FindTime הוא תוספת של Outlook לתזמון פגישות. הסדרן יכול לשלוח אפשרויות זמן מרובות באמצעות FindTime ולמזער את הודעות הדואר האלקטרוני הלוך ושוב בתזמון.

כדי לתזמן פגישה ב- Outlook עם FindTime:

  1. צור הודעת דואר אלקטרוני חדשה או בחר הודעת דואר אלקטרוני שברצונך להשיב לה.

  2. הצגת רשימה של אנשים הדרושים עבור הפגישה במשתתפים ואופציונליים ב-Cc

  3. בכרטיסיה בית , בחר השב עם תשאול פגישה.

    FindTime > השב עם תשאול פגישה

  4. בחר את הגדרות הפגישה

    :משך הפגישה של FindTime

    • משך: בחר משך מהרשימה.

      • בחר 8 שעות לפגישה ביום שלם.

      • בחר ' מותאם אישית ' בתפריט הנפתח ' זמן ' כדי להגדיר את הזמן שלך. משך הזמן המרבי הוא 23 שעות 59 דקות.

    • שעות עבודה: בדוק אם להגביל את זמני הפגישה המוצעים כדי לעבוד ימים ושעות בלבד.

      הערה: שעות העבודה המשמשות כברירת מחדל מאוחזרות מהגדרות הסדרן ונכשלות בהגדרות Exchange אלה. הם כברירת מחדל ל-08:00 עד 17:00 אם לא נמצאו הגדרות.

    • אזור זמן: בחר את התפריט הנפתח של אזור הזמן כדי לשנות את אזור הזמן עבור הפגישה.

      הערות: 

      • אזור הזמן המשמש מאוחזר מתוך הגדרות הסדרן שלך, אך באפשרותך לבחור קובץ חדש מתוך הרשימה.

      • שעון קיץ מתבצע בחשבון ובפגישות לאחר שהמתג השנתי מציג את הזמן הנכון

  5. FindTime מחפש את לוחות הזמנים של המשתתפים (אם זמינים) ומציע מועדי פגישה מתאימים.

    הערה: FindTime משתמש בחשבון העסקי שלMicrosoft 365 כדי לגשת ללוח השנה שלך וללוחות השנה של המשתתפים בארגון שלך כדי לקבוע זמינות. לוחות שנה שאינם משויכים חשבון Microsoft 365 אינם נתמכים.

    השתמש בקישורים כדי למיין את אפשרויות הפגישה.

    FindTime תאריכים של זמינות ואפשרויות זמן.

    • זמינות: מפרטת את האפשרויות הטובות ביותר (פעמים כאשר כל המשתתפים הדרושים לפגישה ללא תשלום) תחילה. גורמים המשמשים לקביעת האפשרויות הטובות ביותר כוללים את מספר המשתתפים בחינם, כמה מהמשתתפים הנדרשים לעומת משתתפים אופציונליים הם ללא תשלום, בין אם המשתתפים המתנגשים כוללים מחוייבות לא סופית או לא פנויות בלוח השנה שלהם.

    • Time: פירוט האפשרויות בסדר כרונולוגי.

      הערה: באפשרותך לגלול בין הימים והחודשים באמצעות החצים. הימים הזמינים מסומנים בקו תחתון בירוק. ירוק כהה מציין ימים הכוללים את רוב האפשרויות והירוק בהיר ואדום מציין את רוב ההתנגשויות. ימי סוף שבוע מסומנים זמינים אם שעות העבודה לא נבחרו.

    • סמלי האנשים מראים אם נדרשים משתתפי הפגישה והזמינות שלהם.

      מפתח סמלים של אנשים

      • מסומן בקו תחתון: נדרש

      • ירוק: זמין

      • צהוב: עשוי להיות עמוס

      • אדום: עסוק

      • אפור: לא ידוע

    • באפשרותך להשתמש בסמלים כדי לגשת למידע נוסף.

      • בחר סמל מצב ' מוזמן ' כדי לפתוח את מגש המצב של המשתתף.

      • רחף מעל סמל של כל אדם או כדי להציג את מידע הזמינות שלו.

      • בחר סמל לוח שנה כדי להציג את לוח השנה שלך.

  6. בחר מספר זמני פגישה מתאימים.

    • התיבה ' שעה ' משתנה לכחול כאשר היא נבחרת.

      אפשרויות פגישה נבחרות

      הערה: תשאולים בעלי 20 הצעות או פחות נוטים יותר להגיע להסכמה. 

  7. בחר הבא.

  8. הזן את מיקום הפגישה.

    • פגישות מקוונות מופעלות כברירת מחדל. בחר את תיבת הסימון פגישה מקוונת כדי להפוך אותה ללא זמינה. 

      צילום מסך של החלונית ' תשאול פגישה חדשה '

      כאשר הפגישה המקוונת נבחרת, FindTime יקבע פגישה שלSkype for Business אוMicrosoft Teams. FindTime ישתמש בכל המשתמשים שהוגדרו על-ידי הארגון שלך כערוץ הפגישה המקוון המשמש כברירת מחדל. 

      הערה: אם שמרת הגדרה שלSkype for Business בלוח המחוונים, FindTime ישתמש באפשרות זו במקום ב Microsoft Teams. אם ברצונך להשתמש ב-Microsoft Teams, מחק את הגדרת הSkype for Business בלוח המחוונים.

  9. בחר הגדרות תשאול והחלף את אפשרויות הפעלה /כיבוי .

    הערה: ניתן עדיין למחוק את זמני הפגישה שנבחרו בנקודה זו על-ידי בחירת X ברשימת הזמנים שנבחרה .

    • יידע אותי על עדכוני סקרים: תקבל הודעת דואר אלקטרוני בכל פעם שמשתתף מצביע. ההודעה כוללת את מצב התשאול הנוכחי ואפשרות לתזמון.

    • תזמון כאשר משתתפים מגיעים להסכמה: אירוע בלוח השנה מתוזמן באופן אוטומטי אם כל המשתתפים הדרושים הצביעו לטובת אפשרות זמן ספציפי. אם קיימות אפשרויות מרובות, האפשרות המוקדמת ביותר תתוזמן.

    • החזק שעות נבחרות בלוח השנה שלי: אירוע לא סופי ממוקם בלוח השנה שלך עבור כל אפשרות שתציע. כל החסימות יוסרו כאשר הפגישה מתוזמנת או שהתשאול מבוטל.

    • נעילת תשאול עבור משתתפים: משתתפיםלא יוכלו להציע מועדים חדשים או לערוך משתתפים אחרים.

    • דרוש משתתפים כדי לאמת את הזהות שלהם: כדי לסייע במניעת הצבעה אנונימית, המשתתפים ידרשו לאימות לפני ההצבעה.

    • הודעות דואר אלקטרוני בשפת FindTime: השפה שבה אתה משתמש ב-FindTime תשמש לשליחת הודעות דואר אלקטרוני קשורות. אחרת, הודעות אלה יישלחו באנגלית.

  10. בחר הוסף לדואר אלקטרוני.

  11. FindTime מוסיף את זמני הפגישה המוצעים להודעת הדואר האלקטרוני שלך. בחר באפשרות ערוך אפשרויות כדי לשנות את הגדרות הפגישה, במידת הצורך.

    הערה: אם תבצע שינויים ותוסיף משוב את זמני הפגישה, עליך למחוק באופן ידני את ההזמנה המקורית.

  12. בחר שלח כדי לשלוח את הזמנות הפגישה ולהתחיל את תהליך ההצבעה.

  13. תקבל קישור ישיר לדף ההצבעה עבור הפגישה שלך.

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות התרגום?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×