באופן כללי, ניתן לנהל מסמכים בכלי מסמכים מגירסה 2010 בדיוק כמו בסייר Windows. שים לב לכך שמשימות ניהול קבצים מסוימות, כגון שינוי שמות קבצים או מחיקת קבצים, עשויות להיות כפופות להרשאות של אתר SharePoint או להרשאות הכלי שהוקצו לתפקיד שלך (אם כלי המסמכים נמצא בסביבת עבודה של Groove). בהתאם להרשאות, תוכל לנהל מסמכים כמפורט להלן:
מה ברצונך לעשות?
העתקה או העברה של מסמכים
כדי להעתיק מסמך לתיקיה אחרת (בתוך כלי מסמכים או לתיקיה בסייר Windows), השתמש בפקודות 'העתק' ו'הדבק' בתפריט הלחיצה הימנית, או החזק את מקש CTRL לחוץ וגרור את הקובץ. כדי להעביר מסמך לתיקיה אחרת, השתמש בגרירה ושחרור.
הטבלה שלהלן מתארת את אופן פעולת הגרירה והשחרור.
|
לשם |
בצע את הפעולות הבאות |
|
העתקת מסמך לתיקיה אחרת באותו כלי מסמכים. |
החזק את מקש CTRL לחוץ וגרור את המסמך, או השתמש ב'העתק' ו'הדבק'. |
|
העתקת מסמך לתיקיה בכלי מסמכים אחר או לתיקיית Windows מחוץ ל- SharePoint Workspace |
גרור ושחרר את המסמך, או השתמש ב'העתק' ו'הדבק'. |
|
העברת מסמך לתיקיית משנה באותו כלי מסמכים |
השתמש ב'גזור' ו'הדבק'. |
|
העברת מסמך לתיקיה בכלי מסמכים אחר או לתיקיית Windows מחוץ ל- SharePoint Workspace. |
השתמש ב'גזור' ו'הדבק'. |
עצה: אם תגרור מסמך אל Microsoft Outlook, פעולה זו תתחיל באופן אוטומטי הודעת Outlook חדשה שהמסמך כלול בה כקובץ מצורף.
מחיקת מסמכים
כדי למחוק מסמך, לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על מחק. לחץ על כן כדי לאשר שברצונך אכן למחוק את המסמך. אם המסמך נמצא בספריית מסמכים של SharePoint, מוצגת הודעה המזכירה לך שמחיקת המסמך גורמת גם למחיקתו בשרת SharePoint.
שינוי שמות מסמכים
כדי לשנות שם של מסמך, לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על שנה שם.
שינוי התצוגה הנוכחית
בסביבת עבודה של SharePoint, התצוגות הזמינות תואמות לתצוגות שהוגדרו באתר SharePoint. באפשרותך לשנות תצוגות כדי להציג קבוצות שונות של פריטים, בהתאם למסננים שהוגדרו עבור התצוגה שנבחרה.
-
לחץ על הכרטיסיה תצוגה.
-
לחץ על תפריט תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על התצוגה הרצויה.
מיון מסמכים
-
בחר את התיקיה שבה ברצונך למיין מסמכים.
-
בסביבת עבודה של SharePoint, בכרטיסיה תצוגה, לחץ על תפריט מיון מסמכים ולאחר מכן לחץ על אפשרות מיון.
כדי לראות אפשרויות מיון, ייתכן שיהיה עליך להגדיר את התצוגה הנוכחית כ"ברירת מחדל של סביבת עבודה". בכרטיסיה תצוגה, לחץ על תפריט תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על ברירת מחדל של סביבת עבודה.
-
בסביבת עבודה של Groove, בכרטיסיה 'תצוגה', לחץ על תפריט מיון מסמכים ולאחר מכן לחץ על אפשרות מיון.
הצגת מאפייני מסמך
-
בחר את המסמך.
-
בכרטיסיה בית, לחץ על מאפיינים.
אם המסמך נמצא בסביבת עבודה של SharePoint, נפתח חלון מאפיינים מתוך אתר SharePoint.
אם המסמך נמצא בסביבת עבודה של Groove, נפתחת תיבת הדו-שיח מאפייני סביבת עבודה של SharePoint.
יצירה של תיקיות מסמכים חדשות
ניתן ליצור ולארגן תיקיות מסמכים במבנה דמוי-עץ, בדיוק כמו בסייר Windows. כל כלי המסמכים מכילים באופן התחלתי "תיקיית בסיס", הנמצאת תמיד ברמה העליונה ברשימת התיקיות (בדומה לשם כונן דיסקים כגון (C:\) במחשב שלך). תיקיות שתוסיף יוצגו באופן הירארכי מתחת ל"תיקיית הבסיס".
יצירת תיקיה חדשה
תיקיות חדשות ממוקמות תמיד באופן הירארכי מתחת לתיקיה שנבחרה.
-
בחר את התיקיה שבה ברצונך למקם תיקיה חדשה.
-
בכרטיסיה בית, לחץ על תיקיה חדשה.
אם אתה יוצר תיקיה חדשה בספריית מסמכים בסביבת עבודה של SharePoint, נפתח חלון תיקיה חדשה הלקוח מאתר SharePoint. הקלד שם עבור התיקיה החדשה ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.
אם אתה יוצר תיקיה חדשה בכלי מסמכים בסביבת עבודה של Groove, נפתחת תיבת הדו-שיח תיקיה חדשה. הקלד שם עבור התיקיה החדשה והקש ENTER.
שינוי שם תיקיה
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על שנה שם.
-
הקלד שם חדש עבור התיקיה החדשה והקש ENTER.
הצגת מאפייני תיקיה
-
לחץ על התיקיה.
-
בכרטיסיה בית, לחץ על מאפיינים.
אם התיקיה נמצאת בסביבת עבודה של SharePoint, נפתח חלון מאפיינים מתוך אתר SharePoint.
אם התיקיה נמצאת בסביבת עבודה של Groove, נפתחת תיבת הדו-שיח מאפייני סביבת עבודה של SharePoint.
פתרון בעיות הורדה
כאשר החברים האחרים בסביבת העבודה מוסיפים מסמכים חדשים לכלי מסמכים, מסמכים אלה יורדים באופן אוטומטי לעותק שלך של סביבת העבודה. סמל סינכרון מצורף לכל מסמך שהורדתו עדיין נמשכת. לדוגמה:
בעת ניסיון לפתוח מסמך שעדיין מציג סמל סינכרון, ההודעה "תוכן אינו זמין" מופיעה כדי להודיע לך שתוכן המסמך טרם הורד או שהורדתו לא הסתיימה עדיין.
במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להמתין דקה או שתיים כדי שהורדת המסמך תסתיים. לדוגמה, הורדה של מסמכים גדולים מאוד עלולה להימשך זמן מה. עם זאת, אתה עלול להיתקל בבעיה זו גם אם החבר בסביבת העבודה שהוסיף את המסמך עובר למצב לא מקוון לפני סיום העברת המסמך למחשב שלך. במקרה זה, יהיה עליך להמתין עד שאדם זה יחזור למצב מקוון כדי לקבל את המסמך.
