אתה יכול להודות בכך - השתמשת בגיליון אלקטרוני של Microsoft Excel כדי לנהל את הפרוייקטים שלך, ואתה לא ממש רואה סיבה טובה לשינוי. אתה לא לבד.
מפתה להתחיל תוכנית פרוייקט ב- Excel מאחר שהיא עוזרת לך להוסיף במהירות את כל הפרוייקטים לרשימה, לסדר אותם באופן הרצוי ואפילו ליצור פריט הדומה לתצוגת תרשים גנט. אבל גיליון אלקטרוני אינו מצליח בחישוב שינויים בפרוייקט שלך.
כאשר אתה מוצא את עצמך מתמרן בין פרוייקטים מרובים, לוחות זמנים משובשים ומשאבים משותפים, ניהול לוח זמנים בגיליון אלקטרוני הופך למשימה מצביעה. עם מנגנון התזמון הדינאמי, כלי ניהול המשאבים והתמיכה לתקשורת טובה יותר, Microsoft Project יכול לעזור לך להישאר במסלול.
איזו פעולה ברצונך לבצע?
- נצל את ניהול המשאבים ברחבי הארגון
- מתן אפשרות ל- Project לחשב את ההשפעה של שינויי תאריכים
- השתמש בשיטות דיווח גמישות
- שילוב עם Excel
נצל את ניהול המשאבים ברחבי הארגון
בעת שימוש בגליונות אלקטרוניים למעקב אחר פרוייקטים, מה קורה כאשר משאב בודד מוקצה לפרוייקטים מרובים? עליך לנהל משאבים מחוץ לתוכנית הפרוייקט, באופן ידני או באמצעות תוכנית של ספק חיצוני. משאבים מגיעים לעתים קרובות להקצאת יתר שלא במתכוון, ואתה עלול להשקיע זמן רב בניסיון לתזמן מחדש את העבודה.
באמצעות Microsoft Project Server, כל הפרוייקטים בארגון שלך יכולים לשאוב מתוך מאגר משאבים מרכזי וכלל-ארגוני. הדבר מאפשר למנהלי פרוייקטים לראות במהירות את זמינות המשאב לפני הקצאתו לפעילות.
מתן אפשרות ל- Project לחשב את ההשפעה של שינויי תאריכים
נניח שאתה עוקב אחר פרוייקט בגיליון אלקטרוני. פרוייקט זה כולל פעילות שאינה יכולה להתחיל עד שפרוייקט אחר מפיק תוצר ספציפי. תוצר זה מתוכנן להסתיים ב-18 ביוני. עכשיו ה- 25 ביוני, ואתה עדיין מחכה לו. כמה זמן ייקח לך לעדכן את הגיליון האלקטרוני בתאריך חדש עבור הפעילות התלויה בתוצר זה? אולי לא ארוך אם הפעילות מתקרבת לסוף הפרוייקט, אך מה אם היא קרובה להתחלה? ומה אם הפרוייקט שלך כולל הרבה יותר מ- 50 פעילויות? מעל 100 פעילויות?
Project יכול לעזור לך להתאים במהירות את לוח הזמנים של הפרוייקט ואת הקצאות המשאבים באמצעות מנגנון התזמון הדינאמי שלו. הוא מטפל בשינוי תאריך ובהשפעות שלו בצורה חלקה, תוך התחשבות בכל יחסי התלות, התוצרים והקצאות המשאבים. לא זו בלבד שהוא מחשב מחדש את לוח הזמנים באופן אוטומטי, Project גם מדגיש את התאריכים שהוא שינה כדי שתוכל לראות במהירות את ההשפעה של כל משמרת בלוח הזמנים.
השתמש בשיטות דיווח גמישות
יש לך פגישה לא מתוכננת עם המנהל שלך בעוד עשר דקות כדי לדון במצב הפרוייקט שלך. ברצונך להביא דוח על התקדמות הפרוייקט, אך בהתראה קצרה כל כך, הדבר הטוב ביותר שניתן לעשות הוא להדפיס את הגיליון האלקטרוני ולקוות שכל הנתונים יהיו מדויקים. ברצונך לספק למנהל שלך דוח מקיף יותר על הפרוייקט שלך, אך הדבר אינו אפשרי בהתראה כה קצרה בעת שימוש בגיליון אלקטרוני.
באמצעות Project, באפשרותך ליצור במהירות דוח חזותי המשתמש בתבנית שמייצאת את הנתונים לדיאגרמת ציר ב- Microsoft Visio Professional. באפשרותך לבחור אילו שדות ברצונך לסמן בדוח, כולל שדות מותאמים אישית שהגדרת עבור הפרוייקט שלך, ולהציג דוח נקי ותמציתי עבור הפגישה שלך עם ההנהלה.
שילוב עם Excel
על-ידי ייצוא נתוני הפרוייקט שלך ל- Excel, תוכל להמשיך להשתמש בפונקציונליות רבת העוצמה של הגיליון האלקטרוני שלו תוך ניצול Project כדי לעקוב אחר לוח הזמנים והמשאבים של הפרוייקט. באפשרותך גם לייבא או להטביע נתוני Excel בתוכנית הפרוייקט.