הטמעת ניהול רשומות

באפשרותך לנהל רשומות "במקום", כלומר באפשרותך להשאיר מסמך במיקומו הנוכחי באתר, או לאחסן רשומות בארכיון ספציפי, כגון אתר של מרכז הרשומות.

לפני יישום ניהול רשומות, מומלץ שתיצור תחילה תוכנית ניהול רשומות עבור הארגון שלך. לקבלת עזרה בבחירת מערכת ניהול הרשומות המתאימה לארגון שלך, ראה בחירת אופן האחסון והניהול של רשומות.

יצירה וקביעת תצורה של אתר 'מרכז הרשומות'

סעיף זה מספק מבט כולל על השלבים העיקריים שעליך לבצע כדי ליצור ולקבוע את התצורה של אתר 'מרכז הרשומות'. לחץ על הקישורים כדי לראות הדרכה ספציפית עבור כל שלב.

1. צור את אתר 'מרכז הרשומות ' באמצעות תבנית האתר 'מרכז הרשומות'.
2. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך (def: תוכנית קבצים מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מכיר כרשומות עסקיות רשמיות. היא מציינת היכן מאוחסנות רשומות אלה, והיא מספקת מידע המבדיל בין סוג רשומה אחד למשנהו).
3. הוסף סוג תוכן משויך לספריות ולרשימות שלך.
4. צור והוסף עמודות אתר לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך.
5. הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן באתר 'מרכז הרשומות'.
6. קבע את תצורת סדרן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים.

לראש הדף

יצירת אתר 'מרכז הרשומות'

מומלץ ליצור מרכז רשומות כאוסף אתרים ברמה העליונה, ולא כאתר משנה. כדי ליצור אוסף אתרים, עליך להיות חבר בקבוצת SharePoint של מנהלי החווה במחשב שבו פועל אתר האינטרנט של הניהול המרכזי של SharePoint.

ב- SharePoint Online, באפשרותך ליצור אתר 'מרכז הרשומות' מאתר SharePoint ברמה העליונה. לחץ על + צור אתר ולאחר מכן התחל משלב 4 להלן.

1. הפעל את הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או 2016.

   • עבור Windows Server 2008 R2:

     • לחץ על התחל, לחץ על מוצרי Microsoft SharePoint 2013 או מוצרי Microsoft SharePoint 2013 ולאחר מכן לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

   • עבור Windows Server 2012:

     • במסך התחל , לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או על הניהול המרכזי של SharePoint 2016.
       אם הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016 אינו מופיע במסך התחלה :
     • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על 'מחשב', לחץ על 'כל היישומים' ולאחר מכן לחץ על 'הניהול המרכזי' של SharePoint 2013 או על הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

2. באתר האינטרנט של הניהול המרכזי, במקטע 'ניהול יישומים ', לחץ על 'צור אוספי אתרים'.

3. בדף 'יצירת אוסף אתרים ', במקטע 'יישום אינטרנט ', אם יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים לא נבחר, לחץ על החץ למטה. בתפריט יישום אינטרנט , לחץ על שינוי יישום אינטרנט ולאחר מכן לחץ על יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים.

4. במקטע כותרת ותיאור , הקלד את הכותרת והתיאור עבור אוסף האתרים.

5. במקטע כתובת אתר אינטרנט , בחר את הנתיב לשימוש עבור כתובת ה- URL שלך (לדוגמה, נתיב הכללה של תווים כלליים כגון /sites/ או ספריית הבסיס (/).
   אם תבחר נתיב הכללה של תווים כלליים, עליך להקליד גם את שם האתר שבו ברצונך להשתמש בכתובת ה- URL של האתר.

6. במקטע בחירת תבנית , ברשימה בחר גירסת חוויה , בחר את גירסת חוויית SharePoint של התבניות שבהן ברצונך להשתמש.
   בחר את גירסת החוויה אם ברצונך שאוסף האתרים ייראה ויפעל כמו אוסף אתרים ב- SharePoint Server. אוסף אתרים המשתמש בגירסת חוויה קודמת פועל בגירסה מאוחרת יותר של SharePoint, אך ממשק המשתמש וחוויית המשתמש של אוסף האתרים ישקפו את הגירסה הקודמת. אוסף אתרים שניתן לשדרג בכל עת לגירסת החוויה העדכנית ביותר.

7. במקטע בחירת תבנית , בחר את הכרטיסיה ארגון ולאחר מכן לחץ על מרכז הרשומות.

8. במקטע ' מנהל אוסף אתרים ראשי ', הקלד את שם המשתמש (בטופס DOMAIN\username) של המשתמש שיהיה מנהל אוסף האתרים.

9. במקטע ' מנהל אוסף אתרים משני ', הקלד את שם המשתמש עבור המנהל המשני של אוסף האתרים. מומלץ להגדיר מנהל אוסף אתרים משני כדי להבטיח שמשתמש כלשהו יוכל לנהל את אוסף האתרים כאשר מנהל אוסף אתרים ראשי אינו נוכח.

10. אם אתה משתמש במיכסות כדי לנהל את האחסון עבור אוספי אתרים, במקטע תבנית מיכסה , לחץ על תבנית ברשימה בחר תבנית מיכסה .

11. לחץ על אישור.

יצירת ספריות או רשימות לניהול רשומות

ספריות ורשימות הן רכיבים חשובים בניהול רשומות. הם משמשים כארונות תיוק עבור כל סוג רשומה שברצונך לאחסן או לנהל. שיוך סוגי תוכן (יוסבר בהמשך) לספריות ולרשימות מסייע לך עוד יותר לסווג את הרשומות שלך לקטגוריות. מומלץ ליצור ספריית מסמכים אחת או רשימה אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הקבצים של הרשומות.

הוספת סוג תוכן קיים לרשימה או לספריה

כאשר אתה מוסיף סוג תוכן לרשימה או לספריה, אתה מאפשר לרשימה או לספריה זו להכיל פריטים מסוג זה. בעת שליחת רשומות למרכז הרשומות, הן מנותבות לרשימה או לספריה הרלוונטית בהתבסס על סוג התוכן של המסמך.

לראש הדף

יצירה והוספה של עמודות אתר לרשימות, ספריות או סוגי תוכן

עמודות עוזרות לך לקבץ רשומות או פריטים אחרים, לסווג אותן ולעקוב אחריהן. עמודת אתר מגדירה פריט מטה-נתונים שניתן לשייך לסוג תוכן, לרשימה או לספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף עמודות אתר כדי להגדיר את המילים "מחבר" או "תאריך הושלמה". הוסף עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות כדי לאחסן פריט של מטה-נתונים שנשלח עם רשומה או כדי להוסיף מטה-נתונים שיעזרו לנהל את הרשומה.

יצירת עמודת אתר

1. באתר 'מרכז הרשומות', לחץ על לחצן 'הגדרותOffice ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
   באתר SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על 'הגדרות', לחץ על 'תוכן אתר' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
2. בדף 'הגדרות האתר', תחת גלריות Web Designer Galleries, לחץ על 'עמודות אתר'.
3. בדף 'עמודות אתר ', לחץ על 'צור'.
4. בדף עמודת אתר חדשה, במקטע שם וסוג , בתיבה שם עמודה, הקלד את השם הרצוי.
5. בחר את סוג המידע שברצונך לאחסן בעמודה - לדוגמה, מטבע, תאריך ושעה או טקסט.
6. במקטע קבוצה , בחר את הקבוצה הקיימת שבה תאוחסן עמודת האתר החדשה או בחר קבוצה חדשה כדי ליצור קבוצה חדשה לאחסון העמודה. קבוצות מספקות דרך לארגן עמודות ולהפוך את מציאתן לפשוטה יותר.

במקטע הגדרות עמודה נוספות , בחר את הגדרות העמודה הנוספות הרצויות. האפשרויות הזמינות בסעיף זה משתנות בהתאם לסוג העמודה שתבחר במקטע ' שם וסוג '. לדוגמה, אם סוג המידע שיש לאחסן בעמודה הוא 'אפשרויות', באפשרותך להגדיר את האפשרויות לספירה במקטע ' הגדרות נוספות של עמודה '.

1. לחץ על אישור.

הוספת עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות

1. בדף הבית של אתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.
   באתר SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על 'הגדרות', לחץ על 'תוכן אתר' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
2. במקטע Web Designer Galleries, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
3. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על סוג תוכן האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.
4. לאחר שבחרת סוג תוכן אתר מאתר האב, או יצרת סוג תוכן אתר חדש, בדף סוג תוכן האתר שנבחר, במקטע עמודות , לחץ על הוסף מתוך עמודות אתר קיימות.
5. בדף הוספת עמודות לסוג תוכן, במקטע בחירת עמודות , בחר את הקבוצה שלפיה ברצונך לסנן מהרשימה בחר עמודות מתוך .
6. בחר את העמודה שברצונך להוסיף מהרשימה עמודות זמינות ולאחר מכן לחץ על הוסף.
7. במקטע עדכון רשימות וסוגי תוכן אתר , ציין אם סוגי תוכן האתר המהווים צאצא שיורשים מסוג תוכן אתר זה יעודכנו בשינויים שלך.
8. לאחר שתסיים להוסיף את העמודות הרצויות, לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשומות

מדיניות ניהול מידע היא מערכת כללים עבור סוג תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט בפרטים כמו למשך הזמן שבו התוכן נשמר או אילו פעולות משתמשים יכולים לבצע עם תוכן זה ולעקוב אחריהם.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן

1. באתר, לחץ על לחצן 'הגדרותOffice ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
   באתר SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על 'הגדרות', לחץ על 'תוכן אתר' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
2. בדף 'הגדרות אתר', במקטע 'גלריות Designer אינטרנט', לחץ על 'סוגי תוכן של אתר'.
3. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על סוג התוכן שברצונך להוסיף לו מדיניות ניהול מידע.
4. בדף 'סוג תוכן', לחץ על 'הגדרות מדיניות ניהול מידע'.
5. בדף 'עריכת מדיניות', הקלד תיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב הצהרת מדיניות קצרה שמסבירה למשתמשים למה מיועדת המדיניות. הצהרת מדיניות יכולה להכיל עד 512 תווים.
6. לאחר מכן, עליך להוסיף תכונת מדיניות אחת או יותר למדיניות ניהול המידע. כאשר תהפוך תכונות לזמינות, יוצגו הגדרות נוספות.

הוספת תכונות מדיניות למדיניות ניהול המידע

תכונות המדיניות שניתן להוסיף למדיניות מידע הן תוויות, ביקורת, תפוגה וברקודים.

הוספת תכונה של מדיניות שמירה למדיניות ניהול מידע

1. בדף 'עריכת מדיניות', בחר בתיבת הסימון 'הפוך שמירה לזמינה '.
2. לחץ על הוספת שלב שמירה ובחר אחת מהאפשרויות הבאות של תקופת שמירה כדי לציין את מועד התפוגה של מסמכים: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, בחר שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את הפעולה (נוצר או השתנה) ואת תקופת הזמן (ימים, חודשים או שנים).
3. הקלד ערך בתיבה שבין הרשימות כדי לציין את פרק הזמן.
4. בחר את הפעולה שאמורה להתרחש כאשר תוקף המסמך פג.
5. אם ברצונך שהפעולה שנבחרה תחזור על עצמה, בחר את תיבת הסימון במקטע ' מופע חוזר' ולאחר מכן בחר את תקופת המופע החוזר.
6. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת תכונת מדיניות ביקורת למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ביקורת , בחר הפוך ביקורת לזמינה ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך לנהל נתיב ביקורת.

2. לחץ על אישור.

   הערה

   כדי להציג את יומני הביקורת, בדף 'הגדרות אוסף אתרים', לחץ על דוחות יומן ביקורת ולאחר מכן בחר את הדוח שברצונך להציג.

הוספת תכונת מדיניות ברקוד למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ברקודים , בחר הפוך ברקודים לזמינים.
2. בחר את תיבת הסימון **בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד...** אם ברצונך שיישומי לקוח של Office ידרשו מהמשתמשים להוסיף ברקוד למסמכים שלהם.

הוספת תכונת מדיניות תוויות למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע תוויות , בחר את תיבת הסימון הפוך תוויות לזמינות .
2. כדי לדרוש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך, בחר באפשרות 'בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה'.
3. כדי למנוע שינוי של תוויות לאחר הוספתן, בחר ' מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן'.
4. בתיבה עיצוב תווית , הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע בתווית. באפשרותך להשתמש בכל שילוב של מאפייני טקסט או מסמך קבועים, למעט מאפיינים מחושבים או מוכללים, כגון מזהה ייחודי כללי (GUID) או 'נוצר על-ידי'. כדי להתחיל שורה חדשה, השתמש ברצף התווים \n .
5. בחר גופן, גודל גופן, סגנון גופן ויישור לשני הצדדים עבור טקסט התווית.
6. הקלד גובה תווית באינצ'ים בתיבה 'גובה ' ורוחב תווית באינצ'ים בתיבה 'רוחב '.
7. לחץ על 'רענן ' כדי להציג את השינויים שביצעת.
8. לחץ על אישור.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

בעת השימוש במרכז הרשומות, אתה עובד במאגר נעול ובאפשרותך להשתמש בפעולת 'שלח אל' כדי להכניס רשומות למאגר זה. עם זאת, ניתן להפוך כל אתר לזמין לניהול רשומות מקומי כמערכת לניהול רשומות. במערכת מסוג זה, בשונה ממרכז הרשומות, באפשרותך לאחסן רשומות יחד עם מסמכים פעילים בשטח שיתופי. להלן כמה יתרונות נוספים של השימוש במערכת ניהול רשומות מקומית:

• רשומות יכולות להתקיים ולהיות מנוהלות באתרים מרובים.
• כאשר ניהול גירסאות זמין, ייתכן שייווצרו באופן אוטומטי גירסאות נוספות חדשות של רשומות.
• ניתן לבצע חיפוש ב'גילוי אלקטרוני' מול רשומות ומסמכים פעילים בו-זמנית.
• שליטה רחבה יותר על מהי רשומה בארגון שלך ועל האנשים שיכולים ליצור רשומה.

קיימים שלושה שלבים עיקריים לקביעת תצורה של ניהול רשומות במקום:

1. הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים.

2. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים.

3. קבע תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה.

   הערה

   עליך להיות משתתף רשימה או מנהל מערכת כדי להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות.

לראש הדף

הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים

השלב הראשון בקביעת התצורה של מערכת ניהול רשומות מקומית הוא הפעלת התכונה ברמת אוסף האתרים. הפעלת התכונה הופכת את הפקודה 'הצהר/לא מוצהר' של רשומה לזמינה ברצועת הכלים.

1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
   באתר SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על 'הגדרות', לחץ על 'תוכן אתר' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
2. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על 'תכונות אוסף אתרים'.
3. לצד 'ניהול רשומות במקום', לחץ על 'הפעל'.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים

1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
   באתר SharePoint המחובר לקבוצה, לחץ על 'הגדרות', לחץ על 'תוכן אתר' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות אתר'.
2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.
3. בדף 'הגדרות הצהרת רשומות', אם ברצונך להציב הגבלה על מה שניתן לעשות בפריטים המוצהרים כרשומות, בחר אחת מהאפשרויות במקטע 'הגבלות רשומות '.
4. במקטע זמינות הצהרה על רשומות , בחר אם הצהרה ידנית על רשומות תהיה זמינה ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם תבחר באפשרות 'לא זמין בכל המיקומים כברירת מחדל', ניתן להצהיר על רשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.
5. במקטע ' תפקידי הצהרה ', בחר את התפקידים שיכולים להצהיר ולבטל הצהרה ידנית על רשומות.
6. בחר אישור.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה

תוכל לקבל שליטה רבה יותר על המיקום שבו ניתן להצהיר על פריטים כרשומות על-ידי קביעת התצורה של הצהרות רשומה עבור רשימה או ספריה. בעת קביעת התצורה של רשימה או ספריה עבור הצהרת רשומות, באפשרותך להגדיר שפריטים יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות בעת הוספתם לרשימה או לספריה.

1. מהרשימה או מהספריה שבה ברצונך לקבוע את התצורה של הגדרות הצהרת רשומות, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה או הגדרות רשימה.
   ב- SharePoint Online, לחץ על 'הגדרות'Office ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות רשימה' או על 'הגדרות ספריה'.
2. תחת הדף 'הגדרות ספריית מסמכים/רשימה', תחת 'הרשאות וניהול', לחץ על 'הגדרות הצהרת רשומות'.
3. במקטע זמינות הצהרה על רשומות באופן ידני , בחר:
4. בין אם ברצונך שהרשימה או הספריה ישתמשו בהגדרות ברירת המחדל של הצהרת הרשומות המשמשות את אוסף האתרים,
5. אם יש לאפשר למשתמשים תמיד להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות עבור הרשימה או הספריה, או
6. אם משתמשים לא יוכלו להצהיר באופן ידני על רשומות בתוך הרשימה או הספריה.
7. במקטע הצהרה אוטומטית , בחר בתיבת הסימון אם ברצונך שכל הפריטים שנוספים לרשימה או לספריה יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.
8. לחץ על אישור.

לראש הדף