בעת הגדרת ניווט במטה-נתונים ברשימות ובספריות גדולות, אתה מקל על המשתמשים למצוא תוכן. ניווט במטה-נתונים מאפשר למשתמשי Microsoft SharePoint לסנן ולחפש תוכן ברשימות ובספריות באמצעות עץ ניווט.
באפשרותך גם להחיל מסנני מקשים, אשר פועלים בשילוב עם עץ הניווט כדי למקד את רשימת הפריטים שיוצגו. בעת הגדרת ניווט במטה-נתונים, באפשרותך לקבוע אילו עמודות מהספריה יופיעו בעץ ולציין מסנני מפתח.
האיור הבא מציג דוגמה של עץ ניווט פשוט המבוסס על סוג תוכן.
כברירת מחדל, ניווט במטה-נתונים וסינון זמינים ברוב האתרים. אם הוא אינו זמין עבור האתר שלך, באפשרותך להפוך אותו לזמין בדפים 'תכונות אתר' עבור האתר שלך.
הערה
עליך להיות בעלים של אתר או מנהל אוסף אתרים כדי לאפשר ניווט וסינון של מטה-נתונים.
הפוך ניווט וסינון של מטה-נתונים לזמינים
-
מאתר SharePoint שלך, בחר הגדרות
מכן בחר הגדרות אתר. בהתאם לגירסת SharePoint שלך, ייתכן שתראה נתיב אחר: הגדרות>פרטי אתר>הצג את כל הגדרות האתר. - תחת פעולות אתר, בחר ניהול תכונות אתר.
- ברשימה תכונות, חפש ניווט וסינון של מטה-נתונים ולאחר מכן בחר הפעל.
הוספת מטה-נתונים של ארגון ומלות מפתח
ב- SharePoint ב- Microsoft 365, הוספת עמודה של מילות מפתח ארגוניות מאפשרת למשתמשים להזין ערך טקסט אחד או יותר שישותפו עם משתמשים ויישומים אחרים כדי לאפשר חיפוש וסינון נוחים, וכן עקביות ושימוש חוזר במטה-נתונים.
הוספת עמודה של מילות מפתח ארגוניות גם מספקת סינכרון בין שדות מילות מפתח קיימים מדור קודם לבין תשתית המטה-נתונים המנוהלת. (תגיות מסמך מועתקות למילות המפתח הארגוניות בעת ההעלאה.)
הערה
דרושה לך לפחות רמת ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להגדיר מטה-נתונים ומלות מפתח עבור רשימה או ספריה.
נווט אל הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך לקבוע את התצורה של ניווט במטה-נתונים ובחר את הכותרת.
בחר הגדרות
הגדרות ולאחר מכן בחר הגדרות רשימה או הגדרות ספריה (לאחר בחירת הגדרות ספריה, בהתאם לגירסת SharePoint שלך, ייתכן שתצטרך לבחור הגדרות ספריה נוספות).תחת הרשאות וניהול, בחר הגדרות של מטה-נתונים במילות מפתח ומטה-נתונים ארגוניים.
הערה
כברירת מחדל, ניווט במטה-נתונים וסינון זמינים ברוב האתרים. אם אינך רואה את האפשרות הגדרות ניווט במטה-נתונים , ייתכן שהיא אינה זמינה באתר שלך. כדי ללמוד כיצד להפוך אותה לזמינה, ראה הפיכת ניווט וסינון של מטה-נתונים לזמינים.
במקטע הגדרות של מילות מפתח ומטה-נתונים של ארגון, בחר את תיבת הסימון מילות מפתח ארגוניות כדי להוסיף עמודה של מילות מפתח ארגוניות לרשימה ולאפשר סינכרון מילות מפתח.
בחר אישור.
כעת, בעת הוספת עמודה לרשימה, באפשרותך להוסיף עמודה של מילות מפתח ארגוניות לרשימה. לקבלת מידע אודות הוספת עמודה המשתמשת במטה-נתונים מנוהלים, ראה יצירת עמודת מטה-נתונים מנוהלים. לקבלת מידע אודות סינון במטה-נתונים מנוהלים, ראה שימוש בסינון כדי לשנות תצוגת SharePoint.
עצי ניווט ומסנני מפתח
כאשר ניווט במטה-נתונים מוגדר עבור רשימה או ספריה, אתר SharePoint מציג פקד עץ בצד הימני של הדף. העץ מציג הירארכיה של תיקיות ומנוהלי מטה-נתונים מנוהלים. משתמשים יכולים לבחור פריטים בעץ כדי לסנן את מה שמופיע בדף. הדבר מאפשר למשתמשים ליצור תצוגות דינאמיות של תוכן. המשתמשים יכולים למקד זאת יותר על-ידי שימוש בפקד מסנני מקשים המופיע מתחת לעץ הניווט, אשר פועל בשילוב עם עץ הניווט.
- פקד עץ
- הירארכיית תיקיות עבור הרשימה או הספריה
- מונח
- מונחי צאצא של צאצא
- מסנני מפתח
משתמשי אתר יכולים להשתמש בעץ הניווט כדי לעיין ברשימה או בספריה לפי תיקיה או לפי מטה-נתונים. כאשר משתמשים בוחרים מונח מטה-נתונים מנוהלים בעץ הניווט, התצוגה מציגה רק פריטים שתויגו עם מונח זה או עם מונחי הצאצא שלה. כדי לסנן רק לפי מונח מסוים ולא לכלול את מונחי הצאצא של הצאצא, המשתמשים יכולים לבחור את הפריט שוב. ניווט במטה-נתונים פועל יחד עם מסננים אחרים עבור הרשימה, כגון תצוגות ומסנני עמודות.
באפשרותך להגדיר ולהשתמש בניווט במטה-נתונים עבור רשימות וספריות גם אם רשימות וספריות אלה אינן משתמשות בעמודות מטה-נתונים מנוהלים. בנוסף, באפשרותך להשתמש בסוגי עמודות מסוימים כשדות בהירארכיית ניווט במטה-נתונים, כגון סוג תוכן ובחירה בעלת ערך יחיד.
הרשימה הבאה מציגה את סוגי העמודות שבהם הפקד 'מסנני מקשים' יכול להשתמש כשדות:
- מטה-נתונים מנוהלים
- סוג תוכן
- אפשרות
- אדם או קבוצה
- תאריך ושעה
- Number
כדי ללמוד כיצד להגדיר עמודה המשתמשת במטה-נתונים מנוהלים, ראה יצירת עמודת מטה-נתונים מנוהלים.
יצירה אוטומטית של אינדקס
כברירת מחדל, SharePoint מבצע יצירה אוטומטית של אינדקס. כאשר יצירה אוטומטית של אינדקס זמינה, אינדקסים נוצרים באופן אוטומטי עבור השדות שאתה מוסיף לעץ הניווט ולמסנן המקשים. אינדקסים של עמודה בודדת נוצרים בכל השדות הנתמכים של מסנן מקשים, למעט השדות סוג תוכן ובחירה. אינדקסים מורכבים נוצרים בכל השילובים הנתמכים של הירארכיות ניווט ומסנני מפתח.
כאשר אינדקסים נוצרים באופן אוטומטי, שאילתות זמינות עבור רשימות הכוללות פריטים רבים יותר מאשר סף תצוגת הרשימה. עם זאת, במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להפוך הגדרה זו ללא זמינה ולהגדיר אינדקסים באופן ידני. לדוגמה, אם השילוב של עמודה בודדת ואינדקסים מורכבים חורג מ- 20 (המספר המרבי של אינדקסים לכל רשימה), עליך להפוך יצירת אינדקסים אוטומטית ללא זמינה ולהגדיר את האינדקסים באופן ידני.
שאילתות סדורות באינדקס ושאילתות חזרה
כברירת מחדל, ניווט במטה-נתונים וסינון זמינים ברוב האתרים שנוצרו במוצרי SharePoint. גם אם ניווט במטה-נתונים אינו מוגדר עבור רשימה או ספריה ספציפית, התכונות שלו פועלות מאחורי הקלעים כדי לשפר את הביצועים של תצוגות ברשימות ובספריות. תכונת הניווט וסינון המטה-נתונים בוחרת באופן אוטומטי את האינדקס הטוב ביותר לעבודה בכל פעם שתצוגה נטענת. כאשר משתמשים טוענים תצוגות חדשות, מנקה מסננים או מחילים מיון, מיטוב שאילתות קובע את הדרך הטובה ביותר לביצוע שאילתה במסד הנתונים כדי להימנע מוויסות תצוגת רשימה.
אם משתמש טוען תצוגה שחורגת מהסף, ניווט במטה-נתונים וסינון יוצרים גירסה שהשתונתה של שאילתת המשתמש המקורית הנקראת שאילתת החזרה. שאילתת החזרה פועלת מול חלק מהרשימה במקום הרשימה המלאה. כתוצאה מכך, הוא מציג קבוצה חלקית של הפריטים המבוקשים. שאילתות החזרה מספקות תוצאות שימושיות כאשר השאילתה המקורית אסורה עקב ויסות רשימה גדול. מדי פעם, אם אין פריטים בחלק הרשימה שנסרקה על-ידי השאילתה מכילים תוצאות התואמות לשאילתת המשתמש המקורית, שאילתת החזרה אינה מחזירה תוצאות.
כאשר מתרחשת שאילתת חזרה למצב קודם, הודעה על המסך מזהירה את המשתמש שהתוצאות חלקיות. ההודעה מרמזת שהמשתמש מחיל מסננים נוספים כדי לראות ערכה מלאה.
הודעת שאילתת החזרה משמשת גם כאזהרות לבעלי רשימה או ספריה שמשתמשים אינם יכולים לגשת לתוכן.