פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

הוספת תיבת דואר משותפת Outlook החדש

לאחר שמנהל המערכת הוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור ולאחר מכן הפעל מחדש את Outlook החדש. תיבת הדואר המשותפת אמורה להופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות שלך.

איתור תיבת הדואר המשותפת בחלונית התיקיות

בחלונית התיקיות מימין, אתר את התיקיה משותף איתי. בחר את התיקיה כדי להרחיב אותה. תיבת הדואר המשותפת שלך היא תיקיית משנה תחת משותף איתי. בעת בחירת השם של תיבת הדואר המשותפת שם, היא תתרחב כדי להציג את תיקיות הדואר האלקטרוני הרגילות, כגון תיבת דואר נכנס, טיוטות ופריטים שנשלחו.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

1. בחר דואר מחלונית הניווט ב- Outlook החדש עבור Windows.

2. בכרטיסיה בית , בחר דואר >דואר.

3. אם אינך רואה את השדה מ בחלק העליון של ההודעה (לצד שלח), בכרטיסיהאפשרויות , בחר הצג מ.

4. בחר מתוך בהודעה ושנה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

5. סיים להקליד את ההודעה ולאחר מכן בחר שלח.

   מעתה הלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת שלך, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מ'.

   בכל פעם שאתה שולח הודעה מתיבת דואר משותפת, הנמענים שלך רואים רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת בהודעה.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

1. פתח Outlook החדש עבור Windows.

2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.

3. בשדה 'מ ' בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את השם של תיבת הדואר המשותפת שלך. אם לא תעשה זאת, בחר את התיבה הנפתחת מאת ובחר את תיבת הדואר המשותפת שלך.

4. סיים להקליד את ההודעה ולאחר מכן בחר שלח.

   כאשר ברצונך לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת שלך, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מ'.

   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

חיפוש בתיבת הדואר המשותפת

לאחר הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook החדש, החיפוש בתוכה דומה לחיפוש בתיבת דואר ראשית.

1. פתח Outlook החדש עבור Windows.

2. בחר תיקיה בתוך תיבת הדואר המשותפת בחלונית התיקיות.

   

3. בתיבה חיפוש בחלק העליון של חלון Outlook, הקלד את השאילתה שבה ברצונך להשתמש לחיפוש ולאחר מכן הקש Enter.

   רשימת ההודעות תציג תוצאות בהתבסס על החיפוש מהתיקיה שנבחרה בתיבת הדואר המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף מתיבת הדואר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

1. ב Outlook החדש, עבור אל תצוגת לוח שנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

   בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

2. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת בתיבת הדואר

אנשי קשר עבור תיבות דואר משותפות ותיבות דואר של משתמשים אחרים, אינם זמינים כעת ב- Outlook החדש. ארגון Outlook של Microsoft עובד באופן פעיל על עדכון זה.

מה עוד עליי לדעת אודות תיבות דואר משותפות Outlook החדש ?

בשלב זה, ניתן להוסיף תיבות דואר משותפות כמהמשאבים בלבד. בעדכון קרוב, היכולת להוסיף תיבות דואר משותפות כחשבונות מאפשרת גישה טובה יותר לשימוש ולנהל את הגדרות תיבת הדואר. בעדכון עתידי (מפת דרכים), היכולת להוסיף תיבת דואר משותפת כחשבון תספק תמיכה ביכולות הבאות (שאינן נתמכות כעת):

​​​​​​​

יכולות אחרות שלא זמינות כיום עבור תיבות דואר משותפות, אך יתווספו בעדכון עתידי:

• גישה לתיקיה המקוונת ארכיון / In-Place ארכיון של תיבת הדואר המשותפת

• הענקת גישה חדשה שהוקצתה לתיבת דואר

הנה כמה עצות דואר שיעזרו למסייעים בכירים ולנציגים לנווט בצורה טובה יותר בניהול תיבות הדואר Outlook החדש.

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook הקלאסי

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. תיבת הדואר המשותפת אמורה להופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות בחלונית Outlook.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook.

2. בחר דואר אלקטרוני חדש.

3. אם אינך רואה את השדה מאת בחלק העליון של ההודעה, בחר אפשרויות > מאת.

4. בחר מתוך בהודעה ושנה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

5. בחר אישור.

6. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

   מעתה הלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת שלך, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מ'.

   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook.

2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.

3. בשדה 'מ ' בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את השם של תיבת הדואר המשותפת שלך. אם אינך רואה אותה, בחר את התיבה הנפתחת ' מאת ' ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

4. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

   כאשר ברצונך לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת שלך, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מ'.

   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

חיפוש בתיבת הדואר המשותפת

לאחר הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook, החיפוש בתוכה דומה לחיפוש בתיבת דואר ראשית.

1. פתח את Outlook.

2. בחר תיקיה בתוך תיבת הדואר המשותפת בלוח התיקיות מימין.

3. הקלד את השאילתה בתיבת החיפוש בחלק העליון של רצועת הכלים (סרגל הכלים).

4. התחל את החיפוש על-ידי הקשה על Enter או בחירה בלחצן 'זכוכית מגדלת' משמאל לתיבת החיפוש.

   רשימת ההודעות תחזיר תוצאות בהתבסס על החיפוש מהתיקיה שנבחרה בתיבת הדואר המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

1. בתצוגה קלאסית Outlook אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

   

2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

3. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. רשימת אנשי הקשר המשותפת שמשויכת לתיבת הדואר המשותפת מתווספת באופן אוטומטי לרשימה אנשי הקשר שלי שלך.

1. בתצוגה קלאסית Outlook, בחר אנשים.

2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר את תיקיית אנשי הקשר עבור רשימת אנשי הקשר המשותפת.

   

הוספת תיבת הדואר המשותפת כך שהיא תוצג תחת תיבת הדואר הראשית שלך

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לנטר את הדואר האלקטרוני מתיבת הדואר הראשית שלך ומתיבת הדואר המשותפת בו-זמנית. לאחר השלמת משימה זו, תיבת הדואר המשותפת והתיקיות שלה יוצגו בחלונית הניווט הימנית בכל פעם שתפתח את Outlook באינטרנט.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.

2. לקבלת Exchange Online דואר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיות בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר משותפת. עבור תיבות דואר מקומיות של Exchange, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם של תיבת הדואר הראשית שלך (כגון מיכל דמפסי) בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה או תיבת דואר משותפת.

   

3. בתיבת הדו-שיח הוספת תיקיה משותפת, הקלד את שם תיבת הדואר המשותפת שבה אתה חבר, כגון info@contoso.com.

תיבת הדואר המשותפת מוצגת ברשימת התיקיות שלך ב- Outlook באינטרנט. באפשרותך להרחיב או לכווץ את התיקיות של תיבת הדואר המשותפת כפי שניתן לעשות בתיבת הדואר הראשית. באפשרותך גם להסיר את תיבת הדואר המשותפת מרשימת התיקיות. כדי להסיר אותה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיבת הדואר המשותפת ולאחר מכן לחץ על מחק תיקייה משותפת.

קבלת הודעות על הודעות חדשות בתיבת דואר משותפת

כדי לקבל הודעות על הודעות חדשות בתיבת הדואר הנכנס של תיבת דואר משותפת, עליך לפתוח את תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד.

פתיחת תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך להציג ולנהל את את הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן משלו. שיטה זו גם מאפשרת לך לקבל הודעות על פריטים חדשים בתיבת הדואר הנכנס של תיבת הדואר המשותפת.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.

2. בסרגל הניווט Outlook באינטרנט, בחר את שמך. מופיעה רשימה.

3. לחץ על פתח תיבת דואר אחרת.

4. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר האחרת שברצונך לפתוח ולאחר מכן בחר פתח. הפעלה נוספת של Outlook באינטרנט נפתחת בחלון נפרד ומאפשרת גישה לתיבת הדואר האחרת.

   עצה: אם אתה מקליד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר, התוצאה היא "לא נמצאה התאמה". נסה להקליד שוב את כתובת הדואר האלקטרוני.

שלח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת

1. בחר דואר חדש מעל רשימת התיקיות. טופס של הודעה חדשה מופיע בחלונית הקריאה.

2. בחלק העליון של ההודעה, בחר > הצג מאת.

   

   אפשרות זו מראה לך שהאנשים שיקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני יראו שהיא מגיעה מתיבת הדואר המשותפת ולא מחשבון הדואר האלקטרוני האישי שלך.

3. בפעם הראשונה שאתה משתמש בתיבת הדואר המשותפת, עליך להוסיף את הכתובת לאפשרויות הזמינות ברשימה הנפתחת 'מ':

   1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת From ובחר הסר.

      

   2. הקלד את הכתובת המשותפת. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מ'.

4. כדי להוסיף נמענים, הקלד את שמו של כל מי שהוא נמצא בתיקיה 'אנשי קשר' או ברשימת הכתובות של הארגון שלך, או הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני בתיבה אל או עותק. בפעם הראשונה שאתה מזין שם של אדם, Outlook באינטרנט מחפש את הכתובת של אדם זה. בעתיד, השם יאוחסן במטמון כך שהוא יזוהה במהירות.

5. הקלד נושא.

6. הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח.

7. כאשר ההודעה שלך מוכנה, בחר שלח.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

בפעם הראשונה שאתה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, עליך להוסיף את הכתובת המשותפת לתיבה הנפתחת 'מ'. כך תעשה זאת:

1. פתח Outlook באינטרנט ועבור אל תיבת הדואר המשותפת שלך.

2. פתח הודעה שנשלחה לכתובת המשותפת.

3. בחר השב.

4. בחלק העליון של ההודעה, בחר > הצג מאת.

   

5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת From ובחר הסר.

   

6. הקלד את הכתובת המשותפת ושלח את ההודעה. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מ'.

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

רק למנהל Microsoft 365 שלך יש הרשאות להגדיר את היכולת לשלוח תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת. לקבלת הוראות, בקש ממנהל המערכת שלך לראות יצירת תיבת דואר משותפת.