ניתן לקבוע את התצורה של Microsoft 365 כך שימליץ או יחיל באופן אוטומטי תווית רגישות על קובץ או דואר אלקטרוני אם היא כוללת מידע רגיש אודות החברה או מידע אישי, כגון מספרי ביטוח לאומי, מספרי כרטיסי אשראי או מספרי חשבון בנק. פעולה זו עוזרת לך לשמור על תאימות של הקבצים וההודעות שלך למדיניות ההגנה על מידע של הארגון שלך גם אם לא החלת תווית רגישות באופן ידני.
הערה
אם אתה מנהל IT שמחפש מידע על קביעת התצורה של תכונה זו, ראה החלת תווית רגישות על תוכן באופן אוטומטי.
כיצד Microsoft 365 מחיל או ממליץ באופן אוטומטי על תוויות רגישות
חשוב
תוויות רגישות אוטומטיות מוגדרות על-ידי הארגון שלך; ייתכן שתהיה לך אפשרות לשנות אותם על בסיס קובץ אחר קובץ, אך לא תוכל לבטל אותם לחלוטין.
לקבלת מידע אודות הזמינות של תכונה זו ביישומים ובפלטפורמות שונות של Microsoft 365, ראה ניהול תוויות רגישות ביישומי Office.
Word, Excel ו- PowerPoint
אם תווית רגישות מוחלת באופן אוטומטי, מופיעה עצת מדיניות עם שם התווית שהוחלה, וכן הודעה אופציונלית ממנהל המערכת שלך.
אם מומלצת תווית רגישות, מופיעה עצת מדיניות עם שם התווית שהומלצה, וכן הודעה אופציונלית ממנהל המערכת שלך. בחר החל רגישות כדי להחיל את התווית המומלצת, או בחר X כדי לסגור את עצת המדיניות מבלי להחיל אותה.
כדי להסיר תוכן רגיש במקום להחיל את תווית הרגישות
ב- Word, התוכן הרגיש שהפעיל את ההמלצה על תווית רגישות מסומן בקו תחתון אדום ובסימון ורוד.
אם לחצן 'הצג תוכן רגיש ' מופיע ב'עצת מדיניות ', באפשרותך לראות את כל התוכן הרגיש בבת אחת על-ידי בחירתו.
הערה
אפשרות זו אינה זמינה ללקוחות בערוץ Semi-Annual של Microsoft 365 של Word.
פעולה זו פותחת את החלונית 'עורך ', שמציגה מבט כולל על תוכן רגיש במסמך וכן את המלצות התיקון והליטוש הרגילות. על-ידי בחירת קטגוריית תוכן רגיש כגון "מספר כרטיס אשראי", באפשרותך לסקור ולהסיר את כל המופעים של התוכן הרגיש באמצעות חלונית 'עורך ' או התפריט תלוי ההקשר.
Outlook
אם תווית רגישות מוחלת באופן אוטומטי, מופיעה עצת מדיניות עם שם התווית שהוחלה, וכן הודעה אופציונלית ממנהל המערכת שלך.
אם מומלצת תווית רגישות, מופיעה עצת מדיניות עם שם התווית שהומלצה, וכן הודעה אופציונלית ממנהל המערכת שלך. בחר 'החל רגישות ' כדי להחיל את התווית או בחר X כדי לסגור את עצת המדיניות מבלי להחיל את התווית.
בחר כותרת להלן לקבלת מידע נוסף
כאשר Microsoft 365 לא מחיל או ממליץ על תווית רגישות
Microsoft 365 לא יחיל באופן אוטומטי תווית רגישות אם:
- תווית רגישות הוחלה באופן ידני על הקובץ או על הדואר האלקטרוני.
- הקובץ או הודעת הדואר האלקטרוני כבר כוללים תווית בעלת רגישות גבוהה יותר מאשר התווית שהייתה מוחלת באופן אוטומטי.
Microsoft 365 לא ימליץ על תווית רגישות אם:
- הקובץ או הודעת הדואר האלקטרוני כבר כוללת תווית רגישות בעלת רגישות זהה או גבוהה יותר מהתווית המומלצת.
כיצד Microsoft 365 מזהה מידע רגיש
- ב- Word, Excel ו- PowerPoint, הזיהוי מתחיל באופן אוטומטי בעת פתיחת מסמך וממשיך ברקע בעת העריכה.
- ב- Outlook עבור Windows, הזיהוי מתחיל באופן אוטומטי כאשר אתה מחבר הודעה חדשה, או משיב להודעה קיימת או מעביר אותה.
- ב- Outlook באינטרנט, הזיהוי מתרחש כאשר טיוטת הודעה נשמרת.
הערה
מאחר שתכונה זו מנתחת את הנתונים שלך באמצעות שירות Microsoft 365, ייתכן שאתה דואג לאבטחת הנתונים שלך. תוכל לקרוא חוויות מחוברות ב- Office לקבלת פרטים נוספים.
דרישות
התנאים הבאים חייבים להתקיים כדי ש- Microsoft 365 יחיל או ימליץ על תווית רגישות באופן אוטומטי:
הוקצה לך אחד מהרשיונות הבאים:
- Office 365 E5
- תאימות של Microsoft 365 E5 או תאימות של Microsoft 365 E5
- Azure Information Protection Premium P2
אתה מחובר לאינטרנט.
Microsoft 365 מוגדר לאפשר שימוש בחוויות מחוברות ב- Office שמנתחות תוכן.
אתה משתמש בגירסה של Office התומכת בהוספת תוויות רגישות אוטומטית ומומלצת.
מנהל המערכת שלך קבע את תצורת התנאים שמפעילים תכונה זו, וקבע אם יש להחיל את תווית הרגישות באופן אוטומטי או מומלץ להחיל אותה.
מגבלות
Microsoft 365 אינו מונע ממשתמשים לשמור או לסגור קבצים או לשלוח הודעות דואר אלקטרוני לפני זיהוי מונחים רגישים. משמעות הדבר היא שייתכן שתיוג רגישות אוטומטי לא תמיד יושלם.
לקבלת כיסוי נוסף, מנהלי מערכת צריכים להגדיר תיוג רגישות אוטומטי עבור תוכן במנוחה באמצעות סורק Azure Information Protectionואבטחת יישומי ענן של Microsoft.
ב- Excel, קבוצת משנה של תוכן נחשבת לצורך הערכה. בשלב זה, יילקח בחשבון תוכן של עד 150,000 תאים עבור הקבצים שנשמרו בענן ו- 150,000 תווים עבור הקבצים המקומיים, ואין תמיכה בהמלצה או ביישום אוטומטי של תוויות עבור קבצים החורגים ממגבלות אלה.
מידע רגיש הכלול באובייקטים מסוימים לא יזוהה. הנה כמה דוגמאות:
- דיו
- קבצים מוטבעים
- אובייקטים שאינם תאים, כגון טבלאות PivotTable או SmartArt (Excel)
- תאים עם פלט נוסחה או חישוב (Excel)
- הערות, כותרות עליונות, כותרות תחתונות, הערות שוליים, הערות סיום ותיבות טקסט (Word באינטרנט)
- הערות, כותרות עליונות, כותרות תחתונות, הערות שוליים, הערות סיום ותיבות טקסט (Excel)
- צורות ו- SmartArt (Word)
- הערות (PowerPoint)
כשאתה פותח או עורך תוכן רגיש, ייתכן שיעבור עיכוב לפני שהתווית תוחל באופן אוטומטי או לפני שמומלצת התווית. משך ההשהיה ישתנה בהתאם לכמות התוכן המוערך ולמהירות החיבור שלך לאינטרנט, והוא עשוי להימשך בין מספר שניות למספר דקות. אנו פועלים לצמצום עיכוב זה לאורך זמן.
ביישום שולחן העבודה של Word, מונחים רגישים בתגובות שלא פורסמו אינם נסרקים (הדבר חל רק על חוויית התגובות החדשה).
ביישום שולחן העבודה של Word, הסרת תוכן רגיש אינה מסירה את המונח משינויים מסומנים או מגירסאות אחרות של המסמך.
ב- Outlook, רק ההודעה שנכתבת, ולא היסטוריית ההודעות, נלקחת בחשבון בסריקה, ושורת הנושא אינה נכללת בסריקה.
למידע נוסף
בעיות ידועות בהחלה אוטומטית של תוויות רגישות או בהמלצה עליהן
החלת תוויות רגישות למסמכים והדואר האלקטרוני שלך בתוך Office