כיצד לקיים תקשורת דרך ערוצי תפוצה שונים

Microsoft Viva Amplify מאפשרת לך לשלוח הודעה באמצעות פלטפורמות תקשורת מרובות כדי להוסיף לתקשורת הפנימית שלך. באמצעות Viva Amplify, באפשרותך ליצור הודעה אחת ולשנות אותה כך שתתאים לערוצים שונים, כגון Outlook, דפים וחדשות של SharePoint, Teams ו- Viva Engage (בקרוב). עם כל כך הרבה אפשרויות, קשה לזהות את התבנית הטובה ביותר עבור כל ערוץ. זיהוי התבניות המתאימות ביותר יכול לשפר את המעורבות ברחבי הארגון.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

דואר אלקטרוני הוא דרך נהדרת להודעות רשמיות המתוזמנות באופן קבוע, שעשויות להשפיע על קבוצות מרובות של אנשים. הודעות דואר אלקטרוני הן הודעות סטטיות שלא ניתן לעדכן לאחר שליחתן, ולכן מומלץ לשתף תוכן שאינו דורש עדכונים קבועים ושינויים באמצעות דואר אלקטרוני. שקול להשתמש בדואר אלקטרוני כדי להעביר דברים כגון עדכונים עסקיים, מבוא לעובדים חדשים וגם עדכוני מצב מהירים.

היתרונות של תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני

תקשורת דואר אלקטרוני היא מדרגית. מקבלי דואר אלקטרוני יכולים לשתף עם כל מי שיש לו כתובת דואר אלקטרוני, והקוראים שלך יכולים ליצור קשר על-ידי מענה או העברה של הדואר האלקטרוני לקהל רחב יותר. כתוצאה מכך, הנמענים הישירים שלך יכולים לקרוא את הדואר האלקטרוני שלך, ומי שהעברת את הדואר האלקטרוני יכול גם לראות אותו. הודעות דואר אלקטרוני גם מספקות כלים נהדרים לשמירה על רשומות ולעקב אחר שיחות חשובות.

בעת יצירת הודעת דואר אלקטרוני, באפשרותך להוסיף קישורים לתוכן אחר כגון דפים ותמונות של SharePoint כדי לספק ערך נוסף.

דברים שיש לשקול בעת תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני

לא ניתן לבטל שליחת הודעות דואר אלקטרוני. במקרה של טעות, השולח חייב לשלוח הודעת דואר אלקטרוני להמשך טיפול עם תיקונים או אחזור מכוונים ולאחר מכן לשלוח מחדש את ההודעה עם תיקונים.. מומלץ לבצע הגהה מדויקת של הדואר האלקטרוני לפני השליחה כדי לוודא שכל המידע מדויק.

הודעות דואר אלקטרוני הן סטטיות, כלומר אין אפשרות להסיר או לעדכן את המידע, וכל מידע שנשלח מייצג את המידע המדויק ביותר הזמין באותו הזמן.

ניתן לסנן הודעות דואר אלקטרוני מתיבת הדואר הנכנס של הקורא שגורם לכך שהמערכת מתעלמת מהודעות או שלא נקראו.

קבל מידע נוסף על שיטות עבודה מומלצות בעת כתיבת הודעות דואר אלקטרוני נהדרות באמצעות Outlook.

שיטות עבודה מומלצות לקיום תקשורת עם Outlook

טון קול	שמור על מקצועיות, אינפורמטיביות וידידותיות של הודעות דואר אלקטרוני שקול את הקהל שלך בעת יצירת ההודעה, ובסס את טון הדיבור בנושא.
אורך	שמור על הודעות דואר אלקטרוני קצרות ופשוטות. סכם את הנקודות העיקריות במשפטים הראשונים, החל מהחשוב ביותר.
מבנה	אם קיים פריט פעולה ברור עבור הקהל שלך, השתמש בשורת הנושא כדי מציין אותו בבירור. זהה את מי אתה ממוען בברכה שלך. התחל עם ההודעה הראשית ולאחר מכן כל מידע נוסף. השתמש במרווח, במספור או בתבליטים המתאימים כדי להפריד בין נקודות מרכזיות. הקפד על חתימת דואר אלקטרוני קצרה, מקצועית וגרפית ללא תשלום במידת האפשר.
דרכים להגדלת המעורבות	הדגש את השיחות שלך לפעולה על-ידי הוספתה ל שורת הנושא, הוספתה לשליש הראשון של הדואר האלקטרוני, הוספתה בנפרד ובקלות גלויה, הדגשה או הדגשה שלה. Engage את הקהל שלך על-ידי שאלות בדואר האלקטרוני שלך.
דרכים למדוד מעורבות	ניתן למדוד את מעורבות הדואר האלקטרוני על-ידי מעקב אחר תגובות והשלמה של ההתקשרות לפעולה.

SharePoint

בעת תקשורת באמצעות SharePoint, ניתן ליצור הודעות עם תוכן דינאמי שעשוי להשתנות לעתים קרובות. תקשורת ב- SharePoint מאפשרת לך לשלב ערכות נושא של דף, רכיבי Web Part והתאמה אישית ממותגת כדי ליצור רכיבים אינטראקטיביים אשר יגדילו הזדמנויות להתקשרות קורא.

שימוש בדף SharePoint כדי לקיים תקשורת עם הקהל שלך

דף SharePoint הוא דף אינטרנט בתוך אתר SharePoint המשתמש במגוון רחב של רכיבים כגון לחצנים, קישורים, סרטוני וידאו, תמונות ועוד כדי ליצור טיוטה ולפרסם הודעה שניתן לעדכן ולבצע בה שינויים עם הזמן (למשל, אירועים חשובים או שינויי מדיניות). כל מי שיש לו גישה להציג את האתר שבו הדף נוצר, יכול לבקר בדפים.

קבל מידע נוסף על יצירת דף SharePoint מודרני.

שימוש בפרסום חדשותי של SharePoint כדי לקיים תקשורת עם הקהל שלך

פרסום חדשותי של SharePoint הוא דף SharePoint שיוצג בהזנה של Viva Connections ובדפים אחרים המשתמשים ב- Web Part של חדשות, כולל דף רכזת של ארגון. באפשרותך להמיר בקלות כל דף SharePoint לפרסום חדשותי. רשומות חדשות גם מאפשרות לך לייעד את המידע שלך לנתונים דמוגרפיים ספציפיים סווגו לקטגוריות בארגון שלך, כגון צוות שיווק, צוות משאבי אנוש או ההנהלה הבכירה. פילוח קהל זה מעניק למחבר את היכולת להתאים אישית את המשתמשים ש רואים את פרסום החדשות שלהם לאחר פרסומנו.

קבל מידע נוסף על יצירה ושיתוף של פרסום חדשותי ב- SharePoint.

קבל מידע נוסף על פילוח של קהל יעד ב- SharePoint.

היתרונות של תקשורת באמצעות SharePoint

ניתן לשנות או לעדכן בקלות הודעות הנכללות ב- SharePoint לפי הצורך. SharePoint גם מאפשר לך להציג ניתוחי דף ולשנות הגדרות הרשאה. וחשוב יותר, SharePoint מספק למשתמש את היכולת לכלול קריאה לפעולות באמצעות ה- Web Part 'קריאה לפעולה', המציגים מעוררי ההשראה למעורבות. שימוש ברכיבי Web Part דינאמיים מאפשר לך לבקש מהקורא להמשיך ולבצע מעורבות נוספת על-ידי גלילה בתמונות, אינטראקציה עם תרשימים, גישה למשאבים חיצוניים באמצעות קישורים ומתן אפשרות לקוראים להוסיף הערות 'אהבתי' ולהשאיר משוב עבור דף SharePoint. SharePoint גם מאפשר לך להציג ניתוחי דף ולשנות הגדרות הרשאה כדי לקבוע למי יש גישה לאתר שלך.

דברים שיש לשקול בעת תקשורת באמצעות SharePoint

לקוראים חייבת להיות גישה כדי להציג את האתר שבו פורסם הדף או רשומת החדשות. למרות שהמשתמשים יכולים לבקש גישה לאתר שלך, הבקשה שלהם תהיה ממתינה עד שמישהו יגיב.

שיטות עבודה מומלצות לקיום תקשורת עם SharePoint

טון קול	טון התקשורת שלך באמצעות SharePoint אמור להתיישר עם ההנחיות למותג של החברה שלך. הטון יהיה תלוי גם בנושא וביעד של התקשורת. בדרך כלל, תקשורת באמצעות SharePoint היא ידידותית ולא רשמית. הטון של כל דף או רשומת חדשות של SharePoint צריך להתאים לטון של אתר SharePoint שבו הדף או רשומת החדשות יפורסמו.
אורך	דפי SharePoint יתאימו להודעות ארוכים יותר המורכבות משני נושאים או יותר. שקול לחלק הודעות גדולות למקטעים קטנים יותר ומקוטעים מבחינה חזותית בדף SharePoint שלך כדי להפוך את ההודעה לעיכול עבור הקהל שלך.
מבנה	השתמש במקטעים, בתבניות וברכיבי Web Part של דף SharePoint כדי לעודד קוראים לקיים אינטראקציה עם מידע באמצעות לחצנים, סרטוני וידאו, גלריות תמונות, טפסים, ספריות מסמכים ועוד. תבניות הן בסיס טוב לתחילתן. השתמש ברכיבי Web Part כדי ליצור הודעות מרתקות ואינטראקטיביות.
דרכים להגדלת המעורבות	השתמש ברכיבי ה- Web Part ובעיצוב הטקסט כדי ליצור משהו קל לקריאה ומושך מבחינה חזותית. כלול כותרת עמוד המספקת די מידע על הנושא ועל כל קריאה לפעולה. השתמש ב- Web Part של קריאה לפעולה כדי לעודד משתמשים לפעול על-ידי לחיצה על קישור שתבחר.
דרכים למדוד מעורבות	באפשרותך להשתמש בניתוחי עמודים של SharePoint כדי למדוד את המעורבות.

Teams

Teams הוא כלי מצוין לתקשורת מהירה שנוגישה לחברים בארגון שלך מבלי להפריע לזרימת העבודה שלהם.

היתרונות של תקשורת באמצעות Teams

עובדים בארגונים רבים מקדישים את רוב יום העבודה שלהם כאשר Teams פתוח. כתוצאה מכך, כאשר אתה מקיים תקשורת באמצעות Teams, אתה צפוי להגיע לאנשים במהירות מכיוון שהם אינם חייבים לפתוח אפליקציה או דף אחרים כדי להציג את הפרסום שלך.

דברים שיש לשקול בעת תקשורת באמצעות Teams

בהתאם לאופן שבו הארגון שלך משתמש ב- Teams, אנשים עשויים לקבל הודעות רבות של Teams מדי שעה. חשוב לה בולטים את הפרסומים שלך ב- Teams כך שהם ימשכו תשומת לב ולא תתעלם מהם.

שיטות עבודה מומלצות לקיום תקשורת עם Teams

טון קול	החל צליל ידידותי ולא רשמי בעת כתיבת הודעות Teams. שקול להשתמש ב- Emoji כדי להמחיש רגשות ולהוסיף רכיבים צבעוניים ומהנים להודעה שלך.
אורך	שמור על פרסומים קצרים וקלים של Teams לסריקה. סכם נקודות עיקריות וקשר למידע נוסף בעת הצורך.
מבנה	התחל פרסומים בנקודת המפתח שלך. השתמש בכלי העיצוב כדי להמחיש טקסט ולהוסיף תבליטים עבור פרסומים עם נקודות מפתח מרובות. ספק סיכום וקישור קצרים בעת הפניה לתוכן קיים (כגון דף או מאמר של SharePoint). שקול להוסיף תו להודעות שלך באמצעות קבצי GIF, איורים ותמונות שסופקו על-ידי Teams.
דרכים להגדלת המעורבות	קבל את הקוראים ליצור קשר עם הפרסום שלך ב- Teams על-ידי שאלות או על-ידי עידודם להוסיף הערת 'אהבתי' ולהערה תחת הפרסום שלך. צור תשאולים או פרסם שאלות כדי שכולם יוכלו לראות תשובות של קוראים אחרים ולקיים איתם אינטראקציה. השתמש @mentions כדי למשוך את תשומת הלב של אנשים או קבוצות ספציפיים של אנשים.
דרכים למדוד מעורבות	עקוב אחר תגובות Teams כגון אגודלים מצביעים כלפי מעלה. רשום לעצמך את השיחות המתרחשות בפרסום שלך.

Viva Engage (בקרוב)

Viva Engage היא פלטפורמת תקשורת שמחברת אנשים ברחבי הארגון ומאפשרת להם לבנות קהילות, לשתף מידע ומעורבות בעובדים, לצורך שילוב אנשים כדי להשלים יעדים נפוצים ולגשת למידע במהירות. Viva Engage מאפשרת לכל חברי הארגון לשאול שאלות באופן ציבורי, לתעד מומחים ולבצע שיחות חברתיות במגוון נושאים.

מנהלים ארגוניים יכולים להשתמש Viva Engage כדי להדוף תרבות וליישר ארגון על-ידי אירוח אירועים ברחבי החברה באמצעות וידאו חי ולפי דרישה. Communicators יכולים גם ליצור קמפיינים חברתיים העשויים ליידע ולהצתה שיחות משפיעות ברחבי הארגון.

היתרונות של תקשורת באמצעות Viva Engage

Viva Engage היא פלטפורמת תקשורת נהדרת לעידוד וקידום שיתוף פעולה בקרב עובדים ברחבי הארגון. חברי קהילה יכולים לשתף פעולה באופן פתוח, לשתף רעיונות, מידע ולחבר תחומי עניין משותפים.

בעת יצירת קשר עם עובדים באמצעות Viva Engage, תקשורת יכולה לעודד ולמדוד בקלות את המעורבות על-ידי...

הארגון שלך יכול לראות את כמות המעורבות שנושא מסוים יוצר על-ידי כמה אנשים ראו את הרשומה ולתת לצופים דרך להגיב לתוכן בהודעה באמצעות הערה, הערת 'אהבתי' או תגובה. ניתן לקדם את ההתקשרות עוד יותר על-ידי תיוג אנשים באמצעות @ ו שמם; להודיע להם על השיחה המתמשכת ולעודד אותם להשתתף.

קבל מידע נוסף על ספירות תצוגה.

דברים שיש לשקול בעת תקשורת באמצעות Viva Engage

בעת תקשורת באמצעות Viva Engage, חשוב לשמור על מידע קצר ופשוט. שתף קישורים לטפסים ארוכים יותר של תוכן ועודד את המשתמשים לקיים אינטראקציה על-ידי הצבת שאלות לקהל, עידוד קוראים להוסיף הערת 'אהבתי', להוסיף תגובות ולשתף את הפרסום שלך ב- Viva Engage, ולשלב רכיבים אינטראקטיביים כגון סקרים ומשאלים.

שמור על טון הדיבור Viva Engage ידידותיות, אינפורמטיביות ולא רשמיות. בהתאם לגודל הארגון ולקנה המידה של התקשורת, ייתכן שיהיה לך מנחה או שניים שיכולים לנטר פרסומים ולהדריך את השיחה אם היא מתחילה לצאת מהנושא, לבדוק נושא קיטוב או להפוך הערות ללא זמינות במידת הצורך.

התחשב בהצגתו של אדם אחר, אל תמתואר בנושאים שעלולים להבייש או להוות אחרים, והימנע מקטבים נושאים כמו פוליטיקה ודת. אל תפרסם שום דבר שהוא פרטי, סודי או חד-כיווני של צד מסוים באופן שלילי.

טון קול	עיין בהנחיות המותג של החברה שלך הספציפיות לארגון שלך. טון הפרסום שלך צריך להיות ידידותי, אינפורמטיבי ולא רשמי. התחשב בקריטריונים. אל ת לכסות נושאים שעלולים לבייש או למנע מהקוראים שלך, ואל תקטוב נושאים כמו פוליטיקה או דת. אל תפרסם שום דבר פרטי או סודי. הימנע מחיבוט צד מסוים בדרך שלילית.
אורך	שמור על פרסומים קצרים וקלים לסריקה. סכם נקודות עיקריות וקשר למידע נוסף בעת הצורך.
מבנה	התחל פרסומים בנקודת המפתח שלך. ספק סיכום וקישור קצרים בעת הפניה לתוכן קיים (כגון דף או מאמר של SharePoint). השתמש בתמונות ובווידאו בעת הצורך. השתמש @mentions ותגיות Hashtag כדי למשוך את תשומת הלב של אנשים או קבוצות ספציפיות של אנשים.
דרכים להגדלת המעורבות	קבל את הקוראים כדי ליצור קשר עם הפרסום שלך על-ידי שאלות או על-ידי עידודם להוסיף הערות 'אהבתי', לשתף אותן ולהשאיר אותן. עודד את החברים שלך להזמין אנשים אחרים לקהילת Viva Engage שלך. צור תשאולים או פרסם שאלות כדי שכולם יוכלו לראות תשובות של קוראים אחרים ולקיים איתם אינטראקציה.
דרכים למדוד מעורבות	רשום לעצמך את השיחות המתרחשות בפרסום שלך.