באפשרותך לסנכרן ספריה, רשימת אנשי קשר או רשימת משימות של SharePoint, רשימת פעילויות של Project וסוג מסוים של רשימה חיצונית של SharePoint עם Microsoft Outlook 2010. מאחר שמשתמשים רבים של SharePoint 2010 משתמשים גם ב- Outlook 2010 כדי לשתף פעולה ולתאם פעילויות ופרוייקטים, היכולת לסנכרן רשימות וספריות אלה עשויה לסייע לך להיות יעיל יותר, במיוחד אם אתה עובד במצב לא מקוון או אם אין לך גישה נוחה לאתרי SharePoint כל הזמן.
במאמר זה
מבוא לסינכרון תוכן של SharePoint 2010 עם Outlook 2010
באפשרותך לסנכרן ספריה, רשימת אנשי קשר או רשימת משימות של SharePoint, רשימת פעילויות של Project וסוג מסוים של רשימה חיצונית של SharePoint עם Outlook 2010. מאחר שמשתמשים רבים של SharePoint 2010 משתמשים גם ב- Outlook 2010 כדי לשתף פעולה ולתאם פעילויות ופרוייקטים, היכולת לסנכרן רשימות וספריות אלה עשויה לסייע לך להיות יעיל יותר, במיוחד אם אתה עובד במצב לא מקוון ואם אין לך גישה נוחה לאתרי SharePoint כל הזמן.
כדי לסנכרן ספריות ורשימות אלה, Outlook 2010 צריך להיות מותקן במחשב הלקוח שלך ודרושה לך רמת ההרשאה 'השתתפות' בספריה או ברשימה.
גלה מידע נוסף אודות השימוש ב- SharePoint 2010 עם Outlook 2010 בסעיף למידע נוסף ובמערכת העזרה של Outlook 2010.
עבודה עם ספריית מסמכים מסונכרנת
באפשרותך לסנכרן ספריית SharePoint בין Outlook 2010 לבין SharePoint 2010. לאחר שתסנכרן ספריה, הספריה תופיע כתיקיה בחלונית הניווט של Outlook תחת רשימות SharePoint.
כאשר אתה משתמש בחיפוש מיידי, Outlook מחפש בכל מסמכי SharePoint המסונכרנים. תצוגות מקדימות של מסמכים בחלונית הקריאה של Outlook מאפשרות לך לעיין בקלות בתוצאות החיפוש. ייתכן שתגלה שפתיחת מסמכי SharePoint ושמירת שינויים בהם דרך Outlook מהירות ונוחות יותר. לאחר מכן תוכל להציג בתצוגה מקדימה, לערוך ולנהל מסמכים בספריית SharePoint מתוך Outlook. באפשרותך גם להעביר את הספריות למצב לא מקוון, לעבוד עם קבצי Office בספריה, להחזיר את הספריות למצב מקוון ולאחר מכן לסנכרן את השינויים.
סינכרון זה עבור קבצי Office הוא חד-כיווני בלבד. שינויים הנערכים בקבצים בספריית SharePoint ניתנים להורדה ל- Outlook, אך אין באפשרותך לבצע ב- Outlook שינויים בקבצים שאינם קבצי Office ולהעלות אותם חזרה לספריית SharePoint. אם אתה עובד עם Outlook במצב לא מקוון, באפשרותך לערוך קבצי Office, כגון מסמכי Word, גליונות אלקטרוניים של Excel ומצגות PowerPoint. כאשר תחזור למצב מקוון, תוכל להעלות את השינויים שלך לספריית SharePoint. עם זאת, Outlook אינו עוקב אחר שינויים שבוצעו בקבצי Office אלה בספריית SharePoint. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, הוצא תחילה את הקבצים, אם בכוונתך לבצע בהם שינויים במצב לא מקוון ב- Outlook.
עבודה עם רשימת אנשי קשר מסונכרנת
באפשרותך לסנכרן רשימת אנשי קשר של SharePoint בין Outlook 2010 לבין SharePoint 2010. הדבר מאפשר לך לאחסן, לשתף ולנהל אנשי קשר של SharePoint ביעילות רבה יותר ב- Outlook. באפשרותך גם להעביר את רשימת אנשי הקשר למצב לא מקוון, לעבוד עם אנשי הקשר, להחזירם למצב מקוון ולאחר מכן לסנכרן אותם מ- Outlook 2010 או מ- SharePoint 2010.
מ- Outlook 2010, רשימת אנשי הקשר המסונכרנת של SharePoint פועלת בדיוק כמו תיקיות אנשי קשר אחרות של Outlook. באפשרותך להציג אנשי קשר אלה, לערוך ולהדפיס אותם ואף להתקשר אליהם באמצעות Microsoft Office Communicator. באפשרותך לשלוח אליהם הודעות דואר אלקטרוני ובקשות לפגישות, להשתמש בקטגוריות צבעים, לאחסן כמה מספרי טלפון וכתובות דואר אלקטרוני ולכלול תמונות אנשי קשר, כרטיסי ביקור אלקטרוניים ופרטי ימי הולדת וימי נישואין.
פעולת סינכרון זו של רשימת אנשי הקשר היא דו-כיוונית. שינויים המתבצעים באנשי קשר אלה ב- Outlook מסונכרנים באופן אוטומטי עם רשימת אנשי הקשר של SharePoint. שינויים ברשימת אנשי הקשר של SharePoint מסונכרנים באופן אוטומטי עם אנשי הקשר ב- Outlook.
כאשר אתה פותח איש קשר של SharePoint ב- Outlook או פותח את רשימת אנשי הקשר ב- SharePoint 2010, אתה רואה את השינויים האחרונים שבוצעו. אם שינויים של איש הקשר מתבצעים ב- Outlook בזמן שרשימת אנשי הקשר של SharePoint פתוחה, עליך לרענן את הדפדפן כדי לראות את השינויים האחרונים שבוצעו ברשימת SharePoint. אם מתבצעים שינויים ברשימת אנשי הקשר של SharePoint בזמן שאיש הקשר פתוח ב- Outlook, עליך להשתמש בפקודה שלח/קבל כדי לראות את השינויים האחרונים שבוצעו באיש הקשר ב- Outlook.
עבודה עם רשימת משימות מסונכרנת
באפשרותך לסנכרן רשימת משימות של SharePoint בין Outlook 2010 לבין SharePoint 2010. באפשרותך לעבוד הן עם רשימת משימות סטנדרטית והן עם רשימת פעילויות פרוייקט, הדומה לרשימת משימות סטנדרטית, פרט לעובדה שרשימת פעילויות פרוייקט מספקת תצוגה גרפית של פריטי הפעילויות, הנקראת 'תצוגת גנט'. באפשרותך גם להעביר רשימת משימות למצב לא מקוון, לעבוד עם המשימות ברשימה, להחזיר אותן למצב מקוון ולאחר מכן לסנכרן אותן מ- Outlook.
התוכן של רשימת המשימות המסונכרנת מופיע תחת 'משימות נוספות' בחלונית הניווט, ומשולב בשורת המשימות לביצוע. כדי לעקוב אחר המצב, ההתקדמות וההיסטוריה של הפרוייקטים, חברי הצוות שלך ואתה יכולים ליצור משימות, להקצות ולעדכן משימות, להגיב למשימות ולמחוק אותן בזמן העבודה בתיקיות Outlook המתאימות.
באפשרותך גם להחיל דגלים וקטגוריות על המשימות המסונכרנות כפי שהיית עושה עם משימות Outlook. הדגלים והקטגוריות אינם מופיעים באתר SharePoint, אך הם זמינים כשאתה עובד על המשימות המסונכרנות שלך ב- Outlook. דיווחי משימה של SharePoint משולבים גם הם באופן מלא עם משימות ולוחות שנה, ובאפשרותך לבחור הגדרות ליצירה אוטומטית של הודעות דואר אלקטרוני של דיווחים ותזכורות.
פעולת סינכרון זו של רשימת המשימות היא דו-כיוונית. שינויים המתבצעים במשימות אלה ב- Outlook מסונכרנים באופן אוטומטי עם רשימת המשימות של SharePoint או עם רשימת פעילויות הפרוייקט. שינויים המתבצעים ברשימת המשימות של SharePoint או ברשימת פעילויות הפרוייקט מסונכרנים באופן אוטומטי עם המשימות ב- Outlook. כאשר אתה פותח את המשימה ב- Outlook, או פותח את רשימת המשימות של SharePoint או את רשימת פעילויות הפרוייקט ב- SharePoint 2010, אתה רואה את השינויים האחרונים שבוצעו.
אם שינויים במשימה מתבצעים ב- Outlook בזמן שרשימת המשימות של SharePoint פתוחה, עליך לרענן את הדפדפן כדי לראות את השינויים האחרונים שבוצעו ברשימה. אם מתבצעים שינויים ברשימת המשימות של SharePoint בזמן שהמשימה פתוחה ב- Outlook, עליך להשתמש בפקודה שלח/קבל כדי לראות את השינויים האחרונים שבוצעו במשימה ב- Outlook.
עבודה עם רשימה חיצונית מסונכרנת
באפשרותך לסנכרן רשימת SharePoint חיצונית בין Outlook 2010 ו- SharePoint 2010. רשימה חיצונית נוצרת באמצעות שירותי קישוריות למידע עסקי (BCS) ב- SharePoint Designer 2010, והיא עשויה להכיל גישת קריאה/כתיבה לנתונים עסקיים ממקורות נתונים כגון SQL Server או SAP.
כאשר אתה יוצר סוג תוכן חיצוני ב- SharePoint Designer 2010, באפשרותך למפות אותו לסוג פריט מקורי של Office כגון איש קשר או משימה, כך שהנתונים החיצוניים ייראו ויפעלו באופן זהה לפריט מסוג איש קשר או משימה ב- Outlook. לדוגמה, נניח שהנתונים החיצוניים שלך הם רשימת לקוחות וברצונך להציג נתונים חיצוניים אלה ב- Outlook. מכיוון שנתוני הלקוחות דומים מאוד לאנשי קשר ב- Outlook, באפשרותך למפות סוג תוכן חיצוני זה לפריט איש הקשר ב- Outlook. לאחר שתחבר את הרשימה החיצונית ל- Outlook באמצעות הפקודה התחבר ל- Outlook, תוכל ליצור, לעדכן ולמחוק את הנתונים החיצוניים ישירות מ- Outlook ממש כפי שהיית יוצר ומעדכן את אנשי הקשר והמשימות שלך ב- Outlook.
נקודות שילוב נוספות
Outlook 2010 כולל נקודות שילוב נוספות עם SharePoint 2010, לרבות:
-
השתתפות בדיונים מקוונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני
-
הצגת לוחות שנה של SharePoint 2010 ושל Outlook 2010 זה לצד זה
-
ניהול התראות והזנות RSS של SharePoint
-
יצירת סביבת עבודה של פגישה
-
שימוש ברכיבי Web Part של Outlook ב- SharePoint 2010 כדי להציג הודעות Outlook, למשל
-
שימוש בתוספת Outlook Social Connector כדי לנהל הזנות חברתיות מעמיתים לעבודה.
מצא מידע נוסף אודות נקודות שילוב נוספות אלה במערכות העזרה של Outlook 2010 ושל SharePoint.
סינכרון ספריית SharePoint עם Outlook 2010
-
בדפדפן, נווט אל אתר SharePoint המכיל את הספריה שברצונך לסנכרן.
-
לחץ על שם הספריה ב'הפעלה המהירה' או לחץ על פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן, במקטע הספריות המתאים, לחץ על שם הספריה.
הערה: ניתן לשנות את המראה והניווט של אתר SharePoint באופן משמעותי. אם אין באפשרותך לאתר אפשרות, כגון פקודה, לחצן או קישור, פנה למנהל SharePoint.
-
ברצועת הכלים, בכרטיסיה ספריה, בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על התחבר ל- Outlook.
-
כאשר תתבקש לפתוח תוכנית במחשב, לחץ על אפשר.
-
אם תתבקש לאשר את הפעולה, לחץ על כן.
ב- Outlook, הספריה נוספת לחלונית הניווט תחת רשימות SharePoint. אופן הפעולה של הקבצים בספריה דומה לזה של הודעות דואר אלקטרוני. עבור קבצי Office, לחץ כדי להציג את הקובץ בתצוגה מקדימה בחלונית הקריאה, או לחץ פעמיים על הקובץ כדי לפתוח אותו. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ כדי להציג אפשרויות נוספות.
הערות:
-
אם הספריה מכילה תיקיות משנה וברצונך לקבל גישה לכל הקבצים ב- Outlook, הצג את הספריה ברמה העליונה שלה ולאחר מכן חבר אותה אל Outlook. כברירת מחדל, אם אתה נמצא בתיקיית משנה של ספריה ולאחר מכן אתה מחבר את הספריה ל- Outlook, רק התוכן של תיקיה זו מתחבר.
-
כדי לגשת לתוכן של תיקיה בודדת בלבד ב- Outlook, קיימות שתי אפשרויות. אם התיקיה המכילה את הקבצים שאליהם ברצונך לגשת ב- Outlook אינה פתוחה, הצבע על התיקיה, לחץ על החץ פתח תפריט המופיע ולאחר מכן לחץ על התחבר ל- Outlook. אם התיקיה שאליה ברצונך להתחבר כבר פתוחה, בצע את השלבים להתחברות לספריה.
-
לאחר שתחבר ספריה ל- Outlook, תוכל להזמין חברי צוות אחרים להתחבר לספריה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הספריה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על שתף תיקיה זו.
סינכרון רשימת אנשי קשר של SharePoint עם אנשי קשר של Outlook 2010
-
בדפדפן, נווט אל אתר SharePoint המכיל את רשימת אנשי הקשר שברצונך לסנכרן.
-
לחץ על שם רשימת אנשי הקשר ב'הפעלה מהירה', או לחץ על פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן, במקטע הרשימות המתאים, לחץ על שם רשימת אנשי הקשר.
הערה: ניתן לשנות את המראה והניווט של אתר SharePoint באופן משמעותי. אם אין באפשרותך לאתר אפשרות, כגון פקודה, לחצן או קישור, פנה למנהל SharePoint.
-
ברצועת הכלים, בכרטיסיה רשימה, בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על פתח ב- Outlook.
-
כאשר תוצג בפניך בקשה לחבר את אנשי הקשר של SharePoint ל- Outlook, לחץ על אישור.
ב- Outlook 2010, אנשי הקשר נוספים תחת אנשי קשר בחלונית הניווט.
סינכרון רשימת משימות של SharePoint עם משימות של Outlook 2010
-
בדפדפן, נווט אל אתר SharePoint המכיל את רשימת המשימות או את רשימת פעילויות הפרוייקט שברצונך לסנכרן.
-
לחץ על שם המשימה או על שם רשימת פעילויות הפרוייקט ב'הפעלה מהירה', או לחץ על פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן, במקטע הרשימות המתאים, לחץ על שם המשימה או על שם רשימת משימות הפרוייקט.
הערה: ניתן לשנות אתר SharePoint באופן ניכר מבחינת המראה והניווט. אם אין באפשרותך לאתר אפשרות כגון פקודה, לחצן או קישור, פנה למנהל המערכת.
-
ברצועת הכלים, בכרטיסיה רשימה, בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על פתח ב- Outlook.
-
כאשר תוצג בפניך בקשה לחבר את רשימת אנשי הקשר של SharePoint ל- Outlook, לחץ על אישור.
ב- Outlook 2010, המשימות נוספות תחת משימות נוספות בחלונית הניווט ובשורת המשימות לביצוע.
הערה: באפשרותך לעבוד עם המשימות שלך מאתר SharePoint בדומה לדרך העבודה עם משימות של Outlook. באפשרותך לגרור או להעתיק משימות בין התיקיות של Outlook ושל אתר SharePoint. עם זאת, משימות חוזרות ובקשות של משימות מ- Outlook עוברות המרה למשימות רגילות באתר SharePoint.
עצה: לאחר חיבור רשימת משימות או רשימת פעילויות פרוייקט אל Outlook, באפשרותך לשלוח הודעת שיתוף אל חברי צוות אחרים אשר מזמינה אותם להתחבר אל המשימות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הרשימה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על שתף את <שם רשימת המשימות>. פעולה זו יוצרת הודעת דואר אלקטרוני המכילה קישור ופקודה להתחבר אל הרשימה.
