כיצד ליצור תשאול FindTime

FindTime הוא תוספת של Outlook לקביעת פגישות. המארגן יכול לשלוח אפשרויות זמן מרובות באמצעות FindTime ולמזער את הודעות הדואר האלקטרוני הלוך ושוב בתזמון.

כדי לתזמן פגישה ב- Outlook FindTime:

1. צור הודעת דואר אלקטרוני חדשה או בחר הודעת דואר אלקטרוני שברצונך להשיב לה.

2. רשימת האנשים הדרושים לפגישה ב'אל' ומשתתפים אופציונליים ב'עותק'. 

3. בכרטיסיה בית , בחר השב עם משאל פגישה.
   
   

4. בחר את הגדרות הפגישה:
   
   

   • משך זמן: בחר משך מהרשימה.

     • בחר 8 שעות לפגישה של יום שלם.

     • בחר מותאם אישית בתפריט הנפתח 'זמן' כדי להגדיר זמן משלך. משך הזמן המרבי הוא 23 שעות 59 דקות.

   • שעות עבודה: בדוק כדי להגביל שעות פגישה מוצעות לימים ולשעות עבודה בלבד.

     הערה: שעות העבודה המשמשות כברירת מחדל מאוחזרות מהגדרות המארגן ונכשלות בהגדרות אלה של Exchange. ברירת המחדל היא 08:00 עד 17:00 אם לא נמצאו הגדרות.

   • אזור זמן: בחר את התפריט הנפתח של אזור הזמן כדי לשנות את אזור הזמן עבור הפגישה.

     הערות: 

     • אזור הזמן שבו נעשה שימוש מאוחזר מהגדרות המארגן שלך, אך באפשרותך לבחור אזור זמן חדש מהרשימה.

     • שעון הקיץ נלקח בחשבון ופגישות לאחר הבורר השנה מציג את השעה הנכונה

5. FindTime בודק את לוחות הזמנים של המשתתפים (אם זמינים) ומציע מועדי פגישה מתאימים.

   הערה: FindTime משתמש בחשבוןMicrosoft 365 שלך כדי לגשת ללוח השנה שלך וללוחות השנה של המשתתפים בארגון שלך כדי לקבוע את הזמינות. לוחות שנה שאינם משויכים לחשבון Microsoft 365 אינו נתמך.

   השתמש בקישורים כדי למיין את אפשרויות הפגישה.

   

   • זמינות: פירוט האפשרויות הטובות ביותר (מועדים שבהם כל משתתפי הפגישה הנדרשים פנויים) תחילה. הגורמים המשמשים לקביעת האפשרויות הטובות ביותר כוללים את מספר המשתתפים ללא תשלום, כמה משתתפים נדרשים לעומת משתתפים אופציונליים פנויים, בין אם משתתפים מתנגשים כוללים התחייבויות לא סופיות או עסוקות בלוח השנה שלהם.

   • זמן: פירוט האפשרויות בסדר כרונולוגי.
     
     הערה: באפשרותך לגלול לאורך הימים והחודשיים באמצעות החצים. הימים הזמינים מסומנים בקו תחתון בירוק. ירוק כהה יותר מציין ימים עם האפשרויות הרבות ביותר וירוק בהיר יותר ואדום מציין את מספר ההתנגשויות הרב ביותר. ימי סוף שבוע מסומנים כזמינים אם האפשרות שעות עבודה לא נבחרה.

   • סמלי האנשים מראים אם משתתפי הפגישה נדרשים והזמינות שלהם.

     

     • קו תחתון: נדרש

     • ירוק: זמין

     • צהוב: עשוי להיות עמוס

     • אדום: עסוק

     • אפור: לא ידוע

   • באפשרותך להשתמש בסמלים כדי לגשת למידע נוסף.

     • בחר כדי לפתוח את מגש המצב של המשתתף.

     • רחף מעל כל סמל של אדם או כדי להציג את פרטי הזמינות שלו.

     • בחר כדי להציג את לוח השנה שלך.

6. בחר כמה מועדי פגישה מתאימים.

   • תיבת הזמן משתנה לכחול כאשר היא נבחרת.
     
     

     הערה: תשאולים הכוללים 20 הצעות או פחות כוללים יותר דרכים להסכמה. 

7. בחר הבא.

8. הזן את מיקום הפגישה.

   • פגישות מקוונות מופעלות כברירת מחדל. בחר את תיבת הסימון פגישה מקוונת כדי להפוך אותה ללא זמינה. 
     
     
     
     כאשר פגישה מקוונת נבחרת, FindTime יקבע מועד לפגישהSkype for Business אוMicrosoft Teams אישית. FindTime ישתמש בכל אחד מההגדרות על-ידי הארגון שלך כערוץ ברירת המחדל של הפגישה המקוונת. 

     הערה: אם שמרת הגדרהSkype for Business בלוח המחוונים שלך, FindTime ישתמש בה במקום Microsoft Teams. אם ברצונך להשתמש ב-Microsoft Teams, מחק אתSkype for Business בלוח המחוונים שלך.

9. בחר הגדרות תשאול והחלף את מצב אפשרויות הפעלה/כיבוי .

   הערה: עדיין תוכל למחוק זמני פגישה שנבחרו בשלב זה על-ידי בחירת Xברשימה שעות שנבחרו .

   • הודע לי על עדכוני משאל: תקבל הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שמשתתף יצביע. ההודעה כוללת את מצב התשאול הנוכחי ואת האפשרות לתזמון.

   • תזמן את מועד ההסכמה של המשתתפים: אירוע בלוח השנה מתוזמן באופן אוטומטי אם כל המשתתפים הנדרשים הצביעו לטובת אפשרות זמן מסוימת. אם זמינות אפשרויות מרובות, האפשרות המוקדמת ביותר תתוזמן.

   • החזק את השעות שנבחרו בלוח השנה שלי: אירוע לא סופי מוצב בלוח השנה שלך עבור כל אפשרות שאתה מציע. כל ההחזקות מוסרות כאשר הפגישה מתוזמנת או כאשר התשאול מבוטל.

   • נעל תשאול עבור משתתפים: המשתתפים לא יוכלו להציע מועדים חדשים או לערוך משתתפים אחרים.

   • דרוש מהמשתתפים לאמת את זהותם: כדי לסייע במניעת הצבעה אנונימית, המשתתפים יידרשו לבצע אימות לפני ההצבעה.

   • הודעות דואר אלקטרוני בשפת FindTime: השפה שבה אתה משתמש ב- FindTime תשמש לשליחת הודעות דואר אלקטרוני קשורות. אחרת, הודעות אלה יישלחו באנגלית.

10. בחר הוסף לדואר אלקטרוני.

11. FindTime מוסיף את מועדי הפגישה המוצעים לדואר האלקטרוני שלך. בחר אפשרויות עריכה כדי לשנות את הגדרות הפגישה, במידת הצורך.

    הערה: אם אתה מבצע שינויים ומזמין מחדש את מועדי הפגישה, עליך למחוק באופן ידני את ההזמנה המקורית.

12. בחר שלח כדי לשלוח את ההזמנות לפגישה ולהתחיל את תהליך ההצבעה.

13. תקבל קישור ישיר לדף ההצבעה עבור הפגישה שלך.