מחוון מצב הוא דוח בן שורה אחת. במבט מהיר, מחוון מצב מראה כיצד הביצועים בפועל עבור מדד מסוים בהשוואה ליעד. מחוון מצב טוב מאפשר לך לדעת, מבלי לדרוש חישובים, אם התוצאות ממוקמות ביעד או מחוץ ליעד.
מחוון מצב מציג את שם המחוון, את תוצאותיו המספריות וכן סמל. שים לב כיצד הסמל מספק מידע מהיר. בדרך כלל, סמלים ירוקים מציינים ביצועים טובים, סמלים אדומים מסמנים אזורים בעייתיים וסמלים צהובים מזהירים מפני בעיות פוטנציאליות. איור זה מציג שני מחוונים בלבד: אחד מציג סמל עיגול ירוק כדי לציין שהביצועים עומדים ביעד, ואחד מציג משולש צהוב כדי להזהיר מפני ביצועים שוליים.
מכיר את מחווני הביצועים העיקריים של SharePoint 2007? גלה מה חדש ב- Microsoft SharePoint Server 2010 מאז הגירסה האחרונה. מה קרה למחווני ה- KPI של SharePoint 2007?
מעולם לא השתמשת במחווני מצב? לקבלת מידע נוסף אודות מחווני מצב ומה מחווני מצב יכולים לעשות לעסק שלך, ראה היכרות עם מחווני מצב.
מוכן להתחיל? כדי להתחיל, לחץ על מבט כולל - כיצד ניתן לבצע מחווני מצב?
במאמר זה
מבט כולל – כיצד ניתן לבצע מחווני מצב?
מחוון מצב הוא פריט ברשימת מצב, שהיא צורה מיוחדת של רשימת SharePoint. באפשרותך ליצור רשימת מצב בשתי דרכים:
- יצירת רשימת מצבים בלבד. לאחר יצירת רשימת מצב, עליך להוסיף מחוונים לרשימה. בנוסף, באפשרותך להתאים אישית רשימת מצב על-ידי הוספה או שינוי של עמודות ברשימה. לדוגמה, באפשרותך להוסיף עמודה המציגה את איש הקשר עבור כל מחוון, או עמודה המציגה את מקור הנתונים. לאחר מכן, עליך להוסיף את המחוונים לרשימה שיצרת.
- יצירת Web Part עם רשימת מצב. זהו Web Part שבונה רשימת מצב באופן אוטומטי, כך שכל שעליך לעשות הוא להוסיף מחוונים. לאחר מכן, תוכל להשתמש בקלות ב- Web Part בלוח מחוונים או בדף אינטרנט אחר.
כאשר אתה מוסיף מחוון, אתה נותן לו כותרת ומציין את מקור הנתונים עבור המחוון. כמו כן, עליך להגדיר את הערכים הקובעים איזה סמל יוצג ב- SharePoint Server 2010 כדי לציין מצב. לדוגמה, ייתכן שתרצה להשתמש בסמל המציג עיגול ירוק כאשר הערך בפועל של המדידה עומד ביעד או חורג ממנו, ומציג משולש אדום כאשר הערכים יורדים מתחת לנקודה מסוימת.
יצירת רשימת מצב
באפשרותך ליצור רשימת מצב במרכז הבינה העסקית באתר צוות או ארגון, כך שאנשים אחרים יוכלו למצוא אותה בקלות. לאחר מכן, באפשרותך להוסיף מחוון מצב אחד או יותר לרשימה החדשה שנוצרה. כדי להגביר את הגמישות לגבי תוכן הרשימה, ניתן ליצור תצוגה מותאמת אישית אחת או יותר של רשימת מצב.
כדי ליצור רשימת מצב חדשה, בצע את השלבים הבאים:
- באתר שבו ברצונך ליצור את רשימת המצב, לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן בחר הצג את כל תוכן האתר. תחת הכותרת 'כל תוכן האתר ', לחץ על 'צור'.
- בדף יצירה , בלוח סנן לפי: , לחץ על רשימה. לאחר מכן, בפאנל הראשי, לחץ על סמל רשימת הסטטוסים .
- הקלד שם עבור רשימת המצב.
- (אופציונלי) כדי להזין תיאור, או לבחור ששם הרשימה יופיע בחלונית ההפעלה המהירה, לחץ על אפשרויות נוספות. לאחר מכן, הגדר את האפשרויות המועדפות עליך.
- לחץ על צור כדי לסיים ליצור את רשימת המצב. SharePoint Server 2010 פותח את רשימת המצב החדשה במצב עריכה כדי שתוכל להוסיף מחוון מצב אחד או יותר.
יצירת Web Part עם רשימת מצב
באפשרותך ליצור Web Part מיוחד המציג תצוגה מוגדרת מראש של רשימת מצב. באפשרותך להוסיף מחוונים ישירות ל- Web Part זה ולאחר מכן להשתמש ב- Web Part בכל דף באתר שלך.
כדי ליצור Web Part חדש עם רשימת מצב, בצע את השלבים הבאים:
- באתר שבו ברצונך ליצור את ה - Web Part עם רשימת מצב, בלוח ההפעלה המהירה של דף ברירת המחדל של מרכז הבינה העסקית, לחץ על לוחות מחוונים,
- בדף ' לוח מחוונים: כל הפריטים ', לחץ על הכרטיסיה 'מסמכים' בקבוצה 'כלי ספריה '.
- לחץ על מסמך חדש ולאחר מכן בחר דף Web Part עם רשימת מצב כדי לפתוח את דף המאפיינים של Web Part חדש.
- בדף המאפיין של ה - Web Part החדש עם רשימת מצב, במקטע שם עמוד , הזן שם ותיאור עבור הדף החדש. אם תרצה, תוכל גם להזין כותרת דף, שתופיע ככותרת כרזה בדף ה- Web Part החדש.
- במקטע מיקום , בחר את ספריית המסמכיםוהתיקיה שיכילו את דף ה- Web Part החדש מהרשימות הנפתחות התואמות.
- (אופציונלי) במקטע 'צור קישור' בסרגל הניווט הנוכחי , החלט אם ברצונך ליצור קישור מדף זה לסרגל הניווט.
- בדף Web Part עם המקטע 'פריסת רשימת מצב ', בחר פריסה מהרשימה 'פריסה '.
- במקטע מחווני מצב , סמן את לחצן האפשרויות לצד צור עבורי רשימת מחווני מצב באופן אוטומטי. לחלופין, באפשרותך להחליט לבחור רשימה קיימת במועד מאוחר יותר.
- לחץ על אישור כדי לסגור את דף המאפיינים ולפתוח את דף ה- Web Part החדש.
באפשרותך להתאים אישית את דף ה- Web Part עם רשימת מצב. לדוגמה, באפשרותך לשנות את סוג הסמל שבו SharePoint משתמש כדי להציג את מצב המחוון, ליצור כותרת תצוגה עבורו או לציין את גודל ה- Web Part. כדי ללמוד כיצד לעשות זאת, עיין בקישורים במקטע 'למידע נוסף'.
כעת אתה מוכן להוסיף מחוון מצב לרשימת המצב ב- Web Part החדש שנוצר.
הוספת מחוון מצב לרשימת מצב
השלבים בהליך זה מבוססים על ההנחה שבחרת רשימת מצב שיצרת בעבר, ושהיא נמצאת במצב עריכה או שזה עתה יצרת רשימת מצב חדשה. בעת יצירת רשימה חדשה, SharePoint Server 2010 פותח באופן אוטומטי את הרשימה במצב עריכה.
- בסרגל הכלים 'רשימת מצב' , לחץ על החץ לצד 'חדש'.
- בחר סוג מחוון מהתפריט הנפתח, בהתאם למקור הנתונים של המחוון כדי לפתוח דף מאפיינים עבור המחוון החדש.
- הטבלה הבאה מכילה רשימה של סוגי מחוונים זמינים ותיאור קצר של כל אחד מהסוגים. כדי ללמוד כיצד לציין מאפיינים עבור סוג מחוון מסוים, לחץ על השם של סוג המחוון.
| סוג מחוון | תיאור |
|---|---|
| מחוון מצב מבוסס רשימה של SharePoint | הצגת ערך בהתבסס על התוכן של רשימת SharePoint. |
| מחוון מצב מבוסס Excel | הצגת ערכים המיובאים ישירות מחוברת עבודה של Excel Services. ניתן לציין את הערך לפי כתובת תא בחוברת העבודה. |
| מחוון מצב מבוסס SQL Server Analysis Services | ייבוא מחוון ביצועי מפתח שנבחר מקוביית SQL Server Analysis Services |
| מחוון מצב המבוסס על ערך קבוע | הצגת ערכים שהוזנו ידנית על-ידי מחבר המחוון. |
מחוון מצב מבוסס רשימה של SharePoint
רשימות SharePoint Server 2010 הן דרכים נהדרות למעקב אחר פריטים. לדוגמה, ניתן ליצור רשימה המציגה את המצב של חוזים עסקיים וליצור מחוון מצב המדווח על אחוז החוזים הפעילים, או החוזים שהושלמו. רשימות יכולות להכיל פריטים המהווים חלק מזרימת עבודה או לדווח על השתתפות עובד בתוכניות הדרכה.
באפשרותך להשתמש במחוון מצב כדי לעקוב אחר משך הזמן שהבעיות או המשימות היו פתוחות, מספר הבעיות או הפעילויות הפתוחות ואחוז ההשלמה של המשימות. באפשרותך גם לעקוב אחר סיכומים, כגון משך הזמן שבמהלכו בעיה כלשהי פתוחה או סך המכירות באזור כלשהו.
הערה
לפני שתבחר באפשרות זו, ודא שהרשימה שבה ברצונך להשתמש קיימת, ושהיא נמצאת בתצוגה שבה ברצונך להשתמש...
כדי ליצור מחוון מצב חדש המבוסס על רשימת SharePoint, בצע את השלבים הבאים:
בדף פריט חדש , תחת רשימה ותצוגה של SharePoint, בתיבה כתובת URL של רשימה , הזן את כתובת ה- URL של הרשימה או הספריה.
הערה
הרשימה או הספריה של SharePoint חייבות להימצא באותו אתר.
בתיבה תצוגה , בחר את התצוגה המכילה את הפריטים שבהם ברצונך להשתמש במחוון המצב.
תחת 'חישוב ערך', בחר את שיטת החישוב שבה ברצונך להשתמש כדי לחשב את המטרה של מחוון המצב. הטבלה הבאה מתארת את אפשרויות החישוב.
| אפשרות חישוב | תיאור |
|---|---|
| מספר פריטי רשימה | ספירה של המספר הכולל של פריטים ברשימה. |
| אחוז פריטי הרשימה בתצוגה שבה | שיטה זו מחשבת את אחוז הפריטים בתצוגה שצוינה אשר עומדים בקריטריונים שבחרת. כדי לבחור קריטריונים, בצע שלבים אלה:
|
| חישוב תוך שימוש בכל פריטי הרשימה בתצוגה | שיטה זו מחשבת את הערך שאתה בוחר בהתבסס על ערכים בעמודה שצוינה. בחר אחת מהאפשרויות הבאות מהרשימה הנפתחת**: סכום, ממוצע, מקסימום או מינימום**. לאחר מכן, בחר את העמודה המכילה את הערכים שברצונך לחשב מהרשימה הנפתחת בחר עמודה... |
במקטע כללי סמל מצב , בצע את הפעולות הבאות:
- מהרשימה הנפתחת 'ערכים טובים יותר הם ', בחר גבוה יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים גדלים עומדים או חורגים מערכי סף המטרה או האזהרה שלהם. בחר נמוך יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים יורדים עומדים או חורגים מסף המטרה או הסף של אזהרה.
- בתיבה הצג כאשר הערך עמד במטרה או עלה עליה, הקלד את ערך המטרה. כאשר ערך המחוון מגיע ליעד זה, SharePoint משנה את הסמל כדי להראות שהביצועים עומדים ביעד.
- בתיבת האזהרה הצג כאשר הערך נפגש או חרג ממנו , הקלד את הערך שלפיו הביצועים אינם מקובלים, ו- SharePoint ישנה את הסמל כדי להתריע על בעיה אפשרית.
(אופציונלי) במקטע קישור פרטים , בתיבה דף פרטים , הקלד את כתובת ה- URL של הדף המספק מידע מפורט יותר אודות מחוון זה, כגון רשימת המקור של המחוון.
(אופציונלי) במקטע Update Rules , בחר באפשרות הקובעת אם SharePoint Server 2010 מעדכן את ערכי המחוון בכל פעם שמשתמש חדש פותח את הרשימה, או מעדכן את ערכי המחוון כאשר המשתמש מעדכן באופן ידני את הערכים מתפריט.
מחוון מצב מבוסס Excel
באפשרותך לבסס מחוון מצב על נתונים בחוברת עבודה של Excel שאתה שומר או מפרסם באתר SharePoint Server 2010 שלך. כאשר הנתונים בחוברת העבודה משתנים, SharePoint Server 2010 מעדכן באופן אוטומטי את הערכים במחוון המצב. בנוסף, באפשרותך להציג את חוברת העבודה באותו דף אינטרנט.
כדי ליצור מחוון מצב חדש המבוסס על חוברת עבודה של Excel Services, בצע שלבים אלה:
בדף פריט חדש , בתיבות שםותיאור , הקלד שם ותיאור אופציונלי עבור המחוון.
(אופציונלי) בתיבה 'הערות ', הקלד הערות. לדוגמה, תוכל לספק מידע שיעזור לאנשים המציגים את המחוון להבין מה הוא מייצג.
במקטע ערך מחוון , בתיבה כתובת URL של חוברת עבודה , הזן את כתובת ה- URL של חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים והחישובים עבור המחוון. חוברת העבודה של Excel Services חייבת להישמר בספריית SharePoint הנמצאת באותו אתר.
בתיבה כתובת תא עבור ערך מחוון , הקלד את כתובת התא המכיל את הערך הממשי עבור המחוון. לחלופין, באפשרותך ללחוץ על לחצן עיון כדי לעיין בחוברת העבודה שציינת לפי כתובת ה- URL בשלב 3 ולאחר מכן לבחור את התא המכיל את הערכים שבהם ברצונך להשתמש במחוון המצב
במקטע כללי סמל מצב , בצע את הפעולות הבאות:
- מהרשימה הנפתחת 'ערכים טובים יותר הם ', בחר גבוה יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים גדלים עומדים או חורגים מערכי סף המטרה או האזהרה שלהם. בחר נמוך יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים יורדים עומדים או חורגים מסף המטרה או הסף של אזהרה.
- בתיבה הצג כאשר הערך עמד במטרה או עלה עליה, הקלד את ערך המטרה. כאשר ערך המחוון מגיע ליעד זה, SharePoint משנה את הסמל כדי להראות שהביצועים עומדים ביעד.
- בתיבת האזהרה הצג כאשר הערך נפגש או חרג ממנו , הקלד את הערך שלפיו הביצועים אינם מקובלים, ו- SharePoint ישנה את הסמל כדי להתריע על בעיה אפשרית.
(אופציונלי) במקטע קישור פרטים , בתיבה דף פרטים , הקלד את כתובת ה- URL של הדף המספק מידע מפורט יותר אודות מחוון זה, כגון רשימת המקור של המחוון.
(אופציונלי) במקטע Update Rules , בחר באפשרות הקובעת אם SharePoint Server 2010 מעדכן את ערכי המחוון בכל פעם שמשתמש חדש פותח את הרשימה, או מעדכן את ערכי המחוון כאשר המשתמש מעדכן באופן ידני את הערכים מתפריט.
מחוון מצב מבוסס SQL Server Analysis Services
SharePoint Server 2010יכול לייבא מחווני KPI מ- SQL Server Analysis Services (SSAS), רכיב של SQL SQL Server 2005 ו- SQL Server 2008. מנהל מערכות או מנתח מסדי נתונים מגדיר בדרך כלל מחווני KPI אלה ומוסיף את קובץ חיבור הנתונים לספריית חיבורי הנתונים באתר של מרכז בינה עסקית. לאחר מכן, כל אדם עם הרשאות מתאימות יוכל לגשת למסד הנתונים ולקשר למחווני ה- KPI של Analysis Services
SSAS מאפשר לאנליסטים להגדיר KPIs חזקים וגמישים המבוססים על נתונים רב-ממדיים. עם זאת, ניתן להגדיר ולנהל KPI של SSAS רק במהלך עבודה ב- SSAS. אנליסט יכול להשתמש בפקודות ב- SSAS כדי ליצור ולנהל מאפייני KPI, כגון מטרת הביצועים, סמל המצב וערכי הסף שבהם סמל משנה את צבעו כדי לציין שינוי במצב הביצועים.
באפשרותך לשנות את שם התצוגה של KPI שאתה מייבא לרשימת מצב, אך אין באפשרותך לשנות מאפיינים אחרים של ה- KPI בעת עבודה ב- SharePoint Server 2010.
כדי לייבא KPI מ- SSAS, בצע שלבים אלה.
- בדף פריט חדש , בתיבה חיבור נתונים , הזן את כתובת ה- URL של קובץ חיבור הנתונים (.odc) של Microsoft Office, או לחץ על לחצן עיון כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח בחירת נכס ונווט אל קובץ .odc
- בתיבה מחווני KPI לתצוגה מתיקיית תצוגה בלבד , בחר את תיקיית התצוגה במסד הנתונים של Analysis Services המכילה את ה- KPI.
- בתיבה רשימת KPI , בחר את ה- KPI הרצוי, כגון סכום הכנסות או שולי רווח ממוצע.
- בחר בתיבת הסימון כלול מחווני צאצא כדי להציג את כל מחווני הצאצא עבור ה- KPI שנבחר. אם ה- KPI שנבחר כולל מחווני צאצא, רשימת המצב מציגה את מחווני האב והצאצא בהירארכיה.
האיור הבא מציג KPI (הכנסה נטו) מיובאת הכוללת שלושה מחווני צאצא (רווח תפעולי, הוצאות תפעול ושולי רווח גולמי פיננסי).
בתיבות שםותיאור , הקלד שם ותיאור (אופציונלי) עבור המחוון.
(אופציונלי) בתיבה 'הערות ', הקלד הערות. לדוגמה, תוכל לספק מידע כדי לעזור לאנשים המציגים את ה- KPI להבין מה הוא מייצג.
(אופציונלי) במקטע קישור פרטים , בתיבה דף פרטים , הקלד את כתובת ה- URL של הדף המספק מידע מפורט יותר אודות מחוון זה, כגון מקור הנתונים עבור המחוון.
(אופציונלי) במקטע Update Rules , בחר באפשרות הקובעת אם SharePoint Server 2010 מעדכן את ערכי המחוון בכל פעם שמשתמש חדש פותח את הרשימה, או מעדכן את ערכי המחוון כאשר המשתמש מעדכן באופן ידני את הערכים מתפריט.
הערה
כללי סמל המצב עבור מחוון המייבא KPI של Analysis Services נקבעים מראש על-ידי מנתח מסד הנתונים...
מחוון מצב המבוסס על ערך קבוע
במצבים מסוימים, ייתכן שתרצה להזין ערכים באופן ידני עבור מחוון מצב. אולי המחוון מבוסס על מידע לא מובנה כגון דואר אלקטרוני, או שיש לך פרוייקט חד-פעמי לעקוב אחריו.
בדף פריט חדש , בתיבות שםותיאור , הקלד שם ותיאור אופציונלי עבור המחוון.
(אופציונלי) בתיבה 'הערות ', הקלד הערות. לדוגמה, תוכל לספק מידע שיעזור לאנשים המציגים את המחוון להבין מה הוא מייצג.
הקלד את הערך המספרי של ההתקדמות שלך עד כה.
במקטע כללי סמל מצב , בצע את הפעולות הבאות:
- מהרשימה הנפתחת 'ערכים טובים יותר הם ', בחר גבוה יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים גדלים עומדים או חורגים מערכי סף המטרה או האזהרה שלהם. בחר נמוך יותר כדי ש- SharePoint ישנה סמלים כאשר ערכים יורדים עומדים או חורגים מסף המטרה או הסף של אזהרה.
- בתיבה הצג כאשר הערך עמד במטרה או עלה עליה, הקלד את ערך המטרה. כאשר ערך המחוון מגיע ליעד זה, SharePoint משנה את הסמל כדי להראות שהביצועים עומדים ביעד.
- בתיבת האזהרה הצג כאשר הערך נפגש או חרג ממנו , הקלד את הערך שלפיו הביצועים אינם מקובלים, ו- SharePoint ישנה את הסמל כדי להתריע על בעיה אפשרית.