יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה

כדי ליצור תצוגה:

1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ולאחר מכן לחץ על צור תצוגה.

   הערה: אם האפשרות צור תצוגה אינה זמינה, אין לך הרשאות ליצירת תצוגה. לקבלת מידע אודות ההרשאות הדרושות ליצירת תצוגות אישיות וציבוריות, עיין בסעיף הגדרות עבור תצוגות להלן.

   

2. בדף הגדרות , בחר סוג תצוגה. לקבלת מידע אודות כל סוג, ראה סוגי תצוגות שבאפשרותך לבחור להלן.

3. בתיבה שם תצוגה , הקלד את השם עבור התצוגה. בחר הפוך אותה לתצוגת ברירת המחדל אם ברצונך להפוך אותה לתצוגת ברירת המחדל עבור הרשימה או הספריה. רק תצוגה ציבורית יכולה להיות תצוגת ברירת המחדל עבור רשימה או ספריה.

   

4. במקטע קהל, תחת הצג קהל, בחר צור תצוגה אישית אוצור תצוגה ציבורית. צור תצוגה אישית כאשר אתה מעוניין בתצוגה רק עבור עצמך. צור תצוגה ציבורית כאשר ברצונך שכל מי שמשתמש ברשימה יראו אותה.

   הערה: אם האפשרות צור תצוגה ציבורית אינה זמינה, אין לך את ההרשאות ליצירת תצוגה ציבורית עבור רשימה או ספריה זו.

5. במקטע עמודות , בחר את העמודות הרצויות בתצוגה ונקה את העמודות שאינך מעוניין שיופיעו. לצד מספרי העמודות, בחר את הסדר שבו ברצונך שהעמודות יופיעו בתצוגה.

6. קבע את תצורת ההגדרות האחרות עבור התצוגה שלך , כגון מיון וסינון ,ולחץ על אישור בחלק התחתון של הדף. לקבלת תיאורים של כל ההגדרות שבאפשרותך לבחור, ראה הגדרות עבור תצוגות להלן.

השתמש בשלבים הבאים כדי לשנות תצוגה, כגון הפיכתה לתצוגת ברירת המחדל, הוספה או הסרה של עמודות ושינוי סדר המיון של פריטים בתצוגה.

1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה ברצונך לשנות תצוגה ולחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה.

2. לחץ על שנה תצוגה.

   הערה: אם האפשרות שנה תצוגה אינה זמינה, אין לך את ההרשאות לשינוי התצוגה הנוכחית. עם זאת, באפשרותך לשנות את התצוגות האישיות שלך. לקבלת מידע אודות ההרשאות הדרושות ליצירת תצוגות אישיות וציבוריות, עיין בסעיף הגדרות עבור תצוגות בהמשך המאמר.

3. בחר את התצוגה שברצונך לשנות מהרשימה הנפתחת תצוגה נוכחית.

4. בצע את השינויים ולאחר מכן לחץ על אישור בחלק התחתון של הדף. לקבלת תיאורים של כל ההגדרות שייתכן שתרצה לשנות, ראה הגדרות עבור תצוגות להלן .

   הערה: התצוגות ברשימה הנפתחת תצוגה נוכחית מסודרות בסדר אלפביתי ולא ניתן לשנותן. עם זאת, באפשרותך לשנות את שם התצוגה כך שהאות הראשונה תופיע בסדר אלפביתי הרצוי.

השתמש בשלבים הבאים כדי למחוק תצוגה.

1. עבור אל הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך למחוק תצוגה ולחץ על הכרטיסיה רשימהאו ספריה.

2. בחר את התצוגה שברצונך למחוק מהרשימה הנפתחת תצוגה נוכחית.

   

3. לחץ על שנה תצוגה.

   הערה: אם האפשרות שנה תצוגה אינה זמינה, אין לך את ההרשאות הנחוצות לשינוי התצוגה הנוכחית. עם זאת, באפשרותך לשנות את התצוגות האישיות שלך. לקבלת מידע אודות ההרשאות הדרושות ליצירת תצוגות אישיות וציבוריות, ראה הגדרות עבור תצוגות בהמשך מאמר זה.

   

4. גלול מטה בדף ההגדרות למקטע תצוגות ולחץ על התצוגה שברצונך למחוק.

5. באזור העליון של התצוגה, לחץ על מחק.

   

   הערה: אם האפשרות מחק אינה אפשרות, זו עשויה להיות תצוגת ברירת המחדל עבור רשימה או ספריה, ולא ניתן למחוק תצוגת ברירת מחדל. תחילה עליך לשנות תצוגה אחרת להפוך אותה לברירת המחדל.

6. כאשר תתבקש, לחץ על אישור.

להלן סוגי התצוגות שניתן לבחור מתוכן:

תצוגה רגילה    תצוגה זו מציגה את פריטי הרשימה והספריה שלך שורה אחת לאחרת. תצוגה רגילה היא ברירת המחדל עבור רוב סוגי הרשימות והספריות. באפשרותך להתאים אישית את התצוגה בדרכים שונות רבות, כגון על-ידי הוספה או הסרה של עמודות מהתצוגה.

תצוגת לוח שנה    תצוגה זו מציגה את הרשימה והספריה שלך בתבנית דומה ללוח שנה בקיר. באפשרותך להחיל תצוגות יומיות, שבועית או חודשיות בתבנית זו. תצוגה זו יכולה להיות שימושית אם ברצונך לראות את הפריטים ברשימה או בספריה בסדר כרונולוגי. כדי להשתמש בתצוגה זו, הרשימה או הספריה שלך חייבת להכיל עמודות עם תאריכי התחלה ותאריכי סיום עבור פריטי לוח השנה.

תצוגת גליון נתונים    תצוגה זו מציגה פריטי רשימה וספריה ברשת, בדומה לגיליון אלקטרוני. תצוגה זו, המכונה גם 'עריכה מהירה', יכולה להיות שימושית אם עליך לערוך פריטים רבים ברשימה או בספריה בו-זמנית. תצוגה זו שימושית גם אם ברצונך לייצא את הנתונים לגיליון אלקטרוני או לתוכנית מסד נתונים. קיימות כמה מגבלות לתצוגת גליון נתונים - לא כל הפונקציונליות של Excel זמינה, לדוגמה. אם פריט בעמודה מופיע באפור, סוג זה של עמודה אינו ניתן לעריכה.

תצוגת גנט    תצוגה זו מציגה פריטי רשימה וספריה במעקב אחר התקדמות. תצוגת גנט יכולה לעזור לך לנהל פרוייקטים. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו, לדוגמה, כדי לראות אילו פעילויות חופפות זו על זו ולהמחיש את ההתקדמות הכוללת. כדי להשתמש בתצוגה זו, הרשימה או הספריה שלך חייבת להכיל עמודות עם תאריכי התחלה ותאריכי סיום.

תצוגת Access    השתמש ב- Microsoft Access כדי ליצור טפסים ודוחות המבוססים על הרשימה או הספריה. זמין רק כאשר Microsoft Access מותקן אצלך.

תצוגה מותאמת אישית ב- SharePoint Designer     הפעל את יישום SharePoint Designer והשתמש בו כדי ליצור תצוגות מותאמות אישית מתקדמות. פעולה זו דורשת הרשאות מתקדמות ו- SharePoint Designer.

תצוגה קיימת     אם תצוגה קיימת היא כמעט התצוגה הרצויה, באפשרותך לחסוך זמן באמצעות תצוגה קיימת כנקודת ההתחלה ליצירת התצוגה החדשה. תחת הכותרת התחל מתצוגה קיימת, תראה רשימה של התצוגות הנוכחיות שלך. לחץ על תצוגה כדי ליצור תצוגה חדשה.

תצוגות כוללות הגדרות רבות כדי להקל עליך למצוא במהירות את המידע הדרוש לך ברשימה או בספריה. להלן ההגדרות עבור תצוגות SharePoint. כל ההגדרות אינן זמינות עבור כל סוגי התצוגות. ההגדרות עבור תצוגות לוח שנה שונות מסוגים אחרים של תצוגות.

המספר המרבי של פריטים בתצוגה הוא 5000. באפשרותך לנהל את מספר הפריטים בתצוגה באמצעות הגדרות מגבלת המסנן והפריטים. ראה ניהול רשימות וספריות עם פריטים רבים לקבלת מידע נוסף.

• תצוגת ברירת מחדל    כל הרשימות והספריות כוללות תצוגת ברירת מחדל, שהיא התצוגה שאנשים רואים בעת מעבר לרשימה או לספריה. באפשרותך לשנות את תצוגת ברירת המחדל לכל תצוגה ציבורית עבור רשימה או ספריה זו. אך לא ניתן להגדיר תצוגה אישית כת תצוגת ברירת המחדל. כדי למחוק תצוגה המהווה את תצוגת ברירת המחדל, תחילה עליך להפוך תצוגה ציבורית אחרת לברירת המחדל עבור רשימה או ספריה זו.

  הערה: אם האפשרות הפוך אותה לתצוגת ברירת המחדל אינה מוצגת ביצירה או בעריכה של דפי התצוגה, אין לך את ההרשאות ליצירת תצוגה ציבורית או שהתצוגה היא תצוגה אישית. כדי ליצור תצוגה ציבורית, עליך להיות בקבוצה Designer עבור הרשימה או הספריה, או להיות בעל הרשאות מקבילות. ראה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint לקבלת מידע נוסף.

• הקהל    בעת יצירת תצוגה, באפשרותך להגדיר את הקהל עבור התצוגה לתצוגה אישית אולתצוגה ציבורית. תצוגה אישית היא תצוגה שרק אתה יכול לראות. תצוגה ציבורית היא תצוגה שכל אחד יכול לראות.

  לא ניתן לשנות תצוגה אישית לתצוגה ציבורית או לתצוגה ציבורית לתצוגה אישית. באפשרותך להשתמש בתצוגה ציבורית כנקודת ההתחלה עבור תצוגות אישיות או ציבוריות. באפשרותך להשתמש בתצוגה אישית כנקודת ההתחלה עבור תצוגות אישיות בלבד.

  אם האפשרות צור תצוגה אינה זמינה בעת ניסיון ליצור תצוגה, אין לך את ההרשאות המתאימות ליצירת תצוגה. אם האפשרות צור תצוגה זמינה, אך האפשרות צור תצוגה ציבורית אינה זמינה, עליך להיות בקבוצה Designer או בהרשאות מקבילות. באמצעות יצירת תצוגה אישית, עליך להיות בקבוצה חבר עבור הרשימה או הספריה, או להיות בעל הרשאות מקבילות.

• עמודות    העמודות בתצוגה מכילות את המידע שעליך לראות עבור פריטי רשימה או ספריה. עמודות, בשילוב עם תכונות אחרות של תצוגות, כגון מסננים, יכולות לעזור לך לראות רק את המידע החשוב ביותר לעבודה שלך. פעולה זו שימושית במיוחד אם הרשימה או הספריה מכילה פריטים רבים. לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם עמודות ליצירת תצוגות מותאמות אישית, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.

• עמודות גנט    בחר את העמודות שישתתנו בתצוגת גנט. Title הוא שדה טקסט נדרש. 'תאריך התחלה' ו'תאריך יעד' הם שדות תאריך נדרשים. בעת בחירת עמודה, כגון כותרת, אם לא מוצגת אפשרות ברשימה הנפתחת, עליך ליצור את העמודה כדי לתמוך בתצוגה זו.

• למיין    הגדר את הסדר שבו פריטים יופיעו בתצוגה. באפשרותך לכלול עד שני קריטריונים. לדוגמה, הצג את הפריטים ברשימת משימות ממוינות לפי עדיפות ולאחר מכן לפי תאריך יעד.

• מסנן    קבע תצורה של תצוגה כדי להציג קבוצת משנה של הפריטים ברשימה או בספריה על-ידי סינון שלהם עם מידע בעמודות של הרשימה או הספריה. לדוגמה, תצוגה יכולה להציג את המסמכים בספריה עבור פרוייקט ספציפי.

  עצה: באפשרותך להשתמש בעמודות מחושבות או במסננים המשתמשים בחישובים, כגון [Today] כדי להציג פריטים כאשר התאריך תואם היום או [Me] כדי להציג פריטים עבור משתמש התצוגה. באפשרותך גם לשלב משוואות פשוטות עם פונקציות. לדוגמה, כדי להציג פריטים שנוצרו בשבעת הימים האחרונים, סנן בעמודה נוצר, הגדר את האופרטור כערך קטן מ- והגדר את הערך ל- [Today]-7 (ללא רווחים). ראה דוגמאות לנוסחאות נפוצות ברשימות SharePoint לקבלת מידע נוסף.

• תצוגה טבלאית    מתן תיבות סימון עבור כל פריט כך שהמשתמשים יוכלו לבחור פריטי רשימה או ספריה מרובים לביצוע פעולות בצובר. פעולה זו עשויה לחסוך זמן רב אם יש לשנות פריטים רבים ברשימה או בספריה. לדוגמה, משתמש יכול לבחור ולהוות מסמכים מרובים.

• קבץ לפי    קבץ פריטי רשימה וספריה לפי מידע בעמודות. לדוגמה, קבץ את הפריטים ברשימת פעילויות לפי עדיפות ולאחר מכן אחוז ביצוע.

• סכומים    הצגת חישובי סיכום עבור העמודות בתצוגה, כגון: count, average, maximum, minimum. על-ידי הגדרת עמודת הכותרת לספירה בספריית מסמכים, לדוגמה, התצוגה תציג את מספר המסמכים בתצוגה ובקבוצות בתצוגה. העמודות הזמינות עבור סכומים וההגדרות הזמינות עבור כל עמודה משתנות בהתאם לסוג העמודה, כגון number, ולסוג הרשימה או הספריה שעבורה נוצרת התצוגה.

• סגנון    קובע את הפריסה עבור התצוגה, כגון ידיעון. כל הסגנונות אינם זמינים עבור כל סוגי התהצגות.

  • טבלה בסיסית    הצגת פריטים בשורות.
    

  • התאגרף    הצגת הפריטים ברשימה באמצעות פריסה דומה לזו של כרטיסי ביקור. סגנון זה זמין רק עבור רשימות.
    

  • בתיבות, ללא תוויות    דומה לסגנון התיבה, אך התוויות עבור העמודות אינן מופיעות בתצוגה. סגנון זה זמין רק עבור רשימות.

  • ברירת המחדל    תצוגת ברירת המחדל משתנה, בהתאם לסוג ולתצורה של הרשימה או הספריה.

  • פרטי מסמך    הצגת הקבצים בספריה באמצעות פריסה דומה לזו של כרטיסי ביקור. סגנון זה זמין עבור רוב הספריות, אך לא עבור רשימות.
    

  • ידיעון    הצגת פריטים בשורות עם שורות בין השורות.
    

  • ידיעון, ללא קווים    הצגת פריטים בשורות של גוונים מתח לסירוגין, ללא השורות שבין השורות.
    

  • חלונית תצוגה מקדימה הצגת שם הפריטים בצד הימני של הדף. כאשר תצביע על שם של פריט, העמודות שנבחרו עבור התצוגה יוצגו בצד השמאלי של הדף.
    

  • מוצלל    הצגת פריטים בשורות של גוונים מתח לסירוגין.
    

• תיקיות    בחר הצג פריטים בתיקיות כדי להציג את תיקיות הרשימה או הספריה בתצוגה עם הפריטים. בחר הצג את כל הפריטים ללא תיקיות כדי להציג רק את פריטי הרשימה או הספריה בתצוגה, הנקראים גם תצוגה שטוחה. ייתכן גם שתוכל לבחור אם התצוגה שאתה יוצר ישימה בכל התיקיות, בתיקיה ברמה העליונה בלבד או בתיקיות של תיקיה סוג תוכן.

• מגבלת פריטים    באפשרותך לציין כמה פריטים יוצגו בו-זמנית (אצוות) בכל תצוגה או את המספר הכולל של פריטים שהתצוגה תציג. ככל שהאצווה של פריטים בתצוגה גדולה יותר, כך ההורדה בדפדפן נמשכת זמן רב יותר.

• מכשירים ניידים    באפשרותך לציין שתצוגה זו מיועדת למכשירים ניידים, תצוגת ברירת המחדל למכשירים ניידים ומספר הפריטים שיש להציג ב- Web Part של תצוגת הרשימה עבור תצוגה זו. אפשרות זו אינה זמינה עבור כל הרשימות והספריות. התצוגה חייבת להיות תצוגה ציבורית.