רשומה היא מסמך או ישות אלקטרונית או פיזית אחרת בארגון, אשר משמשת כראיה לפעילות או לטרנזקציה שבוצעה על-ידי הארגון, ודורשת שמירה במשך פרק זמן כלשהו. ניהול רשומות הוא התהליך שבו ארגון:
-
קובע אילו סוגי מידע יש לשקול רשומות.
-
קובע כיצד יש לטפל במסמכים פעילים שיהפכו רשומות בעת שימוש בהם, ולקבוע כיצד יש לאסוף אותם לאחר ההכרזה על רשומות.
-
קובע באיזו צורה וכמה זמן יש לשמור כל סוג רשומה כדי לעמוד בדרישות משפטיות, עסקיות או רגולטוריות.
-
מחקר והטמעה של פתרונות טכנולוגיים ותהליכים עסקיים כדי להבטיח שהארגון יטפל בהתחייבויות ניהול הרשומות שלו באופן חסכוני ולא פולשני.
-
מבצע משימות הקשורות ברשומות, כגון ביטול רשומות שתוקפו פג או איתור והגנה על רשומות הקשורות לאירועים חיצוניים כגון תביעות משפטיות.
קביעה אילו מסמכים ופריטים פיזיים או אלקטרוניים אחרים בארגון שלך הם רשומות באחריותם של קציני תאימות ארגוניים, מנהלי רשומות ועורכי דין. על-ידי חלוקה בזהירות לקטגוריות של כל התוכן הארגוני בארגון שלך, אנשים אלה יכולים לעזור לך להבטיח שמסמכים יישמרו במשך פרק הזמן המתאים. מערכת ניהול רשומות מעוצבת היטב עוזרת להגן על ארגון באופן חוקי, מסייעת לארגון להדגים תאימות להתחייבויות רגולטוריות, ומגדילה את היעילות הארגונית על-ידי קידום התמותה של פריטים לא עדכניים שלא קיימים ברשומות.
מערכת ניהול רשומות כוללת את הרכיבים הבאים:
-
ניתוח תוכן המתאר וממיין תוכן בארגון, ה יכול להפוך רשומות, המספק מיקומי מקור, ומתאר כיצד התוכן יזוז ליישום ניהול הרשומות.
-
תוכנית קובץ המציינת, עבור כל סוג של רשומה בארגון, שבה יש לשמור אותם כהרשומות, פריטי המדיניות החלים עליהם, משך הזמן שבו יש לשמור אותם, כיצד יש להיפטר מהם ומי אחראי לניהולן.
-
מסמך דרישות תאימות המגדיר את הכללים שמערכות ה- IT של הארגון חייבות לציית כדי להבטיח תאימות והשיטות המשמשות להבטחת השתתפותם של חברי צוות ארגוניים.
-
שיטה לאיסוף רשומות שלא פעילות עוד מכל מקורות הרשומות, כגון שרתי שיתוף פעולה, שרתי קבצים ומערכות דואר אלקטרוני.
-
שיטה לביקורת רשומות כאשר הן פעילות.
-
שיטה ללכדה של המטה-נתונים של רשומות וביקורת היסטוריות ולשמירה עליהם.
-
תהליך לצורך החזקת רשומות (השעיית ההשהייתן) כאשר מתרחשים אירועים כגון תביעה משפטית.
-
מערכת לניטור ולדיווח על הטיפול ברשומות כדי להבטיח שהעובדים תיוק, גישה וניהול שלהם בהתאם למדיניות ולתהליכים מוגדרים.
SharePoint כולל תכונות אשר יכולות לסייע לארגונים ליישם מערכות ותהליכים משולבים לניהול רשומות.
מבט כולל על תכנון ניהול רשומות
נושא זה מתאר את שלבי התכנון שיש לבצע כדי לוודא שמערכת ניהול הרשומות שאתה מיישם בהתבסס על SharePoint תשיג את יעדי ניהול הרשומות של הארגון שלך. להלן תצוגה מקדימה של תהליך תכנון ניהול הרשומות:
-
זיהוי תפקידי ניהול רשומות ניהול רשומות מוצלח דורש תפקידים מיוחדים, כגון:
-
מנהלי רשומות וקציני תאימות כדי לקטגוריות את הרשומות בארגון ולהפעיל את תהליך ניהול הרשומות.
-
צוות IT כדי ליישם את המערכות התומכות ביעילות בניהול רשומות.
-
מנהלי תוכן כדי לגלות היכן נשמר מידע ארגוני ולהוודא שהצוותים שלהם עוקבים אחר שיטות ניהול רשומות.
-
-
ניתוח תוכן ארגוני לפני יצירת תוכנית קבצים, מנהלי רשומות ומנהלי תוכן סוקרים את השימוש במסמכים בארגון כדי לקבוע אילו מסמכים ופריטים אחרים יכולים להפוך רשומות.
-
פיתוח תוכנית קובץ לאחר שתנתח את התוכן הארגוני ותקבע לוחות זמנים של שמירה, מלא את שאר תוכנית הקבצים. תוכניות קבצים שונות מארגון לארגון, אך בדרך כלל הן מתארות את סוגי הפריטים שהארגון מאשר כהרשומות, מציינות היכן הן מאוחסנות, מתארות את תקופות השמירה שלהן ומספקות מידע אחר, כגון מי אחראי לניהולן ולאיזו קטגוריה רחבה יותר של רשומות הן משתייכת.
-
פיתוח לוחות זמנים לשמירה עבור כל סוג רשומה, קבע מתי הוא כבר אינו פעיל (נמצא בשימוש), כמה זמן יש לשמור אותו לאחר מכן, ואופן ההפטרה שלו בסופו של דבר.
-
הערכה ושפרה של שיטות עבודה לניהול מסמכים ודא שמדיניות נדרשת מוחלת ב מאגרי מסמכים. לדוגמה, ודא שתוכן זה מבוקר כראוי כדי שביקורות מתאימות יישמרו יחד עם רשומות.
-
עיצוב פתרון ניהול הרשומות קבע אם ליצור ארכיון רשומות, לנהל רשומות במקום או להשתמש בשילוב של שתי הגישות. בהתבסס על תוכנית הקבצים שלך, עצב את ארכיון הרשומות או קבע כיצד להשתמש באתרים קיימים כדי להכיל רשומות. הגדר סוגי תוכן, ספריות, פריטי מדיניות וכאשר נדרשים, מטה-נתונים הקובעים את המיקום לניתוב מסמך.
-
תכנון האופן בו תוכן הופך לתקליטות אם אתה משתמש ב- SharePoint עבור ניהול מסמכים פעיל וניהול רשומות, באפשרותך ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית כדי להעביר מסמכים לארכיון רשומות. אם אתה משתמש ב- SharePoint או במערכת ניהול מסמכים חיצונית, באפשרותך לתכנן ולפתח ממשקים המעבירים תוכן ממערכות אלה לארכיון הרשומות, או מצהירים על מסמך כעל רשומה, אך לא להעביר את המסמך. באפשרותך גם ליצור תוכנית הדרכה כדי ללמד משתמשים כיצד ליצור רשומות ולעבד איתם.
-
תכנון שילוב דואר אלקטרוני קבע אם תנהל רשומות דואר אלקטרוני בתוך SharePoint, או אם תנהל רשומות דואר אלקטרוני ביישום הדואר האלקטרוני עצמו.
-
תכנון תאימות לתוכן חברתי אם הארגון שלך משתמש במדיה חברתית כגון בלוגים או Wikis, קבע כיצד תוכן זה יהפוך להרשומות.
-
תכנון דיווח ותיעוד של תאימות כדי לוודא שהארגון שלך מבצע את שיטות העבודה הנדרשות לניהול רשומות, ולקיים תקשורת עם שיטות עבודה אלה, עליך לתעד את התוכניות והתהליכים של ניהול הרשומות שלך. אם הארגון שלך הופך להיות מעורב בתביעה משפטית הקשורה ברשומות, ייתכן שיהיה עליך להפיק קווים מנחים אלה לניהול רשומות, תוכניות יישום ומדדים לגבי יעילות.
