חיפוש הרשומות הכוללות את הערכים העליונים או התחתונים בקבוצה או בשדה

בחירה בין שאילתת ערכים על עליונה למסנן

כדי לקבוע אם עליך ליצור שאילתת ערכים מובילים או להחיל מסנן, שקול את הנקודות הבאות:

• אם ברצונך להחזיר את הרשומות המכילות את הערכים הגבוהים ביותר או נמוך ביותר בשדה, ואינך יודע את הערכים המדויקים של השדה העליון או התחתון (או שהם אינם משנה), עליך ליצור שאילתת ערכים על מובילים.

• אם ברצונך להחזיר את כל הרשומות שבהן הערך בשדה תואם, או שהוא קטן או גדול מערך שבו אתה מעוניין, עליך להחיל מסנן. לדוגמה, כדי לראות את המוצרים עם מחירים בין $50 ל- $100, עליך להחיל מסנן. איור זה מדגים מסנן לדוגמה בתצוגת עיצוב שאילתה ואת התוצאות שמסנן כזה יכול להפיק:

  

  לקבלת מידע נוסף אודות יצירת מסננים והשימוש בהם, עיין במאמר החלת מסנן כדי להציג רשומות נבחרות במסד נתונים של Access.

כללים ליצירה ושימוש בשאילתות ערכים מובילים

בהמשך, זכור כי, ללא קשר לסוג השאילתה (שאילתת בחירה או שאילתת סכומים), עליך להשתמש בשדות המכילים נתונים תיאוריים, כגון שמות עובדים או מוצרים, ושדה המכיל את הערכים העליונים או למטה שברצונך למצוא, כגון מחיר או שדה תאריך. באפשרותך להשתמש ביותר משדה נתונים אחד, ואם אתה משתמש בשאילתת סכומים, שדות הנתונים שלך בדרך כלל צריכים לכלול פרטי קטגוריה, כגון שדה עיר או מדינה/אזור. באפשרותך להשמיט נתוני קטגוריה רק בעת יצירת שאילתת סכומים הפועלת מול כל הרשומות, כגון "הראה לי את חמשת האחוזים העליונים של ההזמנות היקרות ביותר". כמו כן, באפשרותך להשתמש בשאילתת בחירה או בשאילתת סכומים כדי למצוא את הערכים העליונים ולמטה בקבוצה של רשומות או רשומות השייכים לקטגוריות. לקבלת מידע נוסף אודות ביצוע פעולה זו, עיין בסעיף איתור הערכים העליונים או למטה עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות, בהמשך מאמר זה.

יצירת שאילתת ערכים על עליונה בסיסית

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה, לחץ על הוסף כדי למקם את הטבלה ברשת העיצוב ולאחר מכן לחץ על סגור.
   -או לחץ
   פעמיים על הטבלה.
   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, הוסף את הטבלה Employees לשאילתה.

3. הוסף את השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה לרשת העיצוב. באפשרותך ללחוץ פעמיים על כל שדה, או לגרור ולשחרר כל שדה בתא ריק בשורה שדה.
   אם אתה משתמש בטבלה לדוגמה, הוסף את השדות שם פרטי, שם משפחה ותאריך לידה.

4. בשדה המכיל את הערכים העליונים או למטה (השדה תאריך לידה, אם אתה משתמש בטבלה לדוגמה), לחץ על השורה מיין ובחר בסדר עולה או יורד.
   אם שדה הערכים מכיל מספרים, כגון מחירים או נתוני מכירות, סדר המיון סדר עולה מחזיר את הערכים הנמוכים ביותר, וסדר המיון סדר יורד מחזיר את הערכים הגבוהים ביותר. אם שדה הערכים מכיל תאריכים, סדר המיון סדר יורד מחזיר את התאריך המאוחר ביותר, בעוד ש- Ascending מחזיר את התאריך המוקדם ביותר.
   

   חשוב: עליך להגדיר את השורה מיין בסדר עולה או יורד רק עבור השדות המכילים את הערכים העליונים או למטה. אם תציין סדר מיון עבור שדה שאינו השדה המכיל את הערכים העליונים או למטה שלך - לדוגמה, ProductName במקום Price - השאילתה לא תחזיר את התוצאות הרצויות.

5. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על החץ למטה לצד החזר (הרשימה ערכים על מובילים) והזן את המספר או האחוז של הרשומות שברצונך לראות, או בחר אפשרות מהרשימה.

6. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

7. שמור את השאילתה ושמור אותה פתוחה לשימוש בשלבים הבאים.

באפשרותך לראות שסוג זה של שאילתת ערכים מובילים יכול לענות על שאלות בסיסיות, כגון מיהו האדם הישן ביותר או הצעיר ביותר בחברה. השלבים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בביטויים ובקריטריונים אחרים כדי להוסיף עוצמה וגמישות לשאילתה. הקריטריונים המוצגים בשלב הבא מחזירים את שלושת ימי ההולדת הבאים של העובדים.

הוספת קריטריונים לשאילתה

1. פתח, בתצוגת עיצוב, את השאילתה שיצרת בשלבים הקודמים.

2. ברשת עיצוב השאילתה, בעמודה שמימין לעמודה תאריך לידה, העתק והדבק או הקלד את הביטוי Expr1: DatePart("m",[Birth Date]). הפונקציה DatePart מחלצת את חלק החודש של הערך בשדה תאריך לידה.

3. משמאל לעמודה המכילה את הביטוי, העתק והדבק או הקלד את הביטוי Expr2: DatePart("d",[Birth Date]). במקרה זה, הפונקציה DatePart מחלצת את חלק היום של הערך בשדה תאריך לידה.

4. נקה את תיבות הסימון בשורה הצג עבור כל ביטוי ולאחר מכן לחץ על התא מיון עבור כל ביטוי ובחר סדר עולה.

5. באפשרותך לציין קריטריונים כדי להגביל את טווח השאילתה. כאשר אתה מציין קריטריונים, השאילתה ממיין רק את הרשומות התואמות לקריטריונים, והיא מזהה את ערכי השדה העליונים או למטה מתוך הרשימה הממיין.
   כדי להמשיך עם הנתונים לדוגמה, בשורה קריטריונים של השדה תאריך לידה, הקלד או העתק והדבק ביטוי זה:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   ביטוי זה עושה את הפעולות הבאות: החלק Month([BirthDate]) > Month(Date()) בודק את תאריך הלידה של כל עובד כדי לראות אם הוא חל בחודש עתידי, ואם כן, כולל רשומות אלה בשאילתה. החלק Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) של הביטוי בודק את תאריכי הלידה המתרחשים בחודש הנוכחי כדי לראות אם תאריך הלידה הוא בתאריך הנוכחי או לאחר מכן. אם תנאי זה הוא True, הפונקציה כוללת רשומות אלה בתוצאות השאילתה. כדי לסכם, ביטוי זה מתעלם מכל הרשומות שבהן תאריך הלידה נמצא בין 1 בינואר לבין התאריך שבו אתה מפעיל את השאילתה.

   כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים בקריטריוני שאילתה, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

6. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על החץ למטה לצד החזר (הרשימה ערכים על מובילים) והזן את המספר או האחוז של הרשומות שברצונך לראות, או בחר אפשרות מהרשימה.

7. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

יצירת שאילתת סכומים

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. בחר את הטבלאות שברצונך לעבוד איתם, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור לאחר שתסיים להוסיף את הטבלאות.
   -או-לחץ
   פעמיים על הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על סגור. כל טבלה מופיעה ברשת העיצוב. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה המפורטות לעיל, עליך להוסיף את הטבלאות קטגוריות ומוצרים.

3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה.
   בשלב זה, הקפד להוסיף רק את שדות הקבוצה ואת שדה הערך לשאילתה. אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה המפורטים בטבלה הקודמת, עליך להוסיף את השדה שם קטגוריה מהטבלה קטגוריות ואת השדה מחיר מהטבלה Products.

4. באפשרותך לציין קריטריון כדי להגביל את טווח השאילתה.
   רק רשומות שעומדות בקריטריונים ימוינו, וערכים של שדות על אף עליונה ותחתון י שזוהו בתוך רשימה ממוינות זו. לדוגמה, כדי לא לכלול מוצרים בקטגוריה ספורט, עליך להוסיף ביטוי זה לשורה קריטריונים של השדה שם קטגוריה: <>"Sports".
   כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים בקריטריוני שאילתה, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

5. המר את השאילתה לשאילתת סכומים.

   1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצגה/הסתרה, לחץ על סכומים.

      שורת הסכום מופיעה ברשת העיצוב.

6. ודא כי תא הסכום של כל שדה קבוצה מוגדר לקיבוץ לפי ולאחר מכן הגדר את התא סכום של שדה הערך (השדה המכיל את הערכים העליונים או למטה) לערך מרבי או מינימום.
   בחירה באפשרות Max מחזירה את הערך הגדול ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה העדכני ביותר בשדה תאריך/שעה. בחירה באפשרות Min מחזירה את הערך הקטן ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המוקדם ביותר בשדה תאריך/שעה. אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, הגדר את התא 'סכום' של השדה 'שם קטגוריה' ל'קבץ לפי' ואת התא 'סכום' של השדה 'מחיר' ל'מקסימום' או 'מינימום'.

7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, ודא שהרשימה Return מוגדרת ל-הכל ולאחר מכן לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.
   

   הערה: בהתאם לפונקציה שבחרת בשלב 7, Access משנה את שם שדה הערך בשאילתה ל- MaxOfFieldName או ל- MinOfFieldName. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, Access משנה את שם השדה MaxOfPrice או MinOfPrice.

8. שמור את השאילתה ועבור לשלבים הבאים.

השאילתה אינה מחזירה שמות מוצרים או כל מידע אחר אודות המוצרים. כדי לראות נתונים נוספים אלה, עליך ליצור שאילתה שניה המשלבת את השאילתה שיצרת זה עתה. השלבים הבאים מסבירים כיצד ליצור שאילתה שניה זו.

יצירת שאילתה שניה כדי להציג נתונים נוספים

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ על הכרטיסיה שאילתות ולאחר מכן לחץ פעמיים על שאילתת הסכומים שיצרת במקטע הקודם.

3. לחץ על הכרטיסיה טבלאות והוסף את הטבלאות שבהן השתמשת בשאילתת הסכומים וכן טבלאות המכילות את הנתונים הקשורים האחרים שברצונך לראות.
   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה המפורטות לעיל, עליך להוסיף את הטבלאות קטגוריות, מוצרים וספקים לשאילתה החדשה.

4. צרף את השדות בשאילתת הסכומים לשדות התואמים שלהם בטבלאות האב. לשם כך, גרור כל שדה בשאילתת הסכומים לשדה המתאים שלו בטבלה.

   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, גרור את השדה שם קטגוריה בשאילתת הסכומים לשדה שם קטגוריה בטבלה קטגוריות. לאחר מכן, גרור את השדה MaxOfPrice בשאילתת הסכומים לשדה מחיר בטבלה Products. צירופים מאפשרים לשאילתת הבחירה החדשה לכנס יחד את הנתונים בשאילתת הסכומים ובנתונים בטבלאות האחרות.

5. בחלון של שאילתת הסכומים, לחץ פעמיים על הכוכבית כדי להוסיף את השאילתה כולה לרשת העיצוב ולאחר מכן גרור את השדות הנוספת מהטבלאות האחרות בשאילתה.

   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, לחץ פעמיים על שאילתת הסכומים שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן הוסף את השדות שם מוצר וספק מהטבלה Products and Suppliers, בהתאמה.

6. אם תרצה, ציין סדר מיון עבור עמודה אחת או יותר.
   לדוגמה, כדי להוסיף רשימה של הקטגוריות בסדר אלפביתי, הגדר את התא מיון של העמודה שם קטגוריה בסדר עולה.

7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

   פעולה זו מפעילה את השאילתה ומציגה את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

יצירת שאילתת יצירת טבלה

1. כאשר שאילתת הערכים המובילים פתוחה בתצוגת עיצוב:

   בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על צור טבלה.
   תיבת הדו-שיח יצירת טבלה מופיעה.

2. בתיבה שם טבלה , הקלד שם עבור הטבלה שתאחסן את הרשומות העליונה ולמטה. לדוגמה, הקלד רשומות מובילות ותחתון ולאחר מכן לחץ על אישור.
   בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה יוצרת טבלה ומחליפה את הערך העליון בנתונים הנוכחיים.

3. שמור וסגור את השאילתה.

יצירת שאילתת הוספה

1. פתח את שאילתת הערך התחתון בתצוגת עיצוב.

2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

3. בתיבת הדו-שיח הוספה, הקלד שם זהה לזה שהקללדת בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה.
   לדוגמה, הקלד רשומות מובילות ותחתון ולאחר מכן לחץ על אישור. בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה מצרף את הרשומות לטבלה רשומות עליות ותחתונות.

4. שמור וסגור את השאילתה.

הפעלת השאילתות

כעת אתה מוכן להפעיל את שתי השאילתות.

• בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על שאילתת הערך העליון ולחץ על כן בהודעות.

• לחץ פעמיים על השאילתה ערך תחתון ולחץ על כן בהודעות.

• פתיחת טבלת הרשומות העליונה ולמטה בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף