעדכן כאשר הם שולחים לך דוח מצב פעילות שהוקצה.
הערה: יש לקבל או לדחות משימות שהוקצו מ- Outlook עבור Windows באמצעות היישום Outlook עבור Windows. חוויה זו אינה נתמכת ב- Outlook באינטרנט.
Outlook יכול לעקוב אחר ההתקדמות של משימה שהוקצתה לאדם אחד. אם ברצונך שאנשים מרובים יפעילו משימה, מומלץ לחלק את המשימה לחלקים קטנים יותר או להקצות כל משימה בנפרד. לדוגמה, כדי לעקוב אחר דוח שנכתב על-ידי שלושה כותבים, צור שלוש משימות נפרדות בשם Write Report: Anne, Write Report: Carlos ו- Write Report: Michiyo והקצה כל משימה בודדת לכתובת המתאימה.
מעקב אחר משימות שהקצית למישהו אחר
-
בכרטיסיה סרגל ניווט, לחץ על פעילויות.
-
לחץ על תצוגה > שינוי תצוגה >מוקצה.
חסרות משימות שהוקצו
אם אינך רואה פעילויות שהקצית, ייתכן Outlook מוגדר להשאיר עותקים של משימות שאתה מקצה.
-
לחץ על > אפשרויות > משימות.
-
תחת אפשרויות משימה, סמן את התיבה שמור על רשימת המשימות שלי מעודכנת עם עותקים של פעילויות שאני מקצה לאנשים אחרים.
הפעלת אפשרות זו אינה עוקבים אחר המשימות שכבר הקצית, אך היא תעקוב אחר המשימות החדשות שתקצה.
