משימות בסיסיות ב- Access 2010

מסדי נתונים יחסיים ב- Access

לעתים אתה זקוק למסד נתונים יחסי כדי לעקוב אחר מידע כזה - מאגר של נתונים שהופרדו לאוספי נתונים קטנים יותר (הנקראים טבלאות) כדי למנוע יתירות, ולאחר מכן קשורים זה לזה בהתבסס על סיביות מידע נפוצות (הנקראות שדות). לדוגמה, מסד נתונים יחסי לתכנון אירועים עשוי להכיל טבלה עם פרטי לקוח, טבלה עם פרטי ספק וטבלה עם פרטי אירוע. הטבלה עם פרטי האירוע עשויה לכלול שדה כדי לקשר אותו לטבלת הלקוחות, ושדה כדי לקשר אותו לטבלת הספק. כך, לדוגמה, אם מספר הטלפון של ספק השתנה, ניתן לשנות את המידע פעם אחת בטבלת הספק, במקום בכל אירוע שמעורב בו הספק.

Access הוא כלי שניתן להשתמש בו כדי לפתח במהירות ובקלות יישומי מסד נתונים יחסיים שיעזרו לך לנהל מידע. באפשרותך ליצור מסד נתונים כדי לסייע לך לעקוב אחר כל סוג של מידע, כגון מלאי, אנשי קשר מקצועיים או תהליכים עסקיים. למעשה, Access מגיע עם תבניות שניתן להשתמש בהן באופן מיידי כדי לעקוב אחר מגוון מידע, כדי שתוכל לבצע פעולות בקלות גם עבור מתחילים.

בעת פתיחת Access

כאשר אתה מתחיל Access 2010, תראה את תצוגת Backstage של Microsoft Office, שבה תוכל לקבל מידע אודות מסד הנתונים הנוכחי, ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים ולראות תוכן מוצג מ- Office.com.

תצוגת Backstage מכילה גם פקודות רבות אחרות שבהן ניתן להשתמש כדי להתאים, לתחזק או לשתף את מסדי הנתונים שלך. פקודות בתצוגת Backstage חלות בדרך כלל על מסדי נתונים של שלמה, ולא על אובייקטים בתוך מסד נתונים.

לראש הדף

הוספת טבלה

באפשרותך להוסיף טבלה חדשה למסד נתונים קיים באמצעות הכלים בקבוצה טבלאותבכרטיסיה יצירה.

ללא קשר לתצוגה שבה אתה מתחיל, תוכל תמיד לעבור לתצוגה האחרת באמצעות לחצני התצוגה בשורת המצב של חלון Access.

יצירת טבלה ריקה בתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ול לאפשר ל- Access לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (שדה1, שדה2 וכן הלאה) ו- Access מגדיר את סוג הנתונים של השדה, בהתבסס על סוג הנתונים שאתה מזין.

1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה .

2. Access יוצר את הטבלה ולאחר מכן ממקם את הסמן בתא הריק הראשון בעמודה לחץ כדי להוסיף.

3. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון - או הדבק נתונים ממקור אחר, כמתואר בהמשך מאמר זה.

   • כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

     עצה: תן שם בעל משמעות לכל שדה, כדי שתוכל לדעת מה הוא מכיל מבלי לעיין בנתונים.

   • כדי להזיז עמודה, בחר אותה על-ידי לחיצה על כותרת העמודה שלה ולאחר מכן גרור אותה למיקום הרצוי. באפשרותך גם לבחור כמה עמודות רציפים ולגרור את כולן למיקום חדש יחד.

     כדי להוסיף שדות נוספים לטבלה, באפשרותך להתחיל להקליד בעמודה לחץ כדי להוסיף בתצוגת גליון נתונים, או להוסיף שדות חדשים באמצעות הפקודות בקבוצה הוסף & מחק בכרטיסיה שדות.

יצירת טבלה המתחילה בתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה את מבנה הטבלה החדשה. לאחר מכן, תעבור לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או שתזין את הנתונים שלך באמצעות שיטה אחרת, כגון באמצעות טופס.

תצוגת עיצוב אינה זמינה עבור טבלאות במסד נתונים באינטרנט.

1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות, לחץ על עיצוב טבלה.

2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים.

3. באפשרותך להזין מידע נוסף עבור כל שדה בעמודה תיאור. התיאור שאתה מזין מוצג בשורת המצב כאשר נקודת הכניסה נמצאת בשדה זה, ומשמש כטקסט שורת המצב עבור כל הפקדים שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות לטופס או לדוח, ולפקדים שנוצרו עבור שדה זה על-ידי אשף הטפסים או אשף הדוחות.

4. לאחר הוספת כל השדות, שמור את הטבלה:

   • בכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור.

5. באפשרותך להתחיל להזין נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים, לחיצה על התא הריק הראשון והקלדה. באפשרותך גם להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף הבא.

יצירת טבלה המבוססת על רשימת SharePoint    עם רשימת SharePoint, אנשים שאין ברשותם Access יכולים להשתמש בנתונים שלך. בנוסף לכך, נתוני רשימה מאוחסנים בשרת, אשר בדרך כלל מציע הגנה טובה יותר מפני אובדן נתונים מאשר קבצים המאוחסנים במחשב שולחני. באפשרותך להתחיל מרשימה חדשה, או לקשר לרשימה קיימת. דרושות לך הרשאות מספיקות באתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את הרשימה; פעולה זו עשויה להשתנות בהתאם לאתר, לכן פנה למנהל SharePoint לקבלת פרטים אודות האפשרויות שלך.

תכונה זו אינה זמינה במסד נתונים באינטרנט.

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על רשימות SharePoint.

2. באפשרותך להשתמש באחת מתבניות הרשימה כדי ליצור רשימת SharePoint רגילה, כגון אנשי קשר או אירועים.

   באפשרותך גם לבחור ליצור רשימה מותאמת אישית, או ליצור קישור לרשימה קיימת או לייבא אותה. לחץ על האפשרות הרצויה.

3. אם תבחר אחת מתבניות הרשימה או תיצור רשימה מותאמת אישית, תיבת הדו-שיח יצירת רשימה חדשה תיפתח כדי להדריך אותך לאורך התהליך. אם תבחר להשתמש ברשימה קיימת, תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים תיפתח כדי לעזור לך.

לקבלת מידע נוסף אודות טבלאות, עיין במאמר מבוא לטבלאות.

לראש הדף

הדבקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Excel, באפשרותך להעתיק ולהדביק את הנתונים בטבלת Access. באופן כללי, אפשרות זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם הנתונים שלך כבר מופרדים לעמודות, כפי שהם נמצאים בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך קיימים בתוכנית עיבוד מילים, עליך להפריד תחילה בין עמודות הנתונים באמצעות כרטיסיות, או להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד המילים ולאחר מכן להעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך דורשים עריכה או טיפול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושם משפחה), ייתכן שתרצה לעשות זאת לפני שתעתיק את הנתונים, במיוחד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים בטבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שהוא מוצא שם. לדוגמה, אם שדה מודבק אינו מכיל ערכי תאריך בלבד, Access מחיל את סוג הנתונים 'תאריך/שעה' על שדה זה. אם השדה המודבק מכיל רק את המילים "yes" ו- "no", Access מחיל את סוג הנתונים 'כן/לא' על השדה.

Access מציין את שמות השדות בהתאם למה שהוא מוצא בשורה הראשונה של נתונים מודבקים. אם השורה הראשונה של נתונים מודבקים דומה לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה מהווה חלק מהנתונים ומקצה את שמות השדות הכלליים (Field1, Field2 וכן הלאה). אם השורה הראשונה של נתונים שהודבקו אינה דומה לשורות הבאות, Access משתמש בשורה הראשונה כשמות שדות, ואינו כולל את השורה הראשונה בנתונים בפועל.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את שמות השדות בהקדם האפשרי כדי למנוע בלבול. השתמש בהליך הבא:

1. בכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור כדי לשמור את הטבלה.

2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם עבור העמודה.

3. שמור את הטבלה שוב.

לראש הדף

ייבוא נתונים או קישור לנתונים ממקור אחר

ייתכן שיש לך נתונים שאספת בתוכנית אחרת שברצונך להשתמש בה ב- Access. ייתכן שאתה עובד עם אנשים המאחסנים את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד עם הנתונים שלהם ב- Access. לחלופין, ייתכן שיש לך מקורות נתונים שונים מרובים, ואתה זקוק ל"משטח נחיתה" שבו תוכל לאחד את כולם לצורך ניתוח מעמיק יותר.

Access מקל עליך לייבא או לקשר נתונים מתוכניות אחרות. באפשרותך להביא נתונים מתוך גליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או ממגוון מקורות אחרים. התהליך משתנה במקצת בהתאם למקור הנתונים, אך הוראות אלה יעזרו לך להתחיל בעבודה:

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & קישור, לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא ממנו.

   לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מתוך גליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הנכון, לחץ על עוד.

   הערה: אם אינך מוצא את סוג התבנית הנכון בקבוצה ייבוא קישור & , ייתכן שתצטרך להפעיל את התוכנית שבה יצרת את הנתונים במקור ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ שבה Access תומך (כגון קובץ טקסט מופרד ) ולאחר מכן לייבא או לקשר לנתונים.

2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ נתוני המקור, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ נתוני המקור בתיבה שם הקובץ.

3. לחץ על האפשרות הרצויה תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה באמצעות הנתונים המיובאים, או ליצור טבלה מקושרת השומרת על קישור למקור הנתונים.

4. לחץ על אישור.

   בהתאם לבחירה שלך, תיבת הדו-שיח קישור אובייקטים או תיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים נפתחת.

5. השתמש בתיבת הדו-שיח כדי לסיים את התהליך. ההליך המדויק שתבצע תלוי באפשרות הייבוא או הקישור שבחרת.

6. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

   אם בחרת לייבא, Access ישאל אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת.

7. אם אתה סבור שתבצע שוב פעולת ייבוא זו, לחץ על שמירת שלבי ייבוא ולאחר מכן הזן את הפרטים.

   לאחר מכן תוכל לשחזר בקלות את פעולת הייבוא על-ידי לחיצה על ייבוא שנשמר בקבוצה ייבוא בכרטיסיה נתונים חיצוניים, לחיצה על מפרט הייבוא ולאחר מכן לחיצה על הפעל.

8. אם אין ברצונך לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת טבלאות בחלונית הניווט.

לקבלת מידע נוסף על ייבוא נתונים ל- Access, לחץ על הקישורים בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

לראש הדף

השלבים הבאים

שאר תהליך העיצוב משתנה בהתאם למטרות שלך, אך סביר להניח שתרצה לשקול ליצור שאילתות, טפסים, דוחות ופקודות מאקרו. מאמר זה אינו מספק מידע אודות יצירת אובייקטים נוספים של מסד נתונים.

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמרים הבאים:

• מבוא לשאילתות

• מבוא לטפסים

• מבוא לדוחות ב- Access

לראש הדף

ייבוא גליון עבודה של Excel ל- Access

אנשים רבים מתחילים לחקור את Access לאחר בניית רשימה לראשונה ב- Excel. Excel הוא מקום נהדר להתחיל רשימה, אך ככל שהרשימה גדלה, קשה יותר לארגן ולעדכן אותה. העברת הרשימה ל- Access היא בדרך כלל השלב הלוגי הבא.

טבלת מסד נתונים דומה במבנה של גליון עבודה, כך שהנתונים מאוחסנים בשורות ובעמודות. כתוצאה מכך, בדרך כלל קל לייבא גליון עבודה לטבלת מסד נתונים. ההבדל העיקרי בין אחסון הנתונים בגליון עבודה לאחסון שלהם במסד נתונים הוא אופן ארגון הנתונים. ייבוא גליון העבודה כולו כטבלה חדשה במסד נתונים לא יפתור את הבעיות המשויכות לארגון ולעדכון של הנתונים שלך, במיוחד אם גליון העבודה מכיל נתונים מיותרים. כדי לפתור בעיות אלה, עליך לפצל את נתוני הגיליון האלקטרוני לטבלאות נפרדות, שכל אחת מהן מכילה נתונים קשורים. לקבלת מידע נוסף אודות אופן סידור הנתונים בטבלאות שלך, עיין במאמר יסודות עיצוב מסדי נתונים.

Access כולל את אשף מנתח הטבלאות, שיכול לעזור לך להשלים תהליך זה. לאחר ייבוא הנתונים לטבלה, האשף עוזר לך לפצל את הטבלה לטבלאות נפרדות, שכל אחת מהן מכילה נתונים שאינם משוכפלים בעזרה של אף אחת מהטבלאות האחרות. האשף יוצר גם את קשרי הגומלין הדרושים בין הטבלאות.

לראש הדף

ייבוא גליון עבודה של Excel כטבלה במסד נתונים חדש

1. בכרטיסיה קובץ , לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק.

2. הקלד שם עבור מסד הנתונים החדש בתיבה שם הקובץ ולאחר מכן לחץ על צור.

   מסד הנתונים החדש נפתח, ו- Access יוצר טבלה ריקה חדשה, Table1.

3. סגור את טבלה1.

   כאשר תישאל אם ברצונך לשמור שינויים בעיצוב של טבלה1, לחץ על לא.

4. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא קישורים & , לחץ על Excel.

5. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, לחץ על עיון.

6. השתמש בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ כדי לאתר את הקובץ.

7. בחר את הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

8. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, ודא שהאפשרות ייבא את נתוני המקור לתוך טבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי נבחרה.

9. לחץ על אישור.

   אשף ייבוא גליונות אלקטרוניים מופעל ושאל אותך כמה שאלות אודות הנתונים שלך.

10. בצע את ההוראות, לחיצה על הבא אוהקודם כדי לנווט בין העמודים. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    הערה: Access ישאל אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת. אם אתה סבור שתבצע שוב פעולת ייבוא זו, לחץ על כן ולאחר מכן הזן את הפרטים. לאחר מכן תוכל לשחזר בקלות את הפעולה בעתיד על-ידי לחיצה על ייבוא שנשמר בקבוצה ייבוא בכרטיסיהנתונים חיצוניים. אם אין ברצונך לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג אותם תחת כל הטבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

שימוש באשף מנתח הטבלאות לארגון הנתונים שלך

לאחר ייבוא הנתונים לטבלת Access, באפשרותך להשתמש באשף מנתח הטבלאות כדי לזהות במהירות נתונים מיותרים. האשף מספק דרך פשוטה לארגון הנתונים בטבלאות נפרדות, כך שהוא יאוחסן בדרך היעילה ביותר. Access שומר את הטבלה המקורית כגיבוי ולאחר מכן יוצר טבלאות חדשות שניתן להשתמש בהן כבסיס ליישום מסד הנתונים.

1. פתח את מסד הנתונים של Access המכיל את הטבלה שברצונך לנתח.

2. בכרטיסיה כלי מסד נתונים , בקבוצה ניתוח , לחץ על ניתוח טבלה.

   אשף מנתח הטבלאות מופעל.

   שני העמודים הראשונים של האשף מכילים ערכת לימוד קצרה - עם לחצנים שניתן ללחוץ עליהם כדי לראות דוגמאות. אם אינך רואה את דפי המבוא, אך במקום זאת אתה רואה תיבת סימון עם התווית הצג דפי מבוא ?, בחר את תיבת הסימון ולאחר מכן לחץ על הקודם פעמיים כדי לראות את המבוא. אם אינך מעוניין לראות את עמודי המבוא שוב לאחר קריאת המבוא, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון הצג דפי מבוא ? .

3. בדף איזו טבלה מכילה שדות עם ערכים שחוזרים על הפעולה במספר רב של רשומות?, בחר את הטבלה שברצונך לנתח ולאחר מכן לחץ על הבא.

4. באפשרותך לאפשר לאשף להחליט אילו שדות יקבעו באילו טבלאות, או שתוכל לקבל החלטה זו בעצמך. אם תעקוב אחר הצעות האשף, עדיין תוכל לבצע שינויים בפריסת הטבלה בעמוד הבא של האשף.

   הערה: אם תאפשר לאשף להחליט באילו שדות להוסיף אילו טבלאות, ייתכן שהבחירות שלו לא תמיד יהיו מתאימות לנתונים שלך, במיוחד אם אין הרבה נתונים שניתן לעבוד איתם. עליך לבדוק היטב את תוצאות האשף. עם זאת, האשף עשוי להציע ארגון יעיל יותר מאשר הארגון שאתה חושב עליו, ולכן מומלץ לנסות לפחות את החלטות האשף פעם אחת. אם ההצעות אינן מוצאות חן בעיניך, עדיין תוכל לסדר מחדש את השדות באופן ידני, ותמיד תוכל ללחוץ על הקודם ולסדר את כל השדות בעצמך.

5. לחץ על הבא. בדף זה, תציין אילו טבלאות מכילות את השדות. אם בחרת לאפשר לאשף להחליט, אתה אמור לראות טבלאות מרובות המחוברות לפי קווי קשר גומלין. אחרת, Access ייצור טבלה אחת בלבד המכילה את כל השדות. בכל מקרה, באפשרותך לבצע שינויים בדף זה.

   • באפשרותך לגרור שדות מטבלה לאזור ריק של הדף כדי ליצור טבלה חדשה המכילה שדות אלה. Access מבקש ממך להזין שם טבלה.

   • באפשרותך לגרור שדות מטבלה אחת לטבלה אחרת אם אתה סבור שהם יאוחסנו שם בצורה יעילה יותר.

   • רוב הטבלאות ינתנו מזהה אושדה מזהה ייחודי שנוצר. לקבלת מידע נוסף על שדות המזהה, לחץ על עצות בפינה השמאלית העליונה של האשף.

   • כדי לבטל שינוי, לחץ על לחצן בטל.

   • כדי לשנות שם של טבלה, לחץ פעמיים על פס הכותרת שלה, הקלד את השם החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

6. לאחר שהשדות מסודרים באופן הרצוי, לחץ על הבא.

7. אם האשף מוצא רשומות עם ערכים דומים מאוד, הוא המזהה ערכים אלה כשגיאות טיפוגרפיות אפשריות ויציג מסך שבו תוכל לאשר מה לעשות לגביהן. גלול ברשימה כדי למצוא ערכים בעמודה תיקון ולאחר מכן לחץ על הפריט המתאים ברשימה הנפתחת. בחר (השאר כפי שהוא) כדי למנוע מהאשף לבצע שינויים בערך. לאחר שתסיים, לחץ על הבא.

8. האשף שואל אם ברצונך ליצור שאילתה הדומה לטבלה המקורית שלך. אם כבר בנית טפסים ודוחות המבוססים על הטבלה המקורית, מומלץ ליצור שאילתה כזו. אם תבחר כן , צור את השאילתה, האשף משנה את שם הטבלה המקורית על-ידי צירוף "_OLD" לשם הטבלה ולאחר מכן תן לשאילתה החדשה שם באמצעות שם הטבלה המקורית. הטפסים והדוחות המבוססים על הטבלה משתמשים כעת בשאילתה עבור הנתונים שלהם, והם ממשיכים לפעול כמו בעבר.

9. לחץ על סיום.

   האשף יוצר את הטבלאות החדשות כפי שצוין ולאחר מכן פותח אותן. סגור אותן לאחר שתסיים לבדוק את התוצאות.

לראש הדף

עבודה עם נתונים מתוכניות אחרות

Access 2010 מספק תכונות לעבודה עם נתונים המאוחסנים בתוכניות אחרות.

יצירת מסד נתונים חדש של Access המקשר לנתונים בתבנית קובץ אחרת    באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לפתוח קובץ בתבנית קובץ אחרת, כגון טקסט, dBASE או גיליון אלקטרוני. Access יוצר באופן אוטומטי מסד נתונים של Access ומקשר את הקובץ עבורך.

1. הפעל את Access.

2. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

3. בתיבת הדו-שיח פתיחה, לחץ על סוג הקובץ שברצונך לפתוח ברשימה. אם אינך בטוח בסוג הקובץ, לחץ על All Files (*.*).

4. במידת הצורך, אתר את התיקיה המכילה את הקובץ שברצונך לפתוח. כשתמצא את הקובץ, לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.

5. בצע את ההוראות באשף. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

ייבוא או קישור של נתונים למסד נתונים קיים של Access    באפשרותך לייבא נתונים ממקורות ומתוכניות אחרים לטבלאות Access כך שהנתונים כלולים בקובץ Access, או לקשר לנתונים מ- Access כך שהנתונים יישארו בקובץ המקורי (מחוץ לקובץ Access).

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & קישור, לחץ על התבנית שבה מאוחסנים הנתונים.

   באפשרותך לייבא נתונים או לקשר לנתונים מהמקורות הבאים:

   • Excel    באפשרותך להביא נתונים מתוך גליון עבודה או מטווח בעל שם בחוברת עבודה של Excel. כל גליון עבודה או טווח בעל שם חייבים להיות מיובאים או מקושרים בנפרד.

   • Access    פעולה זו שימושית מאוד להפרדת התהליך מהנתונים שלך, ליצירת מסד נתונים מפוצל. לדוגמה, באפשרותך להשתמש במסד נתונים אחד כדי להכיל את כל הטפסים, הדוחות ופקודות המאקרו שלך, ולשמור את הנתונים שלך במסד נתונים אחר. לאחר מכן תוכל לפתח שיפורים מבלי להפריע לעבודה של אף אחד. באפשרותך גם לשלב נתונים ממסדי נתונים שונים רבים של Access באחד, כך שיהיה קל יותר לסכם נתונים בין מחלקות או בין שותפים עסקיים.

   • מסד נתונים של ODBC    תוכניות רבות תומכות בתבנית זו, כולל מוצרי שרת מסד נתונים רבים. פעולה זו עוזרת לך ליצור מסדי נתונים של "לוח נחיתה", שבהם אתה משלב נתונים ממערכות שונות.

   • קובץ טקסט    באפשרותך להתחבר לקובץ טקסט פשוט, ואף להשתמש ב- Access כדי לשנות את התוכן של קובץ זה. הדבר יכול לסייע בצריכה נוחה של נתוני Access על-ידי מגוון רחב של תוכניות.

   • קובץ XML    תבנית זו מציעה גם תאימות למגוון תוכניות אחרות, כולל שרתי אינטרנט מסוימים.

   • רשימת SharePoint    כך הנתונים שלך ניתנים לשימוש באמצעות דפדפן אינטרנט, והדרך הרגילה להשתמש ברשימת SharePoint.

   • שירותי נתונים    באפשרותך להתחבר אל שירותי נתוני אינטרנט בתוך הארגון שלך.

   • מסמך HTML   

   • תיקיית Outlook    באפשרותך להתחבר לתיקיות Outlook, כך שתוכל לשלב בקלות רבה יותר את פרטי הקשר שלך עם שאר הנתונים שלך.

   • dBase file    dBase הוא מערכת מסד נתונים חלופית פופולרית הנתמכת על-ידי Access

     תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים מופיעה.

2. בצע את ההוראות בתיבת הדו-שיח.

   Access ייבא או יקשר את הנתונים למסד הנתונים שלך. עבור רוב התבניות, עליך לציין את מיקום הנתונים ולאחר מכן לבחור כיצד ברצונך שהנתונים יאוחסנו במסד הנתונים.

לראש הדף

שימוש בקובץ מסד נתונים של Access בכמה גירסאות של Access

אם כל הטבלאות, הטפסים והאובייקטים האחרים של מסד הנתונים של Access בגירסה הקודמת כלולים בקובץ אחד, וברצונך להשתמש במסד הנתונים בכמה גירסאות של Access, באפשרותך ליצור מסד נתונים חזיתי חדש בגירסה מתקדמת יותר ולקשר אותו לקובץ המקורי. משתמשים בעלי הגירסה הקודמת של Access עדיין יוכלו להשתמש במסד הנתונים המקורי. משתמשים בעלי הגירסה העדכנית יותר יכולים להשתמש במסד הנתונים החזיתי החדש כדי לקשר לאותם נתונים. באפשרותך ליצור כמה גירסאות חזיתיות אם עליך להתאים לגירסאות מרובות של Access.

לראש הדף

שימוש ביישום חזיתי/חזיתי בכמה גירסאות של Access

אם מסד הנתונים של Access כבר יישום חזיתי/עורפי, באפשרותך להמיר את הקצה החזיתי לתבנית הקובץ החדשה. אין צורך בשינויים עבור מסד הנתונים בקצה האחורי.

ההליך הבא מראה לך כיצד להשתמש בפקודה שמור מסד נתונים בשם כדי להמיר את מסד הנתונים החזיתי לכל אחת משלוש התבניות העדכניות ביותר: Access 2000, Access 2002-2003 או Access 2007. פקודה זו משמרת את מסד הנתונים המקורי בתבנית המקורית שלו וייצור עותק בתבנית שתציין.

1. סגור את מסד הנתונים החזיתי. אם הקובץ הוא מסד נתונים מרובה המשתמשים של Access הממוקם בשרת או בתיקיה משותפת, ודא שהוא לא פתוח עבור אף אחד אחר.

2. הפעל את Access 2010.

3. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

4. אתר את המיקום של מסד הנתונים החזיתי ולאחר מכן לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.

   אם תיבת הדו-שיח שיפור מסד נתונים מופיעה ושואלת אם ברצונך לשפר את מסד הנתונים, לחץ על לא.

5. אם מופיע טופס בעת פתיחת מסד הנתונים, סגור את הטופס.

6. בכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור מסד נתונים בשם.

7. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם עבור מסד הנתונים החדש.

8. לחץ על שמירה.

כעת באפשרותך לשפר את מסד הנתונים החזיתי החדש כדי לתמוך בתכונות חדשות.

לראש הדף