חשוב: Microsoft אינה ממליצה עוד ליצור מסדי נתונים באינטרנט של Access 2010 ולהשתמש בהם. לקבלת מידע נוסף, ראה מפת הדרכים של מסדי נתונים באינטרנט של Access 2010.
התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של סחורות' ב- Access 2010 יוצרת מסד נתונים מוכן לשימוש המאפשר לך לעקוב אחר הזמנות, מוצרים, חשבוניות, מלאי ונתונים אחרים המשויכים לניהול עסק שמוכר סחורות. מאמר זה מראה לך כיצד להתחיל להשתמש במסד הנתונים באינטרנט 'סחורות'.
סרטון הווידאו הבא מציג תרחיש קצר המתאר כיצד ניתן להשתמש בתבנית זו.
אם עדיין לא עשית זאת, הורד את תבנית הסחורה.
המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש בתבנית כדי ליצור מסד נתונים משלך ולהתחיל להשתמש בו לניהול העסק שלך.
במאמר זה
הפעלת מסד הנתונים בפעם הראשונה
כאשר אתה יוצר לראשונה את מסד הנתונים 'סחורות', כמה נתונים לדוגמה נכללים במסד הנתונים כדי שתוכל לקבל מושג אילו סוגי נתונים כל טופס או דוח מכילים. מופיעה תיבת דו-שיח המאפשרת לך לבחור אם לשמור את הנתונים לדוגמה או למחוק אותם כדי שתוכל להתחיל להזין נתונים משלך.
לחץ על לחצן זה כדי לפתוח את מסד הנתונים ולעבוד עם הנתונים לדוגמה. פעולה זו תאכלס את מסד הנתונים של הסחורות בנתונים של החברה הבדיונית Northwind Traders.
לחץ על לחצן זה כדי למחוק את הנתונים לדוגמה כדי שתוכל להתחיל להזין נתונים משלך. פעולה זו גם מונעת את הופעתה של תיבת דו-שיח זו בפעם הבאה שתפעיל את מסד הנתונים.
נקה תיבת סימון זו כדי למנוע את הופעתה של תיבת הדו-שיח בפעם הבאה שתפעיל את מסד הנתונים.
הערה
כל השדות והפקדים בתבנית 'סחורות' המציגים נתוני מטבע משתמשים בסימן דולר ($) כסמל המטבע. אם האזור שלך משתמש בסמל מטבע אחר, עליך לשקול להתאים את השדות והפקדים המושפעים לפני הסרת הנתונים לדוגמה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף ראה גם.
תחילת העבודה: הוספת נתונים קיימים למסד הנתונים של סחורות
הכרטיסיה 'תחילת העבודה ' כוללת קישורים לסרטוני וידאו ולמשאבים אחרים שיעזרו לך להתחיל להשתמש במסד הנתונים במהירות.
בנוסף למתן סיוע בשימוש במסד הנתונים, הכרטיסיה 'תחילת העבודה ' מכילה כרטיסיות נוספות המאפשרות לך להגדיר את מסד הנתונים לשימוש הראשוני שלו.
- כשתסיים להציג את המידע בכרטיסיה 'ברוך הבא ', לחץ על הבא.
הזן את פרטי החברה שלך
בכרטיסיית המשנה ' פרטי חברה ', תוכל להזין מידע אודות החברה שלך, כגון שם, מיקום, מספר טלפון וכתובת דואר אלקטרוני.
שם החברה שתזין יוצג בחלק העליון של המסך "ראשי" של מסד הנתונים (כאשר אתה רואה את "Northwind Traders" באיור הקודם). פרטי החברה שלך יוצגו גם בחשבוניות ובדוחות אחרים שמסד הנתונים יצר.
- הקלד את פרטי החברה בתיבות, לחץ על שמור והחל הגדרות חברה ולאחר מכן לחץ על הבא.
הערה
אין צורך להזין את כל הנתונים באמצעות כרטיסיות המשנה ' תחילת העבודה '. את רוב המידע שניתן להזין בכרטיסיות משנה אלה ניתן להזין גם בכרטיסיות הראשיות, כגון Products, Orders ו - Employees. עם זאת, כרטיסיות משנה אלה מספקות לך דרך נוחה להתחיל בהזנת נתונים.
הזנת פרטי עובד
בכרטיסיית המשנה 'עובדים ', באפשרותך להתחיל להוסיף עובדים למסד הנתונים. פעולה זו תסייע לך לבצע מעקב אחר מי היה איש המכירות בכל הזמנה, מי שלח הזמנה וכן הלאה. אם אתה בעלים יחיד, מסד הנתונים יעבוד מצוין עם עובד אחד בלבד.
הקלד את המידע של כל עובד בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.
הערה
באפשרותך גם להציג, לערוך ולהוסיף עובדים בכרטיסיה הראשית 'עובדים '.
הזן מוצרים, קטגוריות וספקים
בכרטיסיית המשנה 'מוצרים ', תוכל להתחיל להוסיף מוצרים למסד הנתונים. אלה המוצרים שהעסק שלך מוכר. באפשרותך גם לערוך את רשימות הקטגוריות והספקים בכרטיסיית משנה זו.
- הקלד את המידע של כל מוצר בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.
- לחלופין, לחץ על New Product כדי לפתוח את הטופס Product Detail , שבו תוכל להזין את פרטי המוצר.
- לחץ על ערוך קטגוריות או ערוך ספקים כדי לערוך את רשימות הקטגוריות והספקים.
- כשתסיים לערוך את פרטי המוצר, לחץ על הבא.
הערה
באפשרותך גם להציג, לערוך ולהוסיף מוצרים בכרטיסיה הראשית 'מוצרים '.
הזנת רמות מלאי
בכרטיסיית המשנה מלאי , תוכל להזין את כמויות המלאי שברשותך, וכן את רמות המינימום והיעד של המלאי שברצונך לשמור במלאי.
- עבור כל מוצר, הקלד את מספר היחידות הרצוי בעמודות ' רמה התחלתית', 'רמת הזמנה מחדש', 'רמת יעד'ו'כמות מינימלית של הזמנה מחדש '.
- כשתסיים לערוך את פרטי המלאי, לחץ על הבא.
הערה
ניתן גם להציג ולערוך רמות מלאי, קטגוריות וספקים בכרטיסיות המשנה המתאימות של הכרטיסיה מוצרים ראשית.
הזן הזמנות
אם כבר יש לך כמה הזמנות בהישג יד, באפשרותך להזין מידע בסיסי לגביהן בכרטיסיית המשנה ' הזמנות '.
- עבור כל הזמנה, הזן את המידע שברשותך, כגון תאריך הזמנה, העובד שקיבל את ההזמנה והלקוח.
- אם תזין לקוח שעדיין לא הוזן במסד הנתונים, Access יבקש ממך להזין את הלקוח החדש. לחץ על 'כן' ולאחר מכן מלא את המידע הנייד שלך. בעת סגירת גליון הנתונים, הלקוח יהיה זמין ברשימה הנפתחת 'לקוח '.
- כשתסיים לערוך את פרטי ההזמנה, לחץ על הבא.
הערה
ניתן גם להציג ולערוך רמות מלאי, קטגוריות וספקים בכרטיסיות המשנה המתאימות של הכרטיסיה מוצרים ראשית.
לוח מחוונים: הצגת הזמנות ומצב רכישות
הכרטיסיה 'לוח מחוונים ' מספקת מקום נוח להצגת הזמנות פעילות, וכן מוצרים שהמלאי שלהם אוזל ויש להזמין אותם מחדש.
ניתן גם לערוך את המידע המוצג בכרטיסיה זו - פשוט לחץ על התא שברצונך לערוך והתחל להקליד.
כדי להזין מידע מפורט על הזמנות לקוח חדשות או הזמנות רכש חדשות, לחץ על הזמנת לקוח חדשה או הזמנת רכש חדשה ולאחר מכן מלא את הטופס שמופיע.
מוצרים: ניהול מוצרים, מלאי וספקים
הכרטיסיה 'מוצרים ' היא המקום שבו אתה מנהל את כל ההיבטים של המוצרים שאתה מוכר, כגון:
- מידע מפורט על המוצר
- רמות מלאי
- מוצרים שהופסקו
- קטגוריות מוצרים
- ספקים של המוצרים שלך
בעת לחיצה על הכרטיסיה מוצרים , מוצג בתחילה רישום גליון נתונים של כל המוצרים הנמכרים כעת על-ידי העסק שלך.
באפשרותך להזין ולערוך פרטי מוצר ישירות בגליון הנתונים.
- השדה 'קוד מוצר ' יכול להכיל כל שילוב של טקסט ומספרים, כל עוד אתה משתמש בערך ייחודי עבור כל מוצר.
- כדי להוסיף מוצר חדש, הקלד אותו בגליון הנתונים או לחץ על 'מוצר חדש ' כדי לפתוח את הטופס 'פרטי מוצר '.
- כדי לערוך את הפרטים של מוצר קיים, לחץ על קוד המוצר בגליון הנתונים. טופס פרטי המוצר מופיע, ובו תוכל להציג ולערוך את המידע אודות המוצר.
נהל מלאי
תבנית מסד הנתונים 'סחורות' מספקת מעקב אוטומטי אחר המלאי; בכל פעם שהזמנה נשלחת או נרכשת מוצרים חדשים, מסד הנתונים מעדכן באופן אוטומטי את המלאי כך שתוכל לדעת כמה מלאי יש לך בהישג יד בכל עת. מסד הנתונים יציג גם מוצרים שיש לסדר מחדש, בהתבסס על ערכי הסף שציינת.
בכרטיסיה מוצרים , לחץ על רמות מלאי. גליון נתונים זה מציג רמות מלאי נוכחיות וערכי סף אחרים עבור כל מוצר באופן הבא:
- בהישג יד מספר הפריטים שיש לך כרגע במלאי.
- הוקצה מספר הפריטים שהוזמנו על-ידי לקוחות, אך עדיין לא נשלחו.
- זמין ההפרש בין מספר הפריטים הזמינים למספר שהוקצה.
- הצטמקות זהו מספר הפריטים שאבדו עקב נזק, קלקול, אובדן וכן הלאה.
- בהזמנה מספר הפריטים שהזמנת כדי לחדש את המלאי, אך עדיין לא התקבלו.
- רמה נוכחית מספר הפריטים הזמינים פחות מספר הפריטים בהזמנת עיתוד וכן מספר הפריטים המוזמנים כעת.
- רמת יעד מספר הפריטים שברצונך שיהיו בהישג יד כדי להתאים לרמת ההזמנות הצפויה.
- מתחת ליעד המספר הנוכחי של פריטים שבהם אתה נמצא מתחת לרמת היעד.
- רכישה לחץ על הקישור רכישה כדי להזין הזמנת רכש חדשה. לקבלת מידע נוסף אודות רכישה, עיין בסעיף ניהול רכישות.
בדוק אילו מוצרים זקוקים לחידוש המלאי
כדי לראות במבט מהיר אילו מוצרים יש להזמין, בכרטיסיה מוצרים , לחץ על זקוק לחידוש מלאי. תצוגה זו זהה לגליון הנתונים ' רמות מלאי ', פרט לכך שהרשומות סוננו רק לרשומות שנמצאות ברמת ההזמנה מחדש שצוינה או מתחת להן. כדי להזמין מחדש מוצר במהירות, גלול שמאלה ולחץ על הקישור רכישה . לקבלת מידע נוסף אודות רכישה, עיין בסעיף ניהול רכישות.
הצג מוצרים שהופסקו
בכרטיסיה מוצרים , לחץ על מוצרים שהופסקו כדי להציג רשימה של מוצרים שסומנו כמוצרים שהופסקו.
- כדי להחזיר מוצר שהפעלתו הופסקה, לחץ על קוד המוצר שלו ולאחר מכן, בטופס Product Detail , נקה את תיבת הסימון Discontinued (פרטי מוצר).
יצירת קטגוריות עבור מוצרים
חלוקת המוצרים שלך לקטגוריות עוזרת לך לארגן אותם בטפסים ובדוחות. בכרטיסיה 'מוצרים ', לחץ על 'קטגוריות ' כדי להתאים אישית את רשימת הקטגוריות שלך. הזן כל קטגוריה בשורה משלה.
כדי למחוק קטגוריה, לחץ על התיבה האפורה מימין למזהה ולאחר מכן הקש DELETE.
הערה
Access מונע ממך למחוק קטגוריות הקשורות למוצרים. לדוגמה, אין באפשרותך למחוק את הקטגוריה "משקאות" אם ישנם מוצרים שעדיין מוקצים לקטגוריה זו.
ניהול פרטי ספקים
ספקים הם העסקים והאנשים הפרטיים שמהם אתה רוכש את המלאי שלך. כדי לעקוב אחר פרטי הקשר של הספקים שלך, בכרטיסיה מוצרים , לחץ על ספקים.
לחץ על מזהה כדי לפתוח רשומה קיימת של ספק ולערוך את המידע שלו.
לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודת המזהה כדי להזין ספק חדש, או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.
כדי למחוק ספק, לחץ על התיבה האפורה שמימין למזהה ולאחר מכן הקש DELETE.
הערה
Access מונע ממך למחוק ספקים המחוברים למוצרים. לדוגמה, לא ניתן למחוק את ספק X אם מוצרים כלשהם עדיין רשומים כמגיעים מספק זה. מחק תחילה את מוצרי הספק ולאחר מכן מחק את הספק.
הזמנות: נהל הזמנות של לקוחות
הכרטיסיה 'הזמנות ' היא המקום שבו אתה עובר כדי להזין הזמנות חדשות, להציג הזמנות לפי מצב ולעקוב אחר מידע אודות לקוחות ושולחים.
הזנת הזמנה חדשה
כאשר מגיעה הזמנת לקוח חדשה, עליך להשתמש בטופס הזמנת לקוח כדי להזין את הפרטים.
בכרטיסיה 'הזמנות ', לחץ על 'הזמנה חדשה'. לחלופין, בכרטיסיה לוח מחוונים , לחץ על הזמנת לקוח חדשה.
טופס הזמנת הלקוח מופיע.
בחר לקוח מהרשימה הנפתחת. אם זהו לקוח חדש, לחץ על חדש, מלא את פרטי הלקוח בטופס פרטי הלקוח ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.
מלא את הפרטים בטופס הזמנת הלקוח, והקפד למלא גם את השדות בכרטיסיות פרטי משלוחופרטי תשלום .
לאחר שתסיים למלא את ההזמנה, לחץ על שמור & סגור.
הצגה וניהול של הזמנות לפי מצב
כל הזמנה עוברת דרך מספר מצבים שונים, שמתעדכנים באופן אוטומטי בעת ביצוע המשימות של הזנת הזמנה, הפקת חשבונית ושליחתה:
- חדש
- חשבונית
- נשלח
- הושלם
כאשר תלחץ לראשונה על הכרטיסיה 'הזמנות ', גליון הנתונים יציג את כל ההזמנות הפעילות (כל ההזמנות במצב שאינו 'הושלם'). לאחר לקיחת הזמנה, זרימת התהליך היא כדלקמן:
יצירת חשבונית
כאשר הזמנה מוזנת לראשונה, היא מסומנת כחדשה. השלב הבא עם הזמנה חדשה הוא שליחת חשבונית.
כדי להפיק חשבונית עבור הזמנה:
- בכרטיסיה 'הזמנות ', לחץ על 'דרוש חשבונית ' כדי לראות את כל ההזמנות המוכנות לחשבונית.
- לחץ פעמיים על ההזמנה שברצונך להפקיד חשבונית.
- בטופס הזמנת הלקוח, בדוק שכל המידע נכון.
- בכרטיסייה פרטי משלוח , ודא שנבחר מוביל בתיבה שלח באמצעות .
- לחץ על הזמנת חשבונית ולאחר מכן לחץ על כן כדי לאשר.
מסד הנתונים 'סחורות' מסמן את ההזמנה כ'חשבונית' ומציג חשבונית להדפסתך.
הזן תשלום לקוח
עסקים מסוימים דורשים תשלום לפני שניתן יהיה לשלוח הזמנה. אחרות מאפשרות משלוח לפני קבלת התשלום. מסד הנתונים של הסחורות מאפשר כל אחד מהתרחישים.
כדי להזין תשלום:
בכרטיסיה 'הזמנות ', לחץ על 'ממתין לתשלום'.
הערה
פעולה זו מסננת את גליון הנתונים כדי להציג הזמנות המסומנות כהזמנות שהוגשו כ'חשבונית ' או ' נשלחו'. אם העסק שלך דורש תשלום לפני המשלוח, ואתה רואה הזמנה שמסומנת כהזמנה שנשלחה בתצוגה זו, סביר להניח שתרצה לבדוק מדוע ההזמנה נשלחה לפני קבלת התשלום.
לחץ פעמיים על ההזמנה שעבורה ברצונך להזין תשלום.
בטופס הזמנת לקוח, לחץ על הכרטיסיה פרטי תשלום .
בחר ערך מהרשימה 'סוג תשלום ' ומלא את כל פרטי התשלום האחרים שיש לך.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
- אם ההזמנה עדיין לא נשלחה, וברצונך לשלוח את ההזמנה כעת, לחץ על שלח הזמנה.
- אם ההזמנה כבר סומנה כהזמנה שנשלחה ואתה מחשיב כעת שההזמנה הושלמה, לחץ על סמן כהזמנה שהושלמה כדי להשלים את ההזמנה.
- כדי לסגור את טופס הזמנת הלקוח מבלי לבצע שינויים נוספים, לחץ על שמור & סגור.
שליחת הזמנה
כפי שצוין בסעיף הקודם, עסקים מסוימים דורשים תשלום לפני שניתן לשלוח הזמנה, בעוד שאחרים מאפשרים משלוח לפני קבלת התשלום. לפיכך, מאגר הסחורות אינו אוכף כלל המחייב תשלום לפני המשלוח.
כדי לשלוח הזמנה:
בכרטיסיה הזמנות , לחץ על מוכן למשלוח כדי לראות את כל ההזמנות שסומנו כהזמנות שהוגשו בחשבונית.
לחץ פעמיים על ההזמנה שברצונך לשלוח.
אם העסק שלך דורש תשלום לפני שניתן לשלוח הזמנה, לחץ על הכרטיסיה פרטי תשלום וודא שהוזנו פרטי תשלום.
לחץ על Ship Order ולאחר מכן לחץ על OK בהודעת האישור.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
- אם אתה סבור כעת שההזמנה הושלמה, לחץ על 'סמן כהזמנה שהושלמה ' כדי להשלים את ההזמנה.
- כדי לסגור את טופס הזמנת הלקוח מבלי לבצע שינויים נוספים, לחץ על שמור & סגור.
סימון הזמנה כהזמנה שהושלמה
לאחר שליחת הזמנה וקבלת תשלום, באפשרותך לסמן אותה כהזמנה שהושלמה.
- לחץ על הכרטיסיה הזמנות ולאחר מכן סרוק את הרשימה לאיתור כל הזמנה שכוללת תאריכים בעמודות 'תאריך משלוח ' ו'תאריך תשלום '. המשמעות היא שההזמנה נשלחה והתשלום התקבל.
- לחץ פעמיים על ההזמנה שברצונך לסמן כהזמנה שהושלמה.
- בטופס הזמנת לקוח, לחץ על סמן כהושלם ולאחר מכן לחץ על אישור בהודעת האישור.
- לחץ על שמור וסגור.
סימון הזמנה כהזמנה שהושלמה מסיר אותה מרוב התצוגות במסד הנתונים. עם זאת, עדיין תוכל להציג הזמנות שהושלמו על-ידי לחיצה על הכרטיסיה הזמנות ולאחר מכן לחיצה על הזמנות שהושלמו.
עיון מהיר במצב הזמנה
הטבלה הבאה מספקת מדריך לעיון מהיר לגבי ההזמנות המוצגות בכל תצוגה, וכן את הפעולות שניתן לבצע בהן:
| אם תלחץ על... | … וסטטוס ההזמנה הוא... | … באפשרותך לבצע את המשימות הבאות בטופס הזמנת לקוח: | הערות: |
|---|---|---|---|
| הזמנות | חדש | הזמנת חשבונית | יש לציין חברת משלוחים לפני שניתן יהיה להנפיק חשבונית עבור ההזמנה. |
| הזמנות | חשבונית | הצגת חשבונית או הזמנה למשלוח | |
| הזמנות | נשלח | הצגת חשבונית או סימון חשבונית כחשבונית שהושלמה | |
| זקוק לחשבונית | חדש | הזמנת חשבונית | יש לציין חברת משלוחים לפני שניתן יהיה להנפיק חשבונית עבור ההזמנה. |
| מוכן למשלוח | חשבונית | הצג חשבונית, שלח הזמנה | |
| ממתין לתשלום | חשבונית | הצגת חשבונית, משלוח הזמנה או סימון כהזמנה שהושלמה | |
| ממתין לתשלום | נשלח | הצג חשבונית, סמן כמשימה שהושלמה | יש להזין פרטי משלוח ותשלום לפני שניתן יהיה לסמן את ההזמנה כהזמנה שהושלמה. |
| הזמנות שהושלמו | הושלם | ללא |
ניהול פרטי הלקוחות
מסד הנתונים של הסחורות מאחסן פרטי קשר של כל הלקוחות שלך. באפשרותך להוסיף לקוחות חדשים כחלק מתהליך הזנת הזמנה חדשה, או לנהל את הלקוחות באמצעות ההליך הבא:
- בכרטיסיה הזמנות , לחץ על לקוחות.
- כדי לערוך לקוח קיים, לחץ בשדה שברצונך לערוך ולאחר מכן התחל להקליד.
- כדי להוסיף לקוח חדש, לחץ על (חדש) בתחתית העמודה 'מזהה', או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.
נהל פרטי שולח
מסד הנתונים של 'סחורות' מאחסן פרטי קשר אודות כל השולחים שלך. באפשרותך לנהל את הלקוחות שלך באמצעות ההליך הבא:
- בכרטיסיה 'הזמנות' , לחץ על 'מובילים'.
- כדי לערוך מוביל קיים, לחץ בשדה שברצונך לערוך ולאחר מכן התחל להקליד.
- כדי להוסיף מוביל חדש, לחץ על (חדש) בתחתית העמודה 'מזהה', או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.
רכישות: חידוש המלאי שלך
אם העסק שלך משיג את מוצריו מסיטונאים או מעסקים אחרים, יש צורך לבצע רכישות כדי לחדש את המלאי. מסד הנתונים 'סחורות' מאפשר לך ליצור הזמנות רכש ולעקוב אחריהן, ומעדכן באופן אוטומטי את מספרי המלאי כאשר מתקבלים פריטים שנרכשו. ניתן לבצע את כל המשימות האלה מהכרטיסיה 'רכישות ':
יצירת הזמנת רכש
יצירת הזמנת רכש היא השלב הראשון בקניית מלאי חדש.
- בכרטיסיה 'רכישות ', לחץ על 'הזמנת רכש חדשה'.
- בטופס הזמנת רכש , בחר ספק. אם אתה מזמין מספק חדש, לחץ על חדש, מלא את המידע בטופס פרטי ספק ולאחר מכן לחץ על שמור & סגור.
- בכרטיסיה פרטי רכישה , בחר את המוצרים שברצונך להזמין והזן כמויות עבור כל אחד מהם.
- אם הזמנת הרכש מוכנה לשליחה, לחץ על שלח הזמנה. אחרת, כדי להשאיר את הזמנת הרכש במצב חדש כך שתוכל לבצע בה שינויים לפני שליחתה, לחץ על שמור & סגור.
מסד הנתונים יוצר את הזמנת הרכש ומסמן אותה כחדשה.
שליחת הזמנת רכש לצורך רכישה
השלב הבא עבור הזמנת רכש חדשה הוא לשלוח אותה לרכישה. שלב זה מעדכן את סכומי המלאי כדי שתדע כמה מלאי נמצא כרגע בהזמנה.
- בכרטיסיה 'רכישות ', לחץ על 'ממתין לאישור'.
- לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת הרכש .
- ודא שהמוצרים, הכמויות והמחירים מדויקים ולאחר מכן לחץ על שלח הזמנה.
מסד הנתונים מסמן את הזמנת הרכש כהזמנה שנשלחה ומעדכן את הכמות בהזמנה עבור המוצרים המוזמנים. אם הזמנה גדולה מספיק כדי להציב מלאי של מוצר מעל הגדרת רמת ההזמנה מחדש , המוצר יוסר מהרשימה 'זקוק לחידוש מלאי '.
קבל מלאי
כאשר מתקבל מלאי חדש, השלב הבא הוא לסמן אותו ככזה. פעולה זו מעדכנת את סכומי המלאי כדי שתדע כמה מלאי יש בהישג יד.
בכרטיסיה רכישות , לחץ על קבלת מלאי.
לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת הרכש .
בטופס הזמנת רכש , לחץ על הכרטיסיה קבלת מלאי .
עבור כל מוצר שהתקבל, בחר בתיבת הסימון Post To Inventor .
אם כל הפריטים התקבלו ופרטי התשלום הוזנו בכרטיסייה פרטי תשלום , תוכל ללחוץ על השלמת הזמנה כדי לסמן את הזמנת הרכש כ'הושלמה'.
אם חלק מהפריטים בהזמנת הרכש עדיין לא התקבלו, לחץ על שמור & סגור. לא ניתן להשלים את ההזמנה עד שכל הפריטים התקבלו ופורסמו במלאי.
השלמת הזמנת רכש
אם כל הפריטים בהזמנת רכש נרשמו למלאי והוזנו פרטי תשלום, באפשרותך לסמן את הזמנת הרכש כ'הושלמה'. פעולה זו מסירה את הזמנת הרכש מרשימות הזמנות הרכש הפעילות ומעבירה אותה לרשימת הרכישות שהושלמו כדי שתוכל לעיין בה מאוחר יותר במידת הצורך.
כדי לסמן הזמנת רכש כהזמנה שהושלמה:
- בכרטיסיה רכישות , לחץ על קבלת מלאי.
- לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת הרכש .
- לחץ על הכרטיסיה 'פרטי תשלום ' וודא שהזנת את פרטי התשלום הנכונים.
- בטופס הזמנת רכש , לחץ על השלם הזמנה.
ניהול פרטי ספקים
ספקים הם העסקים והאנשים הפרטיים שמהם אתה רוכש את המלאי שלך. כדי לעקוב אחר פרטי הקשר של הספקים שלך, בכרטיסיה רכישות , לחץ על ספקים.
- לחץ על מזהה כדי לפתוח רשומה קיימת של ספק ולערוך את המידע שלו.
- לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודת המזהה כדי להזין ספק חדש, או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.
כדי למחוק ספק, לחץ על התיבה האפורה (בורר הרשומות) מימין למזהה ולאחר מכן הקש DELETE.
הערה
Access מונע ממך למחוק ספקים המחוברים למוצרים. לדוגמה, לא ניתן למחוק את ספק X אם מוצרים כלשהם עדיין רשומים כמגיעים מספק זה.
מרכז הדיווח: הצגה והדפסה של דוחות
תבנית מסד הנתונים 'סחורות' כוללת שישה דוחות, שבאפשרותך להציג ולהדפיס על-ידי לחיצה על הכרטיסיה 'מרכז דיווח ':
כדי להציג דוח בתצוגה מקדימה:
תחת בחר דוח, לחץ על הדוח שברצונך להציג.
Access מציג את הדוח בחלונית התצוגה המקדימה. דוחות מסוימים מאפשרים לך להתאים אישית מסננים ואפשרויות קיבוץ בחלק העליון של חלונית התצוגה המקדימה.
כדי להדפיס דוח:
- לחץ על פתח בכרטיסיה חדשה ולאחר מכן, בכרטיסיה קובץ , לחץ על הדפס ובחר את אפשרויות ההדפסה הרצויות.
מתקדם: ניהול לקוחות, עובדים, ספקים, קטגוריות ושולחים
הכרטיסיה 'מתקדם ' מספקת מקום נוח לניהול הרשימות הבאות:
- Customers
- עובדים
- ספקים
- קטגוריות
- שולחים
כל רשימה מוצגת כגליון נתונים, שם קל יותר לזהות חוסר עקביות ולבצע שינויים גורפים בנתונים.
השלבים הבאים
כאשר תתחיל להשתמש במסד הנתונים 'סחורות' כדי לנהל את העסק שלך, סביר להניח שתחשוב על דרכים חדשות שבהן ברצונך לבצע שאילתה או לסנן את הנתונים שלך. ייתכן שתגלה גם שברצונך לשנות את מסד הנתונים כך שיתאים יותר לצרכיך. הקישורים בסעיף זה יעבירו אותך למידע נוסף אודות המשימות והשינויים האופייניים שבאפשרותך לבצע.
לקבלת מידע אודות איתור, סינון או שאילתה על נתונים ב- Access, עיין בנושאים הבאים:
לקבלת מידע מפורט יותר על יצירת אובייקטי מסד נתונים חדשים, ראה:
ולבסוף, מאמר חשוב על הגנה על הנתונים שלך: הגנה על הנתונים שלך באמצעות תהליכי גיבוי ושחזור