בעת הגדרת ניווט במטה-נתונים ברשימות ובספריות גדולות, המשתמשים יכולים למצוא תוכן בקלות רבה יותר. ניווט במטה-נתונים מאפשר למשתמשי Microsoft SharePoint לסנן ולמצוא תוכן ברשימות ובספריות באמצעות עץ ניווט.
באפשרותך גם להחיל מסנני מקשים, הפועלים בשילוב עם עץ הניווט כדי למקד את רשימת הפריטים המוצגים. בעת הגדרת ניווט במטה-נתונים, ניתן לקבוע אילו עמודות מהספריה מופיעות בעץ ולציין מסנני מפתח.
האיור הבא מציג דוגמה של עץ ניווט פשוט המבוסס על סוג תוכן.
כברירת מחדל, ניווט וסינון במטה-נתונים זמינים ברוב האתרים. אם הוא אינו זמין עבור האתר שלך, באפשרותך להפוך אותו לזמין בדפי תכונות האתר של האתר שלך.
הערה
עליך להיות בעלים של אתר או מנהל אוסף אתרים כדי לאפשר ניווט וסינון במטה-נתונים.
הפיכת ניווט וסינון במטה-נתונים לזמינים
-
מאתר SharePoint שלך, בחר 'הגדרות'Office
' ולאחר מכן בחר 'הגדרות האתר'. בהתאם לגירסת SharePoint שברשותך, ייתכן שתראה נתיב שונה: הגדרות> של Office 365מידע אודות> האתרהצג את כל הגדרות האתר. - תחת 'פעולות אתר', בחר 'ניהול תכונות אתר'.
- ברשימת התכונות, חפש ניווט וסינון במטה-נתונים ולאחר מכן בחר הפעל.
הוספת מילות מפתח ומטה-נתונים ארגוניים
ב- SharePoint ב- Microsoft 365, הוספת עמודת מילות מפתח ארגוניות מאפשרת למשתמשים להזין ערך טקסט אחד או יותר שישותפו עם משתמשים ויישומים אחרים כדי לאפשר חיפוש וסינון נוחים, וכן עקביות של מטה-נתונים ושימוש חוזר.
הוספת עמודת מילות מפתח ארגוניות גם מספקת סינכרון בין שדות מילות מפתח קיימים מדור קודם לבין תשתית המטה-נתונים המנוהלת. (תגיות המסמך מועתקות למילות המפתח של הארגון בעת ההעלאה.)
הערה
עליך להיות בעל רמת ההרשאה 'ניהול רשימות' לפחות כדי להגדיר מטה-נתונים ומילות מפתח עבור רשימה או ספריה.
נווט אל הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך להגדיר ניווט במטה-נתונים ובחר את הכותרת.
בחר הגדרות
ולאחר מכן בחר הגדרות רשימה או הגדרות ספריה (לאחר בחירת הגדרות ספריה, בהתאם לגירסת SharePoint שלך, ייתכן שיהיה עליך לבחור הגדרות ספריה נוספות).תחת הרשאות וניהול, בחר הגדרות מטא נתונים ומילות מפתח של ארגון.
הערה
כברירת מחדל, ניווט וסינון במטה-נתונים זמינים ברוב האתרים. אם אינך רואה את האפשרות ' הגדרות ניווט במטה-נתונים ', ייתכן שהיא אינה זמינה באתר שלך. כדי ללמוד כיצד להפוך אותו לזמין, ראה הפיכת ניווט וסינון מטה-נתונים לזמינים.
במקטע הגדרות מטה-נתונים ומילות מפתח של ארגון , בחר את תיבת הסימון מילות מפתח ארגוניות כדי להוסיף עמודת מילות מפתח ארגוניות לרשימה ולהפוך סינכרון מילות מפתח לזמין.
בחר אישור.
כעת, בעת הוספת עמודה לרשימה, באפשרותך להוסיף עמודת מילות מפתח ארגוניות לרשימה. לקבלת מידע אודות הוספת עמודה המשתמשת במטה-נתונים מנוהלים, ראה יצירת עמודת מטה-נתונים מנוהלים. לקבלת מידע אודות סינון לפי מטה-נתונים מנוהלים, ראה שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint.
עצי ניווט ומסנני מפתח
כאשר ניווט במטה-נתונים מוגדר עבור רשימה או ספריה, אתר SharePoint מציג פקד עץ בצד הימני של הדף. העץ מציג הירארכיה של תיקיות ומונחי מטה-נתונים מנוהלים. המשתמשים יכולים לבחור פריטים בעץ כדי לסנן את מה שמופיע בדף. הדבר מאפשר למשתמשים ליצור תצוגות דינאמיות של תוכן. המשתמשים יכולים למקד זאת עוד יותר באמצעות הפקד 'מסנני מפתח' המופיע מתחת לעץ הניווט ופועל בשילוב עם עץ הניווט.
- פקד עץ
- הירארכיית תיקיות עבור הרשימה או הספריה
- מונח
- תנאי צאצא
- מסנני מקשים
משתמשי אתר יכולים להשתמש בעץ הניווט כדי לעיין ברשימה או בספריה לפי תיקיה או לפי מטה-נתונים. כאשר משתמשים בוחרים מונח של מטה-נתונים מנוהלים בעץ הניווט, התצוגה מציגה רק פריטים שמתויגים עם מונח זה או עם מונחי הצאצא שלו. כדי לסנן לפי מונח מסוים בלבד ולא לכלול את מונחי הצאצא, המשתמשים יכולים לבחור שוב את הפריט. ניווט במטה-נתונים פועל ביחד עם מסננים אחרים עבור הרשימה, כגון תצוגות ומסנני עמודות.
באפשרותך להגדיר ניווט במטה-נתונים ולהשתמש בו עבור רשימות וספריות גם אם רשימות וספריות אלה אינן משתמשות בעמודות מטה-נתונים מנוהלים. בנוסף, באפשרותך להשתמש בסוגי עמודות מסוימים כשדות בהירארכיית ניווט במטה-נתונים, כגון סוג תוכן ובחירה של ערך בודד.
הרשימה הבאה מציגה את סוגי העמודות שבהם הפקד 'מסנני מפתח' יכול להשתמש כשדות:
- מטה-נתונים מנוהלים
- סוג תוכן
- אפשרות
- אדם או קבוצה
- תאריך ושעה
- Number
כדי ללמוד כיצד להגדיר עמודה שמשתמשת במטה-נתונים מנוהלים, ראה יצירת עמודת מטה-נתונים מנוהלים.
יצירה אוטומטית של אינדקס
כברירת מחדל, SharePoint מבצע יצירת אינדקס אוטומטית. כאשר יצירה אוטומטית של אינדקס זמינה, אינדקסים נוצרים באופן אוטומטי עבור השדות שאתה מוסיף לעץ הניווט ולמסנני מפתחות. אינדקסים של עמודה בודדת נוצרים בכל השדות הנתמכים של 'מסנן מפתחות', למעט עבור השדות 'סוג תוכן' ו'אפשרויות'. אינדקסים מורכבים נוצרים בכל השילובים הנתמכים של הירארכיות ניווט ומסנני מפתחות.
כאשר אינדקסים נוצרים באופן אוטומטי, שאילתות זמינות עבור רשימות הכוללות פריטים רבים יותר מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה'. עם זאת, במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להפוך הגדרה זו ללא זמינה ולהגדיר אינדקסים באופן ידני. לדוגמה, אם השילוב של עמודה יחידה ומדדים מורכבים עולה על 20 (המספר המרבי של אינדקסים לכל רשימה), עליך להפוך את יצירת האינדקס האוטומטית ללא זמינה ולקבוע את תצורת האינדקסים באופן ידני.
שאילתות סדורות באינדקס ושאילתות בסיסיות
כברירת מחדל, ניווט וסינון במטה-נתונים זמינים ברוב האתרים שנוצרים במוצרי SharePoint. גם אם ניווט במטה-נתונים אינו מוגדר עבור רשימה או ספריה ספציפית, התכונות שלו פועלות מאחורי הקלעים כדי לשפר את הביצועים של תצוגות ברשימות ובספריות. תכונת הניווט והסינון של המטה-נתונים בוחרת באופן אוטומטי את האינדקס המתאים ביותר לעבודה בכל פעם שתצוגה נטענת. כאשר משתמשים טוענים תצוגות חדשות, מנקים מסננים או מחילים מיון, מיטוב שאילתות קובע את הדרך הטובה ביותר לבצע שאילתה במסד הנתונים כדי להימנע מוויסות תצוגת הרשימה.
אם משתמש טוען תצוגה החורגת מהסף, הניווט והסינון במטה-נתונים יוצרים גירסה ששונתה של שאילתת המשתמש המקורית, שנקראת שאילתת החזרה. שאילתת המצב הקודם פועלת מול חלק מהרשימה במקום מול הרשימה המלאה. כתוצאה מכך, הוא מציג קבוצה חלקית של הפריטים המבוקשים. שאילתות מצב קודם מספקות תוצאות שימושיות כאשר השאילתה המקורית אסורה עקב ויסות רשימות גדולות. מדי פעם, אם אין פריטים בחלק הרשימה שנסרק על-ידי השאילתה מכילים תוצאות התואמות לשאילתת המשתמש המקורית, שאילתת מצב קודם אינה מחזירה תוצאות.
כאשר מתרחשת שאילתת נסיגה, מופיעה הודעה על המסך המזהירה את המשתמש שהתוצאות הן חלקיות. ההודעה מציעה שהמשתמש יחיל מסננים נוספים כדי לראות ערכה מלאה.
הודעת שאילתת הבסיס משמשת גם כאזהרה לבעלי רשימות או ספריות שמשתמשים אינם יכולים לגשת לתוכן.