לאחר פיתוח תוכנית קבצים ועיצוב פתרון ניהול הרשומות שלך ב- SharePoint, תכנן כיצד מסמכים פעילים בארגון שלך – אלקטרוניים ומסמכים קשיחים – יהפכו למסמכים. מאמר זה סוקר טכניקות שבה ניתן להשתמש כדי להצהיר על מסמכים פעילים כדי להיות רשומות, ומציע דרך אחת לתכנן כיצד פריטים בתוכנית הקבצים שלך יהפכו להרשומות.

טכניקות להמרת מסמכים פעילים ברשומות SharePoint

באפשרותך להשתמש בטכניקות הבאות כדי להמיר מסמכים פעילים ברשומות:

  • הצהרה ידנית על מסמך כדי להיות רשומה.

  • הגדרת מדיניות ה מצהירה על מסמך כמסמך או שולחת מסמך לאתר מרכז הרשומות בזמן שצוין.

  • יצירת זרימת עבודה ששולחת מסמך לאתר מרכז הרשומות.

  • שימוש בפתרון מותאם אישית המבוסס על מודל SharePoint האובייקטים.

יצירת רשומות באופן ידני

אם ניהול רשומות במקום זמין עבור ספריית מסמכים, המשתמשים יכולים להצהיר באופן מפורש על מסמך בספריה כדי להיות רשומה על-ידי עריכת פרטי התאימות של המסמך. כאשר מנהל אוסף האתרים מאפשר ניהול רשומות במקום, מנהל אוסף האתרים מציין מי אמור להיות מסוגל להצהיר ולהכריז על רשומות, ואם המשתמשים יוכלו לערוך או למחוק מסמכים לאחר שהם הופכים להרשומות.

אם נוצר חיבור לאתר מרכז רשומות, המשתמשים יכולים לשלוח מסמכים באופן ידני לאתר מרכז הרשומות באמצעות הפקודה שלח אל. כאשר מנהל חווה מגדיר חיבור לאתר מרכז הרשומות, פקודה זו הופכת לזמינים בכל המסמכים הפעילים. בהתאם לאופן קביעת התצורה של החיבור, ניתן להעתיק מסמכים לאתר מרכז הרשומות, להעביר אותם לאתר מרכז הרשומות או להעביר אותם לאתר מרכז הרשומות עם קישור למסמך.

למרות ששליחה ידנית של רשומות לאתר מרכז הרשומות אינה פתרון מעשי בקנה מידה גדול, באפשרותך להשתמש בו כדי להשלים שיטות אחרות ליצירת רשומות.

הגדרת מדיניות

מדיניות שמירה מציינת פעולות שיש לבצע במסמכים בנקודות מסוימות בזמן. פעולות מדיניות מתרחשות באופן אוטומטי. המשתמשים אינם חייבים להתחיל את הפעולה.

שתי פעולות מדיניות קשורות באופן ספציפי לניהול רשומות: העברת מסמך למיקום אחר והצהרת מסמך כהקלטה. אם קיים חיבור לאתר מרכז רשומות, באפשרותך ליצור מדיניות ששולחת מסמכים לאתר מרכז הרשומות. המדיניות מציינת גם אם להעתיק את המסמך לאתר מרכז הרשומות, להעביר אותו או להעביר אותו ולהשאיר קישור בספריית המסמכים. אם ניהול רשומות במקום זמין עבור האתר, באפשרותך ליצור מדיניות המכריזה על מסמך להיות רשומה. באפשרותך גם להשתמש במודל SharePoint כדי ליצור פעולה מותאמת אישית.

מדיניות שמירה יכולה לכוללים שלבים מרובים. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות שמירה שמחקת את כל הגירסאות הקדומות של מסמך שנה אחת לאחר שינוי המסמך לאחרונה, ולהעביר את המסמך לאתר מרכז הרשומות חמש שנים לאחר שינוי המסמך לאחרונה.

אם ניהול רשומות במקום זמין עבור אתר, האתר יכול להכיל מסמכים והרשומות הפעילים. במקרה זה, באפשרותך לציין פריטי מדיניות שמירה שונים עבור מסמכים והרשומות הפעילים. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות המצהירה שמסמך פעיל יהיה רשומה שנתיים לאחר יצירת המסמך, וליצור מדיניות שניה שמחקת רשומה שבע שנים לאחר ההכרזה על רשומה.

יצירת זרימת עבודה

בעת יצירת זרימת עבודה, באפשרותך להוסיף פעולה לשליחת פריט למאגר. באמצעות פעולה זו, באפשרותך ליצור זרימות עבודה ששולחות מסמכים לאתר מרכז הרשומות. באפשרותך גם לכלול פעולות אחרות בזרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך ליצור זרימת עבודה ששולחת הודעת דואר אלקטרוני למחבר המסמך המבקש אישור ולאחר מכן לשלוח את המסמך לאתר מרכז הרשומות. באפשרותך לשלב פריטי מדיניות ותזרימות עבודה על-ידי יצירת מדיניות שמירה שמפעילה את זרימת העבודה החדשה שנה אחת לאחר יצירת מסמך.

באפשרותך גם להשתמש במודל SharePoint כדי ליצור זרימת עבודה מותאמת אישית המעתיקה קבצים לאתר מרכז הרשומות. ניתן לשלב זרימת עבודה ששולחת קבצים לאתר מרכז הרשומות במערכת ניהול המסמכים כחלק מזרימת עבודה המנחה מסמך לאורך מחזור החיים שלו. עבור סוגי מסמכים שיש להם מחזור חיים צפוי, כגון דוחות הוצאות, באפשרותך ליישם זרימת עבודה המנחה את המסמך בשלבים השונים שלו, ובשלב סופי, שולח עותק של המסמך לאתר מרכז הרשומות. ניתן להפעיל את זרימת העבודה על-ידי יצירת מסמך חדש.

שימוש בפתרון מותאם אישית

באפשרותך לפתח פתרונות מותאמים אישית המשתמשים באובייקטים Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy השמות כדי לשלוח תוכן ממקורות נתונים אחרים לאתר מרכז הרשומות. לקבלת מידע נוסף אודות אופן ההטמעה של פתרונות מותאמים אישית באמצעות מודל SharePoint, עיין ב- SharePointערכת פיתוח תוכנה (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).

השלמת התוכנית שלך

לאחר פיתוח תוכנית הקבצים ו לסקור את השיטות להזזת תוכן לאתר מרכז הרשומות, השלם את תוכנית הקבצים על-ידי קביעת אופן שליחת כל סוג של רשומה לאתר מרכז הרשומות. הפריטים לשקול כוללים את הפעולות הבאות:

  • האם התאימות נאכפת או התנדבותית?

  • האם אתה יכול לסמוך על שיתוף הפעולה של משתמשים בארגון שלך כדי לציית לתהליכי ניהול רשומות? באופן כללי, הימנע מתהליכים ידניים. עם זאת, כאשר הם נדרשים, צור הדרכה וניטור מתאימים כדי לוודא שתאימות הצוות.

  • האם התוכן יאוחסן בשרתי SharePoint ניהול מסמכים?

  • האם אתה שומר על תוכן פיזי? ניהול תוכן פיזי פעיל, כגון עותק קשיח או תקליטור, ושליחה שלו לכספת רשומות לשמירה (יחד עם מעקב אחר הרשומה באתר מרכז רשומות) דורשת תכנון ייחודי שלא מתואר בנושא זה. לדוגמה, אם לא קיימת גירסה אלקטרונית של מסמך נייר, ייתכן שיהיה עליך לעקוב אחר הפריט באמצעות רשימה הכוללת פריטי מדיניות ותזרימות עבודה משויכים.

הטבלה הבאה מציגה כיצד רשומות מסוימות בתוכנית קובץ לדוגמה יועבירו לאתר מרכז הרשומות:

מסמכים

תיאור

מדיה

מיקום המקור

הופך להקלטה...

תוכנית הטבה

תיאור של תוכנית הטבה לעובדים.

עמודי אינטרנט

SharePoint ספריית מסמכים

שימוש בזרימת עבודה מותאמת אישית המשויכת למדיניות תפוגה

תוכנית ביטוח

תיאור של תוכנית ביטוח עובדים.

הדפסה

מסמך פיזי המשויך לפריט רשימה SharePoint

על-ידי שליחתו לכספת פיזית ויצירת פריט רשימה באתר מרכז הרשומות כדי לעקוב אחר (באמצעות ברקוד)

גליונות זמנים של שכר

סיכומים של שעות עבודה, שעות נוספות ומשכורות ששולמו.

מסמכים אלקטרוניים

שרת רשומות שכר אינו מבוסס על SharePoint

שימוש בתוכנית מותאמת אישית

קבצי פיתוח מוצר

מפרטים של מוצרים ומסמכים משויכים.

מסמכים אלקטרוניים

SharePoint ספריית מסמכים

שימוש בזרימת עבודה מותאמת אישית המשויכת למדיניות תפוגה ו באופן ידני באמצעות הפקודה 'שלח אל'

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×