באפשרותך לסנכרן נתונים בין רשימה חיצונית ל-Microsoft Excel ולהשאיר את שתי קבוצות הנתונים מעודכנות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשמור על מלאי מוצר ברשימה כך שיהיה קל לשתף ולעדכן, אך גם לבצע ניתוח מלאי תקופתי באמצעות Microsoft Excel.
הערה: אין באפשרותך לסנכרן רשימה חיצונית עם גירסאות קודמות Excel 2013. אם אתה מנסה לעשות זאת, מופיעה תיבת דו-שיח של שגיאה המציינת כי "אין אפשרות להתחבר לרשימה".
לקבלת מידע נוסף, ראה איתור תוכן אודות נתונים חיצוניים.
עבודה עם נתונים חיצוניים דורשת כמה משימות מוקדמת יותר כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לעזור לך לתכנן את השלבים הבאים. כמו כן, אם אתה נתקל בבעיות בניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לעזור לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, אתה או מנהל מערכת חייבים לבצע את הפעולות הבאות:
הכנת מקור הנתונים החיצוני ייתכן שיהיה עליך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלאנשים הנכונים תהיה גישה לנתונים ושהנתונים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, מנהל המערכת עשוי גם לרצות ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות וכדומה מסוימים כדי להגביל את התוצאות רק לצורך הדרוש ולסייע בשיפור הביצועים.
קביעת התצורה של שירותים וחשבונות של SharePoint מנהל מערכת צריך להפעיל שירותי קישוריות לנתונים עסקיים ושירות אחסון מאובטח. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה קביעת תצורה של פתרונות של שירותי קישוריות למידע עסקי עבור SharePoint 2013והפיכת רשימה חיצונית מטבלת SQL-תכלת עם שירותי קישוריות למידע עסקי ואחסון מאובטח.
קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: קביעת מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, יצירת יישום יעד והגדרת האישורים עבור יישום היעד. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה יצירה או עריכה של יישום יעד של אחסון מאובטח.
קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים מנהל מערכת חייב להבטיח שלמשתמש היוצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה למאגר המטה-נתונים של קישוריות הנתונים העסקיים ושלמשתמשים מתאימים יש גישה לסוג התוכן החיצוני שעליו מבוסס הרשימה החיצונית. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה קביעת תצורה של פתרונות שירותי קישוריות למידע עסקי עבור SharePoint 2013.
יצירת סוג תוכן חיצוני משתמש חייב להגדיר סוג תוכן חיצוני שמכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות של פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.
יצירת רשימה חיצונית משתמש חייב ליצור רשימה חיצונית בהתבסס על סוג התוכן החיצוני ותצוגה אחת או יותר של הרשימה החיצונית בהתאם לצורך.
ודא שמוצרי Office מוכנים לשימוש כדי לסנכרן נתונים חיצוניים באמצעות מוצרי Office, דרושות לך לפחות Windows 7 ומוצרי התוכנה החינמיים הבאים בכל מחשב לקוח: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ו-WCF Services 5.0 עבור OData V3 (במידת הצורך, אתה נמצא באופן אוטומטי תתבקש להוריד את התוכנה. כמו כן, ודא שהאפשרות התקנת Office, שירותי קישוריות למידע עסקי זמינה (זוהי ברירת המחדל). אפשרות זו מתקינה את זמן הריצה של לקוח שירותי קישוריות למידע עסקי שעושה את הפעולות הבאות: מטמונים וסינכרון עם נתונים חיצוניים, ממפה נתונים עסקיים לסוגי תוכן חיצוניים, הצגת בורר הפריטים החיצוניים במוצרי Office והפעלת מותאם אישית פתרונות בתוך מוצרי Office.
כדי להוריד את מוצרי התוכנה המהווים דרישה מוקדמת, ראה תוכנה המהווה דרישה מוקדמת הדרושה לעבודה עם נתונים חיצוניים ב-Office 2013.
לקבלת מידע כללי נוסף אודות השימוש בנתונים חיצוניים, ראה איתור תוכן אודות נתונים חיצוניים.
ייצוא הרשימה החיצונית ל-Excel
-
נווט אל אתר SharePoint המכיל את הרשימה.
-
בהפעלה המהירה, בחר את השם של רשימת SharePoint, או בחר הגדרות
-
בחר רשימה ולאחר מכן בחר יצא ל-Excel.
כברירת מחדל, יכולת זו זמינה ברשימות חיצוניות, אך ניתן להפוך אותה ללא זמינה על-ידי מנהל מערכת.
-
אם תתבקש לאשר את הפעולה, בחר אישור.
-
בתיבת הדו הורדת קובץ , בחר פתח.
-
אם אתה מתבקש להפוך חיבורי נתונים לזמינים במחשב שלך, בחר הפוך לזמין אם אתה סבור שהחיבור לנתונים באתר SharePoint הוא בטוח להפוך לזמין.
טבלת Excel נוצרת באמצעות חיבור נתונים בהתבסס על קובץ שאילתת אינטרנט. העמודות בטבלה המיוצאות נקבעות על-ידי תצוגת הרשימה החיצונית הנוכחית. הנתונים החיצוניים מיוצאים נקבעים על-ידי המסננים המוגדרים בסוג התוכן החיצוני ובתצוגת הרשימה החיצונית והגדרות השפה עבור אתר SharePoint. המערכת מתעלמת ממגבלות עמוד.
