יצירה ועדכון של עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

באפשרותך להוסיף סוג מיוחד של עמודה לרשימה או ספריה מקורית שנקרא עמודת נתונים חיצוניים. עמודה זו מאפשרת לך לשלב עמודה של נתונים ממקור נתונים חיצוני עם עמודות אחרות ברשימה או בספריה מקוריות. מאחר שעמודת נתונים חיצוניים נוספת לרשימה או ספריה מקורית, כל התכונות הקשורות של רשימות או ספריות פועלות, כולל ניהול גירסאות, אישורים, הכנסה והוצאה וקבצים מצורפים.

לקבלת מידע נוסף, ראה חיפוש תוכן אודות נתונים חיצוניים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• לפני שתתחיל
• הכרת דוגמאות לשימוש בעמודות נתונים חיצוניים
• יצירת עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה
• עדכון עמודת נתונים חיצוניים
• רענון עמודת נתונים חיצוניים

לפני שתתחיל

עבודה עם נתונים חיצוניים דורשת כמה משימות המהוות דרישה מוקדמת כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לעזור לך לתכנן את הצעדים הבאים. כמו כן, אם אתה נתקל בבעיות בניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לעזור לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, אתה או מנהל המערכת חייבים לבצע את הפעולות הבאות:

הכנת מקור הנתונים החיצוני ייתכן שמנהל מערכת יצטרך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלאנשים הנכונים תהיה גישה לנתונים ושהנתונים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, ייתכן שהמנהל ירצה גם ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות ספציפיות וכן הלאה כדי להגביל את התוצאות למה שנדרש ולסייע בשיפור הביצועים.

קביעת התצורה של חשבונות ושירותים של SharePoint מנהל מערכת חייב להפעיל את שירותי הקישוריות לנתונים עסקיים ואת שירות האחסון המאובטח.

קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולהגדיר את האישורים עבור יישום היעד.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים מנהל מערכת חייב לוודא שלמשתמש שיוצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה למאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים ושלמשתמשים המתאימים יש גישה לסוג התוכן החיצוני שעליו מבוססת הרשימה החיצונית.

יצירת סוג תוכן חיצוני על המשתמש להגדיר סוג תוכן חיצוני המכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.

לראש הדף

הכרת דוגמאות לשימוש בעמודות נתונים חיצוניים

הסעיפים הבאים מתארים כמה שימושים מעשיים להוספת עמודת נתונים חיצוניים לרשימה או לספריה.

חוזי לקוחות ופרטי קשר יש לך ספריית מסמכים המכילה חוזי לקוחות. עם זאת, כל המידע אודות הלקוחות שלך נשמר ביישום עסקי (כגון SAP או Microsoft CRM) שמקור נתונים שלו חיצוני למוצרי SharePoint. ברצונך לעקוב אחר חוזי הלקוח בספריית המסמכים, אך לוודא שפרטי הלקוח הקשורים מעודכנים ולא משוכפלים שלא לצורך. באפשרותך לעשות זאת על-ידי הוספת עמודת נתונים חיצוניים אחת או יותר לספריה כדי לשייך את שם הלקוח ומספר הטלפון המתאימים לכל חוזה המאוחסן בספריה. עמודת הנתונים החיצוניים מאפשרת לך להזין או לעדכן בקלות את המידע הנכון ומאחזרת באופן אוטומטי את פרטי הלקוח ממקור הנתונים החיצוני. בתרחיש זה, באפשרותך גם ליצור מסמך Word מובנה שמקדם את הערכים של עמודות הנתונים החיצוניים למסמך Word כדי שתוכל לערוך את הערכים בלוח פרטי המסמך או באמצעות פקדי תוכן של Word.

נתוני מוצר בסיסיים עם תמונות יצרת ספריית תמונות המכילה תמונות של המוצרים שהארגון שלך מוכר. עליך להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לספריה הניגשת אל שם המוצר, קוד המוצר והמחיר הנוכחי ממסד נתונים חיצוני. עם זאת, עליך לוודא שבעת יצירת סוג התוכן החיצוני, הנתונים החיצוניים יוגדרו לקריאה בלבד. הכללים והתהליכים של החברה שלך דורשים שכל שינוי במידע אודות המוצר יבוצע באמצעות מערכת מסד הנתונים. אך כעת יותר אנשים בארגון שלך יכולים לראות בקלות את כל פרטי המוצר הנפוצים יחד בתצוגת ספריה אחת.

לראש הדף

יצירת עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.

   הערה

   אין באפשרותך להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לרשימה חיצונית.

2. לחץ על 'הגדרות רשימה או ספריה>', 'רשימה ' או ' הגדרות ספריה'.

3. במקטע ' עמודות ', לחץ על 'צור עמודה'.

4. הזן את שם העמודה, כגון 'לקוח' ולאחר מכן, תחת 'סוגי עמודות', לחץ על 'נתונים חיצוניים'.

5. תחת סוג תוכן חיצוני, לחץ על בורר סוג התוכן החיצוני ולאחר מכן בחר את הפריט המתאים מהרשימה של סוגי התוכן החיצוניים, לדוגמה, CustomerCRM.

6. החלט כיצד ברצונך לטפל בפעולות המוגדרות עבור סוג התוכן החיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

   • כדי להציג תפריט של פעולה אחת או יותר, לחץ על 'הצג את תפריט הפעולות'.
   • כדי לגרום לעמודת הנתונים החיצוניים לבצע את פעולת ברירת המחדל כאשר היא נבחרת, לחץ על קשר עמודה זו לפעולת ברירת המחדל של סוג התוכן החיצוני.

7. תחת הוסף עמודה כדי להציג כל אחד משדות נוספים אלה, לחץ על בחר את כל השדות או בחר שם שדה ספציפי אחד או יותר, כגון CustomerName ו- PhoneNumber.

לראש הדף

עדכון עמודת נתונים חיצוניים

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.
2. להוסיף או לערוך פריט ברשימה או במאפיינים של ספריית המסמכים.
3. בתיבת הטקסט של עמודת הנתונים החיצוניים, לדוגמה שם הלקוח, לחץ על בורר פריטי הנתונים החיצוניים.
   המחבר של סוג התוכן החיצוני צריך להגדיר את אופן הפעולה של בורר פריטי הנתונים החיצוניים על-ידי בחירת שדה זהות מתאים ויצירת מסנן אחד או יותר כדי שתוכל לאתר במהירות את הערך הנכון. אם אין זה המקרה, פנה אל המחבר של סוג התוכן החיצוני או למנהל המערכת לקבלת סיוע.
4. בתיבת הדו-שיח, בחר את הערך המתאים, לדוגמה ננסי דאבוליו, ולאחר מכן לחץ על אישור.

הנתונים מתעדכנים ברשימה החיצונית ובמקור הנתונים החיצוני.

לראש הדף

רענון עמודת נתונים חיצוניים

מטעמי ביצועים, הנתונים בעמודה של נתונים חיצוניים מאוחסנים במטמון בשרת או בשירות וייתכן שלא יציגו את הערכים העדכניים ביותר ממערכת הנתונים החיצוניים. כדי לוודא שהנתונים החיצוניים המוצגים עדכניים, באפשרותך לרענן את עמודת הנתונים החיצוניים. עם זאת, היזהר בעת ביצוע פעולת רענון מכיוון שהיא עשויה להימשך זמן רב, בהתאם לאופן ההגדרה של הנתונים החיצוניים.

1. נווט אל אתר SharePoint ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.
2. בכותרת העמודה של העמודה נתונים חיצוניים, לחץ על רענן.
3. בדף רענון, החלט אם ברצונך לרענן את התיקיה הנוכחית בלבד או את התיקיה הנוכחית ואת כל תיקיות המשנה שלה.
4. לחץ על אישור.

לראש הדף