שיתוף תיבת דואר או תיקיה של אדם אחר וגישה אליו ב- Outlook

שיתוף תיקיה או תיבת דואר וגישה אליהם ב- Outlook החדש

קיימות שתי דרכים לקיים אינטראקציה עם תיקיות משותפות: הבעלים של תיבת הדואר שרוצה לשתף תיקיה אחת או יותר או לשתף את תיבת הדואר כולה. המוזמן, האדם שהבעלים הזמין לשתף את התיקיה או תיבת הדואר שלו.

• הבעלים של תיקיה או תיבת דואר: כבעלים של תיבת הדואר אתה מחליט לשתף את תיבת הדואר כולה או תיקיה אחת או יותר עם אחרים. לשם כך, עליך להגדיר תחילה את רמות ההרשאה המתאימות עבור אלה שאיתם ברצונך לשתף את התיקיה ולאחר מכן לשלוח הזמנה.

• מוזמן: כאשר מישהו משתף איתך תיקיה או תיבת דואר, תקבל הזמנה לשיתוף התיקיה או תיבת הדואר שלו. כאשר תקבל את ההזמנה, התיקיה תופיע בחלונית התיקיות שלך. הפעולות שתבצע בתיקיה משותפת זו תלויות ברמת ההרשאות שהבעלים העניק לך.

שלבי בעלים:

שלבי מוזמן:

הבנת הרשאות שיתוף

הטבלה שלהלן מפרטת את סוג הפעולות שהמוזמנים יכול לבצע בהתאם לערכת רמת ההרשאה .

הבעלים של תיקיה או תיבת דואר: הענקת הרשאות לתיקיה

1. ב- Outlook הקלאסי, בחלונית התיקיות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך לשתף ולאחר מכן בחר מאפיינים.

2. כדי למצוא את המשתמשים או קבוצות אנשי הקשר שאיתם ברצונך לשתף את התיקיה, בכרטיסיה הרשאות, תחת הרשאות, בחר הוסף.

3. ברשימת הכתובות הכללית, בחר את המשתמשים ואת קבוצות אנשי הקשר הרצויים ולחץ על הוסף לאחר בחירה של כל אחד מהם. בעת הוספת משתמשים או קבוצות, הם מופיעים בתיבה משמאל ללחצן הוסף. לאחר שתסיים להוסיף משתמשים, לחץ על אישור.

   

4. בחר את המשתמש שברצונך לשתף איתו ובחר רמת הרשאות מהרשימה הנפתחת.

5. ההרשאות יורדות מרמת בעלים, עם כל הזכויות, לרמת משתתף, עם הזכויות המועטות ביותר.

6. לאחר בחירת רמת הרשאות, באפשרותך לכוונן את ההרשאות על-ידי בחירה בלחצנים או סימון או ביטול סימון של תיבות. אם תעשה זאת, רמת ההרשאה עבור המשתמש או הקבוצה תשתנה למותאמת אישית.

   בדוגמה המוצגת כאן, לרויטל וללימור יש רמות הרשאה מוכללות של 'מחבר' ושל 'עורך פרסום'. לגלעד הוקצתה רמת 'עורך', אשר הותאמה אישית כדי לאפשר לו למחוק פריטים משלו.

   

7. הגדר הרשאות שונות עבור משתמשים או קבוצות אחרים על-ידי חזרה על שלבים 2 עד 6.

8. לחץ על אישור.

9. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת הדואר האלקטרוני שלך בחלק העליון של מבנה התיקיות ובחר הרשאות תיקיה. כותרת החלון תהיה "Outlook היום - [user@contoso.com] מאפיינים".

10. הוסף את אותם המשתמשים שנתת להם גישה בעבר והענק להם רק את ההרשאה 'תיקיה גלויה '.

11. לחץ על אישור.

מוזמן: גישה לתיקיה או לתיבת דואר של אדם אחר ב- Outlook הקלאסי

אם אתה משתמש ב- Outlook הקלאסי, תיבת הדואר שהוענקה לך גישה להצגה אוטומטית ברשימת התיקיות שלך. בדוגמה שלהלן, הוענקה לאדם בר גישה לתיבת הדואר של הילה אקר. תיבת הדואר של קים מוצגת באופן אוטומטי ברשימת התיקיות של אדם.

הפעולות שבאפשרותך לבצע בתיבת דואר זו תלויות ברמות ההרשאה שהוענקו לך על-ידי האדם המשתף את תיבת הדואר שלו איתך.

שיתוף תיקיה או תיבת דואר ב- Outlook באינטרנט

קיימות שתי דרכים לקיים אינטראקציה עם תיקיות משותפות: באפשרותך להיות הבעלים של תיבת דואר שרוצה לשתף תיקיה אחת או יותר או את תיבת הדואר כולה.

• הבעלים של התיקיה או תיבת הדואר: התיקיה בבעלותך ואתה מחליט לשתף אותה עם אנשים אחרים. עליך להגדיר את רמות ההרשאה המתאימות עבור אלה שאיתם ברצונך לשתף את התיקיה.

• מוזמן: כאשר מישהו משתף איתך תיקיה או תיבת דואר, תקבל הזמנה לשיתוף תיקיה. כאשר תקבל את ההזמנה, התיקיה תופיע בחלונית התיקיות שלך. הפעולות שבאפשרותך לבצע בתיקיה משותפת תלויות ברמות ההרשאה שערכת.

הבעלים של תיקיה או תיבת דואר: שיתוף תיקיה או תיבת דואר עם אנשים אחרים

כדי לשתף תיקיה אחת או יותר או כדי לשתף את תיבת הדואר כולה עם אנשים אחרים בארגון שלך, בצע שלבים אלה:

1. ב Outlook באינטרנט, נווט אל התיקיה שברצונך לשתף.

2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ובחר שיתוף והרשאות.

3. בחלון הרשאות עבור התיקיה , אם האדם אינו כלול עדיין ברשימת האנשים שאיתם אתה משתף, בחר באפשרות להוסיף אותו.

4. הזן את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שאתה מעניק לו הרשאה ולאחר מכן בחר הוסף.

5. מרשימת השמות בחלון הרשאות עבור התיקיה, בחר את שם האדם שהוספת זה עתה.

6. במקטע הרשאות , בחר את הרשימה הנפתחת רמת הרשאה ובחר את ההרשאות שברצונך להעניק למשתמש זה. אם אינך בטוח איזו רמת הרשאה לבחור, עיין בסעיף להלן אפשרויות לשיתוף תיקיה.

   

7. אשר את הגדרות השיתוף ולחץ על אישור. האדם שאיתה אתה משתף יקבל הודעת דואר אלקטרוני כדי לעדכן אותו ששיתפת איתו תיקיה.

   עצה: אם ברצונך לשתף תיקיית משנה, עליך לבצע את אותו תהליך, אך גם לשתף את תיקיות האב.

הבעלים של תיקיה או תיבת דואר: הסרת הרשאות שיתוף

1. נווט אל התיקיה שאתה משתף.

2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ובחר שיתוף והרשאות.

3. בחר את האדם שעמיתו אתה משתף ולאחר מכן בחר מחק סמל.

מוזמן: קבל והצג תיקיה או תיבת דואר ששותפו איתך

כאשר מישהו משתף איתך תיקיה, נשלחת הודעת דואר אלקטרוני כדי ליידע אותך. כעת באפשרותך להוסיף זאת לחלונית התיקיות שלך ב- Outlook באינטרנט, כך שתוכל לגשת אליו.

1. בחלונית התיקיות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על משותף איתי.

2. בחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר משותפת.

3. הזן את כתובת הדואר האלקטרוני או השם של האדם ששיתף איתך תיקיה ולחץ על הוסף.

4. שם האדם יופיע תחת הצומת משותף איתי. הרחב את הצומת כדי להציג את כל התיקיות שאדם זה שיתף איתך.

מוזמן: הסרת התיקיה או תיבת הדואר המשותפת מחלונית התיקיות שלך

אם תחליט שאינך מעוניין עוד לראות את תיבת הדואר או התיקיה של האדם האחר בכל פעם שאתה פותח את התיקיה Outlook באינטרנט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולחץ על הסר תיקיה משותפת.

אפשרויות לשיתוף תיקיה

הטבלה שלהלן מפרטת את סוג ההרשאה שהוענקה בהתאם לרמת ההרשאה שאתה מגדיר.