האם אי פעם בלבלת שלב בתהליך? או תיק עםתוצר? ייתכן שלא, אך המונחים של ניהול פרוייקטים עלולים להיות מבלבלים, ומאמר זה יכול לעזור לך להבין את הבעיה.
במאמר זה
- התמצאות בשלבים, תהליכים, תיקים ומוצרים
- התפוקה: תוצרי הפרויקט
- כיצד משתלב Microsoft Project במערכת ניהול הפרוייקטים שלך?
- לא נמאס? עדיין ברצונך לקבל מידע נוסף?
התמצאות בשלבים, תהליכים, תיקים ומוצרים
פרויקט הוא פשוט קבוצה של פעילויות המתרחשות על פי לוח זמנים, ומייצרות סוג כלשהו של תפוקה. פרוייקטים מסוימים עומדים בפני עצמם, ללא קשר לעבודה אחרת המתבצעת בארגון. מצד שני, חלק מהפרוייקטים הם חלק ממאמצים גדולים יותר, כמו שלבים, תהליכים, תוכניות ותיקים.
שלבים
ניתן לתזמן פרוייקטים בשלבים, כך שניתן יהיה לנהל יחד מספר פרוייקטים הקשורים לאותה מטרה. לדוגמה, ארגון צדקה עורך אירוע גיוס כספים מדי שנה. כדי לנהל את כל הפרוייקטים המשויכים לפונקציה, הם מקבצים את הפרוייקטים לשלושה שלבים: תכנון, יום אירוע ומעקב. כל שלב מכיל פרוייקטים מרובים.
| שלב | פרוייקטים | פלט פאזה |
|---|---|---|
| תכנון |
|
מסמך תוכנית אירוע שהושלם |
| יום האירוע |
|
האירוע מתנהל כמתוכנן |
| Follow-Up |
|
מסמך שלאחר המוות הושלם |
תהליכים
הפעילויות בשני פרוייקטים שונים עשויות להיות קשורות זו בזו כדי ליצור תהליך. לדוגמה, נניח שיש לך שני פרויקטים: האחד מכיל את הפעילויות הדרושות לייצור מערכת כרטוס של מוקד טלפוני, והפרויקט השני מכיל את הפעילויות הדרושות לגיוס והכשרה של צוות תמיכה למוקד טלפוני.
| פרוייקט 1 | פרוייקט 2 |
|---|---|
פעילויות:
|
פעילויות:
|
|
תפוקה: מערכת כרטוס מוקד טלפוני |
תפוקה: צוות התמיכה של המוקד הטלפוני |
מערך הפעילויות המשולב משני הפרויקטים יוצר תהליך להקמת מוקד טלפוני. לתהליך יש פלט של מוקד טלפוני מתפקד במלואו.
| תהליך |
|---|
פעילויות פרויקט 1:
|
פעילויות פרויקט 2:
|
|
פלט תהליך: מוקד טלפוני מתפקד באופן מלא |
תוכניות
תוכנית היא קבוצה של פרויקטים המנוהלים יחד, כדי להפיק את המרב מהמצב הקשור ביניהם. לדוגמה, חברת בנייה שעובדת על חלוקת משנה חדשה מנהלת כל בית בתת-החלוקה כפרויקט נפרד. על ידי קיבוץ הפרויקטים לתוכנית עבור כל חטיבת המשנה, החברה יכולה לראות בקלות את התקדמות החטיבה בכללותה, ולתכנן הבאת משאבים של צד שלישי, כגון משאיות בטון או גננים.
| תוכנית | פרוייקטים |
|---|---|
| אחוזות קונטוסו |
|
תיקי עבודות
מנהלי פרוייקטים מסוימים עשויים להשתמש בתיקים כדי לשלב פרוייקטים ותוכניות עם היעדים העסקיים האסטרטגיים המתאימים להם. לדוגמה, חברת פיתוח תוכנה זיהתה שלושה יעדים עסקיים אסטרטגיים: "חדשנות בתעשייה", "פיתוח תוכנה מאובטחת" ו"מתן תמיכת לקוחות מהשורה הראשונה". הארגון מגדיר תיקים לכל אחד מהיעדים הללו (חדשנות, אבטחה ותמיכה), ומיישר את הפרויקטים והתוכניות הנוכחיים בתוך תיקים אלה.
| תיק עבודות | פרויקטים ותכניות |
|---|---|
| חדשנות |
|
| אבטחה |
|
| תמיכה |
|
התפוקה: תוצרי הפרויקט
פרוייקטים, שלבים ותהליכים מפיקים כולם סוג כלשהו של תפוקה, הנקראת תוצר. בדרך כלל, תוצר הוא פריט מוחשי כלשהו, כגון מסמך או מוצר מוגמר. תוצרים יכולים להיות מוצרים או סחורות, אך הם יכולים להיות גם תוצאות או שירותים. הטבלה הבאה מספקת כמה דוגמאות לסוגי תוצרים אלה.
| סוג תוצר | תיאור | דוגמאות |
|---|---|---|
| מוצר | פריט מוחשי שהוא הפלט של פרוייקט, שלב או תהליך. מוצרים יכולים להיות תוצרים עצמאיים, או שהם יכולים להיות מרכיב בתוצר גדול יותר. | מסמך, תוכנה, בית |
| Result | הפלט של פרוייקט, שלב או תהליך שהושלמו. | תהליך מיון באגים מתוקן, מבנה ארגוני חדש, קווים מנחים לבנייה ירוקה |
| Service | פלט של פרוייקט, שלב או תהליך המאפשר לארגון לבצע פונקציה עסקית. | מוקד טלפוני מתפקד במלואו, שולחן מאויש בכנס, שירות שיגור רדיו |
כיצד משתלב Microsoft Project במערכת ניהול הפרוייקטים שלך?
אם נחזור צעד אחד קדימה, "מערכת" של ניהול פרוייקטים מתייחסת לקבוצה משולבת של תהליכים, טכניקות, מתודולוגיות וכלים המשמשים לתזמון ולמעקב אחר פרוייקטים. Microsoft Project הוא כלי בתוך מערכת ניהול פרוייקטים גדולה יותר. פרוייקטים, הנקראים גם תוכניות פרוייקט, נשמרים כקבצים נפרדים בתוך Project 2010, וניתן לקבץ אותם יחד למאמצים גדולים יותר, כגון שלבים, תהליכים, תוכניות ותיקים.