באפשרותך להגביל הרשאה לתוכן בהודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM), בדיוק כפי שניתן להגביל הרשאה לקבצים אחרים של Microsoft Office.
חשוב
אם אתה משתמש ב- Office במכשיר Surface RT, באפשרותך להציג דואר המוגן באמצעות IRM, אך לא ניתן לשלוח. האם ברצונך לראות באיזו גירסה של Office אתה משתמש?
ניהול זכויות מידע (IRM) מאפשר לך לציין הרשאות גישה להודעות דואר אלקטרוני. IRM מסייע במניעת קריאה, הדפסה, העברה או העתקה של מידע רגיש על-ידי אנשים לא מורשים. IRM גם מסייע לארגונים לאכוף מדיניות ארגונית החלת השליטה וההפצה של מידע סודי או קנייני, הן בתוך הארגון והן עם לקוחות ושותפים.
לאחר הגבלת ההרשאה עבור הודעה באמצעות IRM, הגבלות הגישה והשימוש נאכפות ללא קשר למקום שאליו ההודעה עוברת, מאחר שההרשאות לגישה להודעת דואר אלקטרוני נשמרות בקובץ ההודעה עצמו.
ל- IRM אין אפשרות למנוע מחיקה, גניבה, גניבה או גניבה של תוכן או שלכדת תוכן או שהועבר על-ידי תוכניות זדוניות או וירוסי מחשב. כמו כן, אין לו אפשרות למנוע העתקה או הקלדה מחדש של תוכן מוגבל, או למנוע צילום דיגיטלי או לכידת מסך של התוכן המוגבלת.
הצגת הודעות כאשר IRM אינו זמין
אם עליך לקרוא או לפתוח תוכן עם הרשאה מוגבלת, אך Outlook אינו זמין במחשב שבו אתה משתמש, באפשרותך להשתמש בדפדפן אינטרנט. אם אתה משתמש Outlook באינטרנט, באפשרותך להציג הודעות מוגבלות בכל דפדפן.
הסרת IRM מהודעה ששלחת
הסרת ההרשאות המוגבלת מהודעה ששלחת לא תעדכן את ההודעות בתיבות הדואר של הנמענים. רק העותק של ההודעה בתיקיה 'פריטים שנשלחו' מושפע.
אם אתה השולח המקורי של הודעה וברצונך להסיר את ההרשאות המוגבלת, בצע את השלבים הבאים.
- פתח את ההודעה המוצפנת מהתיקיה פריטים שנשלחו על-ידי לחיצה כפולה עליה.
- בחר הצפנת>>קובץ גישה בלתי מוגבלת.
- בחר שמור.
סוגי קבצים הכלולים במדיניות IRM כאשר הם מצורפים להודעות
כאשר סוגי הקבצים הבאים מצורפים להודעה המנוהלת על-ידי זכויות ב- Outlook, הם מנוהלים באופן אוטומטי באמצעות זכויות.
הערה
אם אתה מצרף קבצי הודעות של Outlook (.msg) להודעה המנוהלת על-ידי זכויות (כגון העברת הודעות Outlook מרובות בתוך הודעה אחת), ההודעות המצורפות אינן מנוהלות באמצעות זכויות.
מסמכי Word
| סוג הקובץ | סיומת |
|---|---|
| מסמך | .doc |
| מסמך | .docx |
| מסמך המותאם למאקרו | .docm |
| תבנית | .dot |
| תבנית | .dotx |
| תבנית המותאמת למאקרו | .dotm |
מסמכי Excel
| סוג הקובץ | סיומת |
|---|---|
| חוברת עבודה | .xls |
| חוברת עבודה | .xlsx |
| חוברת עבודה המותאמת למאקרו | .xlsm |
| תבנית | .xlt |
| תבנית | .xltx |
| תבנית המותאמת למאקרו | .xltm |
| חוברת עבודה בינארית שאינה XML | .xlsb |
| תוספת המותאמת למאקרו | .xla |
| תוספת המותאמת למאקרו | .xlam |
מסמכי PowerPoint
| סוג הקובץ | סיומת |
|---|---|
| ייצוג | .ppt |
| ייצוג | .pptx |
| מצגת המותאמת למאקרו | .pptm |
| תבנית | .pot |
| תבנית | .potx |
| תבנית המותאמת למאקרו | .potm |
| הצגה | .pps |
| הצגה | .ppsx |
| הצגה המותאמת למאקרו | .ppsm |
| ערכת נושא של Office | .thmx |
קבצי InfoPath
| סוג הקובץ | סיומת |
|---|---|
| טופס/תבנית דינאמיים | .xsn |
מסמכי XPS
| סוג הקובץ | סיומת |
|---|---|
| XML Paper Specification | .xps |