חיפוש רשומות עם התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר

כללים ליצירה ושימוש בשאילתות ערכים מובילים

עליך ליצור שאילתת ערך עליון על-ידי יצירת שאילתת בחירה תחילה. בהתאם לתוצאות הרצויות, עליך להחיל סדר מיון על השאילתה, או להמיר את השאילתה לשאילתת סכומים. אם תמיר את השאילתה, תשתמש לאחר מכן בפונקציית צבירה, כגון Max או Min כדי להחזיר את הערך הגבוה ביותר או הנמוך ביותר, או First אוLast כדי להחזיר את התאריך המוקדם ביותר או המאוחר ביותר. השתמש בשאילתות סכומים ובפונקציות צבירה רק כאשר עליך למצוא נתונים שנופלים לתוך קבוצה של קבוצות או קטגוריות. לדוגמה, נניח שעליך למצוא את מספרי המכירות עבור תאריך נתון עבור כל עיר שבה פועלת החברה שלך. במקרה זה, הערים הופכות לקטגוריות (עליך למצוא את הנתונים לפי עיר), כך שאתה משתמש בשאילתת סכומים.

בהמשך, זכור כי, ללא קשר לסוג השאילתה, השאילתות שלך חייבות להשתמש בשדות המכילים נתונים תיאוריים, כגון שמות לקוחות, וכן בשדה המכיל את ערכי התאריכים שברצונך לחפש. בנוסף, ערכי התאריכים חייבים להימצא בשדה שהוגדר לסוג הנתונים 'תאריך/שעה'. השאילתות שמאמר זה מתאר נכשלות אם אתה מנסה להפעיל אותן מול ערכי תאריכים בשדה טקסט קצר. בנוסף, אם ברצונך להשתמש בשאילתת סכומים, שדות הנתונים שלך חייבים לכלול פרטי קטגוריה, כגון שדה עיר או מדינה/אזור.

בחירה בין שאילתת ערכים על עליונה למסנן

כדי לקבוע אם עליך ליצור שאילתת ערכים מובילים או להחיל מסנן, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

• אם ברצונך להחזיר את הרשומות עם התאריכים העדכניים ביותר או עם התאריכים העדכניים ביותר בשדה, ואינך יודע את ערכי התאריך המדויקים, או שהם אינם חשובים, עליך ליצור שאילתת ערכים מובילים.

• אם ברצונך להחזיר את כל הרשומות שבהן התאריך תואם, לפני תאריך מסוים או מאוחר יותר, עליך להשתמש במסנן. לדוגמה, כדי לראות את התאריכים עבור מכירות בין אפריל ליולי, עליך להחיל מסנן. דיון מלא במסננים נמצא מעבר לנושא זה.

  לקבלת מידע נוסף אודות יצירת מסננים והשימוש בהם, עיין במאמר החלת מסנן כדי להציג רשומות נבחרות במסד נתונים של Access.

לראש הדף

יצירת שאילתת ערכים על עליונה בסיסית

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. בתיבת הדו-שיח, לחץ על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה, לחץ על הוסף כדי למקם את הטבלה במקטע העליון של המעצב ולאחר מכן לחץ על סגור.

   -לחלופין-

   לחץ פעמיים על הטבלה ולאחר מכן לחץ על סגור.

   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה המפורטים הוא המקטע הקודם, הוסף את הטבלה Employees לשאילתה.

3. הוסף את השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה לרשת העיצוב. באפשרותך ללחוץ פעמיים על כל שדה, או לגרור ולשחרר כל שדה בתא ריק בשורה שדה.

   אם אתה משתמש בטבלה לדוגמה, הוסף את השדות שם פרטי, שם משפחה ותאריך לידה.

4. בשדה המכיל את הערכים העליונים או למטה (השדה תאריך לידה, אם אתה משתמש בטבלה לדוגמה), לחץ על השורה מיין ובחר בסדר עולה או יורד.

   סדר מיון בסדר יורד מחזיר את התאריך המאוחר ביותר, וסדר המיון בסדר עולה מחזיר את התאריך המוקדם ביותר.

   חשוב: עליך להגדיר ערך בשורה מיון רק עבור שדות המכילים את התאריכים שלך. אם תציין סדר מיון עבור שדה אחר, השאילתה לא תחזיר את התוצאות הרצויות.

5. בכרטיסיה עיצוב שאילתה, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליים) והזן את מספר הרשומות שברצונך לראות, או בחר אפשרות מהרשימה.

6. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

7. שמור את השאילתה ושמור אותה פתוחה לשימוש בשלבים הבאים.

באפשרותך לראות שסוג זה של שאילתת ערכים מובילים יכול לענות על שאלות בסיסיות, כגון מיהו האדם הישן ביותר או הצעיר ביותר בחברה. השלבים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בביטויים ובקריטריונים אחרים כדי להוסיף עוצמה וגמישות לשאילתה. הקריטריונים המוצגים בשלב הבא מחזירים את שלושת ימי ההולדת הבאים של העובדים.

הוספת קריטריונים לשאילתה

1. שנה את השאילתה שיצרת בשלבים הקודמים לתצוגת עיצוב.

2. ברשת עיצוב השאילתה, בעמודה שמימין לעמודה תאריך לידה, העתק והדבק או הקלד ביטוי זה : Expr1: DatePart("m",[Birth Date]). לאחר מכן לחץ על הפעל.

   הפונקציה DatePart מחלצת את חלק החודש של השדה תאריך לידה.

3. מעבר לתצוגת עיצוב.

4. משמאל לביטוי הראשון שלך, הדבק או הקלד ביטוי זה: Expr2: DatePart("d",[Birth Date]). לאחר מכן לחץ על הפעל.

   במקרה זה, הפונקציה DatePart מחלצת את חלק התאריך של השדה תאריך לידה.

5. מעבר לתצוגת עיצוב.

6. נקה את תיבות הסימון בשורה הצג עבור כל אחד משני הביטויים שהזנת זה עתה, לחץ על השורה מיין עבור כל ביטוי ולאחר מכן בחר סדר עולה.

7. לחץ על הפעלה.

8. באפשרותך לציין קריטריונים כדי להגביל את טווח השאילתה. כאשר אתה מציין קריטריונים, השאילתה ממיין רק את הרשומות התואמות לקריטריונים, והיא מזהה את ערכי השדה העליונים או למטה מתוך הרשימה הממיין.

   כדי להמשיך בנתונים לדוגמה, עבור לתצוגת עיצוב. לאחר מכן, בשורה קריטריונים של העמודה תאריך לידה , הקלד את הביטוי הבא:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   ביטוי זה עושה את הפעולות הבאות: החלק Month([Birth Date]) > Month(Date()) בודק את תאריך הלידה של כל עובד כדי לראות אם הוא חל בחודש עתידי ואם כן, כולל רשומות אלה בשאילתה. החלק Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) של הביטוי בודק את תאריכי הלידה המתרחשים בחודש הנוכחי כדי לראות אם יום ההולדת נמצא ביום הנוכחי או לאחר מכן. אם תנאי זה נכון, הפונקציה כוללת רשומות אלה בשאילתה. כדי לסכם: ביטוי זה מתעלם מכל הרשומות שבהן יום ההולדת נמצא בין 1 בינואר לבין התאריך שבו אתה מפעיל את השאילתה.

   כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים בקריטריוני שאילתה, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

9. בכרטיסיה עיצוב שאילתה, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליים) והזן את מספר הרשומות שברצונך לראות, או בחר אפשרות מהרשימה.

   כדי לראות את שלושת ימי ההולדת הבאים, הקלד 3.

10. לחץ על הפעל כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

יצירת שאילתת סכומים

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ פעמיים על הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש. כל טבלה מופיעה במקטע העליון של מעצב השאילתות.

   אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה המפורטות לעיל, הוסף את הטבלאות אירועים וסוגי אירועים.

3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה. הקפד להוסיף רק את שדות הקבוצה או הקטגוריה ואת שדה הערך לשאילתה בשלב זה.

   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה המפורטים בשלוש הטבלאות המפורטות לעיל, עליך להוסיף את השדה סוג אירוע מהטבלה סוג אירוע, או את השדה תאריך אירוע מהטבלה אירועים.

4. באפשרותך לציין קריטריונים המגבילים את טווח השאילתה. רק רשומות התואמות לקריטריונים ממוינות, וערכים של שדות עליים ותחתונות מזוהים בתוך רשימה ממוינות זו.

   לדוגמה, אם ברצונך להחזיר אירועים בקטגוריה פונקציה פרטית, הקלד ביטוי זה בשורה קריטריונים של העמודה סוג אירוע: <>"פונקציה פרטית".

   כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים בקריטריוני שאילתה, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

5. המר את השאילתה לשאילתת סכומים על-ידי ביצוע הפעולות הבאות:

   בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה הצג /הסתר , לחץ על סכומים.

   השורה סכומים מופיעה ברשת העיצוב.

6. ודא שהשורה סכומים של כל שדה קבוצה או קטגוריה מוגדרת לקיבוץ לפי ולאחר מכן הגדר את השורה סכומים של שדה הערך (השדה עם הערכים העליונים או למטה) לערך מרבי או מינימום.

   Max מחזיר את הערך הגדול ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה העדכני ביותר בשדה תאריך/שעה. הפונקציה Min מחזירה את הערך הקטן ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המוקדם ביותר בשדה תאריך/שעה.

7. בכרטיסיה עיצוב שאילתה, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליים) והזן את מספר הרשומות שברצונך לראות, או בחר אפשרות מהרשימה.

   במקרה זה, בחר הכל ולאחר מכן לחץ על הפעל כדי להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

   הערה: בהתאם לפונקציה שבחרת בשלב 6, Access משנה את שם שדה הערך בשאילתה ל- MaxOfFieldName או ל- MinOfFieldName. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, Access את שם השדה MaxOfEvent Date אוMinOfEvent Date.

8. שמור את השאילתה ועבור לשלבים הבאים.

תוצאות השאילתה אינן מציגות שמות מוצרים או מידע אחר אודות המוצרים. כדי לראות נתונים נוספים אלה, עליך ליצור שאילתה שניה המשלבת את השאילתה שיצרת זה עתה. השלבים הבאים מסבירים כיצד לעשות זאת.

יצירת שאילתה שניה להוספת נתונים נוספים

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

2. לחץ על הכרטיסיה שאילתות ולאחר מכן לחץ פעמיים על שאילתת הסכומים שיצרת במקטע הקודם.

3. לחץ על הכרטיסיה טבלאות והוסף את הטבלאות שבהם השתמשת בשאילתת הסכומים, והוסף גם טבלאות המכילות נתונים קשורים אחרים. אם אתה משתמש בשלוש הטבלאות לדוגמה הקיימות, הוסף את הטבלאות סוג אירוע, אירוע ולקוחות לשאילתה החדשה.

4. צרף את השדות בשאילתת הסכומים לשדות התואמים שלהם בטבלאות האב. לשם כך, גרור כל שדה בשאילתת הסכומים לשדה המתאים שלו בטבלה.

   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה משלוש הטבלאות, גרור את העמודה סוג אירוע בשאילתת הסכומים לשדה סוג אירוע בטבלה סוג אירוע. לאחר מכן, גרור את העמודה MaxOfEvent Date בשאילתת הסכומים לשדה תאריך אירוע בטבלה אירועים. יצירת צירופים אלה מאפשרת לשאילתת הבחירה החדשה לכנס יחד את הנתונים בשאילתת הסכומים ובנתונים בטבלאות האחרות.

5. הוסף את השדות המתארים הנוספת מהטבלאות האחרות בשאילתה.

   אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה משלוש הטבלאות, באפשרותך להוסיף את השדות 'חברה' ו'איש קשר' מהטבלה 'לקוחות'.

6. אם תרצה, ציין סדר מיון עבור עמודה אחת או יותר. לדוגמה, כדי להוסיף רשימה של הקטגוריות בסדר אלפביתי, הגדר את השורה מיון של העמודה סוג אירוע בסדר עולה.

7. בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

   תוצאות השאילתה מוצגות בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

יצירת שאילתת יצירת טבלה

1. כאשר שאילתת הערכים המובילים פתוחה בתצוגת עיצוב:

   בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה סוג שאילתה , לחץ על יצירת טבלה.

   תיבת הדו-שיח יצירת טבלה מופיעה.

2. בתיבה שם טבלה , הקלד שם עבור הטבלה שתאחסן את הרשומות העליונה ולמטה. לדוגמה, הקלד רשומות מובילות ותחתון ולאחר מכן לחץ על אישור.

   בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה יוצרת טבלה ומחליפה את הערך העליון בנתונים הנוכחיים.

3. שמור וסגור את השאילתה.

יצירת שאילתת הוספה

1. עם שאילתת הערך התחתון בתצוגת עיצוב:

   בכרטיסיה עיצוב שאילתה , בקבוצה סוג שאילתה , לחץ על הוסף.

2. תיבת הדו-שיח הוספה מופיעה.

3. הקלד שם זהה לזה שהקלדה בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה.

   לדוגמה, הקלד רשומות מובילות ותחתון ולאחר מכן לחץ על אישור. בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה מצרף את הרשומות לטבלה רשומות עליות ותחתונות.

4. שמור וסגור את השאילתה.

הפעלת השאילתות

• כעת אתה מוכן להפעיל את שתי השאילתות. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על שאילתת הערך העליון ולחץ על כן כאשר Access תתבקש לעשות זאת. לאחר מכן לחץ פעמיים על השאילתה ערך תחתון ולחץ על כן כאשר Access תתבקש לעשות זאת.

• פתיחת הטבלה 'רשומות מובילות ותחתון' בתצוגת גליון נתונים.

הפעולה או האירוע נחסמו על-ידי מצב לא זמין.

אם אתה רואה הודעה זו, בצע את השלבים הבאים:

• בחר הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

• הפעל את השאילתה שוב.

לראש הדף