במאמר זה
מבט כולל על SharePoint Foundation and SharePoint Server
SharePoint Foundation 2010 היא הטכנולוגיה היסודית עבור אתרי SharePoint הזמינים ללא תשלום, והיא נקראה Windows SharePoint Services בגירסאות קודמות. SharePoint Server 2010 מסתמך על SharePoint Foundation כדי לספק מסגרת עקבית ומוכרת עבור רשימות וספריות, ניהול אתרים והתאמה אישית של אתר. כל התכונות הזמינות ב- SharePoint Foundation זמינות גם ב- SharePoint Server 2010.
עם זאת, SharePoint Server 2010 מרחיב את SharePoint Foundation על-ידי מתן תכונות ויכולות נוספות. לדוגמה, הן SharePoint Server ו- SharePoint Foundation כוללות תבניות אתר לשיתוף פעולה עם עמיתים באתרי צוות, בבלוגים ובסביבות עבודה של פגישות. עם זאת, SharePoint Server כולל תכונות משופרות של מחשוב חברתי, כגון תיוג והזנות חדשות, המסייעות לאנשים בארגון שלך לגלות, לארגן, לנווט ולשתף מידע עם עמיתים. באופן דומה, SharePoint Server משפר את טכנולוגיית החיפוש מ- SharePoint Foundation כדי לכלול תכונות שימושיות עבור עובדים בארגונים גדולים, כגון היכולת לחפש נתונים עסקיים ב- SAP, Siebel ויישומים עסקיים אחרים.
הן SharePoint Foundation ו SharePoint Server המיועדות לפעול ביעילות עם תוכניות, שרתים וטכנולוגיות אחרים, כולל אלה Microsoft Office המערכת. לדוגמה, באפשרותך לקחת אתר, רשימה או ספריה למצב לא מקוון ב- SharePoint Workspace, לעבוד עם תוכן האתר בזמן שאתה מנותק מהרשת ולאחר מכן לסנכרן את השינויים שלך באופן אוטומטי בעת החיבור מחדש. באפשרותך להשלים משימות SharePoint מתוך תוכניות Microsoft Office מוכרות. לדוגמה, באפשרותך ליזום או להשתתף בזרימת עבודה כדי לאשר הדוח הוצאה מתוך Microsoft Word.
יכולות של SharePoint Server
היכולות של SharePoint Server 2010 ממוקדות בשש אזורים. מאמר זה מציג בקצרה כל אחת מיכולות אלה ולאחר מכן מקשר למאמרים קשורים היכן שתוכל לקבל מידע נוסף.
שיתוף פעולה ומחשוב חברתי
SharePoint Server 2010 מרחיב את תכונות שיתוף הפעולה של SharePoint Foundation על-ידי קידום עריכה קלה מהדפדפן או מיישומים מוכרים כגון Microsoft Word, עוזר למשתמשים לקשר משאבים עם תיוג לדירוגים, ולעזור לאנשים למצוא תשובות מהר יותר באמצעות הזנות חדשות ואנשים מחפשים.
אחד המקומות העיקריים בהם תוכל לנצל יכולות אלה נמצא באתר שלי. האתר שלי הוא אתר SharePoint שבו באפשרותך לשתף מסמכים, קישורים ומידע על עצמך בפרופיל מקוון. באפשרותך גם בבלוג אודות נושאים מעניינים או לחפש את המידע הדרוש לך כדי לבצע את עבודתך.
אתה מחליט איזה מידע ברצונך לשתף ואת המידע שברצונך לשמור פרטי באתר שלי. לאחר מכן תוכל לתייג קישורים למידע ולמצא מידע שאנשים אחרים מתייגים או משתפים בהזנה החדשותית שלהם. לקבלת מידע נוסף על ניהול מידע באתר שלי, ראה ניהול המידע שאתה משתף באמצעות 'האתר שלי' והפרופיל שלך.
SharePoint Server 2010 גם מאפשר השתתפות בכל מקום על-ידי SharePoint חוויית סביבת עבודה עשירה בזמן שאתה מחובר לאינטרנט או מנותק מהרשת שלך ומאפשר למשתמשים לשתף פעולה תוך כדי נסיעה.
ניהול תוכן ארגוני
ניהול תוכן ארגוני (ECM) מ- Microsoft עוזר לארגונים להתגבר על האתגרים שנפחים גדולים של תוכן לא מנוהל כוללים. SharePoint Server 2010 הוא חלק מרכזי בפתרון Microsoft ECM, אשר מרחיבה את ניהול התוכן לכל עובד בארגון באמצעות שילוב עם כלים מוכרים כגון Microsoft Office המערכת. הפתרון של Microsoft ECM מספק יכולות לניהול מחזור החיים כולו של התוכן - החל מיצירה, עריכה ושיתוף פעולה ועד תפוגה - בפלטפורמה מאוחדת אחת.
SharePoint Server 2010 עוזר לארגונים לנהל את מחזור החיים כולו של התוכן על-ידי מתן קבוצות נפרדות של תכונות המאפשרות לארגונים להשיג את המטרות הבאות:
-
ניהול תוכן מגוון יכולות ניהול המסמכים ב- SharePoint Server 2010 עוזרות לארגונים לאחד תוכן מגוון ממגוון מיקומים למאגר מנוהל באופן מרכזי עם קטגוריות עקביות. התכונה החדשה של ערכות מסמכים מאפשרת לארגון שלך ליצור ולנהל מוצרי עבודה שכוללים מסמכים מרובים. יכולות חיפוש משולבות עוזרות לאנשים למצוא מידע זה, לשתף אותו ולהשתמש בו. יכולות ניהול מטה-נתונים , כגון התכונה החדשה של מאגר המונחים, יכולות לעזור לארגונים לנהל מטה-נתונים באופן מרכזי בין אתרים. מטה-נתונים הם מידע אודות נתונים המשמשים לזיהוי, מבנה, גילוי וניהול של מידע. תמיכה חדשה בניווט מונחה מטה-נתונים והיכולת להטביע שדות מטה-נתונים במסמכים משפרת את החיפוש והגילוי של מידע. ניתן גם להגן על תוכן מפני גישה בלתי מורשית. כלי שיתוף פעולה, כגון זרימת עבודה, עוזרים לאנשים לעבוד טוב יותר יחד כדי ליצור, לסקור ולאשר מסמכים באופן מובנה.
-
עמידה בדרישות תאימות ודרישות משפטיות יכולות ניהול הרשומות ב- SharePoint Server 2010 מאפשרות לארגונים לאחסן ולהגן על רשומות עסקיות, במקום לצד רשומות בביצוע או במאגר מרכזי נעול. ארגונים יכולים להחיל מדיניות תפוגה על רשומות כדי לוודא שהם נשמרים במשך פרק הזמן המתאים כדי לציית לתקנות או למדיניות עסקית ארגונית, ובכך מקלים על הסיכון המשפטי לארגון. מסלולי ביקורת מספקים הגהה לאודיטורים פנימיים וחיצונים שהרשומות נשמרו כראוי. ניתן להציב את ההסתברות על רשומות ספציפיות תחת גילוי משפטי כדי למנוע את השמדתן.
-
ניהול יעיל של אתרי אינטרנט מרובים יכולות ניהול תוכן האינטרנט ב- SharePoint Server 2010 מאפשרות לאנשים לפרסם תוכן אינטרנט באמצעות כלי קל לשימוש לעריכה תוכן ותהליך אישור מוכלל. עובדים יכולים להעלות תוכן - כולל תמונות, שמע ווידאו - לאתרי אינטרנט בזמן ללא תמיכה מקיפה של צוות ה- IT. תמיכה חדשה במדיה עשירה כוללת ספריית נכסים חדשה, עם תצוגות ובחירות עשירות; תמיכה עבור סרטוני וידאו כסוג SharePoint תוכן; תשתית וידאו של הזרמה ונגן מדיה הניתן למעטפת של Silverlight. תבניות בצורת עמודי בסיס בפריסות עמודי בסיס מאפשרות לארגונים להחיל מיתוג עקבי על עמודים. תכונות מובנות של ניתוח אינטרנט מספקות תמיכה עבור דוחות ניתוח תנועה, חיפוש ומלאי. SharePoint Server 2010 מציע גם תשתית פריסה וניהול יחידה עבור אתרי אינטרא-נט, אנטרנט ואינטרנט, וכן עבור אתרים רב-לשוניים.
חיפוש ארגוני
SharePoint Server 2010 מספק תשתית חיפוש רבת עוצמה המשלימה יכולות פרודוקטיביות עסקיות אחרות כגון ניהול תוכן ארגוני ושיתוף פעולה כדי לעזור לאנשים לקבל תשובות טובות יותר מהר יותר ולהגדיל את ההשפעה של ידע ומומחיות.
החיפוש לוקח בחשבון את ההקשר האישי שלך ומסייע לך למקד את החיפוש באמצעות ניווט אינטראקטיבי כדי להנחות אותך למידע הדרוש לך. SharePoint Server מרחיב את תפוצת החיפוש על-פני מקורות תוכן וסוגי תוכן נוספים כדי להתחבר לכל המידע בארגון שלך - כולל יישומים ארגוניים כגון SAP, Siebel או מסדי נתונים מותאמים אישית - ו להפוך את המידע לזמין לאנשים זקוקים לו.
בינה עסקית
בינה עסקית היא קבוצה של מתודולוגיות, טכנולוגיה ותהליכים שלוקחים מידע המאוחסן במערכות ארגוניות והופכת אותו לניתן לפעולה על-ידי הצבתו בידי האנשים ה זקוקים לו ביותר כדי שהם יכולים לקבל החלטות מושכלות. כחלק מרכזי של פלטפורמת הבינה העסקית של Microsoft, SharePoint Server 2010 יכול לעזור להרחיב את יכולות הבינה העסקית לכל האנשים בארגון, כך שכולם יוכלו לגשת לנתונים הנכונות כדי לקבל את ההחלטות הנכונות.
סביר להניח שהארגון שלך מאחסן נתונים במגוון תבניות, כגון מסדי נתונים, הודעות דואר אלקטרוני וקבצי גליונות אלקטרוניים. SharePoint Server 2010 עוזר לך לחלץ נתונים ממגוון מקורות ולהציג נתונים אלה בדרכים המקלות על ניתוח והחלטות.
Excel Services מעצימה מקבלי החלטות לפרסם, לשתף ולנהל חוברות עבודה Excel עבודה באתר SharePoint אינטרנט. לאחר מכן, אנשים אחרים בארגון יכולים לשנות ערכי תא, נוסחאות ועיצוב מהדפדפן בזמן שהם מנתחים את הנתונים.
שירותי PerformancePoint ב- SharePoint Server 2010 יכול להגביר את הניראות למטרות ולמדדים ארגוניים עיקריים, ולאפשר עומק עשיר יותר של ניתוח ותובנות. אתה או אנשים אחרים בארגון שלך יכולים ליצור לוחות מחוונים אינטראקטיביים ולהשתמש בהם עם כרטיסי ניקוד, דוחות ומסננים כדי למצוא מגמות. באפשרותך גם להוסיף תרשימים עשירים לאתרי SharePoint ולחבר את התרשימים לנתונים ממגוון מקורות, כגון רשימות SharePoint, רשימות נתונים חיצוניות, שירותי קישוריות לנתונים עסקיים, Excel Services או רכיבי Web Part.
פורטלים
עם SharePoint Server 2010, ארגונים יכולים לבנות ולתחזק אתרי פורטל עבור כל היבט של העסק שלהם (פורטלי אינטרא-נט ארגוניים, אתרי אינטרנט ארגוניים ואתרים של פורטלים חטיבים). פורטלים ארגוניים של אינטרא-נט ופורטלים חטיבה יכולים לחבר אתרים בודדים ברחבי ארגון ולאחד גישה ליישומים עסקיים קיימים. Teams ואנשים בארגון יכולים להשתמש באתר פורטל כדי לגשת למומחיות, למידע וליישומים העסקיים הדרושים להם כדי לעשות את עבודתם.
אנשים בתוך ארגון אשר משתמשים באתר פורטל יכולים לנצל את אתרי 'האתר שלי' שלהם. 'האתר שלי' הוא אתר אישי שנותן לך מיקום מרכזי לניהול ואחסון של מסמכים, תוכן, קישורים ואנשי קשר. 'האתר שלי' משמש כנקודת קשר עבור משתמשים אחרים בארגון שלך כדי למצוא מידע אודותיך, על הכישורים שלך ועל תחומי העניין שלך. האתרים שלי כוללים את תכונות המחשוב החברתי שהוזכרו קודם לכן במאמר זה.
SharePoint Server 2010 כולל גם תכונות שארגונים יכולים להשתמש בהם כדי להתאים אישית את החוויה של אתר פורטל עבור משתמשים בודדים, כגון פילוח תוכן לסוגים ספציפיים של משתמשים. הארגון שלך יכול להתאים אישית עוד יותר את אתר הפורטל באמצעות SharePoint תואמת אינטרנט כגון SharePoint Server 2010.
תהליך עסקי ותצורות
SharePoint Server 2010 מספק תכונות רבות שיעזור לך לשלב ולתייעל את התהליכים העסקיים שלך. זרימות עבודה יכולות לייעל את העלות של תיאום תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמכים, על-ידי ניהול ומעקב אחר הפעילויות המעורבות בתהליכים אלה. SharePoint Server 2010 כולל כמה זרימות עבודה מוגדרות מראש שתוכל להשתמש בתהליך כפי שהן או להתאים אישית בהתאם לצרכיך. באפשרותך גם להשתמש ב- SharePoint Designer כדי ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית התומכות בתהליכים העסקיים הייחודיים שלך.
באפשרותך גם ליצור טפסים מבוססי דפדפן ולאסוף נתונים מארגונים שלא משתמשים ב- Microsoft InfoPath 2010.
חלקים של SharePoint אינטרנט
אתר הוא קבוצה של דפי אינטרנט קשורים שבה הארגון שלך יכול לעבוד על פרוייקטים, לנהל פגישות ולשתף מידע. לדוגמה, ייתכן שלצוות שלך יש אתר משלו שבו הוא מאחסן לוחות זמנים, קבצים ומידע פרוצדורלי. אתר הצוות שלך עשוי להיות חלק באתר פורטל ארגוני גדול שבו מחלקות כגון משאבי אנוש כותבות ומפרסמת מידע ומשאבים עבור שאר הארגון.
כל SharePoint כוללים רכיבים נפוצים שכדאי שתדע לגבי תחילת העבודה: רשימות, ספריות, רכיבי Web Part ותצוגות.
רשימות רשימה היא רכיב אתר אינטרנט שבו הארגון שלך יכול לאחסן, לשתף ולנהל מידע. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת פעילויות כדי לעקוב אחר הקצאות עבודה או לעקוב אחר אירועי צוות בלוח שנה. באפשרותך גם לערוך סקר או לארח דיונים בלוח דיונים.
ספריות ספריה היא סוג מיוחד של רשימה המאחסן קבצים וכן מידע אודות קבצים. באפשרותך לקבוע כיצד קבצים נבחרים, מסומנים, מנוהלים ויצרו בספריות.
תצוגות באפשרותך להשתמש בתצוגות כדי לראות את הפריטים ברשימה או בספריה החשובים לך ביותר או שמתאימים למטרה בצורה הטובה ביותר. לדוגמה, באפשרותך ליצור תצוגה של כל הפריטים ברשימה החלים על מחלקה ספציפית, או לסמן מסמכים מסוימים בספריה. באפשרותך ליצור תצוגות מרובות של רשימה או ספריה שאנשים יכולים לבחור מהם. באפשרותך גם להשתמש ב- Web Part כדי להציג תצוגה של רשימה או ספריה בדף נפרד של האתר שלך.
רכיבי Web Part Web Part הוא יחידת מידע מודולרית שצורת אבן בניין בסיסית של רוב הדפים באתר. אם יש לך הרשאה לערוך דפים באתר שלך, באפשרותך להשתמש ב- רכיבי Web Part כדי להתאים אישית את האתר שלך כדי להציג תמונות ותרשימים, חלקים של דפי אינטרנט אחרים, רשימות מסמכים, תצוגות מותאמות אישית של נתונים עסקיים ועוד.
ספציפיות אתר המשפיעות על החוויה שלך
הפרטים של ההתקנה והתצורה של SharePoint משפיעים על מה שאתה רואה ועל האפשרויות הזמינות לך באתר שלך.
הרשאות אם מוקצית לרמת ההרשאה 'שליטה מלאה' המוגדרת כברירת מחדל, יש לך את טווח האפשרויות המלא לניהול האתר. אם מוקצית לרמת ההרשאה 'תרומה' או 'קריאה', האפשרויות והגישה לתוכן האתר מוגבלות יותר. רבות מהאפשרויות המפורטות במאמר זה הבאות לא זמינות למשתמשים בעלי רמת ההרשאה 'קורא', המאפשרות למשתמשים לקרוא תוכן אך לא לבצע בו שינויים. מאחר שהרשאות מיועדות להיות גמישות וניתן להתאמה אישית, ייתכן שלארגון שלך יש הגדרות ייחודיות משלו.
התאמה אישית ייתכן שהארגון שלך תותאם אישית את ההרשאות והמיתוג של האתר שלך, או אפילו ניווט מותאם אישית באתר והעבר פקדים כגון תפריט פעולות אתר למיקום אחר בדף. באופן דומה, ייתכן שהארגון שלך החליט לא להשתמש בפונקציונליות רצועת הכלים שהוצגה ב- SharePoint 2010.
גירסת SharePoint מאמר זה דן באופן תחילת העבודה ב- SharePoint Server 2010. אם אתה משתמש בגירסה קודמת של SharePoint, עיין לעזרה עבור גירסה זו.
הוספת תוכן לאתר
באפשרותך להוסיף פריטים לרשימות ולקבצים לספריות באמצעות דפדפן אינטרנט. הלחצנים השתמשו כדי לבצע את הפעולות הנפוצות ביותר נמצאים ברצועת הכלים, הסמוכה לראש הדף ברוב הדפים של אתר.
לחצנים ברצועת הכלים עשויים להיות אפורים מכל אחת מהסיבות הבאות:
-
הפעולה אינה ישימה או תלויה בפעולה אחרת. לדוגמה, עליך לבחור בתיבת הסימון של מסמך כדי שתוכל להוציא אותו.
-
אין לך הרשאה להשלים את המשימה.
-
התכונה אינה זמינה עבור האתר. לדוגמה, ייתכן שזרימות עבודה לא יהיו זמינות באתר.
באפשרותך גם לשמור קבצים בספריה מתוכניות לקוח מסוימות התואמות ל- SharePoint Server. לדוגמה, באפשרותך לשמור מסמך Microsoft Word בספריה באתר SharePoint בזמן שאתה עובד ב- Word.
כדי להוסיף פריט לרשימה או לקובץ לספריה, עליך להיות בעל הרשאה לתרום לרשימה או לספריה. לקבלת מידע נוסף אודות האופן בו הארגון שלך משתמש בהרשאות ברמות הרשאה, שאל את הבעלים או מנהל האתר שלך.
בעת הוספת הפריט או הקובץ, אנשים אחרים שיש להם הרשאה לקרוא את הרשימה יכולים להציג את הפריט או הקובץ, אלא אם כן הוא דורש אישור. אם הפריט או הקובץ דורשים אישור, הוא מאוחסן במצב המתנה ברשימה או בספריה, עד שמישהו בעל ההרשאות המתאימות יאשר אותו. אם אתה כבר מציג את הרשימה או הספריה בעת הוספת פריט או קובץ, ייתכן שתצטרך לרענן את הדפדפן כדי לראות את הפריט או הקובץ החדשים.
רשימות וספריות יכולות גם לנצל את תכונות הדואר האלקטרוני, אם דואר נכנס או דואר יוצא זמין באתר שלך. ניתן להגדיר רשימות, כגון לוחות שנה, הכרזות, בלוגים ולוחות דיונים, כך שאנשים יכולים להוסיף להם תוכן על-ידי שליחת דואר אלקטרוני. ניתן להגדיר רשימות אחרות, כגון משימות ורשימות מעקב אחר בעיות, לשלוח דואר אלקטרוני לאנשים כאשר פריטים מוקצים להם.
בנוסף להוספת תוכן לרשימות ולספריות קיימות, ייתכן שיש לך הרשאה ליצור רשימות וספריות חדשות. תבניות הרשימה והספריה מציעות לך התחלה טובה. בהתאם לרמת ההרשאה שלך, באפשרותך גם ליצור ולהתאים אישית דפים ואתרים חדשים.
רשימות
למרות שקיימים סוגים שונים של רשימות, ההליך להוספת פריטים אליהם דומה, כך שאין צורך ללמוד כמה טכניקות חדשות כדי לעבוד עם סוגים שונים של רשימות. פריט רשימה מכיל טקסט בסידרה של עמודות, אך רשימות מסוימות עשויות לאפשר הוספת קבצים מצורפים לפריט.
הוספת פריט לרשימה
-
ברשימה שבה ברצונך להוסיף את הפריט, לחץ על הכרטיסיה פריטים ברצועת הכלים. (זו הכרטיסיה אירועים עבור לוח שנה.)
-
לחץ על פריט חדש (אירוע חדש עבור לוח שנה).
עצה: דרך מהירה נוספת להוספת אירוע ללוח שנה היא להצביע על התאריך בלוח השנה ולאחר מכן ללחוץ על הוסף.
-
השלם את השדות הדרושים ואת כל השדות האחרים שברצונך להשלים.
-
לחץ על שמירה.
עריכה או מחיקה של פריט ברשימה
-
הצבע על פריט ולאחר מכן בחר את תיבת הסימון שמופיעה לצד הפריט.
עצה: באפשרותך לבצע פעולות בפריטים מרובים על-ידי בחירת תיבות סימון מרובות.
-
בכרטיסיה פריטים ברצועת הכלים, לחץ על ערוך פריט אומחק פריט, לפי הצורך.
בסוגים רבים של אתרים, רשימות מסוימות נוצרות בשבילך. רשימות ברירת מחדל אלה נעות מלוח דיונים ועד לרשימת לוחות שנה. אם יש לך הרשאה, באפשרותך גם ליצור רשימות ממספר סוגים של תבניות רשימה, המספקים מבנה והגדרות כדי לתת לך התחלה טובה.
יצירת רשימה
-
כדי ליצור רשימה, לחץ על תפריט פעולות אתר
הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם האפשרות ליצור אינה מופיעה, ייתכן שלא מופיעה לך הרשאה ליצירת רשימה.
-
בדף יצירה, לחץ על סוג הרשימה שברצונך ליצור. לדוגמה, קישורים.
-
הקלד שם עבור הרשימה, מלא את השדות האחרים שברצונך להשלים ולאחר מכן לחץ על צור.
ספריות
ספריה היא מיקום באתר שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם חברי צוות. כל ספריה מציגה רשימה של קבצים ומידע מרכזי אודות הקבצים, דבר שמסייע לאנשים להשתמש בקבצים כדי לעבוד יחד.
באפשרותך להוסיף קובץ לספריה על-ידי העלאתו מדפדפן האינטרנט שלך. לאחר הוספת הקובץ לספריה, אנשים אחרים עם ההרשאה המתאימה יכולים לראות את הקובץ. אם אתה כבר מציג את הספריה בעת הוספת קובץ, ייתכן שתצטרך לרענן את הדפדפן כדי לראות את הקובץ החדש.
אם אתה משתמש בתוכנית התואמת ל- SharePoint Server, באפשרותך ליצור קובץ חדש המבוסס על תבנית בזמן שאתה עובד בספריה. באפשרותך גם לשמור קובץ בספריה מתוכנית אחרת, כגון SharePoint סביבת עבודה או Microsoft Word.
הוספת קובץ לספריה
-
בספריה שבה ברצונך להוסיף את הקובץ, לחץ על הכרטיסיה מסמכים ברצועת הכלים.
-
לחץ Upload מסמך.
-
עבור אל המסמך ולאחר מכן לחץ על אישור.
עצה: אם אתה משתמש בתוכנית התואמת ל- SharePoint Server 2010, כגון Microsoft Word 2010, באפשרותך לגרור ולשחרר מסמכים מסייר Windows אל תיבת הדו-שיח Upload מסמך.
עריכה או מחיקה של קובץ בספריה
-
הצבע על קובץ ולאחר מכן בחר את תיבת הסימון שמופיעה לצד הקובץ.
-
בכרטיסיה מסמכים ברצועת הכלים, לחץ על ערוך מסמך אומחק מסמך, בהתאם לצורך.
ספריית ברירת מחדל, הנקראת 'מסמכים משותפים', נוצרת כברירת מחדל בעת יצירת סוגים רבים של אתרים. 'מסמכים משותפים' היא ספריית מסמכים ש ניתן להשתמש בה לאחסון מספר סוגים של קבצים. באפשרותך ליצור ספריות נוספות, כגון ספריית תמונות לאחסון תמונות, אם יש לך הרשאה לניהול רשימות.
יצירת ספריית מסמכים
-
כדי ליצור ספריית מסמכים, לחץ על תפריט פעולות אתר
הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם האפשרות ליצור אינה מופיעה, ייתכן שלא מופיעה לך הרשאה ליצירת ספריה.
-
הקלד שם עבור הספריה, מלא את השדות האחרים שברצונך להשלים ולאחר מכן לחץ על צור.
כדי לראות את הסוגים האחרים של ספריות ש באפשרותך ליצור, לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על אפשרויות יצירה נוספות. הצבע על אפשרות ספריה כדי לראות תיאור שלה.
יצירת סוג אחר של ספריה
-
כדי ליצור ספריה, לחץ על תפריט פעולות אתר
הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם האפשרות ליצור אינה מופיעה, ייתכן שלא מופיעה לך הרשאה ליצירת ספריה.
-
הצבע על אפשרות ספריה כדי לראות תיאור שלה.
-
הקלד שם עבור הספריה, מלא את השדות האחרים שברצונך להשלים ולאחר מכן לחץ על צור.
כדי להגדיר אפשרויות כגון אם הספריה מופיעה בהפעלה המהירה, לחץ על אפשרויות נוספות לפני שתלחץ על צור.
מחיקת ספריה
-
לחץ על שם הספריה בהפעלה המהירה, או לחץ על פעולות אתר
-
בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
עבור ספריית תמונות, בתפריט הגדרות,
-
עבור ספריות אחרות, תחת כלי ספריה, לחץ על הכרטיסיה ספריה ולאחר מכן, בקבוצה הגדרות, לחץ על ספריה הגדרות.
-
-
תחת הרשאות וניהול, לחץ על מחק <ספריית> זו.
-
כאשר תתבקש לאשר את המחיקה, לחץ על אישור אם אתה בטוח שברצונך למחוק את הספריה.
אתרים ודפים
אתר יכול לשמש מטרה כללית, כגון אחסון לוחות זמנים, קווים מנחים, קבצים ומידע אחר שהצוות שלך מפנה אליו לעתים קרובות. לחלופין, אתר עשוי לשמש מטרה ספציפית יותר, כגון מעקב אחר פגישה או אירוח בלוג, שבו חבר בארגון שלך מפרסם לעתים קרובות חדשות ורעיונות.
הארגון שלך יכול להשתמש בדפים, באתרי משנה ובאתרים ברמה העליונה כדי לחלק תוכן אתר לאתרים נפרדים הניתנים לניהול בנפרד. לדוגמה, ייתכן של כל מחלקה בארגון שלך יש אתר צוות משלה שהוא חלק מהאתר פורטל גדול יותר.
באפשרותך להוסיף תוכן לאתרים על-ידי הוספת רשימות וספריות. אם יש לך הרשאה, באפשרותך גם להוסיף דפים לאתר שלך. ייתכן שתשקול להוסיף דפי Web Part, המאפשרים לך להשתמש ב- רכיבי Web Part כדי להוסיף תוכן דינאמי במהירות.
אם עליך ליצור אתרים חדשים, באפשרותך לבחור מבין כמה סוגים של תבניות אתר כדי להתחיל ביצירת אתר חדש. האפשרות שלך ליצור אתרים ואתרי משנה תלויה באופן שבו הארגון שלך הגדיר את האתרים ואת ההרשאות שלו ליצירת אתרים. לקבלת מידע נוסף אודות האופן בו הארגון שלך מנהל הרשאה לאתרים, פנה לבעלים או למנהל האתר שלך.
יצירת אתר
-
כדי ליצור אתר, לחץ על תפריט פעולות אתר
הערה: אם אינך רואה את תפריט פעולות אתר או אם האפשרות ליצור אינה מופיעה, ייתכן שלא מופיעה לך הרשאה ליצור אתר.
-
הקלד שם כותרתוכתובת URL עבור האתר.
-
תחת בחירת תבנית, בחר תבנית אתר.
-
בחר אפשרויות אחרות הרצויות ולאחר מכן לחץ על צור.
יצירת דף
הערה: השלבים ליצירת דף משתנים בהתאם לסוג האתר שאתה נמצא בו, בין אם תכונות פרסום זמינות ואם נדרש אישור כדי לפרסם דפים.
-
כדי ליצור דף, לחץ על תפריט פעולות אתר
הערה: אם אינך רואה את תפריט פעולות אתר או אם האפשרות ליצור אינה מופיעה, ייתכן שלא מופיעה לך הרשאה ליצירת דף.
-
הקלד שם עבור הדף ולאחר מכן לחץ על צור.
-
בדף החדש שיצרת, עשה אחת או יותר מהפעולות הבאות:
-
כדי להוסיף טקסט, הקלד או העתק טקסט לתיבת הטקסט.
-
כדי לעצב את הטקסט, לחץ על הכרטיסיה עיצוב טקסט ברצועת הכלים ובחר לחצן.
-
כדי להוסיף Web Part או רשימה קיימת, לחץ על הכרטיסיה הוספה , לחץ על הלחצן המתאים, בחר את ה- Web Part או הרשימה הרצויים ולאחר מכן לחץ על הוסף.
-
כדי להוסיף רשימה חדשה, לחץ על הכרטיסיה הוספה, הקלד כותרת עבור הרשימה, לחץ על סוג רשימה כדי לבחור אותה ולאחר מכן לחץ על אישור.
-
-
כשתסיים לערוך את הדף, לחץ על שמור ברצועת הכלים.
עריכת עמוד
-
כדי לערוך עמוד, לחץ על לחצן ערוך ברצועת הכלים.
הערה: אם אינך רואה את לחצן ערוך , ייתכן שלא יש לך הרשאה לערוך דף.
-
בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:
-
כדי להוסיף טקסט, הקלד או העתק טקסט לתיבת הטקסט.
-
כדי לעצב את הטקסט, לחץ על הכרטיסיה עיצוב טקסט ברצועת הכלים ובחר לחצן.
-
כדי להוסיף Web Part או רשימה קיימת, לחץ על הכרטיסיה הוספה , לחץ על הלחצן המתאים, בחר את ה- Web Part או הרשימה הרצויים ולאחר מכן לחץ על הוסף.
-
כדי להוסיף רשימה חדשה, לחץ על הכרטיסיה הוספה, הקלד כותרת עבור הרשימה, לחץ על סוג רשימה כדי לבחור אותה ולאחר מכן לחץ על אישור.
-
-
כשתסיים לערוך את הדף, לחץ על שמור ברצועת הכלים.
ניהול ו עבודה עם תוכן אתר
כדי לעזור לצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר, קיימות כמה דרכים לניהול ולהרחבת תוכן ברשימות, בספריות ובהאתרים. תכונות מסוימות עוזרות לצוות שלך למצוא מידע ולעבד אותו ביתר יעילות. תכונות אחרות עוזרות לך לנהל את הגישה למידע.
ניווט לתוכן
רכיבי ניווט עוזרים לאנשים לעיין בתוכן שהם זקוקים לו. שני פריטי ניווט ש ניתן להתאים אישית הם סרגל הקישורים העליון וההפעלה המהירה.
באמצעות דפי ההגדרות עבור כל רשימה או ספריה, באפשרותך לבחור אילו רשימות וספריות יופיעו בהפעלה המהירה. באפשרותך גם לשנות את סדר הקישורים, להוסיף או למחוק קישורים ולהוסיף או למחוק את המקטעים שכוללים את הקישורים מאורגנים. לדוגמה, אם יש לך רשימות רבות מדי במקטע רשימה , באפשרותך להוסיף מקטע חדש עבור רשימות משימות שבו באפשרותך לכלול קישורים לרשימות המשימות שלך. באפשרותך לבצע את כל השינויים הללו בהפעלה המהירה מתוך דפדפן התואם ל- SharePoint Server 2010. באפשרותך גם להוסיף קישורים לדפים מחוץ לאתר.
סרגל הקישורים העליון מספק דרך למשתמשים באתר שלך להגיע לאתרים אחרים באוסף האתרים על-ידי הצגת שורת כרטיסיות בחלק העליון של כל דף באתר. בעת יצירת אתר חדש, באפשרותך לבחור אם לכלול את האתר על סרגל הקישורים העליון של אתר האב ואם להשתמש סרגל הקישורים העליון מאתר האב.
אם האתר שלך משתמש סרגל קישורים עליון ייחודי, באפשרותך להתאים אישית את הקישורים המופיעים על סרגל הקישורים העליון עבור האתר. ניתן גם להציג את כל האתרים שנוצרו בתוך אתר האב על סרגל הקישורים העליון, בתנאי שתצורת האתרים מוגדרת לרשת את סרגל הקישורים העליון של אתר האב. באפשרותך גם לכלול קישורים לאתרים אחרים מחוץ לאוסף האתרים שלך.
ניהול גישה לתוכן
בעלים של אתר או מנהל מערכת יכולים להעניק רמות הרשאה למשתמשים ולקבוצות SharePoint, המכילות משתמשים. ניתן להחיל את ההרשאות על אתר, על הרשימות והספריות באתר ועל הפריטים ברשימות ובספריות.
באפשרותך להקצות רמות הרשאה שונות עבור אובייקטים שונים, כגון אתר, רשימה, ספריה, תיקיה מסוימת בתוך רשימה או ספריה, פריט רשימה או מסמך ספציפיים.
ארגון רשימות וספריות
אופן ארגון הרשימות והספריות תלוי בצרכים של הקבוצה שלך ובאופן האחסון והחיפוש של המידע שלך. חלק מהתכנון יכול לעזור לך להגדיר את המבנה שעובד בצורה הטובה ביותר עבור הארגון שלך.
מידע ברשימות ובספריות מאוחסן בעמודות, כגון כותרת, שם משפחה או חברה. באפשרותך להשתמש בעמודות כדי למיין ולסנן פריטים כפי שהיית עושה בגיליון אלקטרוני על-ידי לחיצה על עמודה הכותרות ברשימה או בספריה. באפשרותך גם להשתמש בתצוגות כדי לראות את הפריטים ברשימה או בספריה החשובים לך ביותר.
שינוי התצוגה של רשימה או ספריה
-
ברשימה או בספריה שבה ברצונך לשנות את התצוגה, לחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה ברצועת הכלים.
-
בקבוצה ניהול תצוגות , תחת תצוגה נוכחית, לחץ על החץ לצד רשימת התצוגות ולאחר מכן בחר תצוגה.
אם עליך לאחסן מידע נוסף אודות פריטי רשימה או קבצים בספריה, באפשרותך להוסיף עמודות כדי לעזור לך למיין, לקבץ וליצור תצוגות מרובות של הרשימה שלך. לדוגמה, באפשרותך למיין רשימה לפי תאריך יעד או לקבץ את הפריטים לפי שם מחלקה.
יש לך כמה אפשרויות עבור סוג עמודה שאתה יוצר, כולל שורת טקסט בודדת, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מעמודות אחרות, או אפילו את השם והתמונה של אדם באתר שלך.
יצירת עמודה
-
ברשימה או בספריה שבה ברצונך להוסיף את הקובץ, לחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה ברצועת הכלים.
-
לחץ על צור עמודה.
-
הקלד שם עבור עמודה ובחר סוג עמודה.
-
בחר הגדרות נוספות ולאחר מכן לחץ על אישור.
באפשרותך גם להשתמש בעמודות ברשימה או בספריה כדי ליצור תצוגות כדי לעזור למחלקות ספציפיות למצוא את המידע שהם מעוניינים בו ביותר, כגון פעילויות עם העדיפות הגבוהה ביותר או כל הפריטים שהוקצו לכל אדם. לקבלת מידע אודות יצירה ושינוי של תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה.
חלק מהתכונות של רשימות יכולות לעזור לצוות שלך ליצור ולנהל פריטים ביעילות בין כמה רשימות או ספריות. לדוגמה, באפשרותך ליצור עמודה המספק מידע אודות פריטי רשימה ולאחר מכן לשתף אותו בין רשימות אחרות. לחלופין, אם ברצונך להפוך קובץ לזמין בספריות מרובות, באפשרותך להעתיק אותו בקלות לספריות אחרות באתר שלך. ניתן לבקש עדכונים אם הקובץ השתנה.
שימוש בתכונות נגישות
אתרים מתוכננים כך שרשימות, ספריות ותכונות אחרות יהיו נגישות מלאה באמצעות הקשות בלבד. מצב נגיש יותר מאפשר למשתמשים של טכנולוגיות נגישות לקיים אינטראקציה בקלות רבה יותר עם תפריטים ופקדים שונים. דלג אל קישורי תוכן ראשי מאפשרים למשתמשי לוח המקשים לדלג על קישורי ניווט שחוזרים על עצמו לתוכן בעל משמעות רבה יותר בדף.
סימון הכותרות נועד להגדיר טוב יותר את המבנה ולשפר את הניווט עבור אנשים המשתמשים בקוראי מסך. תמונות שהועלו לאתר מאפשרות הגדרה של טקסט חלופי מותאם אישית. לדוגמה, באפשרותך להקצות טקסט חלופי מותאם אישית לתמונה שמופיעה בדף הבית ב- Web Part תמונת אתר או לתמונה שאתה מוסיף לספריית תמונות. להצגת אתרים, אפשרויות החדות הגבוהות Windows היטב עבור משתמשים בעלי ראייה נמוכה.
מעקב אחר גירסאות
ייתכן שהרשימה או הספריה שלך מוגדרות למעקב אחר גירסאות, כך שתוכל לשחזר גירסה קודמת אם תטעה ותצפה בהיסטוריית גירסאות של השינויים. כאשר מתבצע מעקב אחר גירסאות, תיקונים בפריטים או בקבצים ובמאפיינים שלהם מאוחסנים. פעולה זו מאפשרת לך לנהל תוכן טוב יותר בזמן שהוא מתוקן ואפילו לשחזר גירסה קודמת אם אתה טועה בגירסה הנוכחית. ניהול גירסאות שימושי במיוחד כאשר כמה אנשים עובדים יחד על פרוייקטים או כאשר מידע עובר כמה שלבים של פיתוח ו סקירה.
1. הגירסה המלאה הנוכחית שפ פורסמה מסומנת ומספר הגירסה הוא מספר שלם.
2. גירסה נוצרת כאשר מאפיינים או מטה-נתונים משתנים.
3. הגירסה הראשונה של קובץ היא תמיד גירסה משנית מספר 0.1.
ניהול גירסאות זמין עבור פריטי רשימה בכל סוגי הרשימה המוגדרים כברירת מחדל - כולל לוחות שנה, רשימות מעקב אחר בעיות ורשימות מותאמות אישית - עבור כל סוגי הקבצים הזמינים לאחסן בספריות, כולל דפי Web Part.
עריכה משותפת של מסמכים
שני משתמשים או יותר יכולים לערוך מסמך Word או PowerPoint מצגת בו-זמנית. תכונה חדשה זו מאפשרת לך לקרוא ולכתוב חלקים של קובץ המאוחסן SharePoint. לדוגמה, באפשרותך לעבוד על פיסקה אחת במסמך Word בזמן שעמית עובד על פיסקה אחרת באותו מסמך ובאותו זמן.
נשאר מעודכן בשינויים
RSS מספק דרך נוחה להפיץ ולקבל מידע בתבנית סטנדרטית, כולל עדכונים לרשימות ולספריות. תבנית קובץ XML סטנדרטית מאפשרת להציג את המידע על-ידי תוכניות שונות רבות. באפשרותך גם להירשם כמנוי לרשימות ולספריות על-ידי הגדרת התראות, כך שתדע מתי התוכן השתנה.
צוות יכול להשתמש בהזנות שלו כדרך להתאים אישית את התוכן שלו עבור חברי צוות שלהירשם כמנוי להזנות שלהם ולהציע קישורים בחזרה לאתרי האינטרנט שלהם. הזנות RSS הן דרך קלה לעקוב אחר התקדמות הצוות ועדכוני פרוייקט. במקום לעיין באתרי אינטרנט מרובים של צוות, תקבל את החדשות או העדכונים האחרונים מאתרים אלה באופן אוטומטי.
ניהול זרימת עבודה
זרימות עבודה עוזרות לאנשים לשתף פעולה במסמכים ולנהל משימות פרוייקט על-ידי יישום תהליכים עסקיים ספציפיים במסמכים ובפריטים באתר. זרימות עבודה עוזרות לארגונים לדבוק בתהליכים עסקיים עקביים. זרימות עבודה יכולות גם לשפר את היעילות והפרודוקטיביות הארגונית על-ידי ניהול המשימות והשלבים המעורבים בתהליכים עסקיים ספציפיים. דבר זה מאפשר לאנשים המבצעים משימות אלה להתרכז בביצוע העבודה במקום בניהול זרימת העבודה.
זרימות עבודה יכולות לייעל את העלות ואת הזמן הדרושים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמך, על-ידי ניהול המשימות המוטלות על אנשים, המעורבות בתהליכים אלה ומעקב אחריהן. לדוגמה, ארגון יכול להשתמש בזרימת עבודה מוגדרת מראש של אישור או ליצור ולפרוס זרימת עבודה מותאמת אישית כדי לנהל תהליך עסקי אחר.
עבודה עם סוגי תוכן
ייתכן שהרשימה או הספריה שלך תומכות בסוגי תוכן מרובים. סוגי תוכן מאפשרים לארגונים לארגן, לנהל ולטפל בכמויות גדולות של תוכן בצורה יעילה יותר. אם הרשימה או הספריה שלך מוגדרות לאפשר סוגי תוכן מרובים, באפשרותך להוסיף סוגי תוכן מתוך רשימה של אפשרויות זמינות שהארגון שלך משתמש בהן לעתים קרובות, כגון מצגות שיווקיות או חוזים.
לאחר הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה, ניתן להוסיף רשימה או ספריה זו לכלול פריטים מסוג זה. לאחר מכן, המשתמשים יוכלו להשתמש בלחצן פריט חדש ברשימה או בספריה זו כדי ליצור פריטים חדשים מסוג זה.
אחד היתרונות העיקריים של סוגי תוכן עבור רשימות וספריות הוא שהם אפשרו לרשימה או לספריה בודדת להכיל סוגי פריטים מרובים או סוגי מסמכים מרובים, שכל אחד מהם עשוי לכלול מטה-נתונים, פריטי מדיניות או אופני פעולה ייחודיים. לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה מבוא לסוגי תוכן ולפרסום סוגי תוכן.
