יצירת עדיפויות פעילות באמצעות ' מתכנן '

כבעלים של תוכנית, ייתכן שלעתים תאפשר לפעילות חשובה לחמוק מהחריצים, או להחמיץ הודעת דואר אלקטרוני המציינת שפעילות דחופה כבר אינה חשובה.

בלוח התכנון של Microsoft, באפשרותך להוסיף שדות עדיפות לפעילויות. באמצעות תכונה זו, באפשרותך להגדיר עדיפות של פעילות לדחוף, חשוב, בינוני או נמוך, ולהוסיף פרטים נוספים לפעילויות שלך, אם תרצה. באפשרותך גם להשתמש בתכונה ' קבץ לפי עדיפות ' כדי להציג את כל הפעילויות בתוך דלי, לסייע לך לקבל את התצוגה הברורה לשלבים הבאים ולשנות את סדרי העדיפויות – כל שעליך לעשות הוא לגרור ולשחרר.

1.  בחר תוכנית חדשה או פתח תוכנית קיימת.

2.  בחר הוסיף משימה. לחלופין, באפשרותך לבחור הוסף דלי חדשולאחר מכן להוסיף משימה.

   

3.  בחלון המשימה, בחר את רמת העדיפות הרצויה. 

   

4.  לאחר שכללת את כל האפשרויות הרצויות, סגור את המשימה על-ידי בחירת ה-X בפינה השמאלית העליונה של חלון הפעילות.

•  להלן דוגמה של משימה שהושלמה:

  

להלן כמה דוגמאות לאופן שבו באפשרותך להשתמש בתכונה ' עדיפות ' בלוח התכנון:

• גרטה היא קצינת תאימות עבור חברה פיננסית גדולה. היא משתמשת במתכנן כדי לעקוב אחר ביקורות פנימיות רבעוניות הנדרשות כדי לשמור על תאימות תקינה. עבור תהליך זה, היא זקוקה לצוות שלה כדי לאסוף מידע מחברי צוות מכירות וכספים על בסיס קבוע. לשם כך, היא יוצרת משימות להזכיר לצוות שלה לאסוף מידע באזורים שהוקצו להם. היא יכולה לשנות בקלות את סדרי העדיפויות של הפעילות כגישה למועד היעד.

• קלייטון הוא מפתח תוכנה ביצרן חלקים אוטומטי. הוא והצוות שלו משתמשים במתכנן כדי לעקוב אחר עדכוני תוכנה מתוכננים להצגת לוח הבקרה של המשתמש. לאחר פגישה עם צוות ניהול המוצר כדי ללמוד אודות משוב וציפיות של משתמשים, קלייטון זקוק לצוות להסיט את סדרי העדיפויות עבור המהדורה הבאה. כדי לעשות זאת, הוא משתמש באפשרות המסנן כדי להעביר את המשימות החשובות ביותר לצוות שלו.

• ג'ניס היא העורכת של פרסום תעשיית אירוח. היא משתמשת במתכנן כדי לנהל את לוח השנה של העריכה עבור המאמרים שפותחו ומתפרסמים מדי חודש. היא גם משתמשת בה כדי להקצות מאמרים לכותבים. כאשר התכונה קבץ לפי עדיפויות , היא יכולה להציג בקלות את כל המשימות הדחופות שיש להשלים – פעולות עריכה סופיות, אישורי תמונות וכן הלאה, שצריכות להתרחש על-ידי תאריך הפרסום.