כיצד להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מכתב אחיד ב- Word 2000

מהו מיזוג דואר?

מיזוג דואר הוא תכונה ב- Word. במיזוג דואר באפשרותך למזג מידע מוכן מראש (כגון מכתב אחיד) עם מידע משתנה כגון (מסד נתונים של שמות) וכתובות של לקוחות. בדרך זו, באפשרותך יש לך מסמכים זהים כמעט לחלוטין: חומר המסמכים זהה עבור כל לקוח, אך כל מסמך מותאם אישית לאדם מסוים במסד הנתונים שלך.

קיימים שלושה מרכיבים הראשי כדי מיזוג דואר:

• המסמך הראשי מכיל את נתוני הטקסט הקבוע: טקסט וגרפיקה. המסמך הראשי קובע גם את העיצוב של המסמך הממוזג החדש; לדוגמה, מכתב אחיד, מעטפות או תוויות.

• מקור הנתונים המכיל את המידע המשתנה: רשימה של שמות וכתובות, לדוגמה.

• המסמך הממוזג המכיל השילוב של טקסט מוכן מראש ומידע משתנה.

המסמך הראשי מכיל את הטקסט המוכן מראש והגרפיקה הרצויה בכל גירסה של המסמך הממוזג. במסמך הראשי, הוספת הוראות מיוחדות, הקרויים שדות מיזוג, כדי לציין היכן ברצונך להציג את המידע משתנה. בעת מיזוג מידע ממקור נתונים עם המסמך הראשי, נתוני המשתנים מחליף את שדות המיזוג עם המידע אינדיווידואליזציה. התוצאה היא המסמך הממוזג המכיל השילוב של טקסט מוכן מראש ומידע משתנה.


מקור הנתונים מכיל את המידע (כגון שמות, כתובות ומספרי טלפון) שמשתנה עם כל גירסה של המסמך. ברוב המקרים, באפשרותך לאחסן את הנתונים במסמך Word; עם זאת, Word מזהה גם בתבניות אחרות. לדוגמה, מקור הנתונים עשוי להיות גליון עבודה של Microsoft Excel, מסד נתונים של Microsoft Access או קובץ משתנה מופרד באמצעות פסיק (CSV).


מקור הנתונים מוגדר עם שורת כותרת (הנקרא גם רשומת כותרת) ורשומות נתונים. שורת הכותרת הוא הפריט הראשון במקור הנתונים. הוא מכיל את שמות השדות המזהים את המידע משתנה. רשומות הנתונים מכילים את המידע אינדיווידואליזציה. כל רשומת נתונים מורכב של שדה אחד או יותר, בהתאם כמות המידע משתנה עבור כל אדם. ערכה זו של מידע המרכיב רשומת נתונים אחת.

תהליך מיזוג הדואר כולל ארבעה שלבים ראשיים:

1. פתיחה או יצירה של המסמך הראשי.

2. פתיחה או יצירה של מקור הנתונים.

3. ערוך את המסמך הראשי.

4. ביצוע המיזוג.

ההליך הבא מדגים כיצד ליצור מכתב אחיד, לצרף אותו למקור נתונים, שהוא ולעצב למזג את המסמכים. ההליך עבור יצירת המעטפות הממוזגות או תוויות דומה. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר המתאים ברשימה
מאמרים קשורים שבמאמר זה.

שלב 1: פתיחה או יצירה של מסמך ראשי

1. אם ברשותך מסמך המכיל את טקסט מוכן מראש בה ברצונך להשתמש, פתח אותו. לחלופין, אם ברצונך ליצור מכתב טופס חדש ללא מסמך ריק מוצגת כעת, לחץ על חדש בסרגל הכלים רגיל .

2. בתפריט כלים , לחץ על מיזוג דואר.

3. באזור מסמך ראשי של תיבת הדו-שיח עוזר מיזוג דואר , לחץ על צור.

4. לחץ על מכתבים אחידים.
   
   אתה מתבקש להשתמש בחלון הפעיל עבור המסמך הראשי או ליצור מסמך ראשי חדש. לחץ על החלון הפעיל. המסמך הפעיל הופך למסמך הראשי של מיזוג הדואר.
   
   
   Word חוזר אל עוזר מיזוג דואר.

5. עבור אל שלב 2: פתיחה או יצירה של מקור הנתונים.

שלב 2: פתיחה או יצירה של מקור נתונים

בעת פתיחה או יצירה של מקור נתונים על-ידי שימוש עוזר מיזוג דואר, הם האומרת ש- Word ישתמש קבוצה מסוימת של מידע משתנה עבור המיזוג. השתמש באחת מהשיטות הבאות כדי לצרף את המסמך הראשי של מקור הנתונים.

שלב 3: עריכת המסמך הראשי

בשלב 1, בחרת לפתוח מסמך קיים או ליצור אחד חדש. השתמש באחת מהשיטות הבאות, בהתאם לאפשרות שבחרת בשלב 1.

שלב 4: מיזוג

1. בתפריט כלים , לחץ על מיזוג דואר.

2. תחת למזג את הנתונים עם המסמך, לחץ על מזג.

3. בתיבת הדו-שיח מיזוג , לחץ על מיזוג כדיובחר מסמך חדש כדי להציג את המסמך הממוזג על המסך. כדי להדפיס את המסמך הממוזג, לחץ על הדפסה בתפריט קובץ .
   
   הערה: בתיבה מזג אל , בחר מדפסת אם ברצונך לשלוח את המסמך הממוזג למדפסת מבלי להציג אותה הראשונה על המסך.

4. לחץ על מזג.

מילון מונחים

מראש. מידע כללי שחוזר בכל מכתב אחיד, מען תווית, מעטפה, או קטלוג.

שדה נתונים. קטגוריה של מידע במקור נתונים. שדה נתונים תואמת עמודה אחת של מידע במקור הנתונים. השם של כל שדה נתונים רשום בשורה הראשונה (שורת הכותרת) של מקור הנתונים. "מיקוד" ו"שם"שם משפחה"הם דוגמאות לשמות של שדות נתונים.

רשומת הנתונים. ערכה מלאה של מידע קשור במקור הנתונים. רשומת נתונים מתאימה לשורה אחת של מידע במקור הנתונים. כל המידע אודות לקוח אחד ברשימת הדיוור הלקוח היא דוגמה של רשומת נתונים.

מקור נתונים. מקור נתונים הוא קובץ המכיל את הנתונים המשתנים בכל אחד מהעותקים של המסמך הממוזג. לדוגמה, מקור נתונים יכול לכלול את השם והכתובת של כל נמען מכתב אחיד.

מופרד. קובץ טקסט הכולל שדות נתונים המופרדים (או מופרד) על-ידי תווי טאב או פסיקים, נתונים ורשומות מופרד באמצעות סימוני פיסקה.

שורת כותרת. בשורה הראשונה (או רשומה) במקור נתונים של מיזוג דואר. שורת הכותרת מכילה את שמות השדות עבור קטגוריות המידע במקור הנתונים; לדוגמה, "שם" ו- "עיר". ניתן לאחסן את שורת הכותרת גם במסמך נפרד הנקרא מקור כותרת.

מסמך ראשי. בפעולת מיזוג דואר, המסמך המכיל את הטקסט והגרפיקה הזהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג; שנותרו לדוגמה, את כתובת השולח ואת גוף של מכתב אחיד.

שדה מיזוג. מציין מיקום שאתה מוסיף במסמך הראשי. שדות מיזוג ישיר Microsoft Word היכן להוסיף מידע ספציפי ממקור הנתונים. לדוגמה, הוסף את הוא שדה מיזוג "עיר" כדי ש- Word יוסיף שם עיר, כגון "ירושלים", המאוחסן בשדה הנתונים ' עיר '.

מסמך ממוזג. מסמך שנוצר על-ידי מיזוג נתונים ממקור הנתונים למסמך הראשי.

משאבים נוספים

משאבי תמיכה מיזוג דואר של Word

לקבלת מידע נוסף אודות מיזוג דואר, לחץ על עזרה של Microsoft Word בתפריט עזרה , הקלד מיזוג דואר במסייע של Office או באשף התשובות ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי להציג את הנושאים המוחזרים.

מאמרים קשורים

לקבלת מידע נוסף של מיזוג דואר, לחץ על מספרי המאמרים הבאים כדי להציג את המאמרים מתוך מאגר הידע Microsoft Knowledge Base:

212322 כיצד: לעצב ולהגדיר נתונים של מיזוג דואר ב- Microsoft Word 2000

212017 כיצד: להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מעטפות ב- Word 2000

212034 כיצד: יצירת תוויות מען באמצעות מיזוג דואר ב- Word 2000

212029 כיצד: ליצור תווית מותאמת אישית או לשנות תווית קיימת ב- Word 2000

212012 WD2000: כיצד לאלץ את הטקסט התחל מ באותה שורה במכתב מיזוג

211363 WD: כיצד לציין תנאים מרובים עם IF מקוננות

212314 כיצד: שימוש במקור נתונים של Excel עבור מיזוג דואר ב- Word 2000

214183 כיצד: להשתמש במיזוג דואר עם שאילתת פרמטר של Access ב- Word 2000

211190 כיצד: השתמש נתונים של Access 2000 ב- Word 2000

211206 כיצד: השתמש ב- Outlook Express הכתובות בפעולת מיזוג דואר ב- Microsoft Word

212379 WD2000: כיצד להמיר את קבצי הנתונים של 6. x של WordPerfect ופנקסי כתובות

212334 WD2000: כיצד להמיר נתונים בעמודה אחת לטבלה

211702 WD2000: כיצד להמיר WordPerfect מיזוג נתונים

214827 WD: כיצד השימוש מקונן אם שדות בדואר מיזוג המסמך

264722 WD2000: כיצד העלם שורות ריקות במהלך מיזוג דואר

211303 כיצד להשתמש במיזוג דואר ליצירת רשימה ממוינת לפי קטגוריות ב- Word 2000

211293 כיצד: שינוי מסירה או להחזיר כתובת עיצוב ב- Word 2000

212078 כיצד: הוספת גרפיקה או לוגו לכל תווית ב- Word 2000

212358 WD2000: מקור נתונים של מיזוג נכשלת לצרף או מיזוג

212263 WD2000: הודעת שגיאה: Word לא הייתה אפשרות פתיחה < Name.doc קובץ > כנתונים מסוג או מקור כותרת מכיוון שזהו המסמך הראשי הפעיל למיזוג דואר

212125 WD2000: הודעת שגיאה: ' שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא ' עם ריק שאל או שדה Fillin

211729 WD2000: הודעת שגיאה: "Word לא ניתן למזג את המסמך הראשי עם מקור הנתונים מאחר שרשומות הנתונים היו ריקות או שאף רשומת נתונים לא התאימה לאפשרויות השאילתה שלך."

242339 WD2000: באיות המילה לא מסומן בדגל בעת בדיקת האיות של דואר מסמך ממוזג

211437 WD2000: ראשי של מיזוג דואר ומסמכים הנתונים אינם נשמרים ברקע

240854 WD2000: מגבלות של המרת מסמכים של WordPerfect 5. x

211727 WD2000: מסמך ראשי למיזוג דואר לשחזר למסמך Word רגיל

189196 WD2000: הודעת שגיאה: "< שם הקובץ של המסמך הראשי > הוא מסמך ראשי למיזוג דואר" שימוש ב- Outlook 97 או ב- schedule +

212354 WD2000: תו עיצוב במקור הנתונים אינם נשמרים לאחר מיזוג

212068 WD2000: שינוי רישיות לא להחיל עיצוב על שדות מיזוג

220250 WD2000: הודעת שגיאה: שדות מקוננים עמוק מדי במיזוג דואר

211322 WD2000: אין אפשרות לשנות את שמות השדות של ברירת המחדל בעוזר מיזוג דואר

214157 WD2000: אין אפשרות להחליף את כל המופעים של השדה MERGEFIELD לא חוקי

211651 WD2000: שטח ריק מופיע אם השדה ריק במיזוג דואר

264892 WD2000: שורה ריקה לא העלמה במיזוג דואר מותנה

270623 OLEXP: כיצד להשתמש ב- Outlook Express הכתובות בהליך מיזוג דואר

192258 כיצד לבצע מיזוג דואר באמצעות רשימת אנשי הקשר שלך ב- Outlook 2000