חשוב: תכונת תיבת הדואר של האתר SharePoint אינה בשימוש החל מ- מרץ 2017. תכונה זו תוסר לחלוטין במהדורה עתידית. לארגונים SharePoint אין עוד גישה לתכונת תיבת הדואר של האתר. לארגונים SharePoint אין עוד אפשרות ליצור תיבות דואר חדשות של אתר. כל תיבת דואר של אתר שהוגדר ונפרסה לפני מרץ 2017 תמשיך לפעול.
אנו נספק תהליך שיסייע לך להעביר את אתרי תיבות הדואר הקיימים של האתר לקבוצת Microsoft 365 בספטמבר 2017. אם אתה משתמש כעת בתכונת תיבת הדואר של האתר ב- SharePoint, עליך לשקול לשנות ל- קבוצות Microsoft 365 כדי לתמוך בתרחישי הדואר האלקטרוני שלך בשיתוף פעולה. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בקבוצות Office 365 במקום בתיבות דואר של אתר.
הערה: תכונת תיבת הדואר של האתר תישאר נתמכת, אך אינה בשימוש במוצרי SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 ו- SharePoint 2010. מומלץ ללקוחות לסייר בתיבות דואר משותפות בתור חלופה לתיבות דואר של אתר.
תיבת דואר של אתר היא חשבון מרכזי לדואר אלקטרוני ולשיתוף מסמכים שניתן לגשת אליו מאתר של SharePoint. ייתכן שהצוות שלך יבחר להשתמש בתיבת דואר של אתר כדי לאסוף שיחות דואר אלקטרוני רלוונטיות ברמת הצוות, או לשתף פעולה בחיבור הודעת דואר אלקטרוני חשובה. ייתכן גם שהצוות ייעזר בתיבת הדואר של אתר לשיתוף מסמכים חשובים באופן מאובטח.
לאחר הגדרת תיבת דואר של אתר עבור האתר שלך, נוצר חשבון דואר אלקטרוני חדש המשתמש בשם האתר שלך. לדוגמה, נניח שיש לך אתר צוות המשתמש בכתובת URL זו: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר תהיה HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. כדי ללמוד עוד, ראה הוספת תיבת דואר של אתר כדי לשמור על הקשר של דואר אלקטרוני.
איסוף שיחות דואר אלקטרוני ברמת הצוות
צוותים רבים כוללים שיחות באמצעות הודעות דואר אלקטרוני על בסיס קבוע. חלק מהשיחות הללו התוצאה היא מידע שיכול להיות הפניה שימושית בעתיד. במקום לאבד מידע זה בתיבת הדואר הנכנס שלך, באפשרותך להעביר את הדואר האלקטרוני השימושי ביותר בהליך המשנה לתיבת הדואר של האתר שלך. כל מי שיש לו הרשאות 'תרומה' לאתר שלך יכול לפתוח את תיבת הדואר של האתר ו להציג הודעה זו. פעולה זו מספקת רשומת דואר אלקטרוני בתיבת הדואר של האתר כך שצוותי הצוות יכולים למצוא מידע שהם זקוקים לו מאוחר יותר.
יתרון נוסף לאיסוף שיחות דואר אלקטרוני ברמת הצוות היא פשוט CC לכתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר בעת שליחת הודעת דואר אלקטרוני לצוות. ניתן אפילו לכלול את כתובת תיבת הדואר האלקטרוני של האתר בקבוצת אנשי קשר או ברשימת תפוצה כדי שהיא תיכלל באופן אוטומטי בכל פעם שאתה שולח דואר לצוות שלך.
מעוניין במידע נוסף? ראה שימוש בתיבת דואר של אתר כדי לתאם דואר אלקטרוני של צוות.
שיתוף מסמכים עם משתמשים אחרים
כל צוות מחזיק מסמכים מסוג כלשהו שיש לאחסן אותם במיקום כלשהו, ובדרך כלל יש לשתף אותם עם משתמשים אחרים. אם אתה מאחסן את מסמכי הצוות שלך באתר SharePoint, באפשרותך להשתמש באפליקציה 'תיבת דואר של אתר' כדי לשתף מסמכים אלה עם אנשים שיש להם גישה לאתר.
חשוב: כאשר המשתמשים יצפו בתיבת דואר של אתר ב- Outlook, הם יראו רשימה של כל המסמכים בספריות המסמכים של אתר זה. תיבות דואר של אתר מציגות אותה רשימת מסמכים לכל המשתמשים, כך שחלק מהמשתמשים עשויים לראות מסמכים שאין להם גישה לפתוח.
מעוניין במידע נוסף? ראה שימוש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה במסמכים.
למידע נוסף
שימוש בתיבת דואר של אתר לארגון דואר אלקטרוני עבור צוות או פרוייקט
