באפשרותך להשתמש בתוכניות Office כדי לשמור או להמיר קבצים לקבצי PDF כדי שתוכל לשתף או להדפיס אותם באמצעות מדפסות מסחריות. ולא תזדקק לתוכנות או תוספות אחרות.
השתמש בתבנית PDF כשאתה מעוניין בקובץ אשר:
- ייראה זהה ברוב המחשבים.
- יהיה בעל גודל קובץ קטן יותר.
- יהיה תואם לתבנית המקובלת בתעשייה.
דוגמאות לכך כוללות קורות חיים, מסמכים משפטיים, ידיעונים, קבצים המיועדים לקריאה (לא לעריכה) ולהדפסתם, וקבצים המיועדים להדפסה מקצועית.
חשוב
- תוכניות רבות, כולל Microsoft Word, כוללות את היכולת לפתוח ולערוך קבצי PDF. שיתוף תוכן כקובץ PDF אינו מספיק כדי להבטיח שהנמען לא יוכל לערוך את הקובץ.
- בעת המרת הגיליון האלקטרוני ל- PDF, הקישורים הפנימיים בתוך הגיליון האלקטרוני יאבדו במהלך ההמרה כך שיש לאמת את הקישורים. עם זאת, קישורים חיצוניים למקורות אחרים יהיו בסדר.
כדי לעיין בהוראות מפורטות, בחר תוכנית של Office מהרשימה הנפתחת.
באיזו תוכנית של Office אתה משתמש?
Access
פתח את הטבלה או את הדוח שברצונך לפרסם כ- PDF.
בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייצוא , בחר PDFאו XPS.
בשדה שם הקובץ, הקלד או בחר שם עבור המסמך.
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf).
- אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחר Standard (פרסום מקוון והדפסה).
- אם גודל הקובץ חשוב יותר מאיכות ההדפסה, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).
בחר אפשרויות כדי להגדיר את העמוד שיודפס, לבחור אם הסימון יודפס ולבחור אפשרויות פלט. בחר אישור.
בחר פרסם.
Excel
הערה
לא ניתן לשמור גליונות Power View כקבצי PDF.
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר שמור בשםאו שמור עותק.
בתיבה שם הקובץ , הזן שם עבור הקובץ, אם עדיין לא עשית זאת.
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf).
- אם ברצונך שהקובץ ייפתח בתבנית שנבחרה לאחר שמירתו, בחר בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום.
- אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחר Standard (פרסום מקוון והדפסה).
- אם גודל הקובץ חשוב יותר מאיכות ההדפסה, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).
בחר אפשרויות כדי להגדיר את העמוד שיודפס, לבחור אם הסימון יודפס ולבחור אפשרויות פלט. לקבלת מידע נוסף על תיבת הדו-שיח 'אפשרויות' ב- Excel, ראה מידע נוסף על אפשרויות PDF. בחר אישור כשתסיים.
בחר שמור.
OneNote
- בחר את הכרטיסיה קובץ.
- בחר יצא.
- תחת ייצוא נוכחי, בחר איזה חלק של המחברת ברצונך לשמור כ- PDF.
- תחת בחר עיצוב , בחר PDF (*.pdf) ולאחר מכן בחר ייצוא.
- בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בשדה שם הקובץ, הזן שם עבור המחברת.
- בחר שמור.
PowerPoint
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר יצא.
בתיבה שם הקובץ , הזן שם עבור הקובץ, אם עדיין לא עשית זאת.
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf).
- אם ברצונך שהקובץ ייפתח בתבנית שנבחרה לאחר שמירתו, בחר בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום.
- אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחר Standard (פרסום מקוון והדפסה).
- אם גודל הקובץ חשוב יותר מאיכות ההדפסה, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).
בחר אפשרויות כדי להגדיר את העמוד שיודפס, לבחור אם הסימון יודפס ולבחור אפשרויות פלט. בחר אישור כשתסיים.
בחר שמור.
Project
- בכרטיסיה קובץ , בחר ייצוא.
- בחר צור מסמך PDF/XPS ובחר צור PDF/XPS.
- בתיבה שם הקובץ , הזן שם עבור הקובץ, אם עדיין לא עשית זאת.
- ברשימה שמור כסוג, בחר PDF Files (*.pdf)או XPS Files (*.xps), ולאחר מכן בחר אישור.
- בתיבת הדו-שיח אפשרויות ייצוא מסמך, בחר טווח פרסום, אם לכלול מידע שאינו להדפסה ותאימות ISO 19500-1 (PDF/A).
עצות אודות עיצוב
Project אינו תומך בכל תכונת עיצוב של PDF או XPS, אך ניתן עדיין להשתמש באפשרויות הדפסה מסוימות כדי לשנות את המראה של המסמך הסופי.
בחר הדפס>קובץ ולאחר מכן שנה אחת מהאפשרויות הבאות:
- תאריכים
- כיוון הדפסה
- גודל נייר
- הגדרת עמוד
בתיבת הדו-שיח הגדרת עמוד, באפשרותך לשנות אפשרויות בכרטיסיות אלה:
- שוליים
- מקרא
- תצוגה
Publisher
בחר את הכרטיסיה קובץ.
בחר שמור בשם.
בתיבה שם הקובץ , הזן שם עבור הקובץ, אם עדיין לא עשית זאת.
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf).
אם ברצונך לשנות את אופן המיטוב של המסמך, בחר שנה. (בחר אפשרויות ב- Publisher 2013 או Publisher 2016.)
- בצע את השינויים הרצויים ברזולוציית התמונה ובמידע שאינו מודפס.
- בחר אפשרויות הדפסה כדי לבצע שינויים באפשרויות ההדפסה עבור המסמך.
- בחר אישור כשתסיים.
אם ברצונך שהקובץ ייפתח בתבנית שנבחרה לאחר שמירתו, בחר בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום.
בחר שמור.
Visio
בכרטיסיה קובץ , בחר ייצוא.
בחר צור מסמך PDF/XPS ובחר צור PDF/XPS.
בתיבה שם הקובץ , הזן שם עבור הקובץ, אם עדיין לא עשית זאת.
ברשימה שמור כסוג , בחר PDF (*.pdf).
- אם ברצונך שהקובץ ייפתח בתבנית שנבחרה לאחר שמירתו, בחר בתיבת הסימון הצג את הקובץ באופן אוטומטי לאחר השמירה.
- אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחר Standard (פרסום מקוון והדפסה).
- אם גודל הקובץ חשוב יותר מאיכות ההדפסה, בחר גודל מינימלי (פרסום מקוון).
בחר אפשרויות כדי להגדיר את העמוד שיודפס, לבחור אם הסימון יודפס ולבחור אפשרויות פלט. בחר אישור.
בחר פרסם.
Word
- אם הקובץ נשמר בעבר, בחר שמור>קובץ עותק.
אם הקובץ לא נשמר, בחר שמור קובץ>בשם אושמור עותק. - בחר עיון כדי לבחור את המיקום במחשב שבו ברצונך לשמור את הקובץ.
- ברשימה הנפתחת, בחר PDF.
- בחר שמור.
בחר אפשרויות נוספות כדי>להתאים אישית את ה- PDF שלך.
- כדי ליצור קובץ PDF רק מחלק מהעמודים במסמך, בחר אפשרות תחת טווח עמודים.
- כדי לכלול ב- PDF שינויים מסומנים, תחת מה לפרסם, בחר מסמך המציג סימונים. אחרת, ודא שהאפשרות מסמך נבחרה.
- כדי ליצור קבוצה של סימניות בקובץ ה- PDF, בחר צור סימניות באמצעות. לאחר מכן, בחר כותרות או, אם הוספת סימניות למסמך, בחר סימניות של Word.
- אם אתה מעוניין לכלול מאפייני מסמך ב- PDF, ודא שהאפשרות מאפייני מסמך נבחרה.
- כדי להפוך את המסמך לנוח יותר לקריאה עבור תוכנות לקריאת מסך, בחר תגיות מבנה מסמך עבור נגישות.
- תואם ISO 19005-1 (PDF/A) אפשרות זו תפלט את מסמך ה- PDF כקובץ PDF בגירסה 1.7, שהוא תקן לאחסון בארכיון. PDF/A עוזר להבטיח שמסמך יראה זהה בעת פתיחתו מאוחר יותר במחשב אחר.
- טקסט מפת סיביות כאשר ייתכן וגופנים אינם מוטבעים אם לא ניתן להטביע גופנים במסמך, ה- PDF משתמש בתמונות מפת הסיביות של הטקסט כך שה- PDF נראה זהה למסמך המקורי. אם אפשרות זו לא נבחרה והקובץ משתמש בגופן שלא ניתן להטביע, ייתכן שקורא ה- PDF יחליף גופן אחר.
- הצפנת המסמך באמצעות סיסמה כדי להגביל את הגישה כך שרק אנשים בעלי הסיסמה יוכלו לפתוח את ה- PDF, בחר באפשרות זו. בעת בחירה באפשרות אישור, Word פותחת את התיבה הצפן מסמך PDF, שבה באפשרותך להקליד ולהזין מחדש סיסמה.
פתיחה והעתקת תוכן מ- PDF ב- Word
באפשרותך להעתיק כל תוכן שתרצה מקבצי PDF על-ידי פתיחתם ב- Word.
עבור אל פתיחת>קובץ ונווט אל קובץ ה- PDF. Word יפתח את התוכן של ה- PDF בקובץ חדש. באפשרותך להעתיק מתוכו כל תוכן שתרצה, כולל תמונות ודיאגרמות.
Portable Document Format (PDF) משמר את עיצוב המסמך ומאפשר שיתוף קבצים. כאשר קובץ בתבנית PDF מוצג באופן מקוון או מודפס, הוא שומר על העיצוב שייעדת לו. תבנית PDF שימושית גם במסמכים המיועדים לשכפול בשיטות הדפסה מסחריות. PDF היא תבנית תקפה ומקובלת אצל סוכנויות וארגונים רבים, והמציגים זמינים במגוון רחב יותר של פלטפורמות בהשוואה ל- XPS.
XML Paper Specification (XPS) היא תבנית קובץ אלקטרונית המשמרת את עיצוב המסמך ומאפשרת שיתוף קבצים. התבנית XPS מבטיחה שבעת הצגת קובץ XPS באופן מקוון או הדפסתו, הוא ישמור על העיצוב שייעדת לו באופן מדויק, ולא ניתן יהיה לשנות את הנתונים בקובץ בקלות.
חשוב
רוב דפדפני האינטרנט המודרניים יכולים לפתוח ולהציג קובץ PDF. עם זאת, אם יש לך מערכת הפעלה ישנה יותר, ייתכן שתדרוש התקנה של קורא PDF במכשיר שלך, כגון Acrobat Reader, הזמין מ- Adobe Systems.