יצירת מרכז רשומות

מרכז הרשומות נועד לשמש מאגר מרכזי שבו ארגון יכול לאחסן ולנהל את כל הרשומות שלו, כגון מסמכים משפטיים או פיננסיים. 'מרכז הרשומות' תומך בכל תהליך ניהול הרשומות, החל מאיסוף רשומות דרך ניהול רשומות ועד מחיקת רשומות.

תבנית האתר 'מרכז הרשומות' דומה לאתרי SharePoint אחרים בכך שהיא משמשת כמאגר כללי למסמכים ומאפשרת שיתוף פעולה בין משתמשי האתר. עם זאת, תבנית האתר 'מרכז הרשומות' היא אתר שתצורתו נקבעה מראש, שתוכננה במיוחד כדי לעזור לארגונים ליישם את תוכניות הניהול והשמירה של הרשומות שלהם. ניהול גירסאות, ביקורת, ניהול מטה-נתונים, גילוי אלקטרוני וניתוב רשומות הניתן להתאמה אישית הם תכונות מוכללות שיכולות לעזור לך לנהל רשומות בצורה יעילה יותר.

לראש הדף

הגדרת תוכנית לניהול רשומות

ברמה הגבוהה ביותר, ישנם שני שלבים עיקריים המעורבים בעיצוב אתר של מרכז הרשומות לצורך יישום תוכנית ניהול רשומות:

1. ארגון חייב לפתח אסטרטגיה לניהול רשומות ותוכנית רשמית לניהול רשומות. זהו מאמץ שיתופי הכולל תיאום בין מנהלי רשומות, קציני ציות, מומחי IT ועובדי מידע.
2. לאחר מכן, על הארגון לקבוע תצורה של אתר אחד או יותר במרכז הרשומות כדי ליישם את תוכנית ניהול הרשומות שלו.

הסעיפים הבאים מתארים את הרכיבים העיקריים המעורבים בכל אחד משלבים אלה.

תכנון ניהול רשומות

לפני שארגון יוכל לקבוע את התצורה של אתר 'מרכז הרשומות' כפתרון ניהול הרשומות שלו, עליו לפתח תוכנית רשמית עבור אסטרטגיית ניהול הרשומות שלו. סביר להניח שהרכיבים הספציפיים של תוכנית ניהול רשומות רשמית יהיו ייחודיים לארגונים או עסקים בודדים. עם זאת, כמעט כל תוכניות ניהול הרשומות כוללות את המסמכים והתהליכים הבאים:

תוכנית קבצים תוכנית תיוק מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מכיר בהם כרשומות עסקיות רשמיות. היא מציינת היכן מאוחסנות רשומות אלה ומספקת מידע המבדיל בין סוג רשומה אחד למשנהו. תוכנית הקבצים משמשת כאוסף מקיף של מדיניות, תהליכים והנחיות ליצירה, אחסון וניהול של רשומות. תוכנית קבצים צריכה לכסות את כל הרשומות, ללא קשר למדיה, כולל נייר, בלוגים, אתרי ויקי, דואר אלקטרוני וקבצים אלקטרוניים. כמו כן, עליה לציין כיצד כל רשומה מסווגת, מאובטחת ובסופו של דבר מושמדת. זה צריך לכלול גם שיקולים עבור קטגוריות מיוחדות של רשומות, כגון רשומות סודיות, חיוניות, סודות מסחריים או רשומות חסויות. לבסוף, תוכנית תיוק חייבת לציין את האנשים האחראים לניהול כל סוג של רשומה.

ספריות רשומות ספריות רשומות הן למעשה ספריות מסמכים שאתה יוצר כדי לסווג ולאחסן רשומות חשובות. צור ספריית רשומות עבור כל סוג רשומה שברצונך לשמור. רשומות מנותבות באופן אוטומטי לספריה המתאימה בהתבסס על ההגדרות שנקבעו בסדרן התוכן.

סוגי תוכן צור סוגי תוכן כדי להגדיר את סוגי הרשומות שהארגון שלך צריך לאחסן וכדי לזהות מאפיינים ייחודיים עבור כל סוג רשומה. על-ידי הגדרת סוגי תוכן עבור סוגי רשומות ספציפיים, הארגון יכול להבטיח שכל אחת מקבוצות תוכן אלה מנוהלת באופן עקבי. ניתן לסווג ולאחסן מסמכי Office, מסמכי PDF, קבצי TIFF (תמונות סרוקות), דואר אלקטרוני, שיחות הודעות מיידיות, סרטוני וידאו ורשומות פיזיות עם סוגי התוכן שאתה יוצר. כל רשומה הנקראת "חוזה", לדוגמה, תטופל באותו אופן ובאופן עקבי בתוך מערכת ניהול הרשומות של SharePoint. שימוש בסוגי תוכן לסיווג ולאחסון של רשומות הוא שיטה חלופית לשימוש בספריות רשומות.

לוח זמנים לשמירה לוח זמנים לשמירה מציין את משך הזמן שבו יש לשמור כל סוג רשומה בתוכנית הקבצים (תקופת השמירה שלו) ואת תהליך סילוקו כאשר הוא מגיע לסוף תקופה זו (תהליך המחיקה שלו). הקווים המנחים בלוח זמנים לשמירה מבוססים בדרך כלל על דרישות משפטיות, סיכונים לארגון וצורך עסקי. בנוסף, לוח זמנים לשמירה מתאר בדרך כלל את מקרים אפשריים של ניהול סיכונים שקובעים את תקופת השמירה עבור כל סוג רשומה.

מסמך דרישות תאימות מסמך דרישות תאימות מגדיר את הכללים שמערכות IT לניהול רשומות חייבות לעמוד בהם, את היכולות שחייבות להיות להן ואת סוגי הניטור הקבוע שהן חייבות לתמוך בהם על מנת להבטיח תאימות.

• תהליך רשמי להשעיית מחיקת רשומות תהליך זה, שנקרא לעתים קרובות חסימה, מפרט כיצד ארגון משהה את מחיקת רשומות כאשר מתרחשים אירועים כגון תביעה משפטית, ביקורות או חקירות.
• מערכת למעקב ודיווח על הטיפול ברשומות כדי להבטיח שהעובדים מתייקים, ניגשים ומנהלים רשומות בהתאם למדיניות ותהליכים מוגדרים, תוכנית ניהול רשומות חייבת להיות בעלת תהליך או מערכת לניטור ודיווח על הטיפול ברשומות.

לראש הדף

קביעת תצורה של אתר 'מרכז הרשומות'

לאחר שארגון עוסק בתכנון מפורט של ניהול רשומות ומפתח תוכנית רשמית לניהול רשומות, הוא יכול ליצור ולקבוע את תצורתו של אתר מרכז רשומות כדי לסייע לו ליישם תוכנית זו.

עליך לבצע את השלבים הבאים כדי לקבוע את התצורה של אתר מרכז הרשומות:

1. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים.

   • מומלץ ליצור ספריית רשומות אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הרשומות שלך.
   • כאשר רשומות נשלחות למרכז הרשומות, הן מנותבות לרשימה או לספריה הרלוונטית.

2. צור עמודות עבור ספריות המסמכים, הרשימות או סוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים.

3. ציין את מדיניות ניהול המידע עבור כל סוג רשומה באתר 'מרכז הרשומות'. פריטי מדיניות אלה צריכים לשקף את תקופות השמירה ודרישות הביקורת שצוינו בתוכנית הקבצים ובלוח הזמנים של השמירה של הארגון שלך.

4. קבע את תצורת סדרן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים. בעת שליחת רשומות לאתר מרכז הרשומות, באופן ידני או תיכנותי, היישום משתמש בתכונה זו כדי לקבוע כיצד לסווג את הרשומה בתוך אתר מרכז הרשומות ולאן לשלוח אותה.

לראש הדף