באפשרותך לנהל רשומות "במקום", כלומר, באפשרותך להשאיר מסמך במיקום הנוכחי שלו באתר, או לאחסן רשומות בארכיון ספציפי, כגון אתר מרכז רשומות.

לפני יישום ניהול רשומות, מומלץ ליצור תחילה תוכנית ניהול רשומות עבור הארגון שלך. כדי לעזור לך לבחור את מערכת ניהול הרשומות הנכונה עבור הארגון שלך, ראה בחר כיצד לאחסן ולנהל רשומות.

הערה: ב- SharePoint ב- Microsoft 365, הצגנו שימוש בתוויותשמירה כדי להצהיר על תוכן כהרשומות , אשר מחליף ביעילות את הצורך להשתמש במרכז הרשומות. אם אתה משתמש במרכז הרשומות, באפשרותך להמשיך להשתמש בו לצד תוויות שמירה. אך להתקדם, לצורך ניהול רשומות, מומלץ להשתמש בתוויות שמירה במקום במרכז הרשומות.

יצירה והגדרה של אתר מרכז רשומות

סעיף זה מספק מבט כולל על השלבים העיקריים שתצטרך לבצע כדי ליצור ולהגדיר אתר של מרכז הרשומות. לחץ על הקישורים כדי לראות הדרכה ספציפית בכל שלב.

  1. צור את אתר מרכז הרשומות באמצעות תבנית האתר מרכז הרשומות.

  2. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך (def: תוכנית קבצים מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מאשר כהרשומות העסקיות הרשמיות. היא מציינת היכן רשומות אלה מאוחסנות, והיא מספקת מידע המבדיל סוג אחד של רשומה מסוג אחר).

  3. הוסף סוג תוכן משויך לספריות ולרשימות שלך.

  4. צור והוסף עמודות אתר לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך.

  5. הוסף מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן באתר מרכז הרשומות.

  6. קבע את תצורת סדרן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים.

לראש הדף

יצירת אתר מרכז רשומות

מומלץ ליצור מרכז רשומות כאוסף אתרים ברמה העליונה, ולא כאתר משנה. כדי ליצור אוסף אתרים, עליך להיות חבר בקבוצת מנהלי החווה SharePoint במחשב שבו פועל אתר האינטרנט של SharePoint הניהול המרכזי.

ב SharePoint Online, באפשרותך ליצור אתר מרכז רשומות מהאתר ברמה העליונה SharePoint שלך. לחץ על + צור אתרולאחר מכן התחל בשלב 4 להלן.

  1. התחל SharePoint הניהול המרכזי של 2013 או 2016.

    • עבור Windows Server 2008 R2:

      • לחץ עלהתחל , לחץ על מוצרי Microsoft SharePoint 2013 או מוצרי Microsoft SharePoint 2013ולאחר מכן לחץ על SharePoint הניהול המרכזי של 2013 או על SharePoint הניהול המרכזי של 2016.

    • עבור Windows Server 2012:

      • במסך התחל, לחץ על SharePoint הניהול המרכזי של 2013 או SharePoint הניהול המרכזי של 2016.

        אם SharePoint הניהול המרכזי של 2013 או SharePoint הניהול המרכזי של 2016 אינו נמצא במסך התחל:

      • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימניעל מחשב , לחץעל כל האפליקציות ולאחר מכן לחץ SharePoint הניהול המרכזי של 2013או על SharePoint הניהול המרכזי של 2016.

  2. באתר האינטרנט של הניהול המרכזי, במקטע ניהול יישומים, לחץ על צור אוספי אתרים.

  3. בדף יצירת אוסף אתרים, במקטע יישום אינטרנט, אם יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים אינו נבחר, לחץ על החץ למטה. בתפריט יישום אינטרנט, לחץ על שנה יישום אינטרנטולאחר מכן לחץ על יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים.

  4. במקטע כותרת ותיאור, הקלד את הכותרת והתיאור עבור אוסף האתרים.

  5. במקטע כתובת אתר אינטרנט, בחר את הנתיב לשימוש עבור כתובת ה- URL שלך (לדוגמה, נתיב הכללה של תווים כלליים כגון /sites/, או ספריית הבסיס (/).

    אם תבחר נתיב הכללה של תווים כלליים, עליך גם להקליד את שם האתר לשימוש בכתובת ה- URL של האתר.

  6. במקטע בחירת תבנית, ברשימה בחר גירסת חוויה, בחר את SharePoint חוויית התבניות שתרצה להשתמש בה.

    בחר את גירסת החוויה אם ברצונך שאוסף האתרים יראה ויתנהל כמו אוסף אתרים ב- SharePoint Server. אוסף אתרים המשתמש בגירסת חוויה קודמת פועל בגירסה מתקדמת יותר של SharePoint, אך ממשק המשתמש ו חוויית המשתמש של אוסף האתרים ישקפו את הגירסה הקודמת. אוסף אתרים ש ניתן לשדרג בכל עת לגירסת החוויה העדכנית ביותר.

  7. במקטע בחירת תבנית, בחר את הכרטיסיה ארגון ולאחר מכן לחץ על מרכז הרשומות.

  8. במקטע מנהל אוסף אתרים ראשי, הקלד את שם המשתמש (בטופס DOMAIN\username) עבור המשתמש אשר יהיה מנהל אוסף האתרים.

  9. במקטע מנהל אוסף אתרים משני, הקלד את שם המשתמש עבור מנהל המערכת המשיני של אוסף האתרים. הקצאת מנהל אוסף אתרים משני היא דרך מומלצת להבטיח שמישהו יוכל לנהל את אוסף האתרים כאשר מנהל אוסף אתרים ראשי אינו נמצא.

  10. אם אתה משתמש במיכסות לניהול שטח אחסון עבור אוספי אתרים, במקטע תבנית מיכסה, לחץ על תבנית ברשימה בחר תבנית מיכסה.

  11. לחץ על אישור.

יצירת ספריות או רשימות לניהול רשומות

ספריות ורשימות הן רכיבים חשובים בניהול רשומות. הם משמשים כקבינטי קבצים עבור כל סוג רשומה שברצונך לאחסן או לנהל. שיוך סוגי תוכן (מוסבר מאוחר יותר) לספריות ולרשימות עוזר לקטגוריות של הרשומות שלך. מומלץ ליצור ספריית מסמכים או רשימה אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הקבצים של הרשומות שלך.

הוספת סוג תוכן קיים לרשימה או לספריה

בעת הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה, ניתן להוסיף רשימה או ספריה זו לכלול פריטים מסוג זה. כאשר רשומות נשלחות למרכז הרשומות, הן מנותב לרשימה או לספריה הרלוונטיות בהתבסס על סוג התוכן של המסמך.

לראש הדף

יצירה והוספת עמודות אתר לרשימות, לספריות או לסוגי תוכן

עמודות עוזרות לך לקבץ, לקטגוריות ולעקוב אחר רשומות או פריטים אחרים. אתר עמודה מגדיר פריט של מטה-נתונים ה יכול להיות משויך לסוג תוכן, לרשימה או לספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף עמודות אתר כדי להגדיר "author" או "date completed". הוסף אתר עמודה תוכן עבור רשומות כדי לאחסן פריט של מטה-נתונים שנשלחו באמצעות רשומה, או כדי להוסיף מטה-נתונים כדי לסייע בניהול הרשומה.

יצירת עמודת אתר

  1. באתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365ולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

    באתר המחובר SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

  2. בדף אתר הגדרות, תחת גלריות מעצב אינטרנט, לחץ על עמודות אתר.

  3. בדף עמודות אתר, לחץ על צור.

  4. בדף עמודת אתר חדשה, במקטע שם וסוג, בתיבה שם עמודה, הקלד את השם הרצוי.

  5. בחר את סוג המידע שברצונך לאחסן בתיבת עמודה - לדוגמה, מטבע, תאריך ושעה או טקסט.

  6. במקטע קבוצה, בחר את הקבוצה הקיימת שבה יש לאחסן את אתר עמודה או בחר קבוצה חדשה כדי ליצור קבוצה חדשה כדי לאחסן את עמודה. קבוצות מספקות דרך לארגן עמודות ולהקל עליך למצוא אותן.

במקטע עמודות נוספות הגדרות, בחר את ההגדרות עמודה הרצויות. האפשרויות הזמינות במקטע זה משתנות בהתאם לסוג עמודה שבחרת במקטע שם וסוג. לדוגמה, אם סוג המידע לאחסון ב- עמודה הוא בחירה, באפשרותך להגדיר את האפשרויות לתשלום במקטע עמודות הגדרות נוספות.

  1. לחץ על אישור.

הוספת אתר עמודה לסוג תוכן עבור רשומות

  1. בדף הבית של אתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

    באתר המחובר SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

  2. במקטע גלריות מעצב אינטרנט, לחץ על סוגי תוכן אתר.

  3. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על סוג תוכן האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.

  4. לאחר שבחרת סוג תוכן אתר מאתר האב, או יצרת סוג תוכן אתר חדש, בדף סוג תוכן האתר שנבחר, במקטע עמודות, לחץ על הוסף מעמודות אתר קיימות.

  5. בדף הוספת עמודות לסוג תוכן, במקטע בחירת עמודות, בחר את הקבוצה שברצונך לסנן מהרשימה בחר עמודות מתוך.

  6. בחר את עמודה שברצונך להוסיף מהרשימה עמודות זמינות ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  7. במקטע עדכון רשימות וסוגי תוכן אתר, ציין אם סוגי התוכן של אתר צאצא היורשים מסוג תוכן אתר זה יעודכנו בשינויים שלך.

  8. לאחר שתסיים להוסיף את העמודות הרצויות, לחץ על אישור.

הערה: אם סוג התוכן שברצונך לבחור אינו מופיע כקישור (אפור) בדף זה, סוג התוכן שייך לאתר אב של אתר מרכז הרשומות, ולכן, יש לבחור ולהגדיר אותו מאתר האב. באפשרותך לעשות זאת על-ידי לחיצה על הקישור תחת עמודה ליד סוג תוכן האתר האפור תחת סוג תוכן האתר עמודה.

לראש הדף

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשומות

מדיניות ניהול מידע היא קבוצת כללים עבור סוג תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט בתוכן ולעקוב אחריו, כמו כמה זמן התוכן נשמר או אילו פעולות משתמשים יכולים לבצע עם תוכן זה.

הערה: עליך להיות חבר בקבוצה בעלים עבור אתר מרכז הרשומות כדי להשלים משימה זו.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן

הערה: לא ניתן לציין מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן מרכזי. סוגי תוכן עיקריים מותקנים בעת יצירת אוסף אתרים. עליך ליצור סוג תוכן שנגזר מסוג תוכן מרכזי ולהחיל מדיניות ניהול מידע על סוג התוכןהנגזר.

  1. באתר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365ולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

    באתר המחובר SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

  2. בדף אתר הגדרות, במקטע גלריות מעצב אינטרנט, לחץ על סוגי תוכן אתר.

  3. בדף סוגי תוכן של אתר, לחץ על סוג התוכן שברצונך להוסיף לו מדיניות ניהול מידע.

  4. בדף סוג תוכן, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

  5. בדף עריכת מדיניות, הקלד תיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב הצהרת מדיניות קצרה שמסבירה למשתמשים עבור מה המדיניות. הצהרת מדיניות יכולה להיות עד 512 תווים.

  6. בשלב הבא, עליך להוסיף תכונות מדיניות אחת או יותר למדיניות ניהול המידע. בעת הפיכת תכונות לזמינות, תציג הגדרות נוספות.

הוספת תכונות מדיניות למדיניות ניהול המידע

תכונות המדיניות ש ניתן להוסיף למדיניות מידע הן תוויות, ביקורת, תפוגה וברקודים.

הוספת תכונת מדיניות שמירה למדיניות ניהול מידע

  1. בדף עריכת מדיניות, בחר בתיבת הסימון הפוך שמירה לזמינה.

  2. לחץ על הוסף שלב שמירה ובחר אחת מאפשרויות תקופת השמירה הבאות כדי לציין מתי פג תוקפם של מסמכים: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, בחר שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את הפעולה (נוצראוהשתנה) ואת פרק הזמן (ימים, חודשים או שנים).

  3. הקלד ערך בתיבה בין הרשימות כדי לציין את פרק הזמן.

  4. בחר את הפעולה אמורה להתרחש כאשר פג תוקפו של המסמך.

  5. אם ברצונך שהפעולה שנבחרה תחזור על עצמה, בחר את תיבת הסימון במקטע מופע חוזר ולאחר מכן בחר את תקופת המופע החוזר.

  6. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת תכונה של מדיניות ביקורת למדיניות ניהול מידע

  1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ביקורת, בחר הפוך ביקורת לזמינה ולאחרמכן בחר את תיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך לשמור נתיב ביקורת.

  2. לחץ על אישור.

    הערה: כדי להציג את יומני הביקורת, בדף אוסף הגדרות, לחץ על דוחות יומן ביקורתולאחר מכן בחר את הדוח כדי להציג.

הוספת תכונת מדיניות ברקוד למדיניות ניהול מידע

  1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ברקודים, בחר הפוך ברקודים לזמינים.

  2. בחר באפשרות בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד... אם ברצונך שיישומים Office ידרשו מהמשתמשים להוסיף ברקוד למסמכים שלהם.

הוספת תכונת מדיניות תוויות למדיניות ניהול מידע

  1. בדף עריכת מדיניות, במקטע תוויות, בחר בתיבת הסימון הפוך תוויות לזמינות.

  2. כדי לדרוש ממשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך, בחר בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני השמירה או ההדפסה.

  3. כדי למנוע שינוי של תוויות לאחר הוספתן, בחר מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן.

  4. בתיבה תבנית תווית, הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע על התווית. באפשרותך להשתמש בכל שילוב של מאפייני טקסט או מסמך קבועים, למעט מאפיינים מחושבים או מוכללים, כגון מזהה ייחודי כללי (GUID) או נוצר על-ידי. כדי להתחיל שורה חדשה, השתמש\nהתווים.

  5. בחר גופן, גודל גופן, סגנון גופן ויישור יישור עבור טקסט התווית.

  6. הקלד גובה תווית אינץ' בתיבה גובה ורוחב תווית אינץ' בתיבה רוחב.

  7. לחץ על רענן כדי להציג את השינויים שלך.

  8. לחץ על אישור.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

בעת שימוש במרכז הרשומות, אתה עובד במאגר נעול ולהשתמש בפעולת 'שלח אל' כדי להעביר רשומות למאגר זה. עם זאת, ניתן להגדיר כל אתר זמין עבור ניהול רשומות במקום כמערכת לניהול רשומות. במערכת מסוג זה, בניגוד למרכז הרשומות, באפשרותך לאחסן רשומות יחד עם מסמכים פעילים בשטח שיתופי. כמה יתרונות נוספים של שימוש במערכת ניהול רשומות במקום הם:

  • רשומות יכולות להתקיים ולנוהל באתרים מרובים.

  • כאשר ניהול גירסאות זמין, גירסאות חדשות נוספות של רשומות עשויות להיווצר באופן אוטומטי.

  • ניתן לבצע חיפוש גילוי אלקטרוני מול רשומות ומסמכים פעילים בו-זמנית.

  • שליטה רחבה יותר על מה רשומה נמצאת בארגון שלך ומי יכול ליצור רשומה.

קיימות שלושה שלבים עיקריים לקביעת התצורה של ניהול רשומות במקום:

  1. הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים.

  2. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים.

  3. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה.

    הערה: עליך להיות משתתף ברשימה או מנהל מערכת כדי להצהיר באופן ידני על פריטים כהרשומות.

לראש הדף

הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים

השלב הראשון בקביעת תצורה של מערכת ניהול רשומות במקום הוא להפעיל את התכונה ברמת אוסף האתרים. הפעלת התכונה מאפשרת את הפקודה הצהרה/רשומה לא מוגדרת ברצועת הכלים.

הערה: עליך להיות מנהל אוסף אתרים כדי לבצע משימה זו.

  1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365ולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

    באתר המחובר SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  3. לצד ניהול רשומות במקום, לחץ על הפעל.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים

  1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365ולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

    באתר המחובר SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על אתר הגדרות.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  3. בדף הצהרת הגדרות רשומה, אם ברצונך למקם מגבלה על מה ניתן לעשות לפריטים המוצהרות כהרשומות, בחר אחת מהאפשרויות במקטע הגבלות רשומה.

  4. במקטע זמינות הצהרת רשומות, בחר אם ההצהרה הידני של רשומות צריכה להיות זמינה ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם תבחר באפשרות לא זמין בכל המיקוםים כברירתמחדל, ניתן להצהיר על רשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.

  5. במקטע תפקידי הצהרה, בחר את התפקידים ה יכולים להצהיר ולהצהיר באופן ידני על רשומות שלא הוצהרה.

  6. בחר אישור.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה

באפשרותך לקבל שליטה גדולה יותר על המקום שבו ניתן להצהיר על פריטים כהרשומות על-ידי קביעת התצורה של הצהרות רשומה עבור רשימה או ספריה. בעת קביעת התצורה של רשימה או ספריה עבור הצהרת רשומה, ניתן להצהיר באופן אוטומטי על פריטים כהרשומות בעת הוספתם לרשימה או לספריה.

  1. מתוך הרשימה או הספריה שבה ברצונך לקבוע את התצורה של הגדרות הצהרת רשומות, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על ספריה הגדרות או על הגדרות.

    ב- SharePoint Online, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 מכן לחץ על הגדרות רשימה או על הגדרות ספריה.

  2. תחת דף ספריית מסמכים/הגדרות, תחת הרשאות וניהול, לחץעל הגדרות הצהרת רשומה.

  3. במקטע זמינות הצהרת רשומה ידנית, בחר:

  4. בין אם ברצונך שהרשימה או הספריה ישתמשו בהגדרות הצהרת הרשומה המוגדרות כברירת מחדל המשמשות את אוסף האתרים,

  5. אם יש לאפשר למשתמשים להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות עבור הרשימה או הספריה, או

  6. אם משתמשים לעולם לא יוכלו להצהיר באופן ידני על רשומות בתוך הרשימה או הספריה.

  7. במקטע הצהרה אוטומטית, בחר את תיבת הסימון אם ברצונך שכל הפריטים שנוספים לרשימה או לספריה יוצהרה באופן אוטומטי כהרשומות.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×