תכנון אופן האיסוף של רשומות

יצירת רשומות באופן ידני

אם ניהול רשומות במקום זמין עבור ספריית מסמכים, המשתמשים יכולים להצהיר באופן מפורש על מסמך בספריה כדי להיות רשומה על-ידי עריכת פרטי התאימות של המסמך. כאשר מנהל אוסף האתרים מאפשר ניהול רשומות במקום, מנהל אוסף האתרים מציין מי אמור להיות מסוגל להצהיר ולהכריז על רשומות, ואם המשתמשים יוכלו לערוך או למחוק מסמכים לאחר שהם הופכים להרשומות.

אם נוצר חיבור לאתר מרכז רשומות, המשתמשים יכולים לשלוח מסמכים באופן ידני לאתר מרכז הרשומות באמצעות הפקודה שלח אל. כאשר מנהל חווה מגדיר חיבור לאתר מרכז הרשומות, פקודה זו הופכת לזמינים בכל המסמכים הפעילים. בהתאם לאופן קביעת התצורה של החיבור, ניתן להעתיק מסמכים לאתר מרכז הרשומות, להעביר אותם לאתר מרכז הרשומות או להעביר אותם לאתר מרכז הרשומות עם קישור למסמך.

למרות ששליחה ידנית של רשומות לאתר מרכז הרשומות אינה פתרון מעשי בקנה מידה גדול, באפשרותך להשתמש בו כדי להשלים שיטות אחרות ליצירת רשומות.

הגדרת מדיניות

מדיניות שמירה מציינת פעולות שיש לבצע במסמכים בנקודות מסוימות בזמן. פעולות מדיניות מתרחשות באופן אוטומטי. המשתמשים אינם חייבים להתחיל את הפעולה.

שתי פעולות מדיניות קשורות באופן ספציפי לניהול רשומות: העברת מסמך למיקום אחר והצהרת מסמך כהקלטה. אם קיים חיבור לאתר מרכז רשומות, באפשרותך ליצור מדיניות ששולחת מסמכים לאתר מרכז הרשומות. המדיניות מציינת גם אם להעתיק את המסמך לאתר מרכז הרשומות, להעביר אותו או להעביר אותו ולהשאיר קישור בספריית המסמכים. אם ניהול רשומות במקום זמין עבור האתר, באפשרותך ליצור מדיניות המכריזה על מסמך להיות רשומה. באפשרותך גם להשתמש במודל SharePoint כדי ליצור פעולה מותאמת אישית.

מדיניות שמירה יכולה לכוללים שלבים מרובים. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות שמירה שמחקת את כל הגירסאות הקדומות של מסמך שנה אחת לאחר שינוי המסמך לאחרונה, ולהעביר את המסמך לאתר מרכז הרשומות חמש שנים לאחר שינוי המסמך לאחרונה.

אם ניהול רשומות במקום זמין עבור אתר, האתר יכול להכיל מסמכים והרשומות הפעילים. במקרה זה, באפשרותך לציין פריטי מדיניות שמירה שונים עבור מסמכים והרשומות הפעילים. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות המצהירה שמסמך פעיל יהיה רשומה שנתיים לאחר יצירת המסמך, וליצור מדיניות שניה שמחקת רשומה שבע שנים לאחר ההכרזה על רשומה.

יצירת זרימת עבודה

בעת יצירת זרימת עבודה, באפשרותך להוסיף פעולה לשליחת פריט למאגר. באמצעות פעולה זו, באפשרותך ליצור זרימות עבודה ששולחות מסמכים לאתר מרכז הרשומות. באפשרותך גם לכלול פעולות אחרות בזרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך ליצור זרימת עבודה ששולחת הודעת דואר אלקטרוני למחבר המסמך המבקש אישור ולאחר מכן לשלוח את המסמך לאתר מרכז הרשומות. באפשרותך לשלב פריטי מדיניות ותזרימות עבודה על-ידי יצירת מדיניות שמירה שמפעילה את זרימת העבודה החדשה שנה אחת לאחר יצירת מסמך.

באפשרותך גם להשתמש במודל SharePoint כדי ליצור זרימת עבודה מותאמת אישית המעתיקה קבצים לאתר מרכז הרשומות. ניתן לשלב זרימת עבודה ששולחת קבצים לאתר מרכז הרשומות במערכת ניהול המסמכים כחלק מזרימת עבודה המנחה מסמך לאורך מחזור החיים שלו. עבור סוגי מסמכים שיש להם מחזור חיים צפוי, כגון דוחות הוצאות, באפשרותך ליישם זרימת עבודה המנחה את המסמך בשלבים השונים שלו, ובשלב סופי, שולח עותק של המסמך לאתר מרכז הרשומות. ניתן להפעיל את זרימת העבודה על-ידי יצירת מסמך חדש.

שימוש בפתרון מותאם אישית

באפשרותך לפתח פתרונות מותאמים אישית המשתמשים באובייקטים Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy השמות כדי לשלוח תוכן ממקורות נתונים אחרים לאתר מרכז הרשומות. לקבלת מידע נוסף אודות אופן ההטמעה של פתרונות מותאמים אישית באמצעות מודל SharePoint, עיין ב- SharePointערכת פיתוח תוכנה (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).