בעת יצירת הודעה עבור קהל פנימי, יש להתחשב בשיקולים כדי לקבוע כיצד לקיים תקשורת יעילה ברחבי הארגון.
שלב 1. הבנת סוגי הקהלים הפנימיים של הארגון שלך
בעת יצירת הודעה עבור קהל פנימי, חשוב להבין מיהו הקהל שלך. פעולה זו תסייע לך לקבוע את השפה, הטון ורמת הפירוט הדרושים בעת יצירת הודעה עבור קמפיין התקשורת שלך. הוא גם יעזור לך לזהות אילו פיסות מידע הן החשובות ביותר.
ניתן לקבץ קהלים פנימיים בהתבסס על מבנה ארגוני, תחומי עניין, מיומנות טכנית, מיקום, שפה ועוד. שקול את קטגוריות הקהל הבאות בעת קביעה מיהו הקהל שלך:
הירארכיה ארגונית
קח בחשבון את היקף האחריות של הקהל שלך. חברים מסוימים בארגון מתמקדים באזורים של עסק ברמה גבוהה יותר מאשר באזורים אחרים. חברים מסוימים בארגון מתמקדים מהדברים שמשפיעים על הפעילויות היום-יום שלהם בעבודה.
תפקיד
ניתן גם לחלק קהלים פנימיים לפי תפקיד. לדוגמה, עובדים ב זמן מלא עשויים להיות מושפעים משינויים פנימיים ספציפיים שאינם משפיעים על עובדים ב זמנית. ייתכן שהעובדים מבוססי הפרוייקט יצטרכו הודעות שמתמקדות באופן ספציפי בפרטים קטנים או לטפל בבעיות ישירות, בעוד שהעובדים האחרים זקוקים רק לעדכונים כלליים שאינם מכילים פרטים קטנים רבים מדי.
Department
ייתכן גם שזה יוטב לחלק את הקהלים שלך בהתבסס על מחלקה. חברי מחלקת IT עשויים להיות מושפעים מאירוע ספציפי שאינו משפיע על חברי מחלקת השיווק. חשוב למי מיועדת ההודעה שלך והתאם את המסר שלך בהתאם.
שפה או מיקום
בארגונים גדולים יותר, המיקום הגיאוגרפי ממלא תפקיד גדול בסוג ההשפעה שההודעה שלך עשויה לכלול או לא תכלול בקבוצות שונות של אנשים. בעת הכנת הודעה שמשפיעה על הארגון כולו, ודא שאתה מעודכן לגבי האירועים הנוכחיים והפריטים שעשויים להשפיע על מיקומים מסוימים. פעולה זו תסייע לך להימנע (צלילים חירשים) בעת יצירת הודעה. היא גם תאפשר לך להתאים אישית את המסר שלך בצורה טובה יותר בעת דיבור רק לקהלים ספציפיים של שפות ומיקומים שונים.
שלב 2. הבנת המכשירים המשמשים לגישה לתקשורת פנימית
רוב הארגונים כוללים מגוון סוגי קהל המורכבים מעובדים בחזית העסק, עובדים במשרד ועובדים מרוחקים.
עובדי קו החזית פועלים בדרך כלל ממכשירים ניידים וממחשבי Tablet ולא פועלים מול מחשב כדי להשלים את רוב המשימות. בעת יצירת הודעות עבור עובדים בחזית העסק, הקפד שההודעות שלך ית תמציתיות, קלות לגישה ומרתק מבחינה חזותית.
עם זאת, עובדים במשרד ועובדים מרוחקים, פועלים בדרך כלל ליד שולחן עבודה בהגדרה מסורתית של המשרד ולהשתמש במחשב או במחשב נישא כדי לגשת לתקשורת ארגונית ולבצע בה מעורבות. קהל זה עשוי גם להשתמש במכשירים ניידים כדי לגשת לתקשורת ארגונית ולהיכנס בה מ פעם. הודעות עבור קבוצה זו צריכות להיות כוללות כדי להכיל מגוון לוחות זמנים של עבודה, גישה לאינטרנט, שפות ואזורי זמן. עובדי משרד בדרך כלל עוסקים זה בעובדים באופן אישי. בעת פילוח לעובדים במשרד, הקפד שההודעות יהיו תמציתיות, מידע ותקצרות.
בעת תקשורת עם עובדים בחזית העסק ועובדים מרוחקים, שקול להשתמש ביותר מערוץ הפצה אחד כדי להגיע לעובדים שונים עם מגוון סגנונות עבודה. בנוסף, צור הזדמנויות לעובדים להשתתף בשיחות, שתף את הפרספקטיבה והרשת שלהם עם אנשים אחרים כדי שהם יוכלו להרגיש מחוברים.
שלב 3. שקול את הגודל והמיקום של הקהל שלך
השתמש בגודל ובמיקום של הקהל שלך כדי לקבוע את השיטות ואת ערוצי התפוצה המתאימים לשימוש כדי להגיע אליהם ולעודד מעורבות. לדוגמה, הכרזות מהירות שבוצעו עבור מחלקת ה- IT כולה או עבור הקהילה הפנימית של חובבי טכנולוגיה עשויות להתאים יותר לפרסום של Viva Engage, בעוד שהודעות גדולות מרובות חלקים המיועדות לארגון שלם עשויות להתאים יותר לפרסום כדף SharePoint.
ארגונים גדולים חייבים גם להתמקד בהבטחה שהעברת ההודעות והשפה שנמצאות בשימוש בקמפיין התקשורת שלהם מכל מקום ותתנהל היטב עבור שיקולים רב-לאומיים. שקול את מיקום הקהל שלך כדי להבטיח שהתוכן בתוך ההודעה שלך יתחשב היטב באירועים הנוכחיים במיקום שבו ממוקם הקהל שעבורו אתה עורך את ההודעה.
שלב 4. בחר את ערוצי התפוצה שלך
כעת, לאחר שאתה מבין את מקטעי הקהל שלך, המכשירים שבהם הם משתמשים כדי לגשת לתקשורת ארגונית ולבצע בה מעורבות, ואת הגודל והמיקום של הקהל שלך, השתמש במידע זה כדי לבחור את ערוצי ההפצה המתאימים עבור קמפיין התקשורת שלך.
קבל מידע נוסף על Microsoft Viva Amplify כדי לקיים תקשורת דרך ערוצים שונים.
