תכנון ערכות מסמכים ב-SharePoint Server

אודות ערכות מסמכים

ערכות מסמכים הן תכונה בSharePoint Server 2016 המאפשרות לארגון לנהל תוצר בודד או מוצר בעבודה, שיכול לכלול מסמכים או קבצים מרובים. ערכת מסמכים היא סוג מיוחד של תיקיה המשלבת תכונות ייחודיות של ערכת מסמכים, התכונות וההתנהגות של תיקיות ומסמכים, ומספקת ממשק משתמש (UI), מטה-נתונים ורכיבי מודל של אובייקטים כדי לסייע בניהול כל ההיבטים של מוצר העבודה.

עבור צוותים ומשתמשים בארגונים רבים, קבוצה של מסמכים או מוצר עבודה, דרושים כדי לנהל בצורה טובה יותר פרוייקט או תוצר. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך לאסוף, ליצור ולנהל מסמכים, תמונות וקבצי שמע שונים הקשורים למקרה מסוים. לחלופין, ייתכן שצוות מכירות יצטרך לקמפל מסמכים ממקורות שונים כדי ליצור ולנהל בקשה להצעה (RFP) עבור לקוח פוטנציאלי. ערכות מסמכים מספקות לצוותים ולמשתמשים אלה את היכולת לנהל ערכות מסמכים אלה בתור אוסף יחיד, תוצר או מוצר בעבודה. בעלי ערכת מסמכים יכולים ליצור דף פתיחה מותאם אישית שיכול להציג את הפריטים הכלולים ומידע חשוב אודות מוצר העבודה.

ב- SharePoint Server 2016, ארגונים שברצונך ליצור ולנהל ערכות מסמכים באופן עקבי יכולים לקבוע את התצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים עבור כל מוצר עבודה שהוא יוצר בדרך כלל. סוג תוכן של ערכת מסמכים יכול להגדיר סוגי תוכן מאושרים, תכונות, פריטי ברירת מחדל, עמודות, זרימות עבודה ופריטי מדיניות. ניתן ליצור לאחר מכן סוגי תוכן מותאמים אישית נוספים שנוצרו מסוג תוכן האב, כל מאפיינים והגדרות יורשים מסוג התוכן של הגדרת מסמך האב. לאחר הוספת סוג התוכן לספריה, משתמשים יכולים ליצור ערכת מסמכים היורשת את התכונות של סוג התוכן של ערכת המסמכים באמצעות הפקודה חדש . סוג תוכן של ערכת מסמכים מספק הגדרות נוספות המאפשרות לך לציין סוגי תוכן מותרים, תוכן המוגדר כברירת מחדל, טורים משותפים, עמודות דף פתיחה ותצוגת עמוד פתיחה המהווה ברירת מחדל.

לקבלת מידע נוסף אודות סוגי תוכן, ראה תכנון סוגי תוכן וזרימות עבודה (SharePoint Server 2010).

לקבלת מידע נוסף אודות אופן היצירה והניהול של ערכות מסמכים ב- SharePoint Server 2016, ראה יצירה וקביעת תצורה של סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים בעזרה של SharePoint Server 2016.

ניהול ערכות מסמכים

ערכות מסמכים ב- SharePoint Server 2016 משתפות רבים מהתכונות והמאפיינים האלה כתיקיות. עם זאת, ישנם כמה שיקולים חשובים שעליך להיות מודע להם בעת תכנון פתרון של ערכת מסמכים.

• אין מגבלה על מספר המסמכים שיכולים להתקיים בערכת מסמכים. עם זאת, זמני הטעינה של התצוגה עשויים להיות מוגבלים על-ידי סף תצוגת הרשימה אשר כברירת מחדל מוגדר ב-5,000 פריטים. תיקיות מותרות בערכות מסמכים, אך לא ניתן להשתמש בניווט במטה-נתונים בערכת מסמכים. לכן, חשוב לשקול את האפשרות לחרוג מערכי הסף של תצוגת הרשימה ולעצב הניווט בעת קביעת מספר הפריטים הקיימים בערכת מסמכים. בנוסף, בעת שימוש בתכונה ' שלח אל ' עם ערכת מסמכים, הסכום עבור כל המסמכים בערכת מסמכים אינו יכול להיות גדול מ-50MB. עבור אוסף או מוצר עבודה עם מספר גדול מאוד של פריטים, מבנה תיקיות בספריית מסמכים עשוי להיות פתרון טוב יותר.

• אין מגבלה על מספר ערכות המסמכים שיכולות להתקיים בספריית מסמכים. עם זאת, מספר ערכות המסמכים שעשויות להופיע ברשימות יוגבלו על-ידי סף תצוגת הרשימה.

• בעת שימוש במטה-נתונים משותפים, אם ישנם יותר מ-10 פריטים המשתמשים במטה-נתונים משותפים בערכת מסמכים, עדכוני מטה-נתונים יופעלו על-ידי משימת שעון עצר כל 15 דקות. לדוגמה, אם יש לך 10 מסמכים ברמה העליונה של הספריה, ומסמך בודד בערכת מסמכים עם מטה-נתונים משותף, משימת הזמן לא תפעל. אך אם תוסיף ערכת מסמכים אחרת עם 9 מסמכים נוספים, משימת שעון העצר תפעל.

• בעת שימוש בניתוב של ערכת מסמכים, ערכות מסמכים שנשלחות למארגן תוכן יישארו בספריה הנפתחת ויועברו למיקום המתאים במשימת שעון העצר של עיבוד מארגן התוכן, אשר כברירת מחדל פועלת מדי יום.

כדי להשתמש בערכות מסמכים באוסף אתרים, יש להפוך את התכונה ' ערכות מסמכים ' לזמינה.

כדי להפוך את התכונה ' ערכות מסמכים ' לזמינה עבור אוסף אתרים

1. בדף הגדרות האתר , תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

2. בדף ' תכונות ', עבור ערכות מסמכים, לחץ על הפעל.

לאחר הפעלת התכונה ' ערכות מסמכים ', באפשרותך ליצור סוגי תוכן של ערכת מסמכים.

תכנון סוגי תוכן של ערכת מסמכים

באפשרותך לתכנן סוגי תוכן של ערכת מסמכים עבור הפתרון שלך על-ידי שימוש בגליון העבודה ' ניתוח שימוש במסמכים ', שניתן להשלים באמצעות המאמר זיהוי משתמשים וניתוח שימוש במסמכים ב-SharePoint 2013. לאחר מכן תוכל להשתמש בגליון העבודה של סוג התוכן (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) כדי לתעד את ההחלטות שלך לגבי כל סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים שתשמש בפתרון שלך.

כדי לתכנן סוגי תוכן של ערכת מסמכים באמצעות גליון העבודה ' סוג תוכן '

1. הזן ערכת מסמכים בשדה ' סוג תוכן    ' של גליון העבודה של סוג התוכן.

2. הזן את כתובת ה-URL של האתר שבו מוגדר סוג התוכן של המסמך החדש. שים לב שסוגי התוכן זמינים באתר שבו הם מוגדרים ובכל האתרים מתחת לאתר זה.

3. קביעת סוג תוכן האב    הזן את סוג התוכן של ערכת מסמכי האב בשדה סוג תוכן האב    של גליון העבודה של סוג התוכן. פעולה זו תהיה סוג תוכן של ערכת מסמכים מרכזיים או סוג תוכן המותאם אישית של ערכת מסמכים שכבר תכננת.

4. קביעת הגדרות של ערכת מסמכים    קבע ולאחר מכן ציין את ההגדרות הבאות של ערכת המסמכים בגליון העבודה של סוג התוכן:

   1. קביעת סוגי תוכן מותרים    ציין את סוגי התוכן המוגדרים כברירת מחדל שיהיו מותרים בסוג תוכן זה של ערכת מסמכים.

   2. קביעת תוכן ברירת מחדל    אם הגדרת את סוג התוכן של המסמך שאתה יוצר תוגדר ליצירה אוטומטית של תוכן ברירת מחדל בעת יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים, באפשרותך להוסיף קבצים לערכת המסמך באופן ידני. ניתן להוסיף רק קבצים מסוגי התוכן המותרים עבור ערכת המסמכים.

   3. קביעת טורים משותפים    ציין אם ערכי העמודות עבור ערכת המסמכים יסונכרנו באופן אוטומטי לכל המסמכים הכלולים בערכה.

   4. קביעת עמודות דף פתיחה    ציין אילו עמודות יש להציג בדף הפתיחה עבור כל ערכת מסמכים.

   5. קביעת תצוגת דף הפתיחה    ציין את התצוגה כדי להציג את התוכן של ערכת המסמכים בדף ' ברוך הבא '.

5. קביעת העמודות וסדר העמודות    בטבלה תוכנית עמודות    בגליון העבודה של סוג התוכן:

   1. הזן כל עמודה שעוברת בירושה מסוג תוכן האב. בעמודה New?    , הקלד No עבור כל ערך.

   2. עבור כל עמודה נוספת, הזן את השם של עמודה מוגדרת מראש או עמודה שתיצור. הזן את השמות של העמודות הנוספות, הסוגים שלהן וציין אם הם חדשים.

6. במקטע תבנית תוכנית    של גליון העבודה, הקלד None.

7. קביעת זרימות העבודה    אם קיימת זרימת עבודה זמינה הרלוונטית לסוג התוכן ' ערכת מסמכים ', באפשרותך לשייך אותה באופן אופציונלי לסוג התוכן. לאחר מכן, ניתן להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט רשימה של סוג תוכן זה. לקבלת דיון מלא בתכנון זרימת עבודה, ראה תכנון זרימות עבודה. לאחר סקירת זרימות העבודה וקביעת זרימות העבודה הזמינות, הזן כל זרימת עבודה שתשויך לסוג התוכן בטבלה תכנון זרימות עבודה    של גליון העבודה של סוג התוכן. אם זרימת העבודה אינה עוברת בירושה מסוג תוכן האב, הזן מידע זה בעמודה New?    .

8. קביעת המדיניות    מדיניות היא ערכת כללים עבור סוג תוכן; תכונות מדיניות מספקות את הפרטים של כל כלל, כגון אם ניתן להדפיס פריטים של סוג התוכן או לבצע ביקורת על הפעולות בפריט. לקבלת מידע נוסף אודות תכנון מדיניות, ראה תכנון מדיניות ניהול מידע ב-SharePoint Server 2013. לאחר סקירת מדיניות וקביעת תכונות המדיניות ותבניות המדיניות הזמינות, במקטע תכנון מדיניות    של גליון העבודה של סוג התוכן, בצע את הפעולות הבאות:

   1. אם סוג התוכן של האב כולל הגדרות מדיניות, הן יוחלו ללא שינוי בסוג התוכן החדש. פעולה זו מבטיחה שמדיניות, לאחר הגדרת מדיניות זו, תיאכף בכל סוגי התוכן הרלוונטיים. אם סוג התוכן הנוכחי יורש את הגדרות המדיניות שלו מסוג האב שלו, במקטע תכנון מדיניות    בגליון העבודה של סוג התוכן, השב כן לשאלה "האם המדיניות מוגדרת בסוג תוכן האב?".

   2. אם סוג התוכן הנוכחי יורש מדיניות בהתבסס על סוג התוכן של האב, בשדה הקלט את שם המדיניות    של המקטע תכנון מדיניות    , הקלד את שם תבנית המדיניות. באופן דומה, אם סוג התוכן הנוכחי אינו יורש מדיניות וברצונך להחיל תבנית מדיניות, בשדה תעד את שם המדיניות    של המקטע תכנון מדיניות    , הקלד את שם תבנית המדיניות.

   3. אם סוג התוכן הנוכחי יורש תכונות בודדות אחת או יותר מסוג תוכן האב, הזן כל תכונה של מדיניות בטבלת התכונות    במקטע תכנון מדיניות    בגליון העבודה. לעומת זאת, אם סוג התוכן הנוכחי אינו יורש מדיניות וברצונך לשייך תכונות מדיניות לסוג התוכן הנוכחי, הזן תכונות מדיניות אלה בטבלת התכונות    . שים לב שאין באפשרותך לשייך שתי תכונות מדיניות בודדות ומדיניות לפי שם לסוג תוכן.

גליונות עבודה

השתמש בגליונות העבודה הבאים כדי לתעד את המידע הנדון במאמר זה:

• גליון עבודה של סוג תוכן (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409)

• ניתוח גליון עבודה של שימוש במסמכים (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid=0x409)