סיכום למד כיצד לשלב סוגי תוכן וזרימות עבודה בפתרון ניהול מסמכים של SharePoint 2013.
מאמר זה מתאר סוגי תוכן וזרימות עבודה ומספק הנחיות לגבי אופן התכנון לשילובן בפתרון ניהול מסמכים SharePoint Server 2016. סוג תוכן הוא אוסף הניתן לשימוש חוזר של מטה-נתונים (עמודות), זרימת עבודה, אופן פעולה והגדרות אחרות עבור קטגוריה של פריטים או מסמכים ברשימת SharePoint Server 2016 או בספריית מסמכים. סוגי תוכן מאפשרים לך לנהל את ההגדרות עבור קטגוריה של מידע באופן מרכזי ושימוש חוזר. זרימת עבודה מאפשרת לך לצרף תהליך עסקי לפריטים ב- SharePoint Server 2016.
במאמר זה:
לפני שתשתמש בגליון העבודה של סוג תוכן ותכנון זרימת עבודה (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) הכלול במאמר זה כדי לתכנן את סוגי התוכן וזרימות העבודה שלך, ודא שקראת את זיהוי משתמשים ונתח שימוש במסמכים ב-SharePoint 2013 והשלמת את השימוש באפשרות ' ניתוח שימוש במסמכים ' ובגליונות העבודה של ' משתתפי המסמך
מבט כולל על סוג תוכן
סוג תוכן מגדיר את התכונות של פריט רשימה, מסמך או תיקיה. כל סוג תוכן יכול לציין את הפרטים הבאים:
-
מאפיינים שברצונך לשייך לפריטים מסוגו.
-
מטה-נתונים ששייכים לפריטים מסוגו.
-
זרימות עבודה שניתן להפעיל מתוך פריטים מסוגו.
-
מדיניות ניהול מידע לשיוך עם פריטים מסוגו.
-
תבניות מסמך (עבור סוגי תוכן של מסמכים).
-
תכונות מותאמות אישית.
באפשרותך לשייך סוג תוכן לרשימה או לספריה. כאשר תעשה זאת, אתה מציין שהרשימה או הספריה יכולות להכיל פריטים מסוג תוכן זה ושהפקודה החדשה ברשימה או בספריה זו תאפשר למשתמשים ליצור פריטים חדשים מסוג זה.
הערה: באפשרותך גם לשייך מאפיינים, זרימות עבודה, מדיניות ותבניות ישירות לרשימה או לספריה. עם זאת, פעולה זו עלולה להגביל שיוכים אלה לרשימה או לספריה ואינה ניתנת לשימוש חוזר על-פני הפתרון שלך. ב- SharePoint Server 2016, ניתן לשייך זרימות עבודה ברמת האתר לרשימות או לספריות מרובות.
ספריות מסמכים ורשימות יכולות להכיל סוגי תוכן מרובים. לדוגמה, ספריה יכולה להכיל הן את המסמכים והן את הגרפיקה הקשורים לפרוייקט. כאשר רשימה או ספריה מכילות סוגי תוכן מרובים, הפרטים הבאים חלים:
-
כברירת מחדל, הפקודה החדשה ברשימה או בספריה זו מאפשרת למשתמשים לבחור מכל סוגי התוכן הזמינים כאשר הם יוצרים פריט חדש. בעלי סוגי תוכן יכולים לקבוע את התצורה של הפקודה החדשה להצגת סוגי תוכן מסוימים בלבד.
-
העמודות המשויכות לכל סוגי התוכן הזמינים מוצגות.
באפשרותך להגדיר סוגי תוכן מותאמים אישית בגלריית סוגי תוכן של אתר. יש לגזור את סוג התוכן המותאם אישית, ישירות או בעקיפין, מסוג תוכן מרכזי כגון מסמך או פריט. לאחר שהוא מוגדר באתר, סוג תוכן מותאם אישית זמין באתר זה ובכל האתרים מתחת לאתר זה. כדי להגדיר את סוג התוכן לזמין ביותר ברחבי אוסף אתרים, הגדר אותו בגלריית סוגי התוכן של האתר ברמה העליונה. ב- SharePoint Server 2016, באפשרותך גם ליצור סוג תוכן מותאם אישית בתוך רכזת סוג תוכן המוגדר במופע של שירות מטה-נתונים מנוהל. כאשר הוא נוצר ברכזת סוג תוכן, סוג התוכן יהיה זמין לאוספי אתרים אחרים המהווים חלק מיישומי אינטרנט המשויכים למופע של שירות מטה-נתונים מנוהל זה.
הערה: שירות המטה-נתונים המנוהלים ורכזת סוג התוכן אינם זמינים ב- SharePoint Foundation 2013.
לדוגמה, אם הארגון שלך משתמש בתבנית חוזה מסוימת, בגלריית סוגי התוכן של האתר ברמה העליונה באוסף אתרים, באפשרותך ליצור סוג תוכן שמגדיר את המטה-נתונים עבור חוזה זה, את תבנית החוזה ואת זרימות העבודה הנדרשות לסקירה ולהשלמה של החוזה. לאחר מכן, כל ספריית מסמכים באוסף האתרים שאליה אתה משייך את סוג התוכן של החוזה תכלול את כל התכונות הבאות, ותאפשר לעורכים ליצור חוזים חדשים בהתבסס על התבנית.
באתרים המבוססים על SharePoint Server 2016, כל פריט רשימה או פריט ספריה המוגדרים כברירת מחדל, כגון איש קשר, משימה או מסמך, כולל סוג תוכן מרכזי מתאים בגלריית סוגי התוכן של האתר. כאשר אתה מתכנן סוגי תוכן, באפשרותך להשתמש בהגדרות אלה של סוג תוכן מרכזי כנקודות התחלה ולבסס סוגי תוכן חדשים על אלה הקיימים לפי הצורך.
סוגי תוכן מאורגנים בהירארכיה המאפשרת לסוג תוכן אחד לקבל בירושה את המאפיינים שלו מסוג תוכן אחר. ירושה זו מאפשרת למחלקות מסמכים לשתף מאפיינים על-פני ארגון, והיא מאפשרת לצוותים להתאים אישית מאפיינים אלה עבור אתרים או רשימות מסוימים.
לדוגמה, כל מסמכי המסירה של המשתמש בארגון עשויים לדרוש קבוצה של מטה-נתונים, כגון מספר חשבון, מספר פרוייקט ו-project manager. על-ידי יצירת סוג תוכן מתוצרת לקוח ברמה העליונה שממנו כל סוגי המסמכים האחרים של תוצרת לקוח יורשים, עליך לוודא שהמידע הדרוש, כגון מספרי חשבונות ומספרי פרוייקט, ישויך לכל המשתנים של מסמכי התוצר לקוח בארגון שלך. שים לב שאם הבעלים של סוג התוכן מוסיף עמודה נדרשת אחרת לסוג התוכן העליון של תוצר לקוח, הבעלים של סוג התוכן יכול להפיץ את השינויים בכל סוגי התוכן שיורשים ממנו, אשר יוסיף את העמודה החדשה לכל מסמכי התוצר ללקוח.
שילוב מאפיינים עם Office 2016
ב- Microsoft Office System, כאשר משתמש עורך מסמך משרת ניהול מסמכים של SharePoint Server 2016, מוצג לוח פרטי מסמך בחלק העליון של המסמך. לוח פרטי המסמך מציג צורה הניתנת לעריכה של מאפייני המסמך בשרת.
SharePoint Server 2016 מקל עליך להתאים אישית את טופס המאפיינים עבור סוג תוכן. בעת קביעת התצורה של סוג תוכן, באפשרותך להפעיל את הInfoPath 2016, היוצר טופס מאפיין המהווה ברירת מחדל המבוסס על המאפיינים של סוג התוכן. טופס ברירת המחדל כולל את אותם פקדים, פריסה וסכימה שInfoPath 2016 ישתמשו בו אם לא הוגדרו טפסים מותאמים אישית. לאחר מכן באפשרותך להתאים אישית ולפרוס את הטופס כפי שהיית מבצע InfoPath 2016 טופס אחר. לדוגמה, באפשרותך להוסיף את סמל החברה, הגופנים וערכת הצבעים לטופס; חבר אותו למקור נתונים מותאם אישית; הוספת לוגיקה מותנית; תכונות טופס עיצוב הזמינות למשתמשים בהתבסס על התפקידים שלהם.
יחד עם מאפייני עריכה בלוח פרטי המסמך, מחברים המשתמשים בWord 2016 יכולים להוסיף מאפיינים המוגדרים בשרת למסמכים שלהם. לדוגמה, אם מאפייני המסמך כוללים שם של מנהל פרוייקט, ניתן להוסיף שם זה לעמוד הכותרת, לכותרת התחתונה או לכל מקום אחר שהשם נמצא בשימוש במסמך. אם הוקצה לפרוייקט מנהל פרוייקט חדש, ניתן לעדכן את המאפיין ' מנהל פרוייקט ' בשרת ניהול המסמכים. שם מנהל פרוייקט מעודכן זה ישתקף בכל מופע של מאפיין זה שנוסף למסמך.
שימוש במטה-נתונים עם סוגי תוכן
מטה-נתונים מידע אודות מסמך המשמש לחלוקה לקטגוריות ולסיווג התוכן שלך. מטה-נתונים משויכים לסוג תוכן כעמודה. מטה-נתונים יכולים לספק מידע הקשרי על המסמך שלך על-ידי שיוך המסמך למחבר, לנושא, לקהל, לשפה וכן הלאה. בניגוד למאפיינים, מטה-נתונים מאוחסנים כעמודות וניתן ליצור עליהם אינדקס ולחפש אותם באמצעות מנגנון החיפוש של SharePoint.
ניתן לשייך מטה-נתונים שנוספו לרמת אוסף האתרים עם סוגי תוכן. באמצעות מטה-נתונים עם סוגי תוכן, כל סוגי התוכן המאוחרים יכולים לרשת חלק מהמטה-נתונים או את כל המטה-נתונים מסוג תוכן האב ברמת אוסף האתרים. לאחר מכן, ניתן להוסיף מטה-נתונים נוספים ברמה נמוכה יותר, כגון מסמך בודד.
תבניות עמודה
כל פריט של מטה-נתונים המשויך לסוג תוכן הוא עמודה, שהיא מיקום ברשימה כדי לאחסן מידע. רשימות או ספריות מוצגות לעתים קרובות באופן גרפי כעמודות של מידע. עם זאת, בהתאם לתצוגה המשויכת לרשימה, העמודות עשויות להופיע בטפסים אחרים, כגון ימים בתצוגת לוח שנה. בטפסים המשויכים לרשימה או לספריה, העמודות מוצגות כשדות.
באפשרותך להגדיר עמודות לשימוש בסוגי תוכן מרובים. לשם כך, צור אותם בגלריית תבניות עמודה. קיימת גלריית תבניות עמודה בכל אתר באוסף אתרים. בדומה לסוגי תוכן, עמודות המוגדרות בגלריית תבניות העמודות של אתר זמינות באתר זה ובכל האתרים שמתחתיה.
סוגי תוכן של תיקיה
סוגי תוכן של תיקיות מגדירים את המטה-נתונים המשויכים לתיקיה ברשימה או בספריה. בעת החלת סוג תוכן של תיקיה על רשימה או ספריה, הפקודה החדשה ברשימה או בספריה זו תכלול את סוג התוכן של התיקיה, מה שמאפשר למשתמשים ליצור תיקיות מסוג זה.
באפשרותך להגדיר תצוגות ברשימה או בספריה הזמינות רק בתיקיות של סוג תוכן מסוים. אפשרות זו שימושית כאשר ברצונך שתיקיה תכיל סוג מסוים של מסמך וברצונך להציג תצוגות בתיקיה זו כדי להציג רק עמודות הרלוונטיות לסוג המסמך הכלול בתיקיה זו.
באמצעות מודל האובייקטים של מוצרי SharePoint, באפשרותך להתאים אישית את הפקודה החדשה עבור סוג תוכן תיקיה כך שכאשר משתמש יוצר תיקיה חדשה מסוג זה, התיקיה מוחזרת עם קבצים ומסמכים מרובים המבוססים על תבניות המאוחסנות בשרת. אפשרות זו שימושית, לדוגמה, ליישום סוג מסמך מורכב שדורש קבצים מרובים לתרום למסמך תוצר יחיד.
ערכות מסמכים היא תכונה ב- SharePoint Server 2016 המאפשרת לך להשתמש בOffice 2016 כדי לנהל תוצרים המשתרעים על-פני מסמכים מרובים. ערכות מסמכים הן סוגים מיוחדים של תיקיות המשמשות לניהול תוצר בודד או מוצר בעבודה, שיכול לכלול מסמכים מרובים במיקומים מרובים. אתה יוצר ערכות מסמכים באמצעות תבניות הניתנות להרחבה הכלולות בSharePoint Server 2016. באפשרותך גם להתאים אישית תבניות של ערכת מסמכים כדי לייצג את מוצרי העבודה הרלוונטיים לארגון שלך. ערכות מסמכים כוללות גם את פקד הגירסה, המאפשר לך ללכוד את המצב של ערכת המסמכים המלאה בנקודות שונות במחזור החיים שלו. לקבלת מידע נוסף אודות ערכות מסמכים, ראה תכנון ערכות מסמכים (SharePoint Server 2010).
תכנון סוגי תוכן של מסמכים
השלב הראשון בתכנון סוגי תוכן של מסמכים הוא לסקור כל סוג מסמך המופיע בגליון העבודה ' ניתוח שימוש במסמכים ' (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) כדי לקבוע אם סוג תוכן קיים יפעל עבור סוג מסמך זה. כל סוג תוכן של מסמך אמור לרשת את ההגדרות שלו ישירות מסוג התוכן ' מסמך מרכזי ' או מסוג תוכן שיורד מסוג התוכן ' מסמך '. פעולה זו מבטיחה שהעמודות הבסיסיות עבור סוגי המסמכים, כגון כותרת ושנוצרו על-ידי, יוצגו ושניתן לשייך תבנית לסוג התוכן. אם סוג תוכן מרכזי (כגון מסמך) מספיק, הזן את שם סוג התוכן בעמודה סוג תוכן של גליון העבודה ' ניתוח שימוש במסמכים '.
הערה: סוגי תוכן מרכזיים נתמכים אינם כוללים קבצי PDF.
לקבלת מידע אודות שינוי סוגי התוכן המרכזיים, הורד את הנייר הלבן "הדרכה לעריכת סוגי תוכן מוגדרים מראש ועמודות אתר" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
תכנון סוגי תוכן של רשימה
הרכיבים של סוג תוכן רשימה כוללים את עמודות המטה-נתונים המשויכות לסוג התוכן ולזרימות העבודה שיכולות לפעול בפריטים מסוג תוכן זה. השתמש בסוג תוכן רשימה כדי להגדיר סוג של פריט רשימה הייחודי לפתרון שלך. לדוגמה, בפתרון של מרכז שיחות לקוחות, שבו מומחי תמיכה חוקרים ופותרים בעיות טכניות של לקוחות, ניתן להשתמש בסוג תוכן רשימה כדי לתקנן את הנתונים עבור כל אירוע תמיכה ולעקוב אחר האירוע באמצעות זרימת עבודה.
תכנון זרימות עבודה
זרימות עבודה מיישמת תהליכים עסקיים על מסמכים, דפי אינטרנט, טפסים ופריטי רשימה בSharePoint Server 2016. ניתן לשייך אותם לספריות, רשימות או סוגי תוכן.
בניהול מסמכים, השתמש בזרימות עבודה כדי לנתב מסמכים מאדם לאדם כדי שיוכלו להשלים את משימות ניהול המסמכים שלהם, כגון סקירת מסמכים, אישור הפרסום שלהם או ניהול המיקום שלהם. בנוסף, השתמש בזרימות עבודה מותאמות אישית כדי להעביר מסמכים מאתר אחד או ספריה אחת לאחרת. לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה כדי להעתיק מסמך מאתר אחד לאתר אחר כאשר המסמך מתוזמן לאחסון בארכיון.
SharePoint Server 2016 כולל את זרימת העבודה של שלושה מצבים, שבה ניתן להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים שעוקבים אחר מצב של פריט באמצעות שלושה מצבים או שלבים. SharePoint Server 2016 כולל גם את זרימות העבודה הבאות המפנות לצרכי ניהול מסמכים:
-
איסוף משוב שליחת מסמך לסקירה.
-
אישור שולח מסמך לאישור, לעתים קרובות כתנאי מיותר לפרסום שלו.
-
פריסה ניהול תפוגת המסמך והפריסה שלו.
-
איסוף חתימות מנתבת מסמך עבור חתימות.
שיוך זרימת עבודה לסוג תוכן כאשר ברצונך ליצור זרימת עבודה זו זמינה כאשר נעשה שימוש בסוג תוכן זה. לדוגמה, סוג תוכן של הזמנת רכש עשוי לדרוש אישור על-ידי מנהל לפני שניתן יהיה להשלים את הטרנזקציה. כדי לוודא שזרימת העבודה של האישור זמינה תמיד כאשר הזמנת רכישה מופעלת, צור סוג תוכן של הזמנת רכש ושנה את זרימת העבודה של האישור איתו. לאחר מכן, הוסף את סוג התוכן של הזמנת הרכש לכל ספריות מסמכים שבהן יאוחסנו הזמנות רכש.
כדי לתכנן זרימות עבודה עבור פתרון ניהול המסמכים, לנתח כל סוג תוכן של מסמך שבכוונתך ליישם ולזהות את התהליכים העסקיים שצריכים להיות זמינים כדי לפעול בתוכן מסוג זה. לאחר מכן, זהה את זרימות העבודה שתצטרך להפוך לזמינות עבור תוכן זה.
להלן טבלה לדוגמה המנתחת זרימות עבודה עבור סוג תוכן של חוזה.
|
תהליך החוזה |
זרימת עבודה של חוזה |
|---|---|
|
סקירת טיוטות. |
איסוף משוב |
|
קבל אישור מהמנהל ומהיועץ המשפטי. |
אישור |
|
פתרון בעיות פתוחות. |
מעקב אחר בעיות |
|
קבל חתימות. |
איסוף חתימות |
לקבלת מידע נוסף, ראה זרימת עבודה ב-SharePoint 2013.
Worksheet
השתמש בגליון העבודה הבא כדי לתעד את המידע הנדון במאמר זה:
-
גליון עבודה של סוג תוכן ותכנון זרימת עבודה (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
