מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

	העברת מידע אודות פרוייקט היא לעיתים קרובות קשה, בין אם היא כרוכה בקבלת מידע אודות המצב מהצוות שלך או בהעברת מידע אודות הפרוייקט למנהלים. למד מתי וכיצד להעביר מידע אודות פרוייקט ולדווח עליו. אחרת, שיתוף פעולה יעיל נפגע והצלחת הפרוייקט שלך עלולה להיות בסכנה. לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

• פרט את בעלי העניין שלך לפני תחילת הפרוייקט, גלה מי הם בעלי העניין שלך. אחת הדרכים הבטוחות לעכב פרויקט היא לשכוח בעל עניין קריטי שיש לו השפעה על הפרויקט שלך.
• קבל תוכנית תקשורת מוקדם עצב אסטרטגיות ותהליכי תקשורת בפרוייקט שלך לפני תחילת הפרוייקט. יתרה מכך, ודא שתהליכי תקשורת יופיעו כפעילות בשורות הראשונות של הפרוייקט, כך שחלק קריטי זה של שיתוף הפעולה יהפוך למחויבות של כולם.
• קיים תקשורת לעתים קרובות איסוף מידע על מצב פעילות פעם בשבוע הוא בערך נכון למנוע בעיות לפני שהן מסלימות. אם אתה מקיים תקשורת לעתים קרובות יותר, חברי הצוות עלולים להפסיק לשלוח עדכונים בגלל הזמן הנוסף להכנתם.
• חיפוש בעיות אם נראה שהכל הולך כשורה כי לא שמעתם שום דבר שלילי, כנראה שאתם בדרך לצרות. אפילו לפרויקטים המנוהלים בצורה הטובה ביותר יש בעיות. התפקיד שלך הוא ללכת למצוא אותם לפני שהם יגדלו לבעיות גדולות יותר.
• השתמש בטכנולוגיה מתאימה הבן את צרכי התקשורת של חבר הצוות ובעלי העניין שלך. לדוגמה, חברי צוות המדווחים על מצב פעילות עשויים לרצות להשתמש בדואר אלקטרוני או ב- Project Online, ואילו מנהל עשוי להעדיף תרשים או PivotTable המוצגים היטב. להלן רשימה של תוכניות שבהן תוכל להשתמש כדי לעזור בתקשורת.

אפליקציה	יתרונות	חסרונות
Project	יש כלי מצגת מוכללים עבור כל רמות בעלי העניין. כוללת תצוגות ציר זמן ומתכנן צוות המובנות בקלות. מייצאת נתונים ל- Excel ול- Visio לצורך תקשורת של נתונים מורכבים.	ייתכן שהחברה שלך לא תשתמש ב- Project. ייתכן שהפרוייקטים שהחברה שלך עובדת עליהם קטנים מדי מכדי לנצל את היתרונות של תוכנת תזמון רבת-עוצמה.
Project Online	האפשרות הטובה ביותר לתקשורת מתקדמת ולדיווח מידע אודות פרוייקטים ברחבי הארגון. ניתן להשוות את המצב של פרוייקטים מרובים או של תיק פרוייקטים.	ייתכן שחברות קטנות יותר יזדקקו לעזרת יועצים כדי להתקין את Project Online ולהשתמש בו.
Excel	Project יכול לייצא נתונים ל- Excel לצורך ניתוח מתקדם, כגון ANOVA וניתוח ערך מזוכה. אידיאלי לתכנון מוקדם של פרוייקטים או לתוצרים ברמה גבוהה שניתן להוסיף ל- Project מאוחר יותר.	ל- Excel חסרות תכונות תזמון אוטומטיות עבור פרוייקטים מורכבים יותר.
Word	אידיאלי בשלב האתחול כאשר עליך לשתף מסמכי תכנון כגון תקציבים ותוצרים.	לא אידיאלי למצגות חזותיות עבור בעלי עניין בכירים. במקום זאת, השתמש בפונקציונליות דוחות משל Excel, Visio, PowerPoint או Project עצמו.
SharePoint	מציע תכונות סינכרון ללא Project Server. שינוי ברשימת פעילויות אחת ישתקף בשניה.	יקר לפריסה ברחבי החברה. אם אין לך את משאבי החברה להתקנת SharePoint, באפשרותך להשתמש ב - Microsoft 365 עם SharePoint Online.
PowerPoint	אידיאלי למצגות משפיעות לבעלי עניין בכירים.	אנליסטים ומהנדסים עשויים לרצות תרשימים מפורטים יותר לניתוח תקציב מורכב.
Visio	אידיאלי במהלך השלבים הראשונים של פרוייקט שבהם עליך להעביר תהליכים עסקיים וייצור באמצעות תרשימי זרימה או דיאגרמות אחרות.	עלול להציג מידע רב מדי עבור קהל מנהלים. במקום זאת, השתמש בתכונות הדיווח של Project עצמו.
Microsoft Teams	אידיאלי לצוותים במיקומים שונים. באפשרותך לשתף מידע אודות פרוייקט באמצעות העברת הודעות מיידיות, קול, וידאו או במהלך פגישות מקוונות.	עשוי לדרוש פריסה של מחלקת IT.

העברת מידע אודות פרוייקט

בדיקת עדכוני מצב מ- Project Online	אם הצוות שלך משתמש ב- Project Online, הורד עדכוני מצב פעילות מהשרת לפני שתיצור תקשורת עם הצוות לגבי התקדמות הפרוייקט.
עקוב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים שלך, מפשוט למומחה	ישנן דרכים פשוטות למעקב אחר ההתקדמות, וקיימות דרכים מורכבות יותר. מצא את הדרך המתאימה ביותר לפרוייקט ולצוות שלך.
העברת מידע אודות ערך מזוכה	לכידת מידע על ערך מזוכה היא צעד מתקדם יותר, אך רב-עוצמה, לקראת גילוי הטוב והרע של ביצועי Project. העובדות ברמה הגבוהה שאתה מקבל מכך הן מה שבעלי העניין שלך רוצים לראות.
יצירת דוח פרוייקט	עם Project, תוכל ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים מושכים של נתוני פרוייקט מכל סוג שתרצה, בלי להשתמש בתוכנה אחרת. בזמן העבודה על הפרוייקט, הדוחות משתנים כדי לשקף את המידע העדכני ביותר - לא נדרשים עדכונים ידניים!
סינכרון עם רשימת משימות של SharePoint	חברי צוות יוכלו להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב- SharePoint, ואתה תוכל לראות את השינויים ב- Project. ולהיפך.
השתמש ב- Microsoft 365	העבר מידע אודות פרוייקט באמצעות Microsoft 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, Excel, PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.
פרסום שינויים בפעילויות בשרת	בעת ביצוע שינויים בפעילויות, פרסם שינויים אלה ב- Project Online כדי שכולם יקבלו את המידע המתאים להמשך עבודתם.
יצירת קשר עם Microsoft Teams	אם אנשים אינם יכולים להגיע לפגישה, השתמש ב- Teams כדי לשתף מידע אודות הפרוייקט. שתף שקופיות PowerPoint, גליונות Excel או מחברת OneNote כדי לשתף תוכניות פרוייקט. People יכולים להשתתף בפגישות מקוונות מהמשרד שלהם, בבית או באמצעות המכשיר הנייד שלהם.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים