תזמון אירועים, מאתר החדרים ו- RSVP ב- Outlook עבור Mac

אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365 או Microsoft Exchange עם Outlook, באפשרותך לתזמן אירועים או פגישות ולהשתמש במסייע התזמון וב'מאתר החדרים' כדי לתזמן אותם ביתר קלות.

יצירת אירוע או פגישה חדשים

1. לחץ על התפריט הנפתח לצד הודעה חדשה ובחר אירוע חדש.
   
2. מתוך חלון אירוע חדש באפשרותך לבחור שם לאירוע, להוסיף אנשים נדרשים, להגדיר את השעה, להגדיר אותו כאירוע/פגישה חוזרים, להוסיף מיקום, להגדיר תזכורת ולהוסיף הודעה.
3. לאחר שתסיים, לחץ על שמור, כדי לשמור פעילות או שלח, כדי לשלוח את ההזמנה לכל מי שהוספת. היא תופיע בלוח השנה שלך במועד ובתאריך שבחרת.

שימוש במסייע התזמון

בעת הזמנת אנשים מרובים, זה יכול להיות מעט מסובך כדי לנהל את לוחות השנה של כולם כדי למצוא מועד שמתאים לכולם. מסייע התזמון עוזר להקל עליך.

1. לחץ על התפריט הנפתח לצד הודעה חדשה ובחר אירוע חדש.

2. בחלון אירוע חדש , בחר הצג פריטים נוספים (...) בסרגל הכלים ולאחר מכן בחר מסייע התזמון.
   

3. תראה שורה עבור כל נמען שהזנת מוקדם יותר וכן את הזמינות של המיקום שבחרת (אם זמין), ובאפשרותך גם להוסיף משתתפים נדרשים או אופציונליים ישירות ממסייע התזמון.

   • זמנים בהם המשתתפים שלך עסוקים מוצגים באדום. זמנים בהן למשתתפים שלך יש פעילות לא סופית מוצגים בפסים אלכסוניים אדומים ולבן, זמנים שהמשתתפים עובדים במקום אחר מוצגים עם קו מיתאר אדום, ושעות מחוץ לשעות העבודה של המשתתפים מוצגות בפסים אלכסוניים אפורים ולבנים בהירים.
     

4. לחץ על שעה כדי למקם תיבה כחולה שתסייע לך לראות התנגשויות. באפשרותך גם ללחוץ ולגרור את הקצוות של התיבה הכחולה כדי להגדיל או להקטין את אורך האירוע או הפגישה.
   

5. לאחר שתסיים , לחץ על סיום בחלק העליון של המסך כדי לחזור לחלון אירוע חדש עם השינויים שביצעת. ודא שהכל נכון ולחץ על שמור כדי לשלוח אותו.

שימוש במחפש החדרים

1. באירוע או בפגישה חדשים, בחר הצג פריטים נוספים (...) בסרגל הכלים ולאחר מכן בחר מסייע התזמון.

2. לחץ על הוסף מיקום ולאחר מכן לחץ על עיון עם מאתר החדרים אם הוא זמין.

   הערה

   אם אינך רואה את האפשרות מאתר החדרים, ייתכן שלא נכנסת לחשבון עם גישה למידע מיקום. פנה למנהל ה- IT שלך לקבלת סיוע.

   

3. מאתר החדרים מאפשר לך לבחור את הבניין, סוג החדר, הקיבולת, הקומה והתכונות (כגון אם החדר כולל שמע, וידאו, מקרן וכדומה).

4. לאחר שתבחר מבין האפשרויות הזמינות, המקטע מוצעים בחלק התחתון מאתר חדרים. אם חדר זמין במועד הפגישה, יופיע הכיתוב זמין בטקסט ירוק ואם הוא כבר הוזמן או נסגר, יופיע הכיתוב לא זמין בטקסט אדום.

אישור הגעה לאירועים או לפגישות

1. בעת לחיצה על הודעת דואר אלקטרוני עם אירוע או הזמנה לפגישה, לחץ עליה, וחלון אישור הגעה יופיע.
   
2. לחיצה על קבל, לא סופי או דחה תשלח באופן מיידי את ה- RSVP שלך, כך שאם ברצונך להוסיף הודעה אופציונלית או להציע מועד חדש, עשה זאת תחילה. באפשרותך גם ללחוץ על תיבת הסימון מארגן הדואר האלקטרוני אם אינך מעוניין לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לאישור.
3. אם עליך לשנות את אישור הצטרפותך, עבור אל לוח השנה שלך, אתר את האירוע או הפגישה ולחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.
4. לחץ על לחצן ערוך אישור הגעה כדי לראות את חלון אישור הגעה ולשנות את בחירתך.