יש לך חוברת עבודה נהדרת המכילה מידע רב והיא משותפת עם אנשים ב- Microsoft 365. למרבה הצער, חוברת העבודה לא תוצג בחלון דפדפן מכיוון שהקובץ שלה גדול מדי. בהתאם לתוכן בחוברת העבודה, למיקום חוברת העבודה ולשאלה אם יש לך הרשאות עריכה עבור חוברת העבודה, ישנם מספר שלבים שבאפשרותך לבצע כדי להקטין את גודל הקובץ של חוברת עבודה. להלן כמה דוגמאות לפעולות שבאפשרותך לבצע כדי להקטין את גודל הקובץ של חוברת העבודה שלך. :
אם חוברת העבודה מכילה מודל נתונים, שקול למטב אותו.
חוברות עבודה יכולות להיות גדולות יותר ממה שציפינו שיהיו, במיוחד כשהן מכילות מודל נתונים רב-עוצמה. הדבר נכון במיוחד אם מודל הנתונים מכיל נתונים מיותרים רבים שאינם בשימוש. לאחר פתיחת חוברת עבודה ב- Excel, תוכל לגלות בקלות אם חוברת העבודה מכילה מודל נתונים.
- בכרטיסיה נתונים, בחר חיבורים כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח חיבורי חוברת עבודה.
- גלול ברשימת החיבורים וחפש פריט שרשום בו מודל נתונים בעמודה תיאור. אם אתה מוצא אותו, הרי שחוברת העבודה מכילה מודל נתונים.
דרך טובה אחת למיטוב מודל נתונים היא לקבוע את תצורתו כך שיביא רק את הנתונים הדרושים לך. להלן כמה משאבים לתחילת העבודה:
- יצירת מודל נתונים חסכוני בזיכרון באמצעות Excel והתוספת PowerPivot
- מפרט ומגבלות של מודל נתונים
- הורדה של Workbook Size Optimizer
אם חוברת העבודה מכילה תמונות או תאים מוצללים, שקול להסיר אותם.
תמונות ותאים מוצללים עשויים אף הם להגדיל קובץ של חוברת עבודה. אם חוברת העבודה מכילה כמות גדולה של תמונות או תאים מוצללים, שקול להסיר אותם. גם תאים מוצללים ועמודים מוצללים עשויים לצרוך שטח דיסק. לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם תמונות ב- Excel, עיין במשאבים הבאים:
אם חוברת העבודה נפגמה בדרך כלשהי, נסה לתקן אותה.
חוברות עבודה עלולות לפעמים להיפגם עקב בעיות בפקודות מאקרו או בנושאים אחרים. חוברות עבודה פגומות עלולות לצרוך כמות רבה מדי של שטח דיסק. אם חוברת העבודה פגומה, תוכל לנסות לתקן אותה ב- Excel. לקבלת מידע נוסף, ראה תיקון של חוברת עבודה פגומה.
ודא שחוברת העבודה שמורה במיקום הנכון
מהו המיקום הנכון עבור חוברת עבודה? התשובה תלויה במספר גורמים.
אם זוהי חוברת עבודה שברצונך לשתף עם אנשים אחרים, סביר להניח שתרצה לשמור אותה בספריית מסמכים באתר כגון אתר צוות. רק אנשים בעלי גישה לאתר צוות זה יוכלו לגשת לחוברת העבודה. בנוסף, אם גודל הקובץ של חוברת העבודה אינו עולה על 10 MB, בדרך כלל אנשים יוכלו להציג את חוברת העבודה בחלון דפדפן.
אם הארגון שלך משתמש ב- Power BI for Microsoft 365, באפשרותך לשמור אותו באתר Power BI, שיכול לתמוך בחוברות עבודה גדולות הרבה יותר (עד 250 MB) בחלון דפדפן.
הערה
Power BI for Microsoft 365 הוא חוויית Power BI הקודמת, לא חוויית Power BI החדשה. באפשרותך גם לשמור חוברות עבודה עד 250 MB ב- Power BI החדש. נסה את Power BI החדש.
אם אתה שולח את חוברת העבודה לאנשים בהודעות דואר אלקטרוני, זכור ש- Outlook Web App יכול לתמוך רק בחוברות עבודה שגודלן קטן מ- 5 MB בחלון דפדפן.
לקבלת מידע נוסף אודות מגבלות גודל קובץ, ראה מגבלות גודל קובץ עבור חוברות עבודה ב- SharePoint.