שיתוף לוח שנה ב- Microsoft 365

כאשר משתמש משתף היום את לוח השנה שלו עם אנשים אחרים, הם יראו את החוויה המשופרת של לוח השנה לאחר קבלת ההזמנה. עם זאת, אם הוא שיתף את לוח השנה שלו עם אנשים אחרים לפני ששינויים אלה הפכו לזמינים, הם לא יראו שיפורים אלה באופן אוטומטי.

כדי לשדרג לוחות שנה משותפים לחוויה החדשה של לוח השנה המשותף, בקש מהמשתמשים לפעול בהתאם להוראות בסעיף שדרוג של לוח שנה משותף קיים למודל החדש בהמשך מאמר זה. לאחר שהמשתמשים ישדרגו למודל החדש, לוחות השנה המשותפים יסתנכרנו גם עם הטלפונים הניידים שלהם. בעתיד, לוחות שנה משותפים קיימים ישתדרגו באופן אוטומטי, אך אין עדיין לוח זמנים עבור תהליך שדרוג אוטומטי זה.

כאשר סינכרון מיידי זמין, לוח שנה משותף משקף באופן מיידי את השינויים שמתבצעים על-ידי אנשים אחרים. בשלב זה, לא כל הסוגים של לוחות שנה משותפים תומכים בסינכרון מיידי. הסעיפים הבאים מתארים את סוגי לוחות השנה המשותפים ואת יישומי לוח השנה שתומכים בסינכרון מיידי.

סינכרון מיידי זמין רק אם שני המשתמשים נמצאים באותו דייר של Microsoft 365, או אם לוח השנה משותף על-ידי משתמש ב- Outlook.com.

הטבלה הבאה מספקת פרטים נוספים לגבי סוגי התצורות שתומכים בסינכרון מיידי. בעתיד, סינכרון מיידי יהיה זמין עבור כל לוחות השנה המשותפים בין משתמשי Microsoft 365 ו- Outlook.com.

בעלי לוח השנה	הנמען של לוח השנה המשותף	סינכרון מיידי זמין	הערות
Microsoft 365	Microsoft 365 (באותו דייר)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (בדייר אחר)	–	הסינכרון מתרחש מדי שלוש שעות בערך. אם שיתוף חיצוני אינו מותר עבור הדייר של בעלי לוח השנה, המערכת מתייחסת ללוח השנה כאילו הוא משותף עם משתמש צד שלישי.
Microsoft 365	Outlook.com או שירות צד שלישי, כגון Gmail.com	–	בשלב זה, תצורה זו יוצרת כתובת URL של מנוי ללוח שנה באינטרנט (ICS). הנמען של לוח השנה המשותף מוסיף את לוח השנה המשותף באמצעות כתובת ה- URL של ה- ICS, ותזמון הסינכרון נקבע על-ידי שירות לוח השנה של הנמען. לדוגמה, אם הנמען משתמש ב- Outlook.com, לוח השנה יתעדכן מדי שלוש שעות בערך. אם הנמען משתמש ב- Gmail.com, לוח השנה עשוי להתעדכן מדי 24-48 שעות.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	שירות צד שלישי, כגון Gmail.com	–	בשלב זה, תצורה זו יוצרת כתובת URL של ICS. הנמען מוסיף את לוח השנה המשותף באמצעות כתובת ה- URL של ה- ICS, ותזמון הסינכרון נקבע על-ידי שירות לוח השנה של הנמען. לדוגמה, אם הנמען משתמש ב- Outlook.com, לוח השנה יתעדכן מדי שלוש שעות בערך. אם הנמען משתמש ב- Gmail.com, לוח השנה עשוי להתעדכן מדי 24-48 שעות.

יישומים שתומכים בסינכרון מיידי:

• Outlook עבור Windows

• Outlook עבור Mac

• Outlook באינטרנט (OWA)

• Outlook עבור iOS

• Outlook עבור Android

• REST ויישומי Exchange ActiveSync

Outlook עבור Windows: המשתמשים יכולים לבדוק אם השיפורים בלוח השנה המשותף זמינים עבורם על-ידי ביצוע ההוראות המופיעות במאמר הזה. 

Outlook עבור Mac: אם המשתמש מציג את לוח השנה המשותף ב- Outlook עבור Mac, הוא יראה את חוויית הסינכרון החדשה אם לוח השנה נוסף על-ידי קבלת הזמנה לשיתוף או עם המשתמש הוסיף את לוח השנה המשותף באמצעות קובץ > פתח תיקיה של משתמש אחר. עם זאת, אם המשתמש הוסיף את החשבון כחשבון נציג, הוא יופיע בחוויית הסינכרון הישנה. שינויים עשויים להופיע מהר יותר ב- Outlook באינטרנט, ב- Outlook עבור iOS וב- Outlook עבור Android.

Outlook באינטרנט, ב- iOS וב- Android: אם המשתמש מציג אותו ב- Outlook באינטרנט, Outlook עבור iOS או Outlook עבור Android, חוויית הסינכרון החדשה נמצאת בשימוש.

השיפורים רלוונטיים רק עבור לוחות שנה שמשותפים בין משתמשים ב- Exchange Online. אין שינויים בלוחות שנה משותפים כאשר אחד מהמשתמשים מתארח ב- Exchange בסביבה המקומית.

תכונה	מודל קודם	מודל חדש
אופן האחסון של לוח השנה המשותף	ערך (הדומה להיפר-קישור) מאוחסן בתיבת הדואר של הנמען. הערך מצביע על תיבת הדואר של הבעלים, אך אינו מאחסן נתוני לוח שנה בתיבת הדואר של הנמען.	לוח שנה חדש נוצר בתיבת הדואר של הנמען. לוח שנה זה מכיל עותק של לוח השנה של הבעלים, אשר מתחיל שנה אחת לפני תאריך הקבלה.
אופן הגישה של הנמען ללוח השנה המשותף	קריאה וכתיבה ישירות מתיבת הדואר של הבעלים.	קריאה מהעותק המקומי של לוח השנה המשותף המאוחסן בתיבת הדואר של הנמען. אך כתיבה ישירות בתיבת הדואר של הבעלים וסנכרון בחזרה עם העותק המקומי של לוח השנה המשותף בתיבת הדואר של הנמען.
אופן סינכרון השינויים בלוח השנה המשותף	היישום בודק מעת לעת אם קיימים שינויים בתיבת הדואר של הבעלים ולאחר מכן מסנכרן אותם.	השירות מסנכרן באופן מיידי את השינויים עם העותק המקומי של הנמען. פעולה זו מפעילה הודעת דחיפה ליישום, אשר מסנכרן את השינויים באופן מיידי.
יישומים שבהם הנמען יכול להשתמש כדי לגשת ללוח השנה המשותף	Outlook עבור Windows Outlook עבור Mac Outlook באינטרנט	Outlook עבור Windows Outlook עבור Mac Outlook באינטרנט Outlook עבור iOS Outlook עבור Android כל יישומי REST ו- EAS

לקבלת פרטים נוספים, ראה הבדלים בפונקציונליות במודל החדש של לוחות שנה משותפים בהמשך מאמר זה.

משתמשים שמקבלים הזמנה חדשה ללוח שנה משותף באמצעות הגירסה העדכנית ביותר של לקוח Outlook מתחילים להשתמש באופן אוטומטי במודל החדש של שיתוף לוח שנה.

הדרך הקלה ביותר שבה המשתמש יכול לבדוק אם יש לו את השיפורים (כלומר, את המודל החדש של שיתוף לוח שנה) היא לבדוק אם לוח השנה המשותף מופיע בטלפון הנייד שלו. אם כן, לוח השנה המשותף כבר שודרג למודל החדש. המשתמשים ב- Outlook עבור Windows יכולים לבדוק אם השיפורים בלוח השנה המשותף זמינים עבורם על-ידי ביצוע ההוראות המופיעות במאמר זה.

בעת שימוש בגירסה העדכנית ביותר של לקוח Outlook, לוח שנה המשותף עם משתמש אמור לעבור באופן אוטומטי לשימוש לשיפורי שיתוף לוח השנה החדשים. עם זאת, אם הבעיה אינה מתרחשת, משתמש יכול ליצור מחדש את לוח השנה המשותף באמצעות אחת משתי האפשרויות הבאות:

• הבעלים של לוח השנה משתף מחדש את לוח השנה שלו. הבעלים של לוח השנה יכול לעשות זאת דרך כל יישום Outlook, כולל Outlook עבור iOS או Outlook עבור Android. לאחר מכן המשתמש אמור לקבל את ההזמנה ללוח השנה המשותף באמצעות גירסה מתקדמת יותר של לקוח Outlook (אם המשתמש מקבל את ההזמנה באמצעות גירסה קודמת של Outlook, לוח השנה המשותף לא יהיה זמין עם השיפורים המעודכנים). אין צורך להסיר לוחות שנה משותפים קיימים לפני קבלתם מחדש.

• המשתמש מוחק ופותח מחדש את לוח השנה. אפשרות זו אינה מחייבת לבקש מהבעלים לשתף מחדש את לוח השנה שלו. המשתמש פשוט צריך להשתמש בגירסה מתקדמת יותר של לקוח Outlook כדי למחוק ולפתוח מחדש את לוח השנה המשותף. זה מעדכן את לוח השנה באופן אוטומטי אם הוענקה למשתמש גישה מפורשת ללוח השנה של הבעלים. אם המשתמש קבל גישה דרך קבוצת ברירת המחדל (הארגון שלי) או באמצעות קבוצת אבטחה, העותק של לוח השנה שלו לא ישודרג. אם המשתמש מבצע את הפעולה הזו ב- Outlook עבור Windows, יש להפוך את לקוח Outlook לזמין עבור השיפורים, כמתואר במאמר זה.

סינכרון מיידי עבור שיתוף מחוץ לדייר שלך אינו נתמך בשלב זה. למרות שניתן לשתף בתצורות אלה, הסינכרון מתרחש מעת לעת. קיימים שני סוגים של שיתוף בין דיירים:

• ממשתמש ב- Microsoft 365 עם משתמש אחר ב- Microsoft 365 (אם שיתוף חיצוני זמין).

  נוצר לוח שנה משותף מלא, אך הסינכרון יתרחש מדי שלוש שעות בערך. סינכרון מיידי יהפוך בסופו של דבר לזמין עבור הגדרה זו.

• ממשתמש ב- Microsoft 365 עם משתמש ב- Outlook.com. אם שיתוף חיצוני אינו זמין, שיתוף עם משתמש אחר ב- Microsoft 365 שייך גם הוא לקבוצה זו.

  כתובת URL של ICS נוצרת בעת שיתוף, והנמען יכול להשתמש בה כדי להוסיף את לוח השנה לכל שירות לוח שנה. כאשר נעשה שימוש במנוי ICS, שירות לוח השנה של הנמען בוחר מתי לסנכרן את מנוי ICS כדי לקבל עדכונים חדשים. אם הנמען הוא משתמש ב- Outlook.com או ב- Microsoft 365, הסינכרון יתרחש מדי שלוש שעות בערך.

שיתוף עם משתמש בשירות חיצוני, כגון Gmail, מהווה סוג אחר של שיתוף לוח שנה. בתרחישים אלה, נוצרת כתובת URL של מנוי ללוח שנה באינטרנט (ICS) שמקשרת אל לוח השנה של הבעלים. הנמענים יכולים להשתמש בכתובת URL זו כדי להציג את לוח השנה בדפדפן אינטרנט. הם יכולים גם להוסיף אותו לשירות לוח השנה שלהם, על-ידי הוספת לוח שנה באינטרנט באמצעות כתובת ה- URL של ICS. כאשר נעשה שימוש במנויי ICS, שירות לוח השנה של הנמען בוחר מתי לסנכרן את מנוי ICS כדי לקבל עדכונים חדשים. אם הנמען הוא משתמש ב- Outlook.com, הסינכרון יתרחש מדי שלוש שעות בערך. אם הנמען משתמש בשירות לוח שנה אחר, כגון Gmail.com, ייתכן שהסינכרון יתרחש בתדירות נמוכה יותר.

בעבר, לא היתה ערכה עקבית של אפשרויות עבור רמת ההרשאה בלקוחות Outlook שונים. כחלק משיפורים אלה, לקוחות Outlook מעודכנים יציגו ערכה פשוטה ועקבית של רמות הרשאה לשיתוף.

כחלק מהשיפורים בלוח השנה המשותף, לקוחות Outlook מעודכנים מציגים כעת קבוצה פשוטה יותר של רמות הרשאת שיתוף כמתואר בטבלה הבאה. רמות ההרשאה בין 'לקריאה בלבד' ל'עריכה' עדיין ניתנות להגדרה, אך רק על-ידי מנהל מערכת באמצעות רכיבי ה- cmdlet Add-MailboxFolderPermission או Set-MailboxFolderPermission . כל הרשאות הביניים מתוארות כ"מותאם אישית" כאשר הבעלים של לוח השנה מציג את הרשאות השיתוף שלו.
 
לוגיקה מורכבת ומנוהגת לשגיאות בצד הלקוח להערכה של הרשאות ביניים אלה הוסרה גם היא על-ידי השיפורים בלוח השנה המשותף. לקוחות מקבלות דיווח רק אם המשתמש יכול להציג או לערוך את לוח השנה המשותף. הרשאות ביניים אינן נאכפות על-ידי לקוחות. לדוגמה, מחברים אינם חסומים בניסיון לערוך אירועים בלוח השנה המשותף. השירות מעריך את כל רמות ההרשאה ומונע מהעורך לערוך אירועים בלוח השנה. כאשר הוענקו הרשאות מתקדמות, מומלץ ליידע משתמשים לגבי הפעולות שהם יכולים או לא יכולים לבצע באירועים בלוח השנה.

רמות הרשאה מדור קודם	רמות הרשאה פשוטות יותר
לא משותף	לא משותף
ללא	ללא
מועדים פנויים/לא פנויים זמינות בלבד	יכול לראות מתי אני עסוק
מועדים פנויים/לא פנויים, נושא, מיקום פרטים מוגבלים	יכול להציג כותרות ומיקומים
בודק פרטים מלאים	יכול להציג את כל הפרטים
עורך	יכול לערוך
בעלים עורך פרסום מחבר פרסום מחבר מחבר שאינו עורך משתתף מותאם אישית	מותאם אישית
נציג	נציג

אם הבעלים משתמש ב- Outlook באינטרנט, ב- Outlook עבור iOS, ב- Outlook עבור Android או ב- Outlook עבור Mac כדי לשנות הרשאות, העותק של לוח השנה שנמצא אצל הנמען מסתנכרן מחדש באופן מיידי לרמת ההרשאה החדשה.

אם הבעלים משתמש ביישום אחר כדי לשנות את ההרשאות, לוח השנה יסתנכרן מחדש במהלך השעות הקרובות, אך לא באופן מיידי.

אם הבעלים מסיר את ההרשאות של אדם כלשהו בלוח השנה, פעולה זו תזוהה בתוך כמה שעות, ויתרחש אחד מהמצבים הבאים:

• אם הנמען נמצא באותו ארגון, ובעלי לוח השנה הגדיר את המשתמש 'הארגון שלי' (ברירת מחדל) להרשאה שאינה 'ללא', לוח השנה של הנמען יתעדכן כדי לשקף את רמת ההרשאה של משתמש ברירת המחדל. לוח השנה המשותף יישאר במודל החדש, אך ייתכן שתהיה לו רמת הרשאה אחרת.

• אם הנמען נמצא באותו ארגון, ובעלי לוח השנה אינו משתף את לוח השנה שלו עם המשתמש 'הארגון שלי' (ברירת מחדל), לוח השנה המשותף יוסר מתיבת הדואר של הנמען. הנמען לא יראה עוד את לוח השנה המשותף ברשימת לוחות השנה שלו.

• אם הנמען נמצא בארגון אחר, לוח השנה המשותף יפסיק להסתנכרן, אך לא יוסר.

לנציגים תמיד היתה את היכולת לראות הודעות פגישה של נציג בטלפון הנייד שלהם, מכיוון שההזמנות התקבלו בתיבת הדואר הנכנס שלהם. עם זאת, בעבר, לנציגים לא היתה אינדיקציה אם ההזמנה לפגישה היתה מיועדת להם או לאדם שאותו הם מייצגים.

כדי לתמוך טוב יותר בתרחיש זה, הוספנו ב- Outlook עבור iOS וב- Outlook עבור Android ממשק משתמש שמציין בצורה ברורה למי מיועדת ההזמנה לפגישה. לדוגמה, שים לב לכיתוב "התקבל עבור שי שמש" בצילומי המסך הבאים, אשר מציין שההזמנה והודעת הדואר מיועדות לשי, ולא לנציג.

המודל החדש של שיתוף לוח השנה משתנה בלקוחות דואר של צד שלישי בכמה תרחישים, המתוארים להלן.

• בלקוחות EAS, נמענים בעלי הרשאות קריאה בלבד יראו את האפשרות ליצור פגישה או תגובה לפגישה בלוח השנה המוגדר לקריאה בלבד. פעולה זו מבצעת שמירה מקומית במטמון של הלקוח, אך השרת דוחה את השינויים. השינויים של הנמען לא ישתקפו בלוח השנה של הבעלים, מכיוון שאין לו הרשאות עריכה. בעיה זו מתרחשת מכיוון שלקוחות EAS אינם מבדילים בין הרשאות קריאה בלבד לבין הרשאות קריאה/כתיבה בלוחות שנה משותפים, ומתייחסים לכל לוחות השנה כניתנים לעריכה.

• ללקוחות צד שלישי מסוימים יש לוגיקה בצד הלקוח שנועדה להוסיף תמיד את המשתמש הנוכחי כמשתתף בפגישות. כתוצאה מכך, אם המשתמש עושה שימוש באפליקציות לוח השנה המקוריות בטלפון שלו ומציג פגישה בלוח השנה של אדם אחר, הוא עשוי לראות את שמו ברשימת המשתתפים. מצב זה מתרחש רק אם המשתמש מציג את לוח השנה באפליקציות לוח שנה של צד שלישי – כשהוא מציג את אותה פגישה ב- Outlook עבור iOS או ב- Outlook עבור Android, הוא לא יראה את שמו ברשימת המשתתפים.

• איננו תומכים בשיפורים בלוח השנה המשותף עבור לקוחות המבוססים על EWS, ולכן השיפורים אינם זמינים באף יישום לוח שנה שמשתמש ב- EWS, כגון Mac OS X.

  הערות: 

  • גירסאות ישנות יותר של Outlook עבור Mac משתמשות ב- EWS ומציגות לוחות שנה משותפים מדור קודם שאינם כוללים את השיפורים הללו.

  • יישום לוח השנה ב- Mac OS X משתמש ב- EWS ומציג לוחות שנה משותפים מדור קודם שאינם כוללים את השיפורים הללו.