בעיות נפוצות של מיזוג דואר

מאמר זה יעזור לך לקבל תשובות לבעיות מיזוג הדואר הנפוצות ביותר בעת שימוש ב- Publisher: ביצוע שינויים במקור נתונים או ברשימת כתובות במהלך תהליך מיזוג הדואר, הוספת רווחים לשדה מיזוג כך שייראה כפי שאתה רוצה, שמירת הפרסום הממוזג והדפסת עמודים ממוזגים שונים בגיליון (לדוגמה, תוויות שונות בגליון של תוויות).

עריכת רשימת כתובות קיימת

אם אתה עובד על פרסום המיזוג שלך וברצונך לבצע שינויים במקור הנתונים או ברשימת הכתובות, בצע את הפעולות הבאות:

1. תחת 'יצירת רשימת נמענים', לחץ על 'השתמש ברשימה קיימת' ולאחר מכן לחץ על 'הבא': יצירה או חיבור לרשימת נמענים.
   כברירת מחדל, Microsoft Publisher שומר מקורות נתונים בתיקיה 'מקורות הנתונים שלי '. ייתכן שתצטרך לנווט כדי לאתר את מקור הנתונים שלך.
2. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים , לחץ על מקור הנתונים הרצוי.
3. לחץ על פתח.
   בהתאם לסוג מקור הנתונים שבו בחרת, ייתכן שיופיעו תיבות דו-שיח אחרות המבקשות מידע ספציפי.
   לדוגמה, אם מקור הנתונים הוא חוברת עבודה של Microsoft Office Excel המכילה מידע בגליונות עבודה מרובים, עליך לבחור את גליון העבודה המכיל את המידע הרצוי ולאחר מכן ללחוץ על אישור.
4. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר , לחץ על שם מקור הנתונים ולאחר מכן לחץ על ערוך.
   
5. בתיבה 'עריכת מקור נתונים ', תוכל לערוך או למחוק כתובות קיימות או להוסיף ערכים חדשים.
6. כשתסיים לערוך את רשימת הכתובות, לחץ על 'אישור ' ולאחר מכן על 'כן ' כדי לעדכן את רשימת הכתובות.

הוספת רווחים בשדות מיזוג

הבעיה הנפוצה ביותר בהוספת שדות מיזוג למסמך היא השגת המרווח הנכון בין שדות המיזוג, בפרט בשדות מיזוג שאינם קיימים תמיד, כגון ראשי תיבות של שמות אמצעיים. באפשרותך להוסיף רווחים ישירות בדף בין שדות המיזוג, אך הדבר יגרום לרווחים מיותרים אם חלק מהכתובות לא ישתמשו בכל שדות המיזוג. כדי לוודא שכל השדות יקבלו את השטח הדרוש להם, הוסף רווחים ברשימת הכתובות עצמה.

לדוגמה, כדי להבטיח ששמות המקבל יופיעו כראוי בין אם פריט ברשימת הכתובות שלך מכיל ראשי תיבות של אמצע ובין אם לאו, בצע את הפעולות הבאות:

1. בערך הראשוני האמצעי עבור כל נמען המכיל את ראשי התיבות Middile, הוסף רווח, על-ידי הקשה על מקש הרווח, לפני ואחרי ראשי התיבות.
2. בערך הראשוני האמצעי עבור כל נמען שאינו מכיל את ראשי התיבות, הוסף רווח.
   

שמירת הפרסום הממוזג

מיזוג דואר מכיל הן את המידע הזהה בכל עותק והן כמה מצייני מיקום עבור המידע הייחודי לכל עותק. דוגמה לכך היא ניוזלטר מותאם אישית שבו גוף הניוזלטר זהה עבור כל הנמענים, אך כתובת המשלוח וההקדמה שונים.

הבעיה הנפוצה ביותר ביצירת הפרסום הממוזג היא אי שמירה הן של הפרסום עם שדות המיזוג והן של הפרסום של העמודים הממוזגים.

יצירת פרסום ממוזג היא השלב השלישי באשף מיזוג הדואר. בשלב זה, יש לך שלוש אפשרויות:

1. הדפסה אפשרות זו מדפיסה את הפרסום הממוזג.
2. מיזוג לפרסום חדש אפשרות זו פותחת פרסום חדש עם עמוד עבור כל ערכת נתונים ממוזגת.
3. הוספה לפרסום קיים אפשרות זו מבקשת ממך לבחור פרסום ולאחר מכן היא מוסיפה את העמודים הממוזגים לסוף הפרסום.

כדי לשמור הן את הפרסום הממוזג והן את הפרסום המכיל את השדות הממוזגים, לחץ על האפשרות 'מזג לפרסום חדש '. חלון פרסום חדש נפתח ומציג את פרסום העמודים הממוזגים. פרסום שדה המיזוג מוסתר מאחורי פרסום העמודים הממוזגים. הקפד לשמור את שני הפרסומים.

לאחר מכן תוכל להדפיס את פרסום העמודים הממוזגים.

הדפסת תוויות, תגי שם או גלויות מרובות בגיליון

הבעיה הנפוצה ביותר בהדפסת הפרסום היא הדפסה של אחד מכל אחד מהעמודים הממוזגים על גליון נייר - לדוגמה, אחת מכל תווית מען שונה על גיליון נייר של תוויות מען.

הסיבה לכך היא שאם תבחר באפשרות הדפסה, תיבת הדו-שיח 'הדפסה ' עוברת כברירת מחדל לאפשרות ' עותקים מרובים בכל גיליון ' ומדפיסה גיליון שלם של תוויות עבור כל כתובת במקום להדפיס כתובת אחת לכל תווית בגיליון.

כדי להדפיס קבוצות שונות של נתונים ממוזגים - לדוגמה, כתובות ושמות שונים - בכל גליון נייר, לחץ על עמודים מרובים בכל גיליון במקטע אפשרויות הדפסה .