ניהול המידע שאתה משתף ב'אתר שלי' ובפרופיל שלך

מאמר עזרה זה מתאר דרכים שבהן אתה משתף מידע באמצעות 'האתר שלי' והפרופיל שלך, והוא מספק כמה שלבים שיסייעו לך לנהל את כמות המידע שאתה משתף.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• מבט כולל
• שיתוף וניהול גישה לתוכן ב'אתר שלי'
• הכרת האופן שבו אנשים מוסיפים עמיתים ועוקבים אחר פעילויות
• עבודה עם תגיות, דירוגים, הערות והודעות מצב
• הכרת הצעות לעמיתים ומילות מפתח
• ניהול גישה למידע מסוים בפרופיל שלך

סקירה כללית

שיתוף מידע על עצמך יכול לעזור לך ליצור קשר עם אחרים ולבנות את הרשת המקצועית שלך. עם זאת, חשוב להבין את סוגי המידע שאתה משתף ואת היקף השיתוף שלו. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשתף מידע אישי, כגון מספר הטלפון הנייד שלך, רק עם קבוצת העבודה שלך או עם המנהל שלך, ולא עם כל האנשים בארגון.

בנוסף, עליך לבדוק אם לארגון שלך יש מדיניות לגבי שיתוף מידע. לדוגמה, ייתכן שלארגון שלך יש מדיניות לגבי סוגי המידע שצריכים להיות מאוחסנים באופן מקוון ואינם צריכים להיות מאוחסנים באופן מקוון, או שהם דורשים תהליך אישור עבור סוגי תוכן מסוימים.

להלן כמה דרכים מרכזיות שבהן מידע משותף דרך 'האתר שלי':

• תוכן בתוך 'האתר שלי', כולל מסמכים, רשימות ובלוגים
• תגיות והערות שאתה מחיל על עמודים ומסמכים
• מילות מפתח מוצעות ועמיתים שאישרת, שניתן להשתמש בהן כדי לעדכן במהירות את 'האתר שלי' כדי שתוכל ליצור קשר עם אנשים אחרים
• מידע אישי, כגון פרטי קשר, תחומי עניין, תחומי אחריות, עמיתים וחברות ברשימת הדואר האלקטרוני בפרופיל שלך, ועדכונים כלשהם שאתה מבצע בפרטי הפרופיל שלך

שים לב שהארגון שלך עשוי להתאים אישית את 'האתר שלי', למשל על-ידי שליטה בסוגי המידע שבאפשרותך להוסיף או להתאים אישית. ייתכן שהארגון יוסיף מידע אל 'האתר שלי' גם ממקורות נתונים אחרים, כגון מסד נתונים של משאבי אנוש.

לראש הדף

שיתוף וניהול גישה לתוכן ב'אתר שלי'

'האתר שלי' כולל שלוש אפשרויות לשיתוף מסמכים:

• מסמכים משותפים השתמש בספריה זו כדי לאחסן מסמכים שברצונך לשתף עם אנשים מרובים. בהתאם לאופן ההגדרה של 'האתר שלי', באפשרותך לערוך את ההרשאות לספריה, וכן תיקיות ופריטים ספציפיים.
• מסמכים פרטיים השתמש בספריה זו עבור מסמכים שאין ברצונך לשתף עם אנשים אחרים. אחסון מסמכים בספריה זו עשוי להיות שימושי, לדוגמה, אם לעתים קרובות עליך לגשת למסמך ממחשבים שונים, אך אין בכוונתך לשתף את המסמך עם העמיתים שלך.

בהתאם לאופן שבו 'האתר שלי' מוגדר, תוכל גם להוסיף תוכן אחר, כגון ספריות אחרות, רשימות ואתרי בלוג כדי לשתף את הרעיונות שלך.

באפשרותך לנהל את ההרשאות עבור פריטים אלה, בדומה לאופן שבו אנשים מנהלים הרשאות עבור תוכן באתרים אחרים. ניתן להתאים אישית את ההרשאות ברמת האתר, וכן עבור רשימות, ספריות, תיקיות, מסמכים ספציפיים ופריטי רשימה.

בכרטיסיה ' תוכן ' של הפרופיל שלך, אנשים יכולים גם להציג מסמכים ציבוריים שאתה חיבר באתרי SharePoint אחרים שאתה חבר בהם, אם יש להם הרשאה להציג תוכן זה.

ייתכן שלארגון שלך יש מדיניות נוספת לגבי סוגי המסמכים שבאפשרותך לאחסן ב'אתר שלי'.

לראש הדף

הכרת האופן שבו אנשים מוסיפים עמיתים ועוקבים אחר פעילויות

באפשרותך לעקוב אחר הפעילויות של עמיתים כדי שתוכל לראות מתי הם מתייגים מאמר מעניין, מפרסמים הערה בלוח ההערות של מישהו או משנים תפקידים. הפעילויות שלהם מופיעות בסדר כרונולוגי הפוך בהזנה החדשותית שלך. מצד שני, אנשים בארגון שלך עשויים להוסיף אותך כעמית ולעקוב אחר הפעילויות שלך בהזנות החדשותיות שלהם.

People יכולים להוסיף אותך כעמיתים ולעקוב אחר הפעילויות שלך, גם אם אתה מוסיף אותם כעמיתים או לא, ולהיפך. אם אתה מעוניין בפעילויות של אותו אדם, ייתכן שתרצה להוסיף אותו כעמית, כדי שתוכל לעקוב גם אחר הפעילויות שלו. פעילויות מסוימות, כגון החלת מילת מפתח שמישהו אחר רשם כתחום עניין, יכולות להופיע בהזנה החדשותית של כל מי שיש לו הרשאה להציג את 'האתר שלי'.

בהתאם לאופן שבו מנהל המערכת שלך הגדיר את 'האתר שלי', תוכל לשנות את הפעילויות המוצגות בהזנה החדשותית על-ידי עריכת המקטע 'העדפות ' בפרופיל שלך. לדוגמה, באפשרותך לבחור אם לקבל או לא לקבל הודעה בהזנה החדשותית שלך כאשר עמית לעבודה מחליף צוות או כותב הערה בדף פרופיל של מישהו. ההגדרות אינן משנות את הפעילויות שלך שאנשים יכולים לראות בהזנות החדשותיות שלהם.

בהתאם לאופן ההגדרה של 'האתר שלי' שלך, אתה עשוי לקבל הודעת דואר אלקטרוני כאשר מישהו מוסיף אותך כעמית. ההודעה מודיעה לך שמישהו הוסיף אותך כעמית ועוקב אחר הפעילויות שלך, אך אינה נותנת לך אפשרות לדחות אם אדם זה יוכל להוסיף אותך כעמית.

אם אינך מעוניין לקבל הודעה כאשר מישהו מוסיף אותך כעמית, השתמש בהליך הבא:

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם אתה כבר מציג פרופיל או דף של מישהו ב'אתר שלי', לחץ על הפרופיל שלי.
   • אם אתה מציג סוג אחר של דף באתר SharePoint שלך, לחץ על שמך בפינה השמאלית העליונה ולאחר מכן לחץ על הפרופיל שלי.

2. לחץ על 'ערוך את הפרופיל שלי'.

3. במקטע ' העדפות ', לצד 'הודעות בדואר אלקטרוני', נקה את תיבת הסימון הודע לי כאשר מישהו מוסיף אותי כעמית .

לראש הדף

עבודה עם תגיות, דירוגים, הערות והודעות מצב

תגיות, הערות והודעות מצב הן דרכים לגילוי מידע וליצירת קשר עם אנשים אחרים בארגון.

תגיות

אם מנהל המערכת שלך הפך תיוג חברתי לזמין, באפשרותך לתייג תוכן כך שתוכל לזכור, לסווג או לשתף אותו עם אחרים בקלות. באפשרותך לתייג דפים ומסמכים באתר SharePoint, וכן דפי אינטרא-נט ואינטרנט אחרים. בעת החלת תגית, באפשרותך לציין אם היא ציבורית או פרטית.

כדי לעזור לאנשים לגלות תוכן שמעניין אותי, קיימות דרכים שונות לראות מתי מישהו החיל תגית ציבורית על תוכן, בתנאי שלאנשים תהיה הרשאה להציג את התוכן:

• באפשרותך לקבל עדכונים בהזנה החדשותית שלך כאשר אחד מעמיתיך מחיל תגית על תוכן שיש לך הרשאה להציג. העמיתים שלך יוכלו לראות גם מתי אתה מחיל תגיות על תוכן שיש להם הרשאה להציג.
• אם הוספת מילות מפתח למקטע ' תחומי עניין ' בפרופיל שלך, תוכל לראות מתי אנשים משתמשים במילת מפתח זו כתגית, בתנאי שיש לך הרשאה להציג את התוכן שהם מתייגים. לדוגמה, אם אתה עוקב אחר "צילום" כתחום עניין, ומישהו משתמש במונח "צילום" בתגית ציבורית, תקבל עדכון בהזנה החדשותית שלך.
• לעומת זאת, אנשים אחרים יכולים לראות מתי אתה משתמש במילת מפתח שהם הוסיפו כתחום עניין. כאשר אנשים עוקבים אחר מילת מפתח כתחום עניין, הם לא צריכים להיות עמיתים כדי לקבל עדכון כאשר מישהו מתייג תוכן עם אותה מילת מפתח או חולק עניין משותף.
• המקטע 'פעילויות אחרונות ' בפרופיל שלך מציג מתי תייגת לאחרונה תוכן, אם למציג יש הרשאה להציג את התוכן. אם לאנשים יש הרשאה להציג את הפרופיל שלך, הם יכולים לראות את המקטע 'פעילויות אחרונות ' שלך, בין אם הם עוקבים אחריך כעמית או לא.

התגיות שלך מופיעות גם באוסף תגיות, המכונה לעתים ענן תגיות, שאנשים יכולים להציג בפרופיל שלך. People יכולים גם להציג מידע נוסף על תגית, וכן פעילויות אחרונות הקשורות לתגית, למשל כאשר מישהו החיל תגית זו. תגיות שאתה מחיל יכולות גם לקיים אינטראקציה עם מילות מפתח ארגוניות המנוהלות באופן מרכזי על-ידי הארגון שלך. לקבלת מידע נוסף, פנה לאדם שמנהל ערכות מונחים ומילות מפתח ארגוניות עבור הארגון שלך.

ניתן לסמן תגית כציבורית או כפרטית. אם תיצור תגית כתגית ציבורית, אך לאחר מכן תסמן אותה כפרטית או תמחק אותה מאוחר יותר, הדבר לא ישפיע על העדכון שאנשים מקבלים בהזנות החדשותיות שלהם כאשר התגית נוצרה לראשונה. העדכון הראשוני לגבי התגית יישאר בהזנות החדשותיות של אנשים. כאשר אתה מסמן תגית כפרטית, כתובת ה-URL או המסמך שהתג מצביע עליהם אינם נגישים עוד למשתמשים. עם זאת, המשתמשים עדיין יוכלו לראות את הטקסט של התגית שסימנת כפרטית.

דירוגים

אם תכונת הדירוגים הפכה לזמינה בספריה, אנשים בעלי הרשאה לגשת לתוכן יוכלו לדרג אותה באמצעות מערכת כוכבים. בהתאם לאופן ההגדרה של הספריה, המחבר והאנשים שיש להם הרשאה להציג את התוכן יראו את המספר הכולל של הדירוגים עבור המסמך, אך לא את הפרטים אודות האנשים שהחיל את הדירוג (לדוגמה, שמות משתמשים אינם מוצגים לצד הדירוגים). עם זאת, Microsoft SharePoint Server כן מאחסן שמות משתמשים, ותוכניות תואמות ופתרונות של SharePoint יכולים לגשת לשמות משתמשים.

אם אנשים הוסיפו אותך כעמית, הם יקבלו עדכון בהזנה החדשותית שלהם כאשר תדרג תוכן, בתנאי שיש להם הרשאה להציג את התוכן. הם יוכלו לראות קישור לתוכן שדירגת ואת הדירוג שהחלת עליו. עדכון מופיע גם במקטע 'פעילויות אחרונות' בפרופיל שלך, שכל מי שיש לו הרשאה להציג את 'האתר שלי' ואת התוכן שדירגת.

פתקים

באפשרותך לכתוב הערות אודות מסמכים ועמודים, שאנשים יוכלו להציג כאשר הם יבקרו במסמכים ובעמודים שבהם הוחלו ההערות. באפשרותך גם לכתוב הערות בפרופילים של אנשים אחרים, וכן בפרופיל שלך.

People העוקבים אחר הפעילויות שלך כעמית יקבלו עדכון בהזנה החדשותית שלהם לגבי ההערות שאתה כותב. המקטע פעילויות אחרונות בפרופיל שלך מציג את ההערות שכתבת לאחרונה על פריטי תוכן שונים, אם לצופה יש גישה לתוכן.

ההערות שתפרסם יהיו גלויות לכולם. ניתן לערוך או למחוק הערה לאחר יצירתה, אך הדבר לא ישפיע על העדכון שאנשים מקבלים בהזנות החדשותיות שלהם או שיופיע בפעילויות האחרונות שלך כאשר ההערה נוצרת לראשונה.

הודעות מצב

באפשרותך לשתף את המחשבות שלך באמצעות הודעת מצב קצרה, המופיעה לצד שמך ותמונתך כאשר אנשים מבקרים בפרופיל שלך.

People העוקבים אחר הפעילויות שלך כעמיתים יקבלו עדכון בהזנה החדשותית שלהם כאשר תשנה את הודעת המצב שלך. עדכונים להודעת המצב שלך מופיעים גם במקטע פעילויות אחרונות בפרופיל שלך. באפשרותך לערוך או למחוק הודעת מצב, אבל הדבר לא ישפיע על העדכון המקורי שאנשים מקבלים בהזנות החדשותיות שלהם או שיופיע בפעילויות האחרונות שלך.

לראש הדף

הכרת הצעות לעמיתים ומילות מפתח

בהתאם לאופן ההגדרה של 'האתר שלי' ולתוכניות המותקנות, ייתכן שתקבל הצעות לעמיתים ומילות מפתח שיעזרו לך ליצור קשר מהיר יותר עם אנשים ומידע.

הצעות אלה יכולות להתבסס על אופן השימוש שלך בתוכניות תואמות SharePoint, כגון Microsoft Outlook 2010.

התכונה 'תוספת עמיתים של SharePoint Server' ב- Outlook 2010, לדוגמה, סורקת את תיקיית הדואר האלקטרוני שנשלח כדי לחפש שמות ומילות מפתח ספציפיים ואת התדירות של שמות ומילות מפתח אלה. הרשימה מתעדכנת מעת לעת ומאוחסנת בדיסק הקשיח של המחשב שלך.

באפשרותך לראות את רשימת העמיתים האפשריים בדף 'הוספת עמיתים' של הפרופיל שלך, שבו תוכל לאשר או לדחות את העמיתים.

באפשרותך לראות רשימה של מילות מפתח מוצעות בעת עריכת הפרופיל שלך, ובאפשרותך לאשר או לדחות את מילות המפתח. מילות מפתח מאושרות מתווספות למקטעים 'שאל אותי אודות ' או 'תחומי עניין ' בפרופיל שלך.

קבע אם הודעות הדואר האלקטרוני שנשלחו מנותחות לאיתור הצעות לעמיתים ומילות מפתח

באפשרותך לבטל את הצטרפותך לניתוח הדואר האלקטרוני שלך על-ידי ניהול ההגדרות בתוכניות דואר אלקטרוני מסוימות. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בהליך הבא ב- Outlook 2010 כדי לבטל את ניתוח הדואר האלקטרוני. אם אתה משתמש בתוכנית אחרת שיכולה לנתח דואר אלקטרוני שנשלח עבור הצעות לעמיתים ומילות מפתח, עיין בעזרה של התוכנית שלך.

1. ב- Outlook 2010, לחץ על תפריט קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות.
2. לחץ על מתקדם וגלול אל המקטע 'אחר '.
3. נקה את תיבת הסימון אפשר ניתוח של הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו כדי לזהות אנשים שאתה שולח אליהם דואר אלקטרוני לעתים קרובות ונושאים שאתה דן בהם לעתים קרובות, והעלה מידע זה לברירת המחדל של SharePoint Server .
4. לחץ על אישור.

קביעה אם SharePoint Server שולח הצעות עבור עמיתים ומילות מפתח בדואר אלקטרוני

בהתאם לאופן ההגדרה של 'האתר שלי', ייתכן שתקבל בדואר אלקטרוני הצעות עבור עמיתים לעבודה ומילות מפתח להוספה. באפשרותך לבטל את הצטרפותך לקבלת הודעות דואר אלקטרוני אלה באמצעות ההליך הבא ב- SharePoint Server.

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם אתה כבר מציג פרופיל או דף של מישהו ב'אתר שלי', לחץ על הפרופיל שלי.
   • אם אתה מציג סוג אחר של דף באתר SharePoint שלך, לחץ על שמך בפינה השמאלית העליונה ולאחר מכן לחץ על הפרופיל שלי.

2. לחץ על 'ערוך את הפרופיל שלי'.

3. גלול אל המקטע העדפות ולצד הודעות דואר אלקטרוני, נקה את תיבת הסימון שלח לי הצעות עבור עמיתים חדשים ומילות מפתח .

לראש הדף

ניהול גישה למידע מסוים בפרופיל שלך

בהתאם להגדרות הפרופיל שלך, תוכל להשתמש בקטגוריות פרטיות כדי לציין שרק אנשים מסוימים יוכלו להציג חלק מהפרטים בפרופיל שלך, בחברויות שלך באתר וברשימת התפוצה וברשימת העמיתים שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה שכל מי שיכול להציג את הפרופיל שלך יראה את כל אתרי האינטרנט שאתה חבר בהם.

הפרטים בפרופיל שלך עשויים להכיל מידע מסוים של מנהל המערכת שלך, אך ייתכן שתוכל לקבוע מי רואה חלק מהפרטים האישיים, כגון מספר הטלפון האישי שלך.

דף החברויות בפרופיל שלך מכיל רשימה של אתרים ורשימות תפוצה שאליהם אתה משתייך. בהתאם לאופן שבו 'האתר שלי' מוגדר, באפשרותך להחיל את קטגוריית הפרטיות על כל חברות.

עמיתיך כוללים בדרך כלל חברי צוות וכן אנשים אחרים שאחר פעילותם ברצונך לעקוב. באפשרותך לארגן את העמיתים שלך בקבוצות, אך באפשרותך לקבוע רק מי יראה את העמיתים שלך על-ידי החלת קטגוריות הפרטיות הבאות:

• כולם
• הקולגות שלי
• הצוות שלי
• המנהל שלי
• אני בלבד

החלת קטגוריות פרטיות על פרטי הפרופיל, חברויות ורשימת העמיתים

באפשרותך לשנות את קטגוריות הפרטיות עבור פרטי הפרופיל, החברויות ורשימת העמיתים בפרופיל שלך.

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם אתה כבר מציג פרופיל או דף של מישהו ב'אתר שלי', לחץ על הפרופיל שלי.
   • אם אתה מציג סוג אחר של דף באתר SharePoint שלך, לחץ על שמך בפינה השמאלית העליונה ולאחר מכן לחץ על הפרופיל שלי.

2. כדי לערוך חלק מפרטי הפרופיל שלך, מתחת לתמונה שלנו, לחץ על ערוך את הפרופיל שלי.

3. כדי לערוך חברויות, לחץ על חברויות. בחר בתיבת הסימון לצד החברויות שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על 'ערוך חברויות'.

4. כדי לערוך את רשימת העמיתים, לחץ על עמיתים, בחר בתיבות הסימון לצד העמיתים שאת ההגדרות שלהם ברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על ערוך עמיתים.

5. בצע את השינויים הרצויים ולאחר מכן לחץ על אישור.

הוספת עמית לצוות

באפשרותך להחיל את הגדרת הפרטיות ' הצוות שלי ' על פרטים מסוימים בפרופיל שלך, בחברויות שלך או ברשימת העמיתים שלך, אם ברצונך לקבוע למי תהיה גישה להציג אותם. לדוגמה, באפשרותך לשתף פריט עם הצוות שלך בלבד, במקום עם כל העמיתים שלך או כל מי שיש לו גישה להצגת הפרופיל שלך.

באפשרותך להוסיף אדם לצוות שלך, בתנאי שיש לו הרשאות להצגת 'האתר שלי', בין אם מדובר באדם שנמצא ישירות במחלקה שלך או באדם שאתה עובד איתו בצמוד במחלקה אחרת.

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם אתה כבר מציג פרופיל או דף של מישהו ב'אתר שלי', לחץ על הפרופיל שלי.
   • אם אתה מציג סוג אחר של דף באתר SharePoint שלך, לחץ על שמך בפינה השמאלית העליונה ולאחר מכן לחץ על הפרופיל שלי.

2. לחץ על עמיתים, בחר את העמית שברצונך להוסיף לצוות ולאחר מכן לחץ על ערוך עמיתים. אם תרצה, תוכל לבחור עמיתים מרובים.

3. במקטע הוסף לקבוצה , תחת הוסף לצוות שלי, לחץ על כן.

4. לחץ על אישור.

לראש הדף