במהדורה זו, במסגרת מקצה השיפורים הושם דגש מרכזי על היכולת לנהל ביתר קלות את העבודה ולבצע את המשימות בצורה קלה ויעילה. השיפורים ב- Project Web App עבור Microsoft Project Server 2013 נועדו למנהלי פרוייקט, לחברי צוות, למנהלי תיקים ולמנהלי אתרים. בנוסף, ב- Microsoft SharePoint Foundation 2013 נוספו תכונות הפועלות בשילוב הדוק עם Project Web App עבור Project Server 2013. מאמר זה מתאר כל אחד מתחומי שיפור אלה.
במאמר זה
דיווח ואישור של זמנים ומצבי פעילויות
חברי צוות יבחינו בשינוי משמעותי בממשק המשתמש (UI) של גליון הזמנים. האפשרויות הזמינות ברצועת הכלים התפצלו לכמה כרטיסיות, והפונקציות שאנשים מרבים להשתמש בהן קובצו בכרטיסיה אחת כדי לפשט את תהליך הדיווח. כעת פשוט יותר להוסיף שורות לגליון זמנים, ושורות ניהול עוברות מגליון זמנים אחד לשני. בנוסף, נתוני עבודה ניהוליים שאינם שייכים לפרוייקט זמינים ליישומים של ספקים חיצוניים ולדיווח פנימי, אך לא ניתן לשחזר דרכם את הפעילויות או הפרוייקטים של חבר הצוות.
מי שנדרש לאשר את הזמנים ואת מצב הפעילויות ששולחים חברי הצוות יבחין גם הוא בכמה שיפורים. השינויים בתהליכי האישור מאפשרים לארגונים להתאים את עצמם לתהליכים עסקיים קיימים בצורה טובה יותר. כלומר:
-
ניתן להוסיף אירועים לתהליכי האישורים המאפשרים ליישומים פוטנציאליים של מספקים חיצונים להטמיע זרימת עבודה של אישורי גליונות זמנים.
-
ניתן לבצע בדיקות ממוקדות יותר של נתוני סיכום בגליונות זמנים כדי לכלול בחישוב גם עובדים המועסקים במשרה חלקית.
תכונה חדשה נוספת ב- Project Web App מאפשרת לשמור נתונים של גליונות זמנים היסטוריים לזמן בלתי מוגבל. כך ארגונים יכולים לשמור רשומות מגליונות זמנים ישנים כדי לציית לדרישות החוק ומסיבות אחרות מבלי להשפיע בצורה משמעותית על הביצועים.
פונקציונליות משופרת לניהול פרוייקטים
שיפרנו את ה- Web Part של התזמון ב- Project Web App וכעת הוא מספק גישה מהירה יותר לנתונים וזוגיות משופרת למנגנון התזמון המשמש ביישום הלקוח של Microsoft Project 2013. העדכונים כוללים את הדברים הבאים:
-
תזמן את תוכנית הפרוייקט כולה, במקום לתזמן את הפעילות הנוכחית בלבד, ללא צורך בלחיצה על חשב או בהקשה על F9.
-
ניתן להקצות לפעילויות משאבי חומרים ועלויות.
-
ניתן להקצות תאריכי יעד לפעילויות.
-
שדות נוסחה מותאמים אישית מתעדכנים באופן אוטומטי בזמן שאתה עובד איתם ב- Project Web App.
-
פעילויות יכולות להיות עבודה קבועה או מונחות מאמץ, עם פונקציונליות מלאה.
-
בעת עריכת פרוייקט, אם לא יבוצעו פעולות כעבור זמן שהוגדר מראש, יסתיים הזמן הקצוב לעריכה כדי לשמר את משאבי הזיכרון היקרים. הזמנים הקצובים דרושים גם כדי לאפשר התאוששות מאירועים כגון הפסקות חשמל, ניתוקי רשת או כשלי דיסק.
-
ציר זמן חזותי של פעילויות הפרוייקט כלול ב- Web Part של התזמון.
שילוב בין Microsoft Exchange Server ל- Project Web App
ב- Project Web App השילוב עם Exchange Server מתקדם יותר, וכך חברי צוות יכולים לדווח על התקדמות בפעילויות על-ידי שימוש ב- Microsoft Outlook, ב- Outlook Web App ואף במכשיר נייד המחובר ל- Exchange. וכך קל יותר לדווח על זמנים ועל מצבי פעילויות על-ידי שילוב של Project Web App עם כלי שמשתמשים רבים משאירים פתוח כל העת.
בנוסף לשילוב ברמת הפעילות, Project Web App מציע גם שילוב עם האפשרות 'מחוץ למשרד'. כעת, ניתן להגדיר את Project Web App כך שיכלול גם את את השעות שבהן המשתמש נמצא מחוץ למשרד, לפי לוח התאריכים של Exchange, בעת תזמון עבודה על פרוייקט. לוח התאריכים של Outlook של המשתמש מסתנכרן עם לוח תאריכי המשאבים שלו, וכך כאשר המשתמש מסמן שעות 'מחוץ למשרד' ב- Outlook, מנגנון התזמון של Project Web App מתכנן את שעות הפעילויות שלו לשעות שבהן אינו מוגדר 'מחוץ למשרד'. מעתה אין צורך בתזמונים כפולים לתיעוד חופשות מתוכננות!
גישה ניידת לנתוני פרוייקטים
תוספת חדשה ב- Project Web App היא התמיכה בגישה ניידת לנתוני הפרוייקט. אתר נייד מבוסס-אינטרנט מאפשר כעת לחברי צוות ולמנהלי פרוייקט להציג סקירה קצרה של מצב הפרוייקט במכשיר הנייד. באמצעות האתר הנייד ומותאם-המגע, באפשרותך לגשת ולערוך מסמכי פרוייקטי רלוונטיים ולבצע פעולות עריכה פשוטות בתוכניות פרוייקטים, והכל ממכשיר ה- Windows Phone 7.5 (בעזרת דפדפן Internet Explorer 9), מכשיר ה- Apple iPhone או מכשיר ה- Android.
שיפור הזמינות של מרכז ה- BI והדיווחים
ב- Project Web App, הדיווח במרכז הבינה העסקית (BI) השתפר כדי לייעל את חוויית המשתמש באמצעות ממשק משתמש טוב יותר וערכה חדשה של דוחות ולוחות מחוונים בעלי מראה משופר. הדוחות החדשים מספקים יכולת מתקדמת להתאמה אישית ומשתמשים בשירות OData חדש כדי לאפשר יצירת דוחות מקוונים לפי הצורך.
ניהול דרישות
תכונות ניהול הדרישות הוצגו לראשונה ב- Microsoft Project Server 2010. ניהול דרישות נועד לקבץ את כל הצעות העבודה במקום אחד, לעבד אותן בתהליך פיקוח רב-שלבי, להחליט אילו הצעות לאשר ולעקוב אחר ההתקדמות בביצוע ההצעות עד להשלמת העבודה. אחד מהשיפורים החשובים ביותר ב- Project Web App עבור Project Server 2013 הוא היכולת להשתמש ב- Microsoft Office SharePoint Designer 2013 ליצירת זרימות עבודה של Project Web App לניהול דרישות.
Project Web App עבור Microsoft Project Online
ההפצה של Project Web App עבור Project Server 2013 מתרחשת לצד ההפצה של שירות חדש ב- Microsoft 365, Project Web App עבור Microsoft Project Online. באמצעות Project Web App עבור Project Online, כל פעולות התחזוקה התפעולית מתבצעות דרך שירות מתארח, וכך נותרות רק פעילויות השייכות לתחום ניהול הפרוייקטים (PMO), כגון הגדרת משתמשים, גליונות זמנים, שדות מותאמים אישית ותצוגות. מנהלי תיקים, מנהלי פרוייקט טחברי צוות יכולים לגשת ל- Project Web App עבור Project Online בכל מקום שיש בו חיבור לאינטרנט. Project Online יכול גם לכלול את Microsoft Project עבור Office 365, שהוא גירסת מנוי ניתנת להורדה של Microsoft Project Professional 2013.
אתרי פרוייקט ו'המשימות שלי' ב- SharePoint Foundation 2013
Microsoft SharePoint Foundation 2013 כולל כמה תכונות חדשות המספקות פונקציונליות של ניהול פרוייקטים פשוט ללא צורך בהתקנת Project Web App. כאשר מתקינים גם את Project Web App, תכונות SharePoint אלה משתפרות ומשלבות גם את תכונות ניהול הפרוייקטים המורכב יותר של Project Web App.
המטרה שלשמה הוספנו את אפשרות השילוב של SharePoint היא לאפשר לקבץ את כל העבודה של אדם אחד במקום אחד. בתוך SharePoint Foundation 2013, מקום זה יכול להיות אתר פרוייקט (שימושי ביותר עבור צוות שעובד על פרוייקט) או אתר אישי של משתמש.
אתרי פרוייקט
אתרי פרוייקטים מאפשרים לאנשים בארגון לשתף פעולה ביעילות בפרוייקטים בהיקף קטן. מנהלי פרוייקטים יכולים לקבל במהירות מושג על המתרחש בפרוייקט, וחברי צוות יכולים לראות במהירות כיצד העבודה שלהם משתלבת בהקשר הכולל. אתרי פרוייקטים מאפשרים לצוותים גם לגשת לנתונים, למסמכים ולתכתובות רלוונטיים ולשתף אותם.
אתר פרוייקט מספק:
-
ציר זמן חזותי של פעילויות הפרוייקט
-
תזמון פעילויות מלא עבור פרוייקט
-
ספריה לאחסון מסמכי פרוייקט רלוונטיים
-
מחברת ללכידה ולארגון מידע אודות הפרוייקט במהירות
-
לוח תאריכים משותף עבור אירועים של הצוות
-
יכולת להתחבר ליישום הלקוח של Project 2013
-
יכולת להתחבר ל- Project Web App
כאשר SharePoint Foundation 2013 מחובר ל- Microsoft Exchange Server 2013, אתר פרוייקט יכול לכלול גם תיבת דואר של צוות לצורך קיום תקשורת מאוחדת בנושא הפרוייקט ככל שהוא מתקדם. כאשר אתר פרוייקט הוא חלק מאוסף אתרים המשויך ל- Project Web App, הוא יכול לשמש גם ללכידת בעיות, סיכונים ותוצרים.
ההדגשה ברשימות משימות של SharePoint ב- Project Web App מציינת כי ניתן להביא את רשימת המשימות באתר פרוייקט למרכז הפרוייקטים ב- Project Web App, כך שהיא תיכלל בניתוח דוחות ובניתוח של זמינות משאבים. ככל שפרוייקט הופך מורכב יותר, ניתן להמיר את רשימת הפעילויות באתר פרוייקט לפרוייקט ארגוני ולנהל אותה באמצעות Project Web App.
'המשימות שלי' באתר אישי של משתמש
משתמש יכול לבחור להשתמש בדף 'המשימות שלי' באתר האישי שלו כדי לראות צבירת משימות מרשימות המשימות של SharePoint, Outlook,OneNote ו- Project Web App במיקום בודד. במקום לנווט אל מוצרים, רשימות, אתרים ואוספי אתרים שונים כדי להציג ולערוך משימות, משתמש יכול פשוט לעבור אל הדף 'המשימות שלי' כדי לראות אוסף של כל המשימות שעליו לבצע במיקום בודד.
הדף 'המשימות שלי' מאפשר לך לעדכן משימות קיימות של Project Web App, והתוצאות מסונכרנות ל- Project Web App. לדוגמה, אם אתה משנה את מצב המשימה של משימת Project Web App פעילה ל"הושלמה" בדף "המשימות שלי", השינוי מועבר ל- Project Web App.
הדף "המשימות שלי" כולל תכונות שימושיות רבות לארגון טוב יותר של המשימות שלך:
-
Timeline ציר הזמן מספק ייצוג חזותי של משימות אחרונות ועתידיות שהוקצו לך. כברירת מחדל, היא מספקת תצוגה של כל הפעילויות שבוע אחד לעבר ושלושה שבועות לעתיד. ציר הזמן ניתן להתאמה אישית מלאה, והוא מיועד לסייע לך להציג את המשימות שלך בכל דרך שהיא הגיונית עבורך.
-
משימות חשובות באפשרותך להשתמש בדגל החשוב כדי לציין פעילויות בעלות עדיפות גבוהה או מובהקות מיוחדת עבורך.
-
תצוגות ומסננים ניתן להציג ולסנן פעילויות בכמה דרכים, ולאפשר לך להציג את הפעילויות שברצונך לראות, באופן שבו ברצונך לראות אותן.
