דרך אחת לשלוט בשיתוף פעולה במסמכים היא לדרוש הוצאה של קבצים, במיוחד כאשר למשתמשים מרובים יש גישה לספריה. אם נדרשת הוצאת ספריה, אנשים אחרים לא יוכלו להחליף אותה. עם זאת, אתה מסתכן בכך שתמנע מאנשים אחרים לראות את השינויים האחרונים או לבצע שינויים בעצמם. אם משתמשים אחרים צריכים לעבוד על המסמך, חשוב להכניס מחדש את הקבצים במהירות.
הערה
אל תקבע את תצורת הספריה שלך לדרוש הוצאה אם משתמשים מתכננים לבצע עריכה משותפת של מסמכים בספריה. משתמשים אינם יכולים לעבוד בו-זמנית על מסמכים כאשר הוצאת הקבצים הנדרשת מופעלת.
דרישת הוצאה של קבצים לעריכה
הערה
רק משתמשים בעלי הרשאות שליטה מלאה או עיצוב יכולים להגדיר ספריות כך שידרשו הוצאה של קבצים.
- עבור אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד.
- בחר הגדרות הגדרות
>.
אם אינך רואה פריטי תפריט אלה, ברצועת הכלים, בחר ספריהובקבוצה הגדרות, בחר הגדרות ספריה. - בדף הגדרות , בחר הגדרות ספריה נוספות (עבור SharePoint קלאסי, היא נמצאת תחת הגדרות כלליות). בחר הגדרות של ניהול גירסאות.
- במקטע דרוש הוצאתמסמכים, תחת האם לדרוש הוצאת מסמכים לפני שניתן יהיה לערוך אותם?, בחר כן.
- כדי לשמור את ההגדרות ולחזור לדף 'הגדרות ספריה ', בחר אישור.
מה קורה כאשר נדרשת הוצאה בספריה?
| אם תעשה זאת... | זה מה שקורה... |
|---|---|
| יצירה או הוספה של קובץ לספריה | המערכת מוציאה תחילה את הקובץ אליך. עליך להכניס אותו לספריה לפני שאחרים יוכלו לראות אותו ולעבוד איתו. |
| פתיחת קובץ לעריכה | הקובץ מוציא אליך באופן אוטומטי כאשר אתה בוחר באפשרות 'ערוך'. תיבת דו-שיח של הודעה מתריעה על כך שאתה עומד להוציא את הקובץ, ומציעה לך לערוך אותו בתיקיית הטיוטות המקומית שלך. לאחר הוצאת הקובץ, סמל הקובץ מכוסה בחץ ירוק המצביע כלפי מטה, המציין שהקובץ הוצא כעת. אף אחד אחר לא יכול לשנות את הקובץ ואף אחד אחר לא יכול לראות את השינויים שביצעת, בזמן שאתה מוציא אותו. |
| ביצוע שינויים במידע אודות הקובץ (מאפיינים) | אם הקובץ עדיין לא הוצא אליך, עליך להוציא אותו לפני שתוכל לבצע שינויים במאפיינים שלו, כגון הכותרת, שם המחבר, תאריך היעד, ספירת המילים וכדומה. השינויים שלך לא ייכנסו לתוקף עד שתכניס בחזרה את הקובץ. |
| ניסיון לפתוח קובץ שהוצא למישהו אחר | האפשרויות Check out ו- check in אינן זמינות. לא ניתן להוציא קובץ שמישהו אחר הוציא. אם תנסה לעשות זאת, תופיע תיבת דו-שיח המודיעה לך שמישהו אחר הוציא את הקובץ. כדי לברר מי הוציא את הקובץ, רחף מעל סמל הקובץ. שם האדם שהוציא אותה מופיע בתיאור כלי. באפשרותך לפנות לאדם זה כדי לבקש להכניס את הקובץ אם תזדקק לו במהירות. |
| הכנסת הקובץ | תתבקש להזין הערה לגבי השינויים שביצעת. אם הספריה שלך עוקבת אחר גירסאות, ההערה שלך הופכת לחלק מהיסטוריית הגירסאות. אם מתבצע מעקב הן אחר גירסאות ראשיות והן גירסאות משניות, תתבקש לבחור את סוג הגירסה שאתה מכניס. לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה 'ראה גם'. |
| השארת הקובץ במצב הוצאה למשך זמן רב | אף אחד אחר לא יכול לראות את השינויים שלך או לערוך את הקובץ בזמן שאתה מוציא אותו. למרות שפעולה זו שימושית בזמן שאתה מבצע שינויים, היא עשויה גם למנוע מאחרים לבצע את המשימות שהוקצו להם. זה גם נוהג עסקי טוב וגם נימוס נפוץ להכניס את הקובץ בחזרה מהר ככל האפשר לאחר שתבדוק אותו. בנסיבות מסוימות, ייתכן שמנהל יצטרך לכפות הכנסה של הקובץ. |