שימוש במשימות ב- Outlook באינטרנט

כדי להציג ולנהל את המשימות שלך,ניהול משימות בחלונית הניווט הימנית.

הדף ניהול משימות כולל ארבע רשימות משימות המהוות ברירת מחדל, בנוסף לרשימות משימות אופציונליות ולרשימות משימות שאתה יוצר.

• 'היום שלי' היא רשימה חכמה שעשויה לעזור לך לעקוב אחר המשימות שברצונך לבצע היום. הוא ריק בתחילת כל יום כברירת מחדל, כך שתוכל לארגן את היום שלך על-ידי הוספת פעילויות. עליך להוסיף משימות קיימות אל 'היום שלי' על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על משימה ובחירה באפשרות הוסף להיום שלי, או על-ידי גרירת משימה מרשימת משימות אחרת אל היום שלי. משימות המופיעות ב'היום שלי' נשמרות ברשימה המקורית שלהן.

  הערה: היום שלי מזוכה בחצות כל לילה. משימות המופיעות ב'היום שלי' מאוחסנות ברשימות משימות אחרות, כך שהן אינן נמחקות בעת מחיקת 'היום שלי'.

  • הצעות הן משימות שלא הושלמו שייתכן שתרצה להוסיף ל'היום שלי'. כדי להציג משימות מוצעות, עבור אל היום שלי ובחר הצעות בחלק העליון של הדף. בחר את סימן החיבור (+) לצד משימה כדי להוסיף אותה אל 'היום שלי'. בחר בוצע כדי לסגור את 'הצעות' ולחזור אל 'היום שלי'. הרשימה 'הצעות' כוללת משימות שתאריך היעד שלהן מתרחש היום או בעתיד, משימות שתאריך היעד שלהן חלף, משימות שהועברו אל 'היום שלי' בעבר אך לא הושלמו, או משימות שעשויות להיות רלוונטיות לעבודה.

• ' חשוב' היא רשימה חכמה הכוללת משימות שהוספת כחשובות. באפשרותך לסמן משימה כחשובה על-ידי לחיצה עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירת סמן כחשובה, או על-ידי בחירת סמל הכוכב שמופיע לצדה.

• מתוכנן הוא רשימה חכמה הכוללת משימות עם תזכורת או תאריך יעד ולא סומנו כמשימות שהושלמו. משימות שאתה יוצר עם תזכורת או תאריך יעד יופיעו באופן אוטומטי ברשימה זו. הדרך היחידה להוסיף משימות לרשימה זו היא על-ידי הקצאת תזכורת או תאריך יעד למשימה קיימת.

• משימות מהווה רשימה שבה מאוחסנות משימות חדשות כברירת מחדל.

• דואר אלקטרוני מסומן בדגל הוא רשימה אופציונלית. כאשר אפשרות זו מופעלת, הודעות שסומנו בדגל בדואר מועתקות לרשימת הדואר האלקטרוני המסומן בדגל כמשימות. באפשרותך להפעיל או לבטל את רשימת הדואר האלקטרוני המסומן בדגל על-ידי מעבר אל ניהול משימות ולאחר מכן בחירה בהגדרות >ניהול משימות בחלק העליון של הדף, מעבר אל חיבורים והשימוש במחוון כדי להפעיל או לבטל את רשימת הדואר האלקטרוני המסומן בדגל.

• 'הוקצה לי ' היא רשימה אופציונלית נוספת. כאשר אפשרות זו מופעלת, פריטים שהוקצו לך ב- Microsoft Planner יופיעו תחת מוקצה לי. כדי להפעיל או לבטל את האפשרות מוקצה לי, עבור אל ניהול משימות ובחר הגדרות הגדרות > ניהול משימות בחלק העליון של הדף, עבור אל חיבורים והשתמש במחוון כדי להפעיל או לבטל משימות מ- Planner. תוכל לקבל מידע נוסף במאמר ראה משימות Planner ב'ניהול משימות של Microsoft'.

באפשרותך להוסיף משימות חדשות על-ידי בחירת רשימת משימות ולאחר מכן בחירת סימן החיבור לצד הוסף משימה והזנת תיאור של המשימה שלך. אם תוסיף משימה לרשימה חכמה, המשימה תשמר ב'משימות' ותקושר לרשימה החכמה שבה היית בעת יצירתה.

בחר משימה ברשימה כלשהי כדי לראות את כל האפשרויות הזמינות עבור משימה זו. באפשרותך לבצע פעולות כגון הוספת שלבים נוספים, הוספת המשימות אל 'היום שלי', הפיכתן למשימות חוזרות, הוספת יעד תאריך או תזכורת והוספת הערה.

באפשרותך להוסיף קובץ אחד או יותר למשימה.

1. בחר ניהול משימות בחלונית הניווט הימנית.

2. בחר את המשימה שברצונך להוסיף לה קובץ.

3. בחר הוסף קובץ מתוך חלונית פרטי המשימה.

4. אתר ובחר את הקובץ שברצונך להוסיף.

השתמש בחלונית היום שלי כדי ליצור משימה מהודעה.

1. עבור אל דואר ב- Outlook באינטרנט.

2. פתח את החלונית היום שלי על בחר 'היום שלי' בסרגל הכלים בחלק העליון של הדף.

   

3. ברשימת ההודעות, חפש את ההודעה שממנה ברצונך ליצור משימה.

4. בחר וגרור את ההודעה ניהול משימות בחלונית היום שלי.

השתמש בחלונית היום שלי כדי ליצור אירוע בלוח השנה שלך מתוך משימה.

1. עבור אל לוח שנה ב- Outlook באינטרנט.

2. Open the My Day pane by selecting My Day on the toolbar at the top of the page.

   

3. אתר את המשימה שמה ברצונך ליצור אירוע בלוח השנה.

4. בחר וגרור את המשימה מה'היום שלי' עד לתאריך הרצוי בלוח השנה שלך.

לא ניתן לשתף משימות בודדות, אך באפשרותך לשתף רשימות משימות שאתה יוצר.

• עבור אל ניהול משימות.

• לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשימת המשימות שברצונך לשתף ובחר שתף רשימה.

  

• בחר צור קישור להזמנה.

  

• בחר העתק קישור.

  

• עבור אל דואר וצור הודעה חדשה. מוען אותה לאנשים שאיתם ברצונך לשתף את הרשימה, הדבק את הקישור בגוף ההודעה והוסף את כל המידע הרצוי ולאחר מכן שלח את ההודעה.

  הערה: באפשרותך לשלוח את הקישור לכל אחד, אך רק אנשים בארגון שלך יוכלו להתחבר לרשימה המשותפת.

לאחר שיתוף רשימת משימות, באפשרותך ללחוץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור אפשרויות שיתוף כדי לקבל שוב את קישור ההזמנה. בחר אפשרויות שיתוףולאחר מכן אפשרויות נוספות כדי להפסיק לשתף את הרשימה, או מנע מאנשים שעדיין לא הצטרפו לרשימה להצטרף.

בנוסף לרשימות המשימות המוגדרות כברירת מחדל, באפשרותך ליצור ולנהל רשימות כדי לארגן את המשימות שלך.

• צור רשימת משימות חדשה.

  1. בחר רשימה חדשה בחלונית הניווט.

     

  2. הזן שם עבור הרשימה החדשה.

  3. הקש Enter כדי לשמור את הרשימה החדשה.

• לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשימה בחלונית הניווט כדי לשתף, לשכפל או למחוק אותה.

  

• בחר רשימה ולאחר מכן בחר את מספר הפעולות בחלון המשימות כדי לגשת לאפשרויות רשימה כגון שינוי שם רשימה, שינוי ערכת נושא או הסתר משימות שהושלמו.

  

הגדרות ניהול משימות נמצאות בדף משלהן. מהדף ניהול משימות, בחר הגדרות > ניהול משימות הגדרות בחלק העליון של הדף כדי לראות את כל האפשרויות עבור ניהול משימות.

באפשרותך לחזור למשימות הקלאסיות על-ידי בחירה בלחצן הדו-מצבי החדש של Outlook בחלק העליון ניהול משימות החדש.

אם החלפת ל'משימות' הקלאסי, באפשרותך לעבור חזרה על-ידי בחירה בלחצן הדו-מצבי נסה את Outlook החדש בחלק העליון של הדף 'דואר'.

1. היכנס ל- Outlook באינטרנט.

2. בחר משימות בחלק התחתון של הדף.

3. בחר חדש.

   

4. הקלד את הנושא ותאריך היעד, ואם תרצה גם הערה לגבי המשימה.

5. בחר הצג פרטים נוספים כדי להזין מידע כגון תאריך התחלה, תאריך השלמה ומצב, וכדי לעקוב אחר התקדמות המשימה כגון אחוז ביצוע או שעות עבודה.

6. השתמש בפקודה צרף כדי לצרף קובץ למשימה.

7. השתמש בפקודה קמע כדי להקצות קמע למשימה. קמעות הם סמלים שניתן להחיל על פריטי משימות כרמזים חזותיים שיעזרו לך לזהות במהירות סוגים ספציפיים של משימות.

8. בחר שמור.

   

1. היכנס ל- Outlook באינטרנט.

2. בחר משימות בחלק התחתון של הדף.

3. בחר את המשימה שברצונך לערוך ולאחר מכן בחר ערוך בחלונית המשימה.

4. בצע את שינויי העריכה במשימה ובחר שמור.

1. היכנס ל- Outlook באינטרנט.

2. בחר משימות בחלק התחתון של הדף.

3. בחר את המשימה שברצונך לחלק לקטגוריות מתוך רשימת המשימות ולאחר מכן בחר קטגוריות.

   

4. בחר את הקטגוריה שברצונך להקצות למשימה. לדוגמה, קטגוריה צהובה.

1. היכנס ל- Outlook באינטרנט.

2. בחר משימות בחלק התחתון של הדף.

3. בחר את תפריט הסינון ובחר כיצד ברצונך למיין את המשימות ברשימת המשימות. לדוגמה, בצילום המסך הבא, המשימות ממוינות לפי מצב (פעיל) ותאריך יעד, כאשר המשימות הישנות ביותר מופיעות בראש הרשימה. ניתן למיין לפי פעיל, תאריך היעד חלף או הושלם.